LogoLogo
  • Über dieses Handbuch
  • Video Tutorials
  • Erste Schritte
    • Briefpapier im Onboarding
    • Anmelden und Abmelden
    • Erste Grundeinstellungen
      • Hinterlegen der Unternehmensdaten
      • Funktionen: Die Standardpreisliste der Agenturleistungen
      • Nummernsysteme
        • Projektnummern
        • Kostenvoranschlagsnummern
        • Auftragsnummern
        • Gutschrifts- und Rechnungsnummern
        • Paginiernummern für Eingangsrechnungen
      • Briefpapier anpassen
    • Einstieg für Projektmitarbeiter
    • Einstieg für Projektmanager
    • Umgang mit Bestandsdaten
    • Anfrage an den Kundenservice stellen
  • Zeiterfassung
    • Meine Stundenliste
    • Zeiterfassung an Milestones von Projekten
    • Verbleibende Budgets beim Erfassen von Zeiten
    • Timer
    • Wochenansicht
    • Stundenkonto
    • Anwesenheitserfassung
    • Sperrung vergangener Zeiterfassungseinträge
    • Abwesenheiten
      • Abwesenheitskalender
      • Dashboard-Widget "Aktuelle Abwesenheiten"
      • Abwesenheitsvertretungen
      • Genehmigungen von Abwesenheiten
      • Resturlaub aus Altsystem übertragen
      • Prozess als Administrator umgehen
    • Datenschutzeinstellungen am Abwesenheitstyp
  • Was sind Wiedervorlagen?
    • So werden Wiedervorlagen angelegt
    • Wiedervorlagen beim Statuswechsel erstellen
    • Benachrichtigungen
  • Vorgänge
    • Meine Vorgänge
    • Vorgänge die ich beobachte
    • Wochenansicht der Vorgänge
  • Projektverwaltung
    • Kennzahlen und Begriffe
    • Agenturleistungen in der Projektverwaltung
    • Reporting in der Projektverwaltung
    • Finanzen in der Projektverwaltung
    • Dokumentenablage in der Projektverwaltung
    • Notizen in der Projektverwaltung
    • Kunden
      • Neuen Kunden anlegen
      • Etats & Projekte
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Vorlagen für Etat-Preislisten
      • Notizen
      • Wiedervorlagen
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Etats
      • Neuen Etat anlegen
      • Projekte eines Etats
      • Das Preislisten-Konzept
      • Etat-Preisliste bearbeiten
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Notizen
      • Wiedervorlagen
      • Etat-Einstellungen
        • Etat-spezifische Textbausteine
        • Etat-spezifische Druckversionseinstellungen
        • Projekt- und Honorarverträge konfigurieren
        • Vereinbarte Fristen
        • Zugriffsrechte
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Projekte
      • Projekte finden
      • Neues Projekt anlegen
      • Vorgänge zur Projektplanung verwenden
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Projektplanung
        • Budget-Planung
        • Kapazitätsplanung
        • Pre-Controlling
      • Abrechnungsautomation
      • Notizen
      • Zugriffsrechte
      • Wiedervorlagen
      • Projekteinstellungen
        • Projekteinstellungen: Budgets
        • Projekteinstellungen: Zeiterfassung
        • Projekteinstellungen: Benachrichtigungen
        • Projekteinstellungen: Zugriffsrechte
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Kunde, Etat oder Projekt löschen
  • Finanzen
    • Allgemeines zu Finanzdokumenten
      • Dokumententitel
      • Tabellarischer Block im Dokumentenkopf
      • Die Positionsliste
        • Verwendung von Provisionen
        • Verwenden von Buyouts
        • Geplante Budgets an Kostenvoranschlagspositionen
        • Fremdleistungszuordnung
        • Verwendung von Kosten- und Erlöskategorien
      • Produktkatalog in der Positionsliste nutzen
      • Umsatzsteuer/ Mehrwertsteuer
      • Umsatzsteuer, Rabatte, Gesamtsummen
      • Druckversionseinstellungen
      • Dokument versenden
      • Dokument kopieren oder in anderes Dokument umwandeln
      • Dokumente löschen und stornieren
    • Kostenvoranschläge
      • Neuen Kostenvoranschlag erstellen
      • Umsatzsteuer im Kostenvoranschlag
      • Druckversionseinstellungen
      • Budgetplanung
      • Abrechnung von Kostenvoranschlägen
        • Akonto-Rechnung erstellen
        • Schlussrechnung erstellen
        • Periodische Teilabrechnung (Retainer)
        • Teilleistungsrechnung erstellen
        • Mehrere Kostenvoranschläge in einer Ausgangsrechnung abrechnen
      • Wiedervorlagen
    • Eingangsrechnungen
