LogoLogo
  • Über dieses Handbuch
  • Video Tutorials
  • Erste Schritte
    • Briefpapier im Onboarding
    • Anmelden und Abmelden
    • Erste Grundeinstellungen
      • Hinterlegen der Unternehmensdaten
      • Funktionen: Die Standardpreisliste der Agenturleistungen
      • Nummernsysteme
        • Projektnummern
        • Kostenvoranschlagsnummern
        • Auftragsnummern
        • Gutschrifts- und Rechnungsnummern
        • Paginiernummern für Eingangsrechnungen
      • Briefpapier anpassen
    • Einstieg für Projektmitarbeiter
    • Einstieg für Projektmanager
    • Umgang mit Bestandsdaten
    • Anfrage an den Kundenservice stellen
  • Zeiterfassung
    • Meine Stundenliste
    • Zeiterfassung an Milestones von Projekten
    • Verbleibende Budgets beim Erfassen von Zeiten
    • Timer
    • Wochenansicht
    • Stundenkonto
    • Anwesenheitserfassung
    • Sperrung vergangener Zeiterfassungseinträge
    • Abwesenheiten
      • Abwesenheitskalender
      • Dashboard-Widget "Aktuelle Abwesenheiten"
      • Abwesenheitsvertretungen
      • Genehmigungen von Abwesenheiten
      • Resturlaub aus Altsystem übertragen
      • Prozess als Administrator umgehen
    • Datenschutzeinstellungen am Abwesenheitstyp
  • Was sind Wiedervorlagen?
    • So werden Wiedervorlagen angelegt
    • Wiedervorlagen beim Statuswechsel erstellen
    • Benachrichtigungen
  • Vorgänge
    • Meine Vorgänge
    • Vorgänge die ich beobachte
    • Wochenansicht der Vorgänge
  • Projektverwaltung
    • Kennzahlen und Begriffe
    • Agenturleistungen in der Projektverwaltung
    • Reporting in der Projektverwaltung
    • Finanzen in der Projektverwaltung
    • Dokumentenablage in der Projektverwaltung
    • Notizen in der Projektverwaltung
    • Kunden
      • Neuen Kunden anlegen
      • Etats & Projekte
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Vorlagen für Etat-Preislisten
      • Notizen
      • Wiedervorlagen
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Etats
      • Neuen Etat anlegen
      • Projekte eines Etats
      • Das Preislisten-Konzept
      • Etat-Preisliste bearbeiten
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Notizen
      • Wiedervorlagen
      • Etat-Einstellungen
        • Etat-spezifische Textbausteine
        • Etat-spezifische Druckversionseinstellungen
        • Projekt- und Honorarverträge konfigurieren
        • Vereinbarte Fristen
        • Zugriffsrechte
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Projekte
      • Projekte finden
      • Neues Projekt anlegen
      • Vorgänge zur Projektplanung verwenden
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Projektplanung
        • Budget-Planung
        • Kapazitätsplanung
        • Pre-Controlling
      • Abrechnungsautomation
      • Notizen
      • Zugriffsrechte
      • Wiedervorlagen
      • Projekteinstellungen
        • Projekteinstellungen: Budgets
        • Projekteinstellungen: Zeiterfassung
        • Projekteinstellungen: Benachrichtigungen
        • Projekteinstellungen: Zugriffsrechte
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Kunde, Etat oder Projekt löschen
  • Finanzen
    • Allgemeines zu Finanzdokumenten
      • Dokumententitel
      • Tabellarischer Block im Dokumentenkopf
      • Die Positionsliste
        • Verwendung von Provisionen
        • Verwenden von Buyouts
        • Geplante Budgets an Kostenvoranschlagspositionen
        • Fremdleistungszuordnung
        • Verwendung von Kosten- und Erlöskategorien
      • Produktkatalog in der Positionsliste nutzen
      • Umsatzsteuer/ Mehrwertsteuer
      • Umsatzsteuer, Rabatte, Gesamtsummen
      • Druckversionseinstellungen
      • Dokument versenden
      • Dokument kopieren oder in anderes Dokument umwandeln
      • Dokumente löschen und stornieren
    • Kostenvoranschläge
      • Neuen Kostenvoranschlag erstellen
      • Umsatzsteuer im Kostenvoranschlag
      • Druckversionseinstellungen
      • Budgetplanung
      • Abrechnung von Kostenvoranschlägen
        • Akonto-Rechnung erstellen
        • Schlussrechnung erstellen
        • Periodische Teilabrechnung (Retainer)
        • Teilleistungsrechnung erstellen
        • Mehrere Kostenvoranschläge in einer Ausgangsrechnung abrechnen
