Zeiterfassung

Projekt-Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung und ihre Auswirkungen auf das Stundenkonto

Für Zeiterfassung in eurem Unternehmen gibt es im Grunde drei Strategien:

Reine Projekt-Zeiterfassung

Hier erfassen die NutzerInnen ihre Zeiten auf auf Kunden-Projekte. Zeiten, die nicht direkt einem Kunden-Projekt zuzuordnen sind, werden nicht erfasst.

Vorteil: Wenige Eingabe durch die NutzerInnen Nachteil: Ein Stundenkonto kann so nicht geführt werden, da Zeiten für interne Aufwendungen wie z.B. interne Meetings, Arbeiten an eurem Unternehmens-Newsletter usw. nicht erfasst werden.

Projekt-Zeiterfassung und Erfassung von internen Leistungen auf interne Projekte

Um ein vollständiges Bild aller Arbeitszeiten zu haben, können neben der Zeiten die auf Kunden-Projekte gebucht werden auch Zeiten auf interne Projekte gebucht werden. Dabei legt ihr euer eigenes Unternehmen als Kunde an, erstellt einen Etat, setzt dessen Preislisten-Einträge alle auf 0,00 EUR (dadurch wird ersichtlich dass Arbeiten hier nicht berechenbar sind) und legt in diesem Etat ein oder mehrere Projekte an: z.B. "Interne Meetings", "Jour-Fixe", "Leerlauf", "Interner Newsletter", "Vorbereitung Weihnachtsfeier", usw.

Vorteil: Alle Stunden die eine MitarbeiterIn leistet sind erfasst. Ein Stundenkonto kann für jede NutzerIn errechnet werden. Nachteil: Interne Stunden müssen auch in die Zeiterfassung eingegeben werden.

Projekt-Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung

Ist unter Einstellungen > Zeiterfassung die Funktion "Anwesenheitserfassung" aktiviert, erscheint im Hauptmenü ein Knopf mit dem sich eine NutzerIn an oder abwesend stellen kann.

Das Stundenkonto ermittelt sich dann aus der vereinbarten Arbeitszeit abzüglich der erfassten Anwesenheiten.

Vorteil: Es müssen keine internen Stunden in der Zeiterfassung erfasst werden, die Anwesenheitserfassung protokolliert auch Pausen, was zu einer EU-rechtskonformen Zeiterfassung beiträgt. Nachteil: Das Ein- und Ausbuchen der Anwesenheit kann vergessen werden und führt je nach Disziplin des Teams evtl. zu Verwaltungsaufwand beim Nachtragen von Anwesenheiten.

Reine Anwesenheitserfassung

Diese Option ist nur der Vollständigkeit halber aufgeführt. Wenn Mitarbeiter nur ihre Anwesenheit protokollieren und gar keine Einträge in die Zeiterfassung vornehmen, lässt sich dadurch zwar ein Stundenkonto führen, es entsteht aber keine Transparenz welche internen Aufwände auf welches Projekt gefallen sind.