Gutschrifts- und Rechnungsnummern

Best Practice bei Rechnungen

Die Nummern setzen sich zusammen aus <RG-Präfix>-<Kundenkürzel>-<vierstelliges Jahr>-<dreistellige durchlaufende Zahl>

RG-TUI-2018-012 RG-BAB-2019-001

Die dreistellige durchlaufende Zahl der Rechnung beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als 999 Rechnungen an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig.

Vorteile dieses Musters

• Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet

• Das Präfix unterscheidet zwischen Rechnung und Kostenvoranschlag

• In einem Dateisystem sortieren sich nach Rechnungsnummer benannte Dateien automatisch nach Kunde, Jahr und durchaufender Nummer

• Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis


• Rückschlüsse des Kunden auf den Agenturumsatz sind nicht möglich

• Wenn Kundenkürzel in der Agentur etabliert sind, lässt sich leicht danach suchen

Nummernkreise bei Rechnungsnummern

Ausserdem erlaubt die Agentursoftware das Führen von Rechnungsnummern in sogenannten Rechnungsnummernkreisen. Ihr könnt beispielsweise für jeden Kunden einen eigenen Rechnungsnummernkreis öffnen. So wird für den Kunden nicht aus der Rechnungsnummer erkennbar, ob und wieviele Rechnungen ihr anderen Kunden stellt. Das deutsche Steuerrecht erlaubt das führen solcher Rechnungsnummernkreise.

Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben.