Abwesenheiten
Unter Abwesenheiten verstehen wir in der Agenturverwaltung z.B. Abwesenheit durch Krankheit oder Urlaub.
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Die Abwesenheiten des Teams lassen sich in einer kalendarischen Ansicht überblicken.
Dieses Video ist der totale Setup-Guide für Unternehmen, die ihre Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, das Vertretungs- und Genehmigungs-Management, Arbeitsverhältnisse, Migration von Resturlaubskontingenten in der Agenturverwaltung konfigurieren möchten. Es dauert ca. 25 Minuten und umfasst alle Themen, insbesondere:
Welche Abwesenheiten gibt es, welche benötigen eine Vertretung, welche eine Genehmigung?
Wie wird das Urlaubskontingent eines Mitarbeiters definiert?
Wie werden Feiertage und Betriebsferien berücksichtigt?
Wer kann den Abwesenheitskalender einsehen?
Urlaub beantragen
Urlaubsvertretung übernehmen
Urlaub genehmigen
Definierten Prozess als Adminstrator umgehen
Abwesenheitskalender im Apple-Kalender, Outlook-Kalender und Google-Calendar abonnieren
Über den Button "Neuer Eintrag" können entsprechend berechtigte Nutzer für andere Mitarbeiter (oder Mitarbeiter nur für sich) eine Abwesenheit in diesen Kalender eintragen.
Dabei wird im ersten Schritt der Abwesenheitstyp (Urlaub oder Krankheit) und im zweiten Schritt der Zeitraum der Abwesenheit angegeben. Der Zeitraum kann Wochenenden, freie Tage des Mitarbeiters, Feiertage und sogar Abwesenheiten wie Krankheit überspannen. Das System ermittelt die verbleibenden Arbeitstage und errechnet den benötigten Zeitraum für die neue Abwesenheit.
Beim Erstellen des Abwesenheitsantrags kann ein Nutzer mittels eines kleinen Schalters für jeden einzelnen Tag der Abwesenheit konfigurieren, ob es sich um einen halben Urlaubstag handeln soll.
Im Kalender werden halbe Abwesenheiten so angezeigt:
Eine Abwesenheit kann durch Klick auf einen der Abwesenheitstag bearbeitet werden. Es öffnet sich dann ein Dialog, in dem der Abwesenheitstyp und Anzahl der Stunden der Abwesenheit für den entsprechenden Tag bearbeitet werden können.
Es ist hier auch möglich die Abwesenheit des entsprechenden Tages zu löschen oder auch den gesamten Zeitraum - also z.B. alle Einträge eines Urlaubs - der Abwesenheit zu löschen.
Damit Mitarbeiter a) den Kalender des Teams einsehen und b) wie bisher Urlaub und Krankheit für sich selbst eintragen können müssen die entsprechenden Berechtigungen in den jeweiligen Benutzergruppen vergeben.
In obigen Beispiel ist Alexandra Kuglers nicht berechtigt die Abwesenheitstypen anderer Mitarbeiter einzusehen, daher sind diese nur als ausgegraut erkennbar - es ist für Alexandra nicht ersichtlich, welcher Mitarbeiter krank oder im Urlaub oder in Elternzeit ist, nur ob eine Person an einem bestimmten Tag da ist oder nicht.