Benutzer anlegen und löschen
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Die Stammdaten einer MitarbeiterIn bestehen im Wesentlichen aus Name und E-Mail-Adresse.
Auf der rechten Seite finden sich Funktionen ...
... um die BenutzerIn per E-Mail zum System einzuladen. Sie erhält dann eine E-Mail um ihr Passwort setzen zu können.
... um der BenutzerIn eine Passwort-Vergessen E-Mail zu senden. Sie erhält dann eine E-Mail mit einem Link unter dem sie ihr Passwort für Die Agenturverwaltung neu setzen kann. Wird die NutzerIn eingeladen erhält er per Email einen transaktionalen Link zu einer Seite auf der er sein Passwort setzen kann.
Der Nutzer sollte dies selbst tun, damit das Passwort nur ihm bekannt ist.
Anschliessend kann er sich mit seiner im System hinterlegten E-Mail-Adresse und diesem Passwort am System anmelden.
... um sich mit dieser BenutzerIn am System anzumelden. Diese Option steht natürlich nur Administratoren zur Verfügung.
... um eine NutzerIn zu löschen und all ihre Verantwortlichkeiten ggf. an ihre NachfolgerIn zu übertragen. Siehe Video weiter oben.
In den Profileinstellungen kann eine NutzerIn selbst
ein Avatarbild auswählen oder hochladen
ihre E-Mail-Signatur für ausgehende E-Mails hinterlegen
eine Signatur-Grafik-Vorlage herunterladen und anschliessen die Grafik mit der darauf platzierten grafischen Signatur hochladen (sie wird dann an alle Dokumente angehängt, für die diese NutzerIn verantwortlich ist.
System-Benachrichtigungen via E-Mail an- und ausschalten.
System-Benachrichtigungen via Slack an- und ausschalten, sofern eine Slack-Integration genutzt wird
Im Reiter Berechtigung kann die NutzerIn einer oder mehreren Benutzergruppen zugewiesen werden.
Aus diesen Benutzergruppen ergeben sich die Berechtigungen dieser NutzerIn. Dabei werden die Rechte aus mehreren Gruppen miteinander aufaddiert.
D.h. wenn sie in der Gruppe "Buchhaltung" und der Gruppe "Zeiterfassung" ist, bekommt sie die Rechte beider Gruppen.
Ist sie in der Gruppe der Administratoren, hat sie Vollzugriff auf alle Daten des Systems und kann auch selbst die Berechtigungen andere ändern.
Um zu überprüfen, ob du einer NutzerIn die korrekten Berechtigungen vergeben hast, kannst du dich im Reiter Stammdaten mit dem Button "Als dieser Benutzer am System anmelden" direkt als diese Nutzerin ins System gehen. Du siehst dann nur, was diese NutzerIn sieht und hast nur die Rechte dieser NutzerIn. Nach der Überprüfung kannst du über den Avatar oben rechts über den Button "Zurück zu meinem Benutzerkonto" den angemeldeten Nutzer auf dich (mit deinen Berechtigungen) zurück ändern.
In diesem Reiter können die Zeiterfassungsfunktionen einer Nutzerin definiert werden. Das kann z.B. "Art Direktion" und "Frontend-Development" sein.
Eine Person kann mehrere Funktionen haben. Die zugewiesenen Funktionen lassen sich sortieren. Auf dieses Weise wird später in der Zeiterfassung auf das Auswahlfeld der Funktionen bespielt.
Die oberste Funktion der Liste, ist automatisch für diese Person voraugewählt.
Tätigkeiten sind in der Zeiterfassung üblicherweise optional, man kann sie jedoch auch Unternehmensweit zu einem Pflichtfeld machen.
Eine Tätigkeit in der Liste der Tätigkeiten, die einer NutzerIn zugewiesen sind, kann durch den kleinen Toggle als vorausgewählt gekennzeichnet werden. D.h. wenn die NutzerIn einen neuen Zeiterfassungseintrag erstellt, ist das Feld Tätigkeit bereits ausgefüllt.