Eingangsrechnungen per E-Mail importieren
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Die meisten unserer Mandanten verfügen über ein E-Mail-Postfach das eigens für Rechnungen von Lieferanten zur Verfügung steht. z.B. invoice@my-agency.com oder buchhaltung@meine-agentur.de
Unter "Einstellungen > Finanzen" findet ihr in der Kachel "Belege per Email importieren" ein Feld mit einer Email-Adresse, die in etwa so aussieht:
Eure IT kann alle E-Mails, die an eure rechnungen@...- E-Mail-Adresse gehen, an die E-Mail-Adresse in diesem Feld weiterleiten.
Dadurch werden diese E-Mails mit den angehängten HTML- oder PDF-Rechnungen automatisch in der Agenturverwaltung angelegt. Sie haben dann den Status wartet auf Erfassung d.h. sie warten darauf, dass jemand die einzelnen Belege sichtet, überprüft und an den jeweilig zuständigen Projektmanager weitergibt.
Die KI-gestützte Belegerfassung hilft auch hier, die Belege eurer Lieferanten zu erkennen so dass nicht alle Daten mühsam abgetippt werden müssen.
Tipp Speichere diese E-Mail-Adresse unter dem Namen "Belegerfassung" in deinem Adressbuch. So brauchst Du Rechnungen, die an dein persönliches Postfach gehen, lediglich an "Belegerfassung" weiterzuleiten.
