Export der Finanzbuchhaltungsdaten
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In dieser Liste werden alle Buchungen, also Eingangsrechnungen (Lieferantenbelege), Ausgangsrechnungen (also Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen, Stornorechnungen) sowie Gutschriften gemeinsam aufgeführt.
Die Liste ist auf einen Zeitraum einschränkbar - z.B. den letzten Monat.
Die Liste kann nach drei Kriterien erstellt werden:
Diese Einstellung zeigt nur Dokumente die bezahlt wurden und deren Zahlungsdatum in das ausgewählte Zeitfenster fällt. Das macht z.B. Sinn wenn eine Ist-Versteuerung stattfindet, also nach Zahlungsdatum versteuert wird.
Diese Einstellung zeigt alle Dokumente unabhängig davon ob sie bezahlt wurden oder nicht. Ausgangsrechnungen und Gutschriften müssen sich im Status "versandt" befinden um hier mit ausgegeben zu werden.
Bei dieser Ansicht bleibt auch unerheblich ob eine Rechnung bezahlt wurde oder nicht. Entscheidend ist dass ihr Leistungszeitraum mindestens teilweise in den Zeitraum des ausgewählten Zeitfensters fällt. Ausgangsrechnungen und Gutschriften müssen sich im Status "versandt" befinden um hier mit ausgegeben zu werden.
Unterhalb der Liste können zwei Optionen für den DATEV-Export aller Einträge der Liste - einschliesslich der nicht sichtbaren Einträge bei mehrseitigen Listen - ausgewählt werden.
Bei dieser Export-Art wird ein Zip-Archiv erstellt, das zwei Ordner enthält:
Diese Ordner können mit dem DATEV-Modul Beleg2Buchung eingelesen werden. Dabei erkennt D zu jeder Buchungszeile aus dem System die passende Beleg-Datei.
Wie euer Steuerberater die Buchungsdaten und Belege mit Beleg2Buchung in sein System importiert, wird in diesem Video von Andreas Hausmann von der Steuerkanzlei Juhn Partner sehr gut erklärt:
Die CSV-Datei aus dem oben genannten Export.zip kann (ungezipt) in DATEV-Kanzleirechnungswesen eingelesen werden.
Dafür wird die Export.zip-Datei entpackt und die CSV-Datei aus dem Verzeichnis "Buchungsstapel" entnommen und in DATEV hochgeladen.
Im nächsten Schritt komprimiert man den Inhalt des Verzeichnisses "Belege" mitsamt der darin enthaltenen Datei document.xml und läd diese neu erstellte Zip-Datei dann in Unternehmen Online im Belegtransfer hoch. Wichtig: Nicht das Verzeichnis "Belege" komprimieren, sondern alle Dateien in diesem Verzeichnis markieren und komprimieren.
Das Format des Archivs muss eine .zip-Datei sein (kein .rar, .7s usw), sonst erkennt Datev es nicht.
Die document.xml-Datei im Verzeichnis "Belege" enthält einen Index von sog. BEDI-Identifikationszeichenketten, die auch in der Spalte "Beleglink" der CSV-Datei enthalten sind. DATEV kann so die Zuordnung von Beleg zu Buchungszeile erkennen.
Weiter Informationen zu diesem Verfahren finden sich hier:
https://apps.datev.de/help-center/documents/1005516
Hiermit erzeugst du eine für die meisten Buchhaltungsprogramme lesbare CSV-Datei mit den Buchungsdaten für den ausgewählten Zeitraum, sortiert und gefiltert wie in der Ansicht. Die Datei kann auch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm z.B. Excel geöffnet werden.
Diese Option, erzeugt eine ebenso importierbare Datei. Dabei werden für Eingangsrechnungen die auf mehrere Projekte verbucht wurden auch mehrere Buchungszeilen erzeugt. Ausgangsrechnungen und Gutschriften können nur einer Projektnummer zugeordnet werden und werden entsprechend nur mit einer Buchungszeile repräsentiert, die dann aber auch die Projektnummer enthält.
Beispiel:
Die Lektoratsrechnung mit der Nummer 12345 und dem Betrag 500,- Euro wird auf Projekt A mit 300,- EUR und auf Projekt B mit 100,- EUR verbucht. Die verbleibenden 100,- EUR werden keinem Projekt zugewiesen.
Es entstehen drei Buchungszeilen:
Betreff
Rechnungsnummer
Projekt
Betrag
Lektoratsrechnung
12345
Projekt A
300,00
Lektoratsrechnung
12345
Projekt B
100,00
Lektoratsrechnung
12345
100,00
Die letzte Zeile entfällt wenn die Eingangsrechnung vollständig, also zu 100% auf Projekte verbucht wurde.
Über die Stapelverarbeitungsfunktion können mehrere Einträge der gerade angezeigten Liste in einem Schritt bearbeitet werden.
Es öffnet sich ein Dialog in dem ich in der Listenansicht der linken Spalte Dokumente auswählen kann und im Formular in der rechten Spalte entscheide, welche Eigenschaften des Dokuments sich ändern sollen.
Anwendungsbeispiel Auf diese Weise können z.B. alle Buchungen, die am Monatsende an das Steuerberatungsbüro übertragen werden, in einem Schritt auf den Status "gebucht" umgestellt werden, damit sie in weiteren Verlauf nicht mehr von anderen Nutzern geändert werden.