      • Neue Eingangsrechnung erfassen
      • Paginiernummern
      • Kostenkategorien & KSK
      • Zahlungsausgang verbuchen
      • Eingangsrechnung direkt an einen Kunden weiterberechnen
      • Fremdleistung auf Projekt buchen
        • Kostentypen von Fremdleistungen
        • Split-Buchung von Belegen mit mehreren Steuersätzen und Buchungskonten
        • Nutzungsrechte
      • Zahlungsfreigabe-Prozess konfigurieren
    • Ausgangsrechnungen
      • Neue Ausgangsrechnung erstellen
      • Erstellung einer Ausgangsrechnung nach Aufwand aus dem Projekt-Report
      • Die Positionsliste
      • Zahlungseingänge verbuchen
      • Zahlungserinnerungen und Mahnungen
      • Wiedervorlagen
      • Rechnung stornieren oder gutschreiben
      • Belege von Lieferanten an Ausgangsrechnungen anhängen
      • E-Rechnung
      • Zustellung von X-Rechnung via PEPPOL
      • ZUGFeRD
      • Maschinenlesbarkeit
    • Gutschriften
      • Neue Gutschrift anlegen
      • Die Positionsliste
      • Zahlungsausgang verbuchen
      • Wiedervorlagen
      • Gutschrift in ein anderes Dokument kopieren
      • Gutschrift stornieren
    • Lieferantenaufträge
    • Vorlagen
      • Vorlagen verwenden
      • Vorlagen in andere Dokument umwandeln
    • Kreditoren, Debitoren, Offene Posten
      • SEPA-Sammelüberweisungen
      • SEPA-Lastschriftverfahren
    • Kassenbuch für Bargeldverkehr
    • Leistungstyp ändern
    • Export der Finanzbuchhaltungsdaten
    • X-Rechnung und E-Rechnung
  • Berichte
    • Benutzerdefinierte Berichte
    • Status aktiver Projekte
    • Kundenübergreifende Fremdleistungsliste
    • Jahresrückblick
    • Vorschauberichte
    • Auswertung Honorarverträge
    • Auswertung Kostenkategorien
    • Auswertung Erlöskategorien
    • Team-Kapazitäten
    • Benutzerstatistik
  • Adressbuch
    • Suche nach Kontakten
    • Kontakte verwenden
  • Einstellungen
    • Benutzerverwaltung
      • Mein Profil
      • Benutzer
        • Benutzer anlegen und löschen
        • Benutzer bearbeiten
        • Avatarbilder
        • Benachrichtigungen
        • Ziele für Mitarbeitende definieren
        • Arbeitsverhältnisse
          • Berechnung des Urlaubskontingents
          • Berechnung des internen Mitarbeiterkostensatzes
        • Kapazitätsplanung
        • Nutzer freigeben und sperren
        • In die Rolle eines anderen Benutzers wechseln
        • Benutzer löschen und wiederherstellen
        • Zeiterfassungseinstellungen
      • Benutzergruppen
        • Neue Benutzergruppe anlegen
      • Büro-Standorte mit unterschiedlichen Feiertagen
    • Zeiterfassung
      • Funktionen
      • Gewerke
      • Tätigkeiten
      • Zeiterfassung an Vorgängen
      • Zeiterfassung an Positionen von Kostenvoranschlägen
    • Abwesenheiten
      • Feiertage und Betriebsferien
      • Abwesenheitstypen
      • Abwesenheitsassistent
    • Finanzen
      • Eingangsrechnungen per E-Mail importieren
      • Provisionen
      • Textbausteine
      • Kostenkategorien
      • Erlöskategorien
      • Agenturfixkosten
      • Dokumenten-Appendix
    • Berichte
      • Benutzerdefinierte Filter
    • Kapazitätsplanung
    • Prozessdefinitionen
      • Prozess-Konfigurator für Projekte
      • Prozess-Konfigurator für Kostenvoranschläge
      • Prozess-Konfigurator für Eingangsrechnungen
      • Prozess-Konfigurator für Ausgangsrechnungen
    • Integrationen
      • Slack Messaging App
      • DNS-Einstellungen
      • Make.com (ehemals Integromat)
        • Beispiel: Trello-Board mit der Agenturverwaltung synchronisieren
      • GetMyInvoices
      • DATEV
      • Personio
      • hr works
      • Pleo
      • iCal-Integration
    • Kontoverwaltung
      • Tags
      • Briefpapier
      • Backups
      • Rechnungen für Die Agenturverwaltung
    • Weitere Einstellungen
  • Neue Funktionen
Bereitgestellt von GitBook
Auf dieser Seite
  • Sprache
  • Briefpapier
  • Kurfassung der Positionsliste
  • Fremdleistungen einfach als "Leistungen" anzeigen
  • Weitere Anzeigeoptionen
  • Darstellungsmöglichkeiten von Provisionen
  • Darstellungen an der Position
  • Darstellung An der Positionsgruppe
  • Darstellung im Summenblock unterhalb der Positionsliste
  • Provisionen nicht darstellen, sondern in die Einzelpreise der Positionen einrechnen

