Abwesenheiten

Unter Abwesenheiten verstehen wir in der Agenturverwaltung z.B. Abwesenheit durch Krankheit oder Urlaub.

Die Abwesenheiten des Teams lassen sich in einer kalendarischen Ansicht überblicken.

Das Abwesenheitsmanagement für dein Unternehmen vorkonfigurieren:

Dieses Video ist der totale Setup-Guide für Unternehmen, die ihre Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, das Vertretungs- und Genehmigungs-Management, Arbeitsverhältnisse, Migration von Resturlaubskontingenten in der Agenturverwaltung konfigurieren möchten. Es dauert ca. 25 Minuten und umfasst alle Themen, insbesondere:

• Welche Abwesenheiten gibt es, welche benötigen eine Vertretung, welche eine Genehmigung?

• Wie wird das Urlaubskontingent eines Mitarbeiters definiert?

• Wie werden Feiertage und Betriebsferien berücksichtigt?

• Wer kann den Abwesenheitskalender einsehen?

• Urlaub beantragen

• Urlaubsvertretung übernehmen

• Urlaub genehmigen

• Definierten Prozess als Adminstrator umgehen

• Abwesenheitskalender im Apple-Kalender, Outlook-Kalender und Google-Calendar abonnieren

Neue Abwesenheit eines Teammitglieds eintragen

Über den Button "Neuer Eintrag" können entsprechend berechtigte Nutzer für andere Mitarbeiter (oder Mitarbeiter nur für sich) eine Abwesenheit in diesen Kalender eintragen.

Dabei wird im ersten Schritt der Abwesenheitstyp (Urlaub oder Krankheit) und im zweiten Schritt der Zeitraum der Abwesenheit angegeben. Der Zeitraum kann Wochenenden, freie Tage des Mitarbeiters, Feiertage und sogar Abwesenheiten wie Krankheit überspannen. Das System ermittelt die verbleibenden Arbeitstage und errechnet den benötigten Zeitraum für die neue Abwesenheit.

Abwesenheit beantragen: Halbe Tage können über die kleine Schaltfläche eingestellt werden

Erfassung von halben Abwesenheitstagen

Beim Erstellen des Abwesenheitsantrags kann ein Nutzer mittels eines kleinen Schalters für jeden einzelnen Tag der Abwesenheit konfigurieren, ob es sich um einen halben Urlaubstag handeln soll.

Im Kalender werden halbe Abwesenheiten so angezeigt:

Warum wird die Abwesenheit in Stunden errechnet? Wie lange ein Arbeitstag ist, hängt vom Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters ab. Arbeitet ein Mitarbeiter z.B. 36 Stunden in der Woche (weil der Freitags nur halbtags da ist), würde eine Woche von 5 Tagen Urlaub nur 36 Stunden entsprechen. Würde der Mitarbeiter an einem Freitag Urlaub nehmen, entspräche der Urlaubstag hier nur 4 Stunden.

Abwesenheiten bearbeiten

Eine Abwesenheit kann durch Klick auf einen der Abwesenheitstag bearbeitet werden. Es öffnet sich dann ein Dialog, in dem der Abwesenheitstyp und Anzahl der Stunden der Abwesenheit für den entsprechenden Tag bearbeitet werden können.

Halbe Urlaubstage eintragen Hat ein Mitarbeiter an einem Mittwoch Urlaub und er arbeitet mittwochs gewöhnlich 8 Stunden, kann hier im Dialog 4 Stunden eingetragen werden, wenn es sich nur um einen halben Urlaubstag handelt.

Es ist hier auch möglich die Abwesenheit des entsprechenden Tages zu löschen oder auch den gesamten Zeitraum - also z.B. alle Einträge eines Urlaubs - der Abwesenheit zu löschen.

Berechtigungen für den Abwesenheitskalender

Damit Mitarbeiter a) den Kalender des Teams einsehen und b) wie bisher Urlaub und Krankheit für sich selbst eintragen können müssen die entsprechenden Berechtigungen in den jeweiligen Benutzergruppen vergeben.

Wichtiger Hinweis zum Datenschutz Wir empfehlen, nicht das ganze Team dazu zu berechtigen auch den Abwesenheitstyp (also z.B. "Krankheit") anderer Nutzer einsehen zu können. Abwesenheiten werden dann einfach grau im Kalender angezeigt, unabhängig davon, ob es sich um Urlaub oder z.B. Abwesenheit durch Krankheit handelt.

Ansicht für die Mitarbeiterin "Alexandra Kuglers" ohne Berechtigung die Abwesenheitstypen anderer Nutzer.

In obigen Beispiel ist Alexandra Kuglers nicht berechtigt die Abwesenheitstypen anderer Mitarbeiter einzusehen, daher sind diese nur als ausgegraut erkennbar - es ist für Alexandra nicht ersichtlich, welcher Mitarbeiter krank oder im Urlaub oder in Elternzeit ist, nur ob eine Person an einem bestimmten Tag da ist oder nicht.