> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://wiki.dieagenturverwaltung.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://wiki.dieagenturverwaltung.de/finanzen-1/allgemeines-zu-finanzdokumenten/dokument-versenden.md). # Dokument versenden ## Versand von Dokumenten per E-Mail direkt aus dem System ### Technische Voraussetzungen für den Versand Damit Dokumente wie z.B. Kostenvoranschläge und Rechnungen über den Reiter "E-Mail-Versand" an Kunden versendet werden können muss zunächst sichergestellt sein, dass die richtigen DNS-Einstellungen bei eurem Provider für eure E-Mail-Domain hinterlegt wurden. Mehr dazu findet Ihr unter Einstellungen > Integrationen > DNS-Einstellungen Es muss ein CNAME sowie ein TXT-Record zu euren DNS-Einstellungen bei eurem Domain-Provider hinzugefügt werden. {% content-ref url="/pages/-MLbghywZqNPKZn62rwY" %} [DNS-Einstellungen](/einstellungen-1/integrationen/dns-einstellungen.md) {% endcontent-ref %} ### E-Mail erstellen Um eine E-Mail zu einem Finanzdokument zu erstellen öffnen wir den Reiter E-Mail in diesem Finanzdokument und klicken auf "Neue E-Mail verfassen". Es öffnet sich ein Dialog, in dem eine E-Mail an den Kunden erstellt werden kann. Wurden Standard-Textbausteine für E-Mails und eine E-Mail-Signatur im Benutzerprofil hinterlegt, ist diese E-Mail beim Öffnen des Dialogs schon vollständig verfasst. ![](/files/-MQKx6a-7wiVe23IttTj) Die Empfänger E-Mail-Adresse ergibt sich aus dem Kontext dieses Dokuments.\ Mehr dazu weiter unten. Als Bcc-Empfänger (Blindkopie) wird automatisch der angemeldete Benutzer vorgeschlagen, als Betreff der Dokumententyp sowie die Dokumentennummer. Der vorgeschlagene Nachrichtentext kann hier angepasst werden. Wurden Textbausteine wie Signaturen, oder verschiedene Anschreiben im System hinterlegt, können diese rechts oberhalb des Nachrichtentextfelds ausgewählt und hinzugefügt werden. Auch in E-Mails können Variablen verwendet werden. {% embed url="" %} {% hint style="info" %} HTML-Tags oder Bilder werden hier nicht unterstützt. {% endhint %} **Die E-Mail enthält automatisch das PDF des entsprechenden Dokuments als Anhang**. Es können darüberhinaus per Drag & Drop weitere Anhänge - z.B. eine Stundenliste - ergänzt werden: ![](/files/-M_5sSIB2wxvunU_9T-F) ### Was passiert beim Versand? Das Dokument kann über die gelbe "Senden"-Schaltfläche gespeichert und gleichzeitig abgesendet werden. Das Dokument wird an den bzw. die Empfänger gesendet. Unser Finanzdokument - hier eine Ausgangsrechnung - wird als pdf an dieses Dokument angehängt. Wird ein Dokument dann aus dem System versendet wird automatisch der Status geändert. a) bei Ausgangsrechnungen und Gutschriften auf "versandt"\ b) bei Kostenvoranschlägen auf "wartet auf Freigabe" Eine gesendete E-Mail zeigt in der Liste ihren Status: \ \- Entwurf\ \- versendet\ \- erfolgreich zugestellt\ \- Versand fehlgeschlagen\ \- durch Empfänger geöffnet\ \- als Spam markiert Die letzten beiden Stati (geöffnet, sind abhängig davon ob der E-Mail-Server des Empfängers diese Informationen an uns zurückmeldet. **Ein Dokument kann mehrmals versendet werden. Eine E-Mail kann auch zunächst nicht versendet sondern nur als Entwurf gespeichert werden.** ## Woher kommt die vorgeschlagene Empfänger-E-Mail-Adresse? #### Für Kostenvoranschläge gilt: Die Empfänger-E-Mail-Adresse die dir für neue E-Mails vorgeschlagen wird, ermittelt das System nach folgendem Muster: * Ist an deinem Dokument im Empfänger-Feld ein E-Mail-Adresse im Adressfeld im ersten Reiter eingetragen, wird diese Adresse genutzt. * Ist die Empfänger-Anschrift deines Dokument über das Adressbuch mit einer Person verknüpft, und an dieser Person ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese E-Mail-Adresse vorgeschlagen. Dies gilt nicht, wenn die Person einfach manuell in das Feld eingtippt wurde, sie heisst dann vielleicht gleich, hat aber keine Verknüpfung zum Adressbuch * Ist keine Person hinterlegt, versucht das System anhand der eingetragenen Organisation eine Organisationsadresse zu ermitteln. Auch das geht nur, wenn die Organisation aus dem Adressbuch in dein Dokument gekommen ist, nicht wenn du sie von Hand eingetragen hast (auch wenn sie gleich heisst). * Wurde die Anschrift für dein Dokument direkt beim Erstellen aus dem Projekt übernommen, kommt sie automatisch aus dem Adressbuch und versucht, hier E-Mail-Adressen nach dem oben beschriebenen Muster zu finden. * Wurde weder am Dokument noch an Kunde, Etat und Projekt eine E-Mail-Adresse gefunden, versucht das System zu ermitteln ob es an diesem Projekt, Etat oder Kunden bereits Dokumente gab, die per E-Mail versendet wurden und schlägt die am häufigsten verwendete Adresse vor. #### Ausnahme bei Ausgangsrechnungen und Gutschriften: An Kunde, Etat und Projekt kann eine alternative Rechnungsanschrift sowie eine alternative Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt werden, diese haben für Ausgangsrechnungen Vorrang. Ist hier nichts definiert, wird der jeweilige Hauptkontakt genutzt, d.h. die Regeln oben greifen. {% hint style="info" %} **Tipp**\ Es ist empfehlenswert, zumindest *eine* E-Mail-Adresse an den Kunden-Organisationen zu hinterlegen um zu vermeiden bei jeder neuen E-Mail das Empfänger-Feld erneut eingeben oder auf bisherige Empfänger in diesem Projekt, Etat oder Kunden zurückgreifen zu müssen. {% endhint %} ## Versand eines Links Über die Schaltfläche "Link zur Druckversion per Email senden" öffnet sich - sofern ein E-Mail-Programm auf deinem Computer installiert ist - eine E-Mail die einen Link zur Druckversion dieses Dokuments enthält. Diesen Link kannst du versenden. Der Empfänger benötigt keine Zugangsdaten um diesen Link zu öffnen. ![](/files/-M1oEFjLcUR1vYeof9Lg) ## Speichern und versenden eines PDFs ausserhalb des Systems Wir empfehlen generell den Versand der Druckversion als PDF-Dokument da ein Anhang höhere Verbindlichkeit für den Kunden hat und später ggf. auch Offline in seinem E-Mail-Programm auffindbar ist. Nach dem Öffnen der Druckversion kann das PDF einfach über das Browser-Menü (Datei > Speichern unter bzw. Ablage > Speichern unter) auf dem Computer gespeichert werden und anschliessend auf einem beliebigen digitalen Kanal oder ausgedruckt per Post versendet werden. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://wiki.dieagenturverwaltung.de/finanzen-1/allgemeines-zu-finanzdokumenten/dokument-versenden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.