Berechnung des internen Mitarbeiterkostensatzes

Auf dieser Seite machen wir einen Vorschlag, wie ihr den Mitarbeiterkostensatz - also den internen Stundensatz jedes einzelnen Mitarbeiters - ermitteln könnt.

Spoiler: Er liegt in den meisten Unternehmen zwischen 45 und 80 EUR.

Vorneweg: Wir sind keine Wirtschaftsprüfer und dies ist keine Finanzberatung, die Zahl sollte besser von eurer Steuerberatung errechnet werden. Je höher sie ist, desto konservativer ist der Wert. Es kann also Sinn machen, die Zahl höher anzusetzen als der Wert den ihr errechnet habt.

Eine Faustregel könnte sein:

Alle Overhead-Kosten : Anzahl der Stunden des Teams = Kosten je geleisteter Stunde

Was sind Overhead-Kosten?

Unter Overhead-Kosten verstehst du alle allgemeinen oder indirekten Kosten deines Unternehmens, die nicht direkt einem einzelnen Kundenprojekt zugeordnet werden können. Sie fallen unabhängig davon an, ob gerade ein konkreter Auftrag erledigt wird oder nicht. Typische Beispiele hierfür sind:

• Personalkosten (z. B. Gehälter, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge für festangestellte Mitarbeitende oder Geschäftsführung, die nicht nur für Kundenprojekte arbeiten)

• Miete und laufende Kosten (z. B. für Büros oder Lager)

• Interne Events (z. B. Team-Building-Aktivitäten, Schulungen, Firmenfeiern)

• Fahrzeugflotte bzw. Firmenwagen

• Allgemeine Reise- und Werbekosten, die nicht direkt einem Kundenprojekt zugeordnet werden

• Verpflegung und Teeküche (z. B. Kaffee, Tee, Wasser und Snacks)

• Software-Lizenzen und andere interne Tools, die nicht projektbezogen sind

• Versicherungen und Beiträge zu Verbänden etc.

Wenn du es ganz genau machen möchtest, ergänzt du auch einen Schätzwert für:

• Abschreibungen solltest du in der Regel in die Overhead-Kosten mit aufnehmen, weil sie laufende Kosten widerspiegeln, die nicht nur bei konkreten Projekten anfallen.

• Steuern (sofern es sich nicht um durchlaufende Posten wie Umsatzsteuer handelt) kannst du je nach gewünschter Transparenz in deiner Kalkulation durchaus mitberücksichtigen, entweder direkt als Overhead-Kosten (z. B. Gewerbesteuer) oder indirekt als Teil deiner Gewinnmarge (z. B. Einkommens-/Körperschaftsteuer).

Diese Aufwendungen müssen alle finanziert werden und schlagen sich daher in einem internen Stundensatz nieder, um sicherzustellen, dass die gesamten Betriebskosten gedeckt sind.

Für welchen Zeitraum ermitteln wir den Stundensatz?

Ihr könnt den Kostensatz also nur retrospektiv ermitteln - und zwar für einen Zeitraum, den ihr selbst wählt. Damit ihr diesen Prozess nicht allzuoft durchlaufen müsst, empfehlen wir, die Werte nur einmal im Jahr zu ermitteln. Der Divisor "Anzahl der Stunden des Teams" muss dann natürlich für den gleichen Zeitraum (z.B. das letzte Jahr) ermittelt werden.

Wieviele Stunden arbeitet mein Team oder ein bestimmter Mitarbeiter denn?

Für deine Kostenstruktur ist es unerheblich, ob eine MitarbeiterIn voll mit Kundenprojekten ausgelastet ist, oder nicht. Solange sie auf deiner Gehaltsliste steht, entstehen im Zusammenhang mit ihr (Gehalt) und ihrem Arbeitsplatz entsprechende Kosten.

D.h. bei einer 50%-Teilzeitstelle sind das z.B.

(52 Wochen x 2,5 Tage) - 25 Tage (Urlaub) - 14 Tage (Krankheit) = 91 Tage x 8 Stunden = 728 Stunden vereinbarte Arbeitszeit

Individuelle Stundensätze oder eine durchschnittlicher Stundensatz für alle Mitarbeitenden?

Ihr könnt für alle Mitarbeitenden unabhängig vom Gehalt einen identischen Mitarbeiterkostensatz hinterlegen ...

Alle Overhead-Kosten : Anzahl der Stunden des Teams = durchschnittliche Kosten je geleisteter Stunde

...oder für jede Mitarbeitende anteilig einen eigenen Stundensatz errechnen. Die Overheadkosten werden dann ohne Brutto-Gehalt ermittelt.

Ihr addiert also zuerst mal alle Overhead-Kosten mit Ausnahme der Brutto-Gehälter und teilt diese durch die Summe der vereinbarten Stunden aller Mitarbeitenden, denn diese Kosten verteilen sich ja auf alle gleichermaßen.

( Alle Overhead-Kosten ohne Gehälter

x Anzahl der vereinbarten Stunden des Mitarbeitenden

: Anzahl der vereinbarten Stunden aller Mitarbeitenden

+ Brutto-Gehalt der zu betrachtenden Mitarbeitenden

)

: Anzahl der vereinbarten Stunden der zu betrachtenden Mitarbeitenden

= Individueller Mitarbeiterkostensatz der zu betrachtenden Mitarbeitenden

Verwende den Wert im Zweifelsfall lieber konservativ!

Da du gewisse Overhead-Kosten für die Zukunft oder das laufende Jahr vielleicht nicht exakt prognostizieren kannst - z.B. den Krankenstand einer Mitarbeitenden oder unvorhersehbare Kosten durch Rechtsberatung, Fehler von Mitarbeitenden im Einkauf etc. - kann es Sinn machen, den Wert grosszügig aufzurunden, damit nicht der Anschein entsteht, dass alles gut läuft.

Hinweis: Achte darauf, Kundenprojekte nicht nach diesem internen Kostensatz zu bewerten! Eure Kunden sollten den vereinbarten verkauften Stundensatz bezahlen, nicht den internen Stundensatz. Beispielrechnung: Ihr vereinbarte eine Leistung von 10 h zu 100 EUR = 1.000 EUR Der interne Stundensatz beträgt 50 EUR Wenn das Team jetzt statt der geplanten 10 Stunden nun 20 Stunden benötigt, habt ihr mit dem Projekt keinen Gewinn gemacht, sondern nur Kosten getragen. Wenn das Team 22 Stunden braucht, bringt ihr faktisch 100 EUR mit, um das Projekt zu Ende zu bringen.