Kostenkategorien
Kostenkategorien sind eine Möglichkeit Kosten (aus Eingangsrechnungen oder Gutschrifts-Positionen) zu verschlagworten und dadurch wertvolle Auswertungen zu erhalten, zu welchen Bereichen Kosten anfallen.
Anwendungsbeispiele für Kostenkategorien
Beispiele für gängige Kostenkategorien Media, Gehälter, Bürokosten, Freelancer Art, Freelancer Development, Bildlizenzen, Reisekosten, KSK
Die Auswertung von Kostenkategorien kann z.B. bei der Entscheidung helfen, ob es sich lohnt Personal für Leistungen einzustellen, die bisher von freien Mitarbeitern geliefert wurden oder laufende Kosten für Miete, Büro, Fahrzeugflotte auf den einzelnen Mitarbeiter umzulegen. Ebenso lässt sich anhand von Kostenkategorien erwägen ob es evtl. Sinn macht ein anderes Reisebüro zu beauftragen oder Leistungen, die bisher inhouse erbracht werden, auszulagern.
Umbenennung von Kostenkategorien
Werden Kategorien umbenannt, wirkt sich das auch rückwirkend für alle dieser Kategorie zugeordneten Positionen aus.
Auswertung von Kostenkategorien
Prozentuale Voreinstellung: z.B. für die Künstlersozialkasse (KSK)
Wenn eine neue Kostenkategorie angelegt wird, werden üblicherweise immer 100% als Standard-Anteil vorgeschlagen. Was bedeutet das?
Wenn ich eine Kategorie "Bürokosten" habe, und einen Eingangsrechnung für die Druckerwartung erhalte, werde ich diese wahrscheinlich zu 100% auf die Kategorie "Bürokosten" buchen, daher macht hier der Wert "100%" auch Sinn.
Wenn ich z.B. die Künstlersozialkasse als Kostenkategorie anlege, möchte ich von einer Eingangsrechnung eines Kreativen nur 4,2 % (nicht 100%) auf die Kategorie "Künstlersozialkasse" buchen, da dies dem Betrag entspricht, den ich an die Künstlersozialkasse abführen muss.
Ich kann auf diese Weise im Bericht "Auswertung Kostenkategorien" auf einen Blick erkennen, welche Rücklagen ich für die KSK in einem bestimmten Zeitraum zurückstellen und später abführen muss.
Dieses Verfahren macht auch für in der Filmproduktion übliche Kosten für Versicherungen und Beiträge wie AGA, § 18a usw. Sinn.
Liegt mir eine Eingangsrechnung vor, kann ich dann einfach auf die Kostenkategorie "Künstlersozialkasse" klicken und muss nicht errechnen, wieviel genau 4.2% des Netto-Betrags sind. Sind in so einer Rechnung eures Lieferanten dann auch noch z.B. Reisekosten aufgeführt, die keinen Einfluss auf die KSK haben, kann der vorgeschlagene Wert von 4,2% der Gesamt-Nettosumme der Rechnung auch manuell angepasst werden. Generell empfehlen wir für diesen Fall, die Rechnung beim Lieferanten zu reklamieren, da ihr Gefahr lauft, bei einer Prüfung KSK auf den vollen Rechnungsbetrag (einschließlich Reisekosten) nachzahlen zu müssen.
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