Lieferantenaufträge

Was sind Lieferantenaufträge?

Lieferantenauftrage sind Dokumente - ähnlich wie Kostenvoranschläge oder Ausgangsrechnungen - mit denen ihr einen Lieferanten beauftragen könnt.

Anders als z.B. Kostenvoranschläge verfügen Lieferantenaufträge über eine Reihe von besonderen Feldern:

• Auftragsnummer

• Lieferdatum

• Rechnungs- und Lieferanschrift

• Abnahmetermin

• Spätere Verbuchung der Rechnung (weiterberechenbar oder nicht)

Vorteile bei der Nutzung von Lieferantenaufträgen

Zunächst scheint die Erstellung von Lieferantenaufträgen ein unnötiger bürokratischer Mehraufwand zu sein. Allerdings wird durch die Nutzung von Aufträgen tatsächlich Zeit gespart (die sonst später bei der Verbuchung der Lieferantenrechnung anfällt)

a) Der Auftrag dokumentiert gegenüber dem Lieferanten, was bestellt wurde

b) Der Auftrag dokumentiert, wieviel der Lieferant uns später dafür in Rechnung stellen wird

c) Das durch vergebene Aufträge reduzierte Fremdleistungsbudget wird im Projekt bereits ersichtlich, bevor die Lieferantenrechnung eingeht.

d) Bei der Erfassung der Lieferantenrechnung gibt es keine Rückfragen mehr an das Projektmanagement wie z.B.:

• Darf die Rechnung in dieser Höhe ausfallen?

• Wird die Rechnung 1:1 an den Kunden abgerechnet oder fällt sie in einen Pauschalbetrag unseres Budgets

• Auf welches Projekt entfällt der Rechnungsbetrag?

• Zu welcher Kostenvoranschlagsposition gehört die Eingangsrechnung?

• Wieviel meines Budgets habe ich bereits beauftragt?

Wie erstelle ich einen Lieferantenauftrag?

Ein Lieferantenauftrag kann manuell erstellt werden, unter Zuhilfenahme einer Vorlage oder - und das ist der eleganteste Weg - als Kopie aus einem Kostenvoranschlag.

Beim Kopieren von Lieferantenaufträgen aus Kostenvoranschlägen (im KV im Reiter Optionen > Dokument kopieren mit dem Zielformat "Lieferantenauftrag").

Beim Kopieren, werden nur die Fremdleistungspositionen in den Auftrag übernommen. Die übernommenen Positionen können im Auftrag bearbeitet oder auch gelöscht werden. Entscheidend ist, dass der Lieferantenauftrag nun mit dem Kostenvoranschlag verknüpft ist.

Was passiert wenn eine Eingangsrechnung zu einem Lieferantenauftrag erfasst wird?

Erkennt die KI der Belegerfassung später eine unserer Auftragsnummern, so kann sie die Eingangsrechnung des Lieferanten automatisch.

a) auf das richtige Projekt im richtigen Kostentyp (weiterberechenbar oder pauschal) verbuchen

b) mit der richtigen KV-Position, aus der der Auftrag entstanden ist verknüpfen, da diese über das Kopieren aus dem Kostenvoranschlag bekannt ist.

Durch diese beiden automatischen Erkennungen, ist sichergestellt, dass wenn der Kostenvoranschlag später abgerechnet wird, automatisch die Fremdleistung auf abgerechnet umspringt und - wenn die Leistung weiterberechenbar war - der Rechnungsbetrag in der Ausgangsrechnungsposition automatisch auf den entsprechenden Betrag der Lieferantenrechnung (-en) angepasst wird.

Tipp: Keine Zahlung ohne Auftragsnummer Als Textbaustein in der Fussbemerkung der Lieferantenaufträge vermerken, dass Eingangsrechnunge ohne Auftragsnummer nicht bezahlt werden. Das motiviert eure Lieferanten dazu, die von euch vergebene Auftragsnummer zu nutzen und ihr spart viel Zeit beim Erfassen der Lieferantenrechnungen.