War das hilfreich?

Als PDF exportieren
  1. Finanzen
  2. Allgemeines zu Finanzdokumenten

Druckversionseinstellungen

VorherigeUmsatzsteuer, Rabatte, GesamtsummenNächsteDokument versenden

Zuletzt aktualisiert vor 2 Jahren

War das hilfreich?

Sprache

Die Agenturverwaltung unterstützt zur Zeit zwei Sprachen bei der Verwendung von Finanzdokumenten. Die Auswahl der Sprache - z.B. englisch - führt dazu dass alle nicht editierbaren Texte eines Dokuments auf englisch ausgegeben werden, also z.B. die Überschrift "Estimate of Cost", Zwischensummen "Subtotal" usw.

Diese Funktion führt nicht zu einer maschinellen Übersetzung der vom Nutzer eingegebenen Daten.

Solltet ihr Bedarf an weiteren Sprachen haben, sprecht unseren Kundenservice an: info@dieagenturverwaltung.de

Die Standardsprache für Finandokumente ist deutsch, sie kann jedoch am Etat unter "Einstellungen" angepasst werden, z.B. wenn einer eurer Kunden seine Dokumente auf englisch erhalten möchte.

Briefpapier

Die Auswahl des Briefpapiers auf das die Druckversion zurück greift, kann am Finanzdokument eingestellt werden. Es ist möglich einen Standardwert im Etat eines Kunden unter "Einstellungen" zu definieren.

Anwendungsbeispiele Ihr nutzt für alle Kunden ein bestimmtes Girokonto, ein bestimmter Kunde soll jedoch seinen Zahlungen an ein extra für ihn eingerichtetes Bankkonto leisten. Damit die richtige Bankverbindung in Rechnungen an diesen Kunden im Briefpapier angezeigt wird, kann für diesen Kunden ein eigenes Briefapier angelegt und im Etat als Standard definiert werden. Ihr führt verschiedene Untermarken eures Unternehmens z.B. "Hase Kommunikation" und "Hase Media Production", je nach Auftrag könnt ihr hier das korrekte Briefpapier mit dem entsprechenden Unternehmenslogo nutzen. Ihr legt 10 verschiedene Briefpapiere an, die alle einen unterschiedlichen kleinen Banner mit einer Werbebotschaft verfügen und rotiert diese nach dem Zufallsprinzip.