      • Wiedervorlagen
    • Eingangsrechnungen
      • Neue Eingangsrechnung erfassen
      • Paginiernummern
      • Kostenkategorien & KSK
      • Zahlungsausgang verbuchen
      • Eingangsrechnung direkt an einen Kunden weiterberechnen
      • Fremdleistung auf Projekt buchen
        • Kostentypen von Fremdleistungen
        • Split-Buchung von Belegen mit mehreren Steuersätzen und Buchungskonten
        • Nutzungsrechte
      • Zahlungsfreigabe-Prozess konfigurieren
    • Ausgangsrechnungen
      • Neue Ausgangsrechnung erstellen
      • Erstellung einer Ausgangsrechnung nach Aufwand aus dem Projekt-Report
      • Die Positionsliste
      • Zahlungseingänge verbuchen
      • Zahlungserinnerungen und Mahnungen
      • Wiedervorlagen
      • Rechnung stornieren oder gutschreiben
      • Belege von Lieferanten an Ausgangsrechnungen anhängen
      • E-Rechnung
      • Zustellung von X-Rechnung via PEPPOL
      • ZUGFeRD
      • Maschinenlesbarkeit
    • Gutschriften
      • Neue Gutschrift anlegen
      • Die Positionsliste
      • Zahlungsausgang verbuchen
      • Wiedervorlagen
      • Gutschrift in ein anderes Dokument kopieren
      • Gutschrift stornieren
    • Lieferantenaufträge
    • Vorlagen
      • Vorlagen verwenden
      • Vorlagen in andere Dokument umwandeln
    • Kreditoren, Debitoren, Offene Posten
      • SEPA-Sammelüberweisungen
      • SEPA-Lastschriftverfahren
    • Kassenbuch für Bargeldverkehr
    • Leistungstyp ändern
    • Export der Finanzbuchhaltungsdaten
    • X-Rechnung und E-Rechnung
  • Berichte
    • Benutzerdefinierte Berichte
    • Status aktiver Projekte
    • Kundenübergreifende Fremdleistungsliste
    • Jahresrückblick
    • Vorschauberichte
    • Auswertung Honorarverträge
    • Auswertung Kostenkategorien
    • Auswertung Erlöskategorien
    • Team-Kapazitäten
    • Benutzerstatistik
  • Adressbuch
    • Suche nach Kontakten
    • Kontakte verwenden
  • Einstellungen
    • Benutzerverwaltung
      • Mein Profil
      • Benutzer
        • Benutzer anlegen und löschen
        • Benutzer bearbeiten
        • Avatarbilder
        • Benachrichtigungen
        • Ziele für Mitarbeitende definieren
        • Arbeitsverhältnisse
          • Berechnung des Urlaubskontingents
          • Berechnung des internen Mitarbeiterkostensatzes
        • Kapazitätsplanung
        • Nutzer freigeben und sperren
        • In die Rolle eines anderen Benutzers wechseln
        • Benutzer löschen und wiederherstellen
        • Zeiterfassungseinstellungen
      • Benutzergruppen
        • Neue Benutzergruppe anlegen
      • Büro-Standorte mit unterschiedlichen Feiertagen
    • Zeiterfassung
      • Funktionen
      • Gewerke
      • Tätigkeiten
      • Zeiterfassung an Vorgängen
      • Zeiterfassung an Positionen von Kostenvoranschlägen
    • Abwesenheiten
      • Feiertage und Betriebsferien
      • Abwesenheitstypen
      • Abwesenheitsassistent
    • Finanzen
      • Eingangsrechnungen per E-Mail importieren
      • Provisionen
      • Textbausteine
      • Kostenkategorien
      • Erlöskategorien
      • Agenturfixkosten
      • Dokumenten-Appendix
    • Berichte
      • Benutzerdefinierte Filter
    • Kapazitätsplanung
    • Prozessdefinitionen
      • Prozess-Konfigurator für Projekte
      • Prozess-Konfigurator für Kostenvoranschläge
      • Prozess-Konfigurator für Eingangsrechnungen
      • Prozess-Konfigurator für Ausgangsrechnungen
    • Integrationen
      • Slack Messaging App
      • DNS-Einstellungen
      • Make.com (ehemals Integromat)
        • Beispiel: Trello-Board mit der Agenturverwaltung synchronisieren
      • GetMyInvoices
      • DATEV
      • Personio
      • hr works
      • Pleo
      • iCal-Integration
    • Kontoverwaltung
      • Tags
      • Briefpapier
      • Backups
      • Rechnungen für Die Agenturverwaltung
    • Weitere Einstellungen
  • Neue Funktionen
Bereitgestellt von GitBook
Auf dieser Seite
  • Versand von Dokumenten per E-Mail direkt aus dem System
  • Technische Voraussetzungen für den Versand
  • E-Mail erstellen
  • Was passiert beim Versand?
  • Versand eines Links
  • Speichern und versenden eines PDFs ausserhalb des Systems

