Was sind Wiedervorlagen?

Wiedervorlagen sind ein wichtiges Werkzeug, um im Agenturalltag den Überblick zu behalten.In der Agenturverwaltung erfüllen Wiedervorlagen den Zweck einer Erinnerungen für einen Benutzer.

Sie können z.B. in Kontakten, Projekten oder Finanzdokumenten angelegt werden und erinnern dann zum gewünschten Zeitpunkt die entsprechende Person mit einer Benachrichtigung, die im Menüpunkt "Wiedervorlagen" auftaucht.

Anwendungsszenarien Ein Kunde bittet um 6 Wochen Zeit für die Freigabe eines Angebots, der Projektleiter könnte sich selbst eine Wiedervorlage in sechs Wochen einstellen, die ihn an das Nachfassen zu diesem Kostenvoranschlag erinnert. Ein Neugeschäftskontakt mit dem wir heute telefoniert haben, kann zur Zeit keine Entscheidung für einen Auftrag herbeiführen, da er noch auf andere Entwicklungen in seinem Unternehmen warten muss. Er bittet aber um einen Rückruf in vier Monaten. Wir können diesen Kontakt z.B. unserem Vertriebschef in vier Monaten mit einer Notiz über unser heutiges Gespräch automatisiert wiedervorlegen. Bestimmte Nutzungsrechte für die Musik eines Films, den wir für einen Kunden produziert haben läuft in 2 Jahren aus, es ist davon auszugehen, dass der Kunde die Nutzung des Films (und damit der Musik) verlängern möchte. Der Projektleiter legt sich eine Wiedervorlage auf einen geeigneten Zeitpunkt - z.B. in 22 Monaten - um daran erinnert zu werden, dass er dem Kunden rechtzeitig die Neulizensierung anbieten kann. Ist der Projektleiter zu diesem Zeitpunkt nicht mehr im Unternehmen, geht die Wiedervorlage automatisch an seinen Nachfolger über.

Eine Wiedervorlage kann für man einerseits für sich selbst angelegen, um sich beispielsweise an einen Termin zum Nachhalten eines noch nicht freigegebenen Kostenvoranschlags zu erinnern. Alternativ kann man eine Wiedervorlage aber auch einem anderen Teammitglied zuweisen, um diesem auf eine Frist oder einen notwendigen Prozessschritt oder eine Aufgabe hinzuweisen oder das Teammitglied einfach zu informieren.

Tipp: Wiedervorlagen als Gesprächsprotokoll nutzen In vielen Fällen kann es Sinn machen, einen rein informativen Eintrag in den Wiedervorlagen zu hinterlegen, ohne ihn tatsächlich an jemanden wiedervorzulegen.

Beispiele: "Anrufversuch am 28.04, nicht erreicht" "Max Muster hat das Unternehmen im Juli verlassen." "Sind nicht an Content Marketing interessiert"