Kennzahlen und Begriffe
Woraus setzt sich ein Budget zusammen und was sind Fremdleistungen und Agenturleistungen? Und welche Kennzahlen werden daraus ermittelt? Diese Fragen werden euch auf dieser Seite beantwortet.
Beginnen wir mit der Klärung der wichtigsten Begriffe: Budget, Agentur- und Fremdleistung.
Budget
Ein Budget beschreibt eine Geldsumme, welcher mit einem Kunden für ein Projekt oder Etat vereinbart wurde. Häufig ergibt sich das Budget aus einem oder mehreren Kostenvorschlägen. In einigen Projekten ergibt sich das Projekt-Budget als Teil eines übergeordneten Etat-Budgets oder wird formlos per E-Mail oder am Telefon freigegeben.
Ganz egal, wie ein Budget zustande kommt: Es beschreibt die Geldsumme, welche für die zu erbringenden Leistungen die im Projekt definiert wurden zur Verfügung steht.
Kosten
Dem gegenüber stehen Kosten, welche im Verlauf eines Projekts anfallen. Das sind zum Einen Fremdleistungen, also Leistungen externer Dienstleister und Lieferanten. Zum Anderen Agenturleistungen, also Leistungen die die Mitarbeiter der Agentur in die Zeiterfassung eingeben.
Fremdleistungen
Fremdleistungen sind projektbezogene Kosten externer Dienstleister und Warenlieferanten. Sie entstehen in der Agenturverwaltung nachdem ein Lieferant eine Eingangsrechnung an uns sendet. Der Wert dieser Eingangsrechnung wird dann auf ein (oder mehrere) Projekte gebucht.
Erst im Zusammenhang mit einem Projekt wird aus dem Wert einer Eingangsrechnung eine Fremdleistung. Die monatliche Rechnung eines Übersetzungsbüros in Höhe von 600,- EUR verteilt sich beispielsweise auf drei Fremdleistungen: 1. 220,- EUR für das Projekt "Landingpage" des Kunden A 2. 300,- EUR für das Projekt "Content-Service" des Kunden B 3. 80,- EUR für das Projekt "Facebook-Anzeigengruppe" des Kunden B
Beispiele für Fremdleistungen
Dienstleistungen
Es gibt aber auch andere Formen von Fremdleistungen, wenn beispielsweise Teile einen Auftrags als Gewerk an einen Subunternehmer - z.B. Druckereien, Lektoratsbüros, Übersetzungsservices, Mobilitäts- und Reisedienstleister, Fotografen, Musiker - vergeben werden. In diesem Fall wird Leistungsumfang mit dem Dienstleister abgestimmt, dieser erstellt einen Kostenvoranschlag, erbringt im Projektverlauf die Leistung und wird dafür bezahlt. Auch diese anfallenden Kosten werden als Fremdleistungen bezeichnet.
Freie Mitarbeiter
Kosten für Freelancing oder Leiharbeit, bei der ein Einzelunternehmer oder eine anderes Unternehmen eurer Agentur Arbeitsleistung zur Verfügung stellt, werden im Regelfall nach Aufwand auf Stundenbasis abgerechnet.
Erfasst ein Freier Mitarbeiter gleichzeitig auch Zeit in der Zeiterfassung der Agenturverwaltung, wird seine Rechnung kostenneutral auf unserem Projekt erfasst, damit der Leistung nicht doppelt im Projekt anfällt.
Waren
Die dritte Form der Fremdleistung sind Einkauf von Materialien oder Lizenzen. Die einzukaufenden Assets sind hier stark abhängig von eurem Geschäft und reichen vom Stock-Image bis zu Druckmaterial für die Fertigung von Print-Produkten.
Agenturleistungen
Die zweite Kostenart sind Agenturleistungen, also angefallene Arbeitszeit durch Mitarbeiter eurer Agentur. Die Arbeitszeit wird in der Zeiterfassung festgehalten.
Abgerechnet werden Agenturleistungen gegenüber Kunden abhängig vom Projekt-Setup
a) nach Aufwand und Stundensatz (Dienstleistungsvertrag) oder b) pauschal (Werkvertrag).
Rohertrag (oder Deckungsbeitrag) und Ergebnis
Abschließend noch zwei wichtige Berechnungsgrößen, um den betriebswirtschaftlichen Projekterfolg zu betrachten: Rohertrag und Ergebnis.
Die Rohertrag berechnet sich aus dem Budget abzüglich aller Fremdleistungen und beschreibt somit den Teil des Budgets, von dem die Agentur lebt.
Zur Berechnung des Ergebnisses werden die Agenturleistungen vom Rohertrag abgezogen. Es verbleibt der Geldwert, welcher als Ergebnis, Gewinn oder Marge für das jeweilige Projekt verbleibt.
Exkurs
Tipp: Frühzeitig erkennen ob ein Projekt erfolgreich verlaufen wird
In diesem Artikel haben wir drei Indikatoren für eine Überlieferung und vier Wege ihr Vorzubeugen aufgezählt: https://www.dieagenturverwaltung.de/blog/projekt-erfolg-kontrollieren/
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