Kostenvoranschläge

Filter in der Liste der Kostenvoranschläge

Die Liste der Kostenvoranschläge lässt sich über Filter oberhalb der Liste einschränken.

Suche mit Wildcards *

Die Suche erlaubt das Suchen nach Dokumenten-Nummer, Projektnummer, Daten in der Anschrift und im Betreff des Dokuments. Mit dem Asterisk (*) können auch Wildcard-Suchen durchgeführt werden im abgebildeten Beispiel kann ich z.B. durch die Eingab des Suchbegriffs AFE*19 Alle Dokumente finden in denen "AFE" gefolgt von "19" vorkommt. Wir hätten hier z.B. einen Suchtreffer beim ersten Dokument

Suche nach Verantwortlichem

Über diesen Filter kann ein Nutzer ausgewählt werden und die Liste zeigt dann nur die Dokumente dieses Nutzers. Der Filter beinhaltet auch den Eintrag "Meine Kostenvoranschläge".

Suche nach Status

Dieser Filter schränkt die Liste nach Dokumenten ein, die sich in einen bestimmten Status befinden.

Filter-Einstellungen werden bis zur nächsten Anmeldung am System gespeichert.

Diese Prozessschritte kann ein Kostenvoranschlag durchlaufen

in Bearbeitung

Dieses Dokument wird zur Zeit erstellt oder gerade geändert, es wird in keiner Auswertung mit berücksichtigt.

wartet auf interne Freigabe

Dieses Dokument ist fertiggestellt, wartet aber noch auf die Freigabe - z.B. durch einen Client Service Director bevor es an den Kunden gesendet werden kann.

wartet auf Versand

Dieses Dokument wurde intern überprüft und kann nun an den Kunden gesendet werden.

wartet auf Freigabe

Dieses Dokument wurde an den Kunden gesendet und wartet auf Feedback durch den Kunden.

Freigabe

Dieser Kostenvoranschlag ist durch den Kunden freigegeben worden. Die Umsetzung kann starten. Das Budget des Dokuments wird dem Projektbudget zugerechnet sofern das Projekt nicht Geplante Budgets verwendet. Ein Kostenvoranschlag zu dem bereits eine Akonto-Rechnung erstellt wurde verbleibt im Status "Freigabe". In der Liste der Kostenvoranschläge ist in einem Fortschrittsbalken ersichtlich, welcher Anteil der Gesamtsumme bereits in Rechnung gestellt wurde.

wartet auf Abrechnung

Die Umsetzung der Leistungen aus diesem Kostenvoranschlag ist abgeschlossen. Das Dokument kann abgerechnet werden.

wartet auf Verrechnung

Die Umsetzung der Leistungen aus diesem Kostenvoranschlag ist abgeschlossen. Das Dokument kann gegen Guthaben verrechnet werden.

abgerechnet

Die Schlussrechnung wurde zu diesem Kostenvoranschlag erstellt.

gegen Guthaben verrechnet

Der Kostenvoranschlag wurde verrechnet, er gilt damit als abgerechnet.

nicht realisiert

Dieser Kostenvoranschlag wurde nicht realisiert. Dieser Status eignet sich wenn ein Kunde eine Änderung des Angebots wünscht. Der Projektleiter kann es dann auf "nicht realisiert" setzen, eine Kopie des Dokuments erzeugen, die gewünschten Änderungen vornehmen und es erneut an den Kunden senden. Auf diese Weise wird a) der Fortschritt der Verhandlung dokumentiert b) für jede Version eine neue eindeutige Nummer erzeugt damit es später keine Missverständnisse gibt welcher Teil des Angebots denn nun freigegeben war.

Hinweis: In deinem Unternehmen sind eventuell nicht alle Prozessschritte aktiviert. Sprich den Kundenservice an, wenn du daran etwas ändern möchtest: [email protected]

In der Liste der Kostenvoranschläge kann auf einen Blick erkannt werden, in welchem Status sich ein Dokument befindet:

Freigabe: Unter welchen Umständen wir das Budget eines KVs berücksichtig oder nicht?

In Berichten und Kennzahlen findet das Budget eines KVs dann Berücksichtigung, wenn der Status eier der folgenden ist:

• Freigabe

• Auftragsbestätigung

• wartet auf Abrechnung

• wartet auf Verrechnung

• abgerechnet

• gegen Guthaben verrechnet

Einstellung am einzelnen Kostenvoranschlagsdokument

Steht ein Kostenvoranschlag im Status "wartet auf Freigabe" kann in einem Zusatzfeld die Freigabe-Wahrscheinlichkeit definiert werden:

Voreinstellungen

Ist die Freigabe-Wahrscheinlichkeit auf "sicher" eingestellt, wird das Budget eines auf Freigabe wartenden Kostenvoranschlags in allen Berichten und Kennzahlen mitberücksichtigt.

In Einstellungen > Finanzen > Kostenvoranschlag kann auch eingestellt werden, wie die Freigabe-Wahrscheinlichkeit standardmässig beim Erstellen eines neuen Dokuments voreingestellt sein soll.