Etats
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Die Agenturverwaltung verwendet für die Abbildung der Auftraggeber-Seite drei hierarchische Ebenen: Kunde > Etat > Projekt.
Zu einem Kunden können ein oder mehrere Etats verwaltet werden. Innerhalb eines Etats kann es ein oder mehrere Projekte geben. Diese Seite behandelt die mittlere Ebene: den Etat.
Etats benötigen wir, um Gruppen von Projekten auswerten zu können. Außerdem sind im Etat die Stundensätze hinterlegt, die wir mit dem Kunden für verschiedene Arbeiten vereinbart haben. Damit ist es möglich, innerhalb eines Kunden auch verschiedene Preislisten für Stundensätze zu führen.
Ein Beispiel: Für einen Kunden legen wir einen Etat für die Social-Media-Betreuung im laufenden Jahr an, in dem die mit dem Kunden vereinbarte Stundensätze hinterlegt sind. Wir legen für die Plattformen Facebook und Twitter jeweils ein Projekt in diesem Etat an. Später im Jahr erstellen wir einen zweiten Etat "Webseite" mit verschiedenen Projekten, für die wir mit dem Kunden andere Stundensätze vereinbart haben, da diese Arbeiten nicht in den Rahmen des vereinbarten Servicevertrags fallen.
Ein weiteres Beispiel wäre die Neuverhandlung von Preisen bei der Verlängerung der Zusammenarbeit mit dem Kunden. Hier macht es Sinn, einen neuen Etat anzulegen und den Alten Etat zu schliessen sobald alle Projekte darin zu Ende geführt wurden.
Das heißt, wenn wir ein Projekt zu einem Kunden anlegen, landet das einfach in einem Standard-Etat "Projekte". Hier gilt für jedes Projekt dieses Kunden dann die gleiche Preisliste.
Ein Etat kann über den Status von aktiv auf geschlossen gestellt werden. Die im Etat definierten Projekte gelten dann unabhängig von deren Status auch als geschlossen. D.h. es können keine weiteren Arbeitszeiten oder Fremdleistungen darauf gebucht werden, neue Finanzdokumente wie Kostenvoranschläge, Gutschriften oder Rechnungen können auch nicht mehr für diese Projekte erstellt werden.
Der Status ruhend dokumentiert, dass ein Etat zur Zeit zwar nicht geschlossen ist, sich jedoch wie ein geschlossener Etat verhält, d.h. es können z.B. auf die Projekte des Etats keine Zeiten darauf gebucht werden.
