Vorlagen

Unter "Finanzen > Vorlagen" lassen sich Vorlagen für Finanzdokumente anlegen.

Vorlagen verhalten sich analog zu Kostenvoranschlägen, Gutschriften oder Ausgangsrechnungen, sie verfügen jedoch über keinen Status.

Was wird aus einer Vorlage in mein neues Dokument übernommen?

Aus der Vorlage werden - sofern in der Vorlage definiert - Kopf- und Fussbemerkungen, zusätzliche Tabellarische Felder, Positionen, Abzüge und - beim Erstellen einer Ausgangsrechnung - der Umsatzsteuersatz in das neue Dokument übernommen.

Anwendungsszenarien für Vorlagen

Vorlage für bestimmte Kunden oder Etats

Möglicherweise habt ihr einen Konzern-Kunden der erwartet, dass eine Menge Vertragsinformationen auf jedem Kostenvoranschlags- oder Rechnungsdokument für ihn im tabellarischen Block oben in der Rechnung aufgeführt werden. Das können z.B. Kostenstellen, PO-Nummern, externe Ansprechpartner, Abteilungen usw. Einmal in einer Vorlage angelegt können diese Informationen nun beim Anlegen eines Dokuments einfach importiert werden.

Unterschiedliche Zahlungsmodalitäten

Evtl. hat euer Unternehmen verschiedene Abrechnungsmodi, z.B. gibt es Projekte, bei denen es ein mehrstufiges Vorkasse-Verfahren gibt und Projekte bei denen einfach am Schluss eine Rechnung gestellt wird. Es wäre möglich, für diese beiden Projekttypen eine Vorlage zu erstellen, die diese Abrechnungsmodalitäten in der Fußbemerkung erläutert. Beim Erstellen eines Kostenvoranschlags kann man da auf diese Vorlage zugreifen.

Vorlage mit einem Standardprodukt

Eventuell gehört ein bestimmtes Standardprodukt zu vielen eurer Kostenvoranschläge, beispielsweise eine letzte Position für Reinzeichnung, Kurierpauschale o.Ä. Legt eine Vorlage mit lediglich diesem Produkt an und verwendet sie immer beim Anlegen eines Kostenvoranschlags oder einer Rechnung, die dieses Produkt mit aufführen soll.

Vorlage als Katalog für wiederkehrende Produkte und Dienstleistungen

Möglicherweise bietet euer Unternehmen eine Reihe von Standardprodukten an, die ihr wiederholt verkauft? Ein Produkt kann z.B. Workshops, Landingpages, Webseiten, Bannergestaltung sein. Wenn ihr diese Produkt einmal in einer Vorlage anlegt die ihr "Produktkatalog" nennt, könnt ihr die Positionsgruppen oder Positionen aus dieser Vorlage über "Neue Position > Position importieren" in ein beliebiges anderes Dokument importieren.