Zahlungsfreigabe-Prozess konfigurieren

Die Projektzuordnung ist im Grunde bereits ein Prüfungs-Prozess durch die Projektleitung. Sollte ein Beleg nicht bezahlt werden, sollte das bereits hier auffallen.

Evtl. ist es in deinem Unternehmen üblich, dass neben der Projektleitung auch noch eine weitere Person eine Lieferantenrechnung prüft, bevor diese bezahlt werden darf (durch wiederum eine andere Person). Zu diesem Zweck gibt es den Status-Schritt "wartet auf Zahlungsfreigabe" für Eingangsrechnungen.

Ist er in deiner Instanz der Agenturverwaltung nicht verfügbar, kannst du dich beim Support melden, das ist eine kostenpflichtiges Zusatzfunktion.

1. Dann kannst du in den Prozessdefinitionen (Einstellungen > Prozessdefinitionen > Eingangsrechnungen) den Status „wartet auf Zahlungsfreigabe“ zunächst aktivieren (auf den On/Off-Toggle klicken ...

2. und anschliessen definieren, wer den Status einer Eingangsrechnung ändern darf (rechter Kasten), wenn diese auf "wartet auf Zahlungsfreigabe" steht. Das sollten nur die Personen sein, die eine Rechnung zur Zahlung freigeben dürfen (wenn es nur eine Person ist, dann sollte evtl. eine auch Vertretung, falls diese Person nicht verfügbar ist, definiert sein).

   
3. Dann kannst du zurück zur Übersicht unter Einstellungen > Prozessdefinitionen und noch den Statuswechsel konfigurieren: Wenn die Projektzuordnung vorgenommen wurde, soll die Rechnung automatisch auf „wartet auf Zahlungsfreigabe“ umspringen.

   
4. Wenn das alles so voreingestellt ist, erscheint im Reiter Zahlung einer Eingangsrechnung oder bei der Erfassung einer Eingangsrechnung im 2. Screen im Abschnitt "Zahlung" ein neues Feld „Wer erteilt die Zahlungsfreigabe?

   
5. Dort kannst du schon bei der Erfassung eintragen, wer dieses Dokument später zur Zahlung freigeben wird. Diese Person wird dann nach erfolgreicher Projektzuordnung durch eine Wiedervorlage benachrichtigt. Ist hier niemand ausgewählt, werden alle Personen, die eine Zahlung freigeben dürfen per Wiedervorlage benachrichtigt. Die erste Person dieses Kreises erledigt die Wiedervorlage auch für die anderen KollegInnen.

6. Die freigebende Person kommt also per Link in der Wiedervorlage zu der Rechnung die sie prüfen soll und bestätigt die Freigabe zur Zahlung einfach, indem sie den Status weiterschiebt, z.B. auf "wartet auf Buchung" um so der Buchhaltung zu signalisieren, dass die Rechnung a) bezahlt werden und b) an die Finanzbuchhaltung übergeben werden kann.