Adressbuch

Diese Seite beschreibt die Begriffe und Funktionen in Adressbuch der Agenturverwaltung.

Das ist Adressbuch ist der Ort, an dem alle Stammdaten von Organisationen und Personen in der Agenturverwaltung zentral gespeichert werden.

Organisationen und Personen

In der Agenturverwaltung gibt es zwei logisch voneinander getrennte Verzeichnisse:

  • Organisationen

  • Personen

Organisationen und Personen können miteinander verknüpft werden, indem eine Person als Ansprechpartner einer Organisation mit einer optionalen Position innerhalb der Organisation zu dieser hinzugefügt wird.

Beispiel Max Muster ist Director Marketing bei der Organisation FastCargo GmbH. Gleichzeitig ist er der Präsident der Organisation Logistikverband Niedersachsen e.V. D.h. ein und diesselbe Person gehört als Ansprechpartner zu mehreren Organisationen. Die persönlich E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer von Max Muster wird an der Person gespeichert und ist somit auch über die beiden Organisationen, in denen Max Muster Ansprechpartner ist, auffindbar.

Organisationen

Eine Organisation repräsentiert eine Firma oder Unternehmung, welche Leistungen von der Agentur beziehen oder der Agentur Leistungen bereitstellen kann.

Eine Organisation besitzt folgende Eigenschaften:

  • Name (Pflichtfeld)

  • Telefonnummer(n)

  • E-Mail-Adresse(n)

  • Postanschrift(en)

  • URL(s)

  • Bankverbindung(en)

Darüber hinaus können im Reiter "Ansprechpartner" beliebig viele Personen mit dieser Organisation verknüpft werden.

Personen

Eine Person repräsentiert einen Einzelunternehmer oder einen Ansprechpartner einer Organisation.

Als Einzelunternehmer kann eine Person Leistungen von der Agentur beziehen oder der Agentur Leistungen bereitstellen.

Eine Person besitzt folgende Eigenschaften:

  • Anrede

  • Titel

  • Geburtsdatum

  • Vorname

  • Nachname

  • Telefonnummer(n)

  • E-Mail-Adresse(n)

  • Postanschrift(en)

  • URL(s)

  • Bankverbindung(en)

Darüber hinaus können auf der Personen-Stammdatenseite beliebig viele Organisationen mit einer Person verknüpft werden.

Tags

Sowohl Personen als auch Organisationen können mit Tags verschlagwortet werden. Lieferanten für Druckdienstleistungen können beispielsweise das Tag "Druckerei" bekommen. Dadurch sind sie in der Suche nach Tags auffindbar.

Ebenso können Tags verwendet werden um z.B. die Kontakte von Leads in einem Sales-Funnel zu qualifizieren, beispielsweise mit Tags wie "Hot Lead", "Closed Won" oder ähnlichem.

Mehr zur Suche nach Kontakten findest du hier:

Notizen

Notizen für Organisationen oder Kontakte funktionieren nach dem gleichen Muster wie Notizen an Projekten. Es können mehrere Notizen angelegt werden und diese können ggf. auch einem beschränktem Personenkreis - z.B. der Geschäftsleitung - verfügbar gemacht werden.

Weitere Informationen zu Notizen sind hier zu finden:

Dokumente

Dokumente an Organisationen oder Kontakten funktionieren nach dem gleichen Muster wie Dokumente an Projekten.

Mehr dazu kann hier nachgelesen werden:

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen an Organisationen oder Personen sind sehr hilfreich wenn es z.B. um die Neugeschäftsentwicklung geht. Sie können ein Teammitglied z.B. an ein bestimmtes Ereignis im Zusammenhang mit der letzten Kontaktaufnahme erinnern ("Können Sie mich dazu Mitte Februar noch einmal anrufen, dann weiss ich, ob wir das Budget dafür freigeben können").

Wiedervorlagen an Adressbuchkontakten funktionieren darüberhinaus genau wie bei Projekten oder Finanzdokumenten:

Verwendung von Organisationen und Personen in der Projektverwaltung und Finanzdokumenten