Abrechnung von Kostenvoranschlägen

In diesem Video erläutern wir die gängigsten Abrechnungsprozesse in einer Agentur. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach über das Video hinweg.

Einzelne Positionen eines Kostenvoranschlags als abrechenbar markieren

Manuelles Erstellen einer Ausgangsrechnung

Die einfachste Form der Abrechnung ist das manuelle Erstellen einer Ausgangsrechnung. Nachdem unser Projekt abgeschlossen ist, erstellen wir eine Rechnung und stellen diese dem Kunden zu. Diese Methode ist einfach, birgt aber auch Nachteile:

• Einerseits hat der Kunde keinen Kostenvoranschlag erhalten oder freigegeben.

• Andererseits profitiert diese Methode nicht von irgendeiner Form der Automation. Das heißt, ich erstelle die Rechnung nach jedem Projekt von Hand.

Abrechnung eines Kostenvoranschlags

Üblicherweise erstellen wir einen Kostenvoranschlag und der Kunde gibt diesen frei. Im nächsten Schritt erstellen wir ein Projekt und fügen diesem den Kostenvoranschlag hinzu. Initial können wir eine Akonto-Rechnung, also eine Anzahlung, auf einen Teil der Angebotssumme stellen. Das kann zum Beispiel ein fixer Betrag sein oder ein prozentualer Anteil.

Im Laufe des Projekts werden Arbeitszeiten und Fremdleistungen erfasst. Am Ende erstellen wir eine Schlussrechnung, die die ggf. zuvor gestellte Akonto-Rechnung zum Abzug bringt. Bei diesem Schritt unterstützt uns die Agenturverwaltung, ermittelt den verbleibenden Rechnungsbetrag und referenziert die zuvor gestellten Akonto-Rechnungen und ggf. auch den Kostenvoranschlag für den Kunden.

Wiederkehrende Leistungen im Rahmen einer Retainer-Vereinbarung

Die Abrechnung von wiederkehrenden Leistungen im Rahmen einer Retainer-Vereinbarung findet zum Beispiel dann Anwendung, wenn wir mit einem Kunden eine Rahmenvereinbarung haben, in der wir zum Beispiel monatliche Teilsummen abrechnen.

Dabei gibt es drei Möglichkeiten:

Bei der monatlichen Abrechnung nach Aufwand stellen wir am ersten eines Monat jeweils die angefallenen Leistungen des Vormonats in Rechnung. Das beinhaltet alle Stunden, die angefallen sind und alle Fremdleistungen. Die Agenturverwaltung unterstützt uns dabei, indem sie automatisch anhand von Zeiterfassungsdaten und angefallenen Fremdleistungen eine Rechnung an Kunden erstellt.

Bei der pauschalen monatlichen Abrechnung wird jeden Monat der gleiche Betrag, also eine Pauschale, zum Beispiel ein Zwölftel des Jahresbudgets abgerechnet. In diesem Fall kann die Rechnung entweder aus einer Vorlage oder aus der Rechnung des Vormonats kopiert werden. Im Projekt wird mir gegenübergestellt, welche Leistungen bislang angefallen sind und wie sie sich zu den bereits abgerechneten Pauschalen verhalten.

Zur Abrechnung eines Etats mit verschiedenen Projekten greifen wir auf ein Konstrukt zurück, das aus einem großen Kostenvoranschlag besteht, dessen Leistungen aber auf verschiedenen Projekten erfasst werden und damit einzeln auswertbar sind.

Ein Beispiel:

Die Turnschuhmarke "Rerun" beauftragt uns mit einer neuen Webseite für sein Unternehmen, der Erstellung von Banner-Motiven, und einer Reihe von Landingpages. Wir legen dazu einen Etat "Rerun Digital" an. In diesem Etat erzeugen wir als erstes eine Projekt mit dem Namen "Accounting". Es dient lediglich als Container für unseren Kostenvoranschlag (der alle Teile der Rerun Digital Kampagne beinhaltet). Initial erstellen wir auch einen Akonto-Rechnung, also eine Anzahlungsrechnung an den Kunden. Anschliessend legen wir die Projekte "Webseite", "Banner" und "Landingpages" an.

Warum? Wir können die auf diese Projekte anfallenden Agentur- und Fremdleistungen separat voneinander überprüfen. Der Etat "Rerun Digital" gibt uns Auskunft darüber, ob die gesamte Kampagne profitabel abgewickelt wird, die einzelnen Projekte erlauben uns einen detaillierten Blick auf die einzelnen Kampagnenteile.

Soll der gesamte Etat am Ende abgerechnet werden, öffnen wir das Projekt "Accounting" im Etat "Rerun Digital", das wir am Anfang angelegt haben. Wir rechnen den sich darin befindlichen Kostenvoranschlag ab. D.h. das Budget und der Umsatz entfallen auf das Accounting Projekt, alle Kosten, also Fremdleistungen und Agenturleistungen entfallen auf die einzelnen Kampagnenteile/Projekte.

Kann es passieren dass Fremdleistungen doppelt abgerechnet werden?

Beispiel 1

Ich habe eine Fremdleistungsposition in einem KV …

… und habe diese bereits in einer Teilleistungsrechnung abgerechnet

… und erstelle nun die Schlussrechnung

… dann wird die Position zwar erneut wie in der Teilleistungsrechnung aufgeführt, die Gesamtsummen der einzelnen zuvor gestellten Teilleistungsrechnungen unten jedoch wieder abgezogen.

Beispiel 2

Ich habe eine Fremdleistungsposition in einem KV …

… und habe zuvor manuell eine Ausgangsrechnung ohne Bezug zum KV erstellt, in der ich diese Fremdleistungsposition über „Neue Fremdleistung“ reingeklickt habe

… und erstelle nun die Schlussrechnung zum KV

… dann wird die Position zwar erneut wie im KV nur mit dem Preis der Fremdleistung aufgeführt, unterhalb der Netto-Summe wird die in der manuell erstellten Rechnung abgerechnete Fremdleistung jedoch wieder abgezogen.

Beispiel 3

Ich habe eine Fremdleistungsposition in einem KV …

… und erstelle eine Schlussrechnung aus dem KV

… und erstelle dann noch eine Schlussrechnung aus dem KV

… dann wird die Position zwar erneut wie im KV nur mit dem Preis der Fremdleistung aufgeführt, unterhalb der Netto-Summe wird die in der manuell erstellten Rechnung abgerechnete Fremdleistung jedoch wieder abgezogen.

Es erfolgt also in keinem der Fälle eine doppelte Abrechnung von Fremdleistungen.