War das hilfreich?

Als PDF exportieren
  1. Finanzen
  2. Allgemeines zu Finanzdokumenten

Dokument versenden

VorherigeDruckversionseinstellungenNächsteDokument kopieren oder in anderes Dokument umwandeln

Zuletzt aktualisiert vor 2 Jahren

War das hilfreich?

Versand von Dokumenten per E-Mail direkt aus dem System

Technische Voraussetzungen für den Versand

Damit Dokumente wie z.B. Kostenvoranschläge und Rechnungen über den Reiter "E-Mail-Versand" an Kunden versendet werden können muss zunächst sichergestellt sein, dass die richtigen DNS-Einstellungen bei eurem Provider für eure E-Mail-Domain hinterlegt wurden.

Mehr dazu findet Ihr unter Einstellungen > Integrationen > DNS-Einstellungen

Es muss ein CNAME sowie ein TXT-Record zu euren DNS-Einstellungen bei eurem Domain-Provider hinzugefügt werden.

E-Mail erstellen

Um eine E-Mail zu einem Finanzdokument zu erstellen öffnen wir den Reiter E-Mail in diesem Finanzdokument und klicken auf "Neue E-Mail verfassen". Es öffnet sich ein Dialog, in dem eine E-Mail an den Kunden erstellt werden kann. Wurden Standard-Textbausteine für E-Mails und eine E-Mail-Signatur im Benutzerprofil hinterlegt, ist diese E-Mail beim Öffnen des Dialogs schon vollständig verfasst.

Die Empfänger E-Mail-Adresse ergibt sich - sofern gegeben - aus der am Kontakt hinterlegten E-Mail-Adresse oder E-Mails die zuvor auf diesen Projekt verfasst wurden.

Als Bcc-Empfänger (Blindkopie) wird automatisch der angemeldete Benutzer vorgeschlagen, als Betreff der Dokumententyp sowie die Dokumentennummer.

Der vorgeschlagene Nachrichtentext kann hier angepasst werden.

Wurden Textbausteine wie Signaturen, oder verschiedene Anschreiben im System hinterlegt, können diese rechts oberhalb des Nachrichtentextfelds ausgewählt und hinzugefügt werden. Auch in E-Mails können Variablen verwendet werden.

HTML-Tags oder Bilder werden hier nicht unterstützt.

Die E-Mail enthält automatisch das PDF des entsprechenden Dokuments als Anhang. Es können darüberhinaus per Drag & Drop weitere Anhänge - z.B. eine Stundenliste - ergänzt werden:

Was passiert beim Versand?

Das Dokument kann über die gelbe "Senden"-Schaltfläche gespeichert und gleichzeitig abgesendet werden.

Das Dokument wird an den bzw. die Empfänger gesendet. Unser Finanzdokument - hier eine Ausgangsrechnung - wird als pdf an dieses Dokument angehängt.

Wird ein Dokument dann aus dem System versendet wird automatisch der Status geändert.

a) bei Ausgangsrechnungen und Gutschriften auf "versandt" b) bei Kostenvoranschlägen auf "wartet auf Freigabe"

Eine gesendete E-Mail zeigt in der Liste ihren Status: - Entwurf - versendet - erfolgreich zugestellt - Versand fehlgeschlagen - durch Empfänger geöffnet - als Spam markiert

Die letzten beiden Stati (geöffnet, sind abhängig davon ob der E-Mail-Server des Empfängers diese Informationen an uns zurückmeldet.

Ein Dokument kann mehrmals versendet werden. Eine E-Mail kann auch zunächst nicht versendet sondern nur als Entwurf gespeichert werden.

Versand eines Links

Über die Schaltfläche "Link zur Druckversion per Email senden" öffnet sich - sofern ein E-Mail-Programm auf deinem Computer installiert ist - eine E-Mail die einen Link zur Druckversion dieses Dokuments enthält. Diesen Link kannst du versenden. Der Empfänger benötigt keine Zugangsdaten um diesen Link zu öffnen.

Speichern und versenden eines PDFs ausserhalb des Systems

Wir empfehlen generell den Versand der Druckversion als PDF-Dokument da ein Anhang höhere Verbindlichkeit für den Kunden hat und später ggf. auch Offline in seinem E-Mail-Programm auffindbar ist.

Nach dem Öffnen der Druckversion kann das PDF einfach über das Browser-Menü (Datei > Speichern unter bzw. Ablage > Speichern unter) auf dem Computer gespeichert werden und anschliessend auf einem beliebigen digitalen Kanal oder ausgedruckt per Post versendet werden.

DNS-Einstellungen