Wie man das Briefpapier anpasst und weitere Briefpapiere erstellt, erfährst du hier:

Kurfassung der Positionsliste

Diese Funktion ermöglicht es eine verkürzte Version der Positionsliste in der Druckversion anzuzeigen.

Nur Positionsgruppen aufführen, keine Einzelpositionen

In dieser Darstellungsart werden nur die Überschriften und Zwischensummen der Positiongruppen angezeigt. Die einzelnen Positionen mit ihren Details werden ausgeblendet. Dadurch wird das Dokument stark gekürzt, Details wie z.B. die Anzahl von Stunden einer bestimmten Funktion oder Einzelpreise bestimmter Fremdleistungen werden dadurch nicht transparent angezeigt.

So wird eine Positiongruppe mit mehrere Positionen ...

Workshop Berlin 20.05

  • 4 h Beratung zu 100,- EUR

  • Fahrtkosten 119,- EUR

  • Hotel 129,- EUR

... gekürzt auf ...

Workshop Berlin 20.05 348,- EUR

Nur Positionsgruppen anzeigen, Einzelpositionen kommasepariert als Textblock zusammenfassen

In dieser Darstellungsart werden nur die Überschriften und Zwischensummen der Positiongruppen angezeigt. Die Positionsbezeichnungen der einzelnen Positionen wird hier jedoch noch als Fliesstext angezeigt, jedoch ohne Beträge.

So wird eine Positiongruppe mit mehrere Positionen ...

Workshop Berlin 20.05

  • Beratung 4 h zu 100,- EUR

  • Fahrtkosten 119,- EUR

  • Hotel 129,- EUR

... gekürzt auf ...

Workshop Berlin 20.05 348,- EUR Beratung, Fahrtkosten, Hotel

Standard-Einstellungen für die Kurzfassung der Druckversion beim Abrechnen von Kostenvoranschlägen einstellen

Damit nicht die Druckversion jeder Rechnung, die aus einem ausführlichen Kostenvoranschlag entsteht, manuell umgestellt werden muss, kann hier auch eine Standardeinstellung vorgenommen werden. Diese kann unter Einstellungen > Finanzen vorgenommen werden.

Fremdleistungen einfach als "Leistungen" anzeigen

In manchen Fällen werden dem Kunden eingekaufte Leistungen als Agenturleistung verkauft. Um für die interne Auswertung trotzdem festhalten zu können welcher Teil des Budgets für externe Lieferanten reserviert bleiben soll, kann man mit dieser Funktion auf die getrennte Anzeige von Agentur- und Fremdleistungen verzichten. Es wird dann kein Leistungstyp angezeigt. Die Betragsspalten für Agentur- und Fremdleistung in der Positionsliste fallen auf eine Spalte zusammen.

Diese Funktion macht nur Sinn, wenn das Dokument sowohl Agentur- als auch Fremdleistungen enthält da es sonst ohnehin nur einspaltig dargestellt wird.

Weitere Anzeigeoptionen

Kopfzeile über der Positionsliste einer Positionsgruppe ausblenden

Hiermit lässt sich die Kopfzeile (Position, Agenturleistung/Fremdleistung bzw. Summe) aller Positionsgruppen ausblenden.

Alle Positionsgruppen ausblenden

MIt dieser Funktion können alle Gruppen ausgeblendet werden. Das Dokument zeigt dann in der Positionslsite nur noch Kopf- und Fussbemerkung sowie die Summen.

Alle Positionen in Positionsgruppen ausblenden

MIt dieser Anzeige werden die Positionen einer Positionsgruppe ausgeblendet. Es wird nur der TItel der Positionsgruppe mit Beschreibung sowie die Kopf- und der Fusszeile mit Zwischensumme angezeigt.

Summen an Positionen ausblenden

Hiermit lassen sich die Beträge der einzelnen Positionen einer Positionsgruppe ausblenden. Preise gehen dann nur aus der Zwischensumme der Positionsgruppe hervor.

