Die Positionsliste
In der Positionsliste eines Finanzdokuments (bspw. eines Kostenvoranschlags) werden die Positionen oder Leistungen des Auftrags aufgelistet.
Positionsgruppen
Eine Positionsliste besteht aus beliebig vielen Positionen, welche in Positionsgruppen gegliedert sind.
Ein Beispiel:
Konzeption
Shooting Keyvisuals 4200,- EUR
Tonalität definieren 1800,- EUR
Realisation
4 Banner-Layouts 2500,- EUR
8 Headlines 3500,- EUR
Positionen
Eine Position besteht dabei aus einer Positionsbezeichnung (bspw. "Projektmanagement"), und
a) entweder einer Anzahl und Einheit (bspw. 2 Stunden) und einem Einzelpreis, welcher sich aus der hinterlegten Einheit -z.B. einem Stundensatz - und dem Einzelpreis ergibt (z.B. "4 Stunden zu 85 EUR" oder "300 Kopien zu 0,25 EUR")
b) oder aus einem Pauschalpreis (z.B. "Layout-Erstellung 1.500 EUR").
Beispiele Art Director 3 Tage zu 620,- EUR Logo Rebrush 6.500,- EUR Messe Hotel 4 Nächte zu 420
Zwei Arten von Positionen: Agentur- und Fremdleistungen
Eine Agenturleistungsposition beschreibt entweder eine konfigurierte Funktion der Agenturpreisliste oder ist eine "Sonstige Agenturleistung". Sonstige Agenturleistungen werden verwendet, wenn für eine zu erbringende Leistung mehrere Funktionen benötigt werden (z.B. Texter & Grafiker), diese aber nicht explizit in der Positionsliste aufgeführt werden sollen. Dies ist bspw. der Fall, wenn Pakete wie "Content-Erstellung" als Position aufgeführt werden sollen. Positionen aus konfigurierten Funktionen der Agenturpreisliste referenzieren immer auf jeweils eine Funktion (z.B. Grafikdesign), bei "Sonstigen Agenturleistungen" ist dies optional.
Eine Fremdleistungsposition setzt sich ebenfalls aus einer Positionsbezeichnung, Anzahl, Einheit und Einzelpreis zusammen. Im Gegensatz zur Agenturleistung kann hier keine Funktion referenziert werden.
Fremdleistungspositionen repräsentieren üblicherweise von der Agentur eingekaufte Leistungen, z.B. Filmproduktionen oder Media-Volumen. Ob für den Kunden ersichtlich sein soll ob eine Position Agentur- oder Fremdleistung ist, kann unter "Druckversionseinstellungen" konfiguriert werden.
Am Ende der Positionsliste werden die Summen der Agenturleistungen und Fremdleistungen sowie eine Gesamtsumme angezeigt.
Übrigens: Verfügt ein Dokument nur über Agenturleistungen oder nur über Fremdleistungen, werden die Preise einspaltig dargestellt.
Fremdleistungen müssen dem Kunden nicht als solche angezeigt werden Wenn ihr dem Kunden nicht transparent machen möchtet, welche Leistungen ihr für ihn einkauft und welche ihr selbst liefert, könnt ihr im Reiter "Druckversionseinstellungen" des jeweiligen Dokuments einfach das Kästchen "Fremdleistungen nicht explizit ausweisen" aktivieren. Das ausgedruckte Dokument zeigt dann keine Unterscheidung zwischen Agentur- und Fremdleistung an. Im Hintergrund habt ihr aber trotzdem budgetiert, welche Leistungen ihr im Haus liefern werdet und welche von Dienstleistern eingekauft werden.
Positionslisten übersichtlich gestalten
Gerade in größeren Projekte, welche in Teilaufgaben unterteilt werden und bei denen verschiedenste Agenturfunktionen und Fremdleistungen aufgeführt werden, kann die Positionsliste schnell unübersichtlich werden.
Da Kostenvoranschläge auf Kundenseite vor Freigabe häufig mehrere Stationen durchlaufen, lohnt es sich die Positionsliste so zu gestalten, dass diese logisch gegliedert und schnell zu erfassen ist, schliesslich erzählen wir eine Geschichte, die wir dem Kunden verkaufen möchten.
Die Agenturverwaltung hilft bei der Erstellung solcher Dokumente:
Gliederung in Positionsgruppen: Läuft ein Projekt in Phasen ab oder setzt sich aus verschiedenen Teilen zusammen, kann die Positionsliste in verschiedene Positionsgruppen aufgeschlüsselt werden. Auch Positionsgruppen verfügen über die Möglichkeit einen einleitenden Text zu verfassen, der die Ziele der erbrachten zusammenfassen kann.
Positionen beschreibend benennen: Hilf dem Leser zu verstehen, was sich hinter einer Position verbirgt. Dafür können gliedernde Textfelder wie z.B. die Detailbeschreibung im Reiter Details einer Position geeignet sein.
Positionen aus einem anderen Dokument importieren
Seitenumbrüche
Seitenumbrüche werden im PDF angeeigneter Stelle automatisch erzeugt. Manchmal kann es zum Zweck er besseren Gliederung Sinn machen manuell Seitenumbrüche einzufügen.
Dabei gibt es vier Möglichkeiten
a) ganz oben vor der Kopfbemerkung b) zwischen Positionen einer Positionsgruppe (die Schaltfläche befindet sich jeweils am Ende einer Positionsgruppe) c) zwischen Positionsgruppen (die Schaltfläche befindet sich ganze unten neben der Schaltfläche "Neue Positionsgruppe") d) ganz unten vor der Fußbemerkung
Die Seitenumbrüche zwischen Positionen und zwischen Positionsgruppen können per Drag & Drop verschoben werden.
Exkurs: Produkte, Stunden- oder Tagessätze kalkulieren?
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