Auftragsnummern

Warum Auftragsnummern

Wenn ihr Lieferanten mit den Lieferantenaufträgen der Agenturverwaltung beauftragt, vergibt das System automatisch eine Auftragsnummer.

Im Auftrag wird der Lieferant darauf hingewiesen, diese Auftragsnummer bei Rechnungslegung auf seiner Rechnung zu hinterlegen.

Die KI der Agenturverwaltung erkennt diese Auftragsnummer dann bei der Erfassung und kann die Eingangsrechnung vollautomatisch

a) dem Projekt zu dem sie gehört und

b) der Kostenvoranschlagsposition aus der der Auftrag hervorgegangen ist

zuordnen. Selbst der Kostentyp - also die Information ob die Rechnung später gegen eine Pauschale eures Kunden läuft oder 1:1 weiterberechnet wird wird bei der Beauftragung bereits definiert so dass die die Lieferantenrechnung später anhand der Auftragsnummer vollständig von selbst verbucht.

Das empfohlene System für Auftragsnummern ist einfach:

Beispiel für eine Auftragsnummer PO-2023-0001

Dabei wird PO (für Purchase Order) vorangestellt, und anschliessend das laufende Jahr sowie eine in diesem Jahr durchlaufende Nummer verwendet.

Das Präfix PO sorgt dafür, dass Lieferantenaufträge schon anhand der Nummer von anderen Dokumenten wie etwa Rechnungen oder Kostenvoranschlägen unterschieden werden können.

Auf diese Weise sortieren sich Lieferantenauftragsnummern automatisch alphanumerisch (z.B. in Dateisystemen) und können auch als Dateinamen verwendet werden, da sie keine Sonderzeichen wie etwa Rauten oder Schrägstriche enthalten.