Die Agenturverwaltung erlaubt das Anlegen mehrerer Briefpapiere. Unter Einstellungen -> Kontoverwaltung -> Briefpapier können Briefpapiere angelegt, verwaltet und als Standard festgelegt werden.
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Wichtiger Hinweis: Diese Funktion ist noch nicht fertig und aktuell nur als Beta verfügbar. Die Einstellungen funktionieren noch nicht reibungslos und es werden kleinere Fehler und Bugs auftauchen. Die Nutzung erfolgt freiwillig. Bei Fragen oder wenn wir für euch Anpassungen vornehmen sollen, meldet euch gerne bei uns über die info@dieagenturverwaltung.de
Im Bearbeitungsmodus eines Briefpapieres können unter dem Reiter "Bild-Elemente" Logos und weitere Grafiken hochgeladen werden.
Das Bild muss mit ausreichender Auflösung zur Verfügung stehen damit es nicht unscharf beim Drucken wird. z:b. 800x800 Pixel. Sehr große Dateien erzeugen auch große PDF-Rechnungsdokumente da die Grafik Teil jedes Dokuments ist das aus der Agenturverwaltung erstellt wird. D.h. Dokumente werden auch beim E-Mail-Versand entsprechend größer. Empfohlen werden PNG- oder JPEG-Dateien mit einer Grösse von 30-50KB.
Das Logo sollte keinen Rand haben. Position und Grösse des Logos können über die Felder Höhe (in Millimetern) sowie den X- und Y-Offset (der Nullpunkt des Koordinatensystems ist dabei links oben auf der DIN A4 Seite) jeweils einzeln für das Hoch- sowie das Querformat (A4) eingestellt werden.
Alle Abmessungen im Briefpapier werden in Millimeter angegeben. Hat die Logo-Grafik einen Rand, muss dieser bei der Positionierung ggf. berücksichtigt werden.
Analog dazu können die Positionen des Brieffußes und der Seitenzahlen angepasst werden.
Das Seitenformat für Briefpapier ist DIN A4 - daraus ergibt sich eine Breite von 210mm und eine Höhe von 297mm.
Hinweis: Damit Dokumente auch von einfacheren Druckern (z.B. bei euren Kunden) ausgedruckt werden können sollten sie einen Seitenrand von 15 - 20mm vorsehen. Elemente die außerhalb dieser Zone liegen sind zwar im PDF sichtbar, werden beim Ausdruck aber ggf. angeschnitten.
Über den Reiter "Text-Elemente" können diese angelegt und platziert werden. Es können die Größe, Farbe, Abstände und die Schriftart ausgewählt werden. Sollte eure Hausschrift nicht verfügbar sein, lasst uns diese gerne als ttf-Datei zukommen (info@dieagenturverwaltung.de), wir laden sie dann für euch hoch.
Der § 14 des Umsatzsteuergesetz legt gesetzlich fest, was auf jeder Rechnung stehen muss.
Dort ist u.a. vermerkt, dass deutlich erkennbar sein sollte, wer wem eine Rechnung stellt. Die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers wird aus den Kundenstammdaten ausgelesen und automatisiert auf Höhe des Brieffensters positioniert.
Im Briefpapier hinterlegen müsst ihr allerdings die vollständige Adresse des Leistungserbringers, also eurer Agentur. Auch eure Bankverbindung sollte sich im Brieffuß befinden, sodass eure Kunden die Rechnungen auch begleichen können.
Name und Rechtsform eurer Agentur
die vollständige Postanschrift
die Steuernummer und der Sitz des Finanzamts
die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., solltet ihr Rechnungen ins europäische Ausland stellen
eine Bankverbindung, damit Kunden Eure Rechnungen auch begleichen können
Abhängig von eurer Rechtsform, müssen noch weitere Informationen im Brieffuß ergänzt werden. Bei der Rechtsform GmbH oder GmbH & Co KG ist dies beispielsweise:
die Handelsregisternummer
der Gerichtsstand
Namen des Geschäftsführers (oder der Geschäftsführer)
Wenn ihr unsicher seid: Euer Steuerberater kann hier auch weiterhelfen.
Mit einem kleinen Trick ist es möglich, den Brieffuß in zwei oder drei Spalten laufen zu lassen. Trennt im Textfeld die Spalten mit dem Raute-Zeichen # voneinander:
So sieht die Aufteilung dann im Brieffuß aus:
Linke Spalte
Recht Spalte
Muster Werbeagentur GmbH Wiesendamm 3 20000 Hamburg Tel.: 040 - 41 1111-0 info@wagner-werbeagentur.de www.muster-werbeagentur.de
Geschäftsführer: Max Muster Registergericht Hamburg, HRB: HH 123412 USt-Id Nr.: DE1234123412 Finanzamt Hamburg IBAN DE20 1234 1234 1234 1234 12 BIC ABCDEFGXXX Mustersparkasse
Analog dazu kann eine zweite Raute verwendet werden, um drei Spalten darzustellen.
Im Brieffuß kann beispielsweise ein Logo verwendet werden. Außerdem können weitere Einstellungen vorgenommen werden, die nicht alle hier erwähnt sind. Sprecht gerne unseren Kundenservice über die info@dieagenturverwaltung.de an, damit wir uns gemeinsam euer Briefpapier anschauen.
Benötigst du Hilfe beim Layout? Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, z.B. Logos im Brieffuß, Logo nur auf der ersten Seite, mehrere Logos, randlose Vollflächige Hintergrundgrafiken, Spalten oder bündige Textausrichtung im Brieffuß usw. diese Einstellungen sind nicht alle über die Benutzeroberfläche zugänglich. Sprecht dazu gerne unseren an.