Zwischensummen an Positionsgruppen ausblenden

Um Zwischensummen an Positionsgruppen auszublenden kann dieses Häkchen gesetzt werden.

Gesamtsummen ausblenden um das Dokument als Preisliste auszugeben

Hat ein Dokument eher den Charakter einer Preisauskunft oder Preisliste, z.B. weil viele optionale Positionsgruppen in einem Kostenvoranschlag aufgeführt werden und noch unklar ist wofür sich der Kunde entscheiden wird, können hiermit die Gesamtsummen am Doument ausgeblendet werden. Der Kunde wird dann nicht von einer Summe abgelenkt, die Teile des Angebots enthält die der Kunde gar nicht zu bestellen beabsichtigt.

Anwendungsbeispiel

Wir erstellen für einen Kunden ein Angebot mit drei Positionsgruppen: Facebook-Channel-Moderation 3.000,- EUR Starter-Paket: Content-Erstellung 10 Artikel 6.000,- EUR FullService-Paket: Content-Erstellung 20 Artikel 12.000,- EUR Wir wollen dem Kunden hier die Wahl zwischen dem Starter und dem FullService-Paket lassen. Das Angebot ist also eine Preisauskunft. Der Kunde soll hier aber nicht die Summe aller Optionen (21.000 EUR) angezeigt bekommen, weil die angebotenen Positionen sich nicht eigenen zusammen bestellt zu werden.

Darstellungsmöglichkeiten von Provisionen

Provisionen, können auf verschiedene Arten in der Druckversion angezeigt werden.

Darstellungen an der Position

In diesem Beispiel werden Provisionen an jeder Position ausgewiesen, jedoch nicht an der Positionsgruppe. Die Zwischensumme der Positionsgruppen enthält daher auch die Summe der Provisionen:

Da Provisionen in diesem Beispiel nicht an der Positionsgruppe aufgeführt werden sollen, enthält die Positionsgruppe lediglich die Summe aus Positionswerten und Provisionen und schlüsselt letztere nicht weiter auf.

Darstellung An der Positionsgruppe

Im folgenden Beispiel werden Provisionen sowohl an der Position als auch an der Positionsgruppe ausgewiesen. Die Gruppe führt die Provisionen daher nur noch einmal der Übersicht halber als enthalten auf, da die Positionen diese ja bereits aufführen.

Wird dagegen nur an der Positionsgruppe eine Provision angezeigt, nicht an der Position selbst, zeigt die Zwischensumme der Positionsgruppe an, dass die Provisionen sich zuzüglich verstehen:

Darstellung im Summenblock unterhalb der Positionsliste

Im Summenblock können Provisionen auf verschiedene Arten erscheinen:

a) Wenn Provisionen in Positionen und/oder Gruppen angezeigt werden, so zeigt der Summenblock diese als enthalten an:

b) In diese Beispiel wurden Provisionen nur im Summenblock angezeigt, daher verstehen sie sich hier zuzüglich der Agentur- und Fremdleistung.

Hier die gleiche Darstellung wenn "Fremdleistungen nicht explizit ausweisen" aktiviert ist:

c) Sind Provisionen in einem Dokument enthalten, sollen aber nicht im Summenblock angezeigt werden, so ergeben sie sich aus den Summen der Positionen oder Positionsgruppen:

Provisionen nicht darstellen, sondern in die Einzelpreise der Positionen einrechnen

Hier werden Provisionen weder an der Position, noch an der Positionsgruppe noch im Summenblock unterhalb der Positionsliste ausgewiesen.

Sie werden dann automatisch in die Einzelpreise eingerechnet.

Da in diesem Beispiel Provisionen für sowohl Agentur- als auch Fremdleistungen verwendet wurden, lässt sich deren Anteil noch an der zweispaltigen Ausgabe von Agentur- und Fremldeistung erahnen.

Dies lässt sich verhindern indem die Darstellungsoption "Fremdleistungen nicht explizit ausweisen" aktiviert wird:

Mehr zu Provisionen:

Briefpapier anpassen
Provisionen
Verwendung von Provisionen