LogoLogo
  • Über dieses Handbuch
  • Video Tutorials
  • Erste Schritte
    • Briefpapier im Onboarding
    • Anmelden und Abmelden
    • Erste Grundeinstellungen
      • Hinterlegen der Unternehmensdaten
      • Funktionen: Die Standardpreisliste der Agenturleistungen
      • Nummernsysteme
        • Projektnummern
        • Kostenvoranschlagsnummern
        • Auftragsnummern
        • Gutschrifts- und Rechnungsnummern
        • Paginiernummern für Eingangsrechnungen
      • Briefpapier anpassen
    • Einstieg für Projektmitarbeiter
    • Einstieg für Projektmanager
    • Umgang mit Bestandsdaten
    • Anfrage an den Kundenservice stellen
  • Zeiterfassung
    • Meine Stundenliste
    • Zeiterfassung an Milestones von Projekten
    • Verbleibende Budgets beim Erfassen von Zeiten
    • Timer
    • Wochenansicht
    • Stundenkonto
    • Anwesenheitserfassung
    • Sperrung vergangener Zeiterfassungseinträge
    • Abwesenheiten
      • Abwesenheitskalender
      • Dashboard-Widget "Aktuelle Abwesenheiten"
      • Abwesenheitsvertretungen
      • Genehmigungen von Abwesenheiten
      • Resturlaub aus Altsystem übertragen
      • Prozess als Administrator umgehen
    • Datenschutzeinstellungen am Abwesenheitstyp
  • Was sind Wiedervorlagen?
    • So werden Wiedervorlagen angelegt
    • Wiedervorlagen beim Statuswechsel erstellen
    • Benachrichtigungen
  • Vorgänge
    • Meine Vorgänge
    • Vorgänge die ich beobachte
    • Wochenansicht der Vorgänge
  • Projektverwaltung
    • Kennzahlen und Begriffe
    • Agenturleistungen in der Projektverwaltung
    • Reporting in der Projektverwaltung
    • Finanzen in der Projektverwaltung
    • Dokumentenablage in der Projektverwaltung
    • Notizen in der Projektverwaltung
    • Kunden
      • Neuen Kunden anlegen
      • Etats & Projekte
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Vorlagen für Etat-Preislisten
      • Notizen
      • Wiedervorlagen
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Etats
      • Neuen Etat anlegen
      • Projekte eines Etats
      • Das Preislisten-Konzept
      • Etat-Preisliste bearbeiten
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Notizen
      • Wiedervorlagen
      • Etat-Einstellungen
        • Etat-spezifische Textbausteine
        • Etat-spezifische Druckversionseinstellungen
        • Projekt- und Honorarverträge konfigurieren
        • Vereinbarte Fristen
        • Zugriffsrechte
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Projekte
      • Projekte finden
      • Neues Projekt anlegen
      • Vorgänge zur Projektplanung verwenden
      • Report
      • Finanzen
      • Agenturleistung
      • Fremdleistung
      • Projektplanung
        • Budget-Planung
        • Kapazitätsplanung
        • Pre-Controlling
      • Abrechnungsautomation
      • Notizen
      • Zugriffsrechte
      • Wiedervorlagen
      • Projekteinstellungen
        • Projekteinstellungen: Budgets
        • Projekteinstellungen: Zeiterfassung
        • Projekteinstellungen: Benachrichtigungen
        • Projekteinstellungen: Zugriffsrechte
      • Abweichende Rechnungsanschrift
    • Kunde, Etat oder Projekt löschen
  • Finanzen
    • Allgemeines zu Finanzdokumenten
      • Dokumententitel
      • Tabellarischer Block im Dokumentenkopf
      • Die Positionsliste
        • Verwendung von Provisionen
        • Verwenden von Buyouts
        • Geplante Budgets an Kostenvoranschlagspositionen
        • Fremdleistungszuordnung
        • Verwendung von Kosten- und Erlöskategorien
      • Produktkatalog in der Positionsliste nutzen
      • Umsatzsteuer/ Mehrwertsteuer
      • Umsatzsteuer, Rabatte, Gesamtsummen
      • Druckversionseinstellungen
      • Dokument versenden
      • Dokument kopieren oder in anderes Dokument umwandeln
      • Dokumente löschen und stornieren
    • Kostenvoranschläge
      • Neuen Kostenvoranschlag erstellen
      • Umsatzsteuer im Kostenvoranschlag
      • Druckversionseinstellungen
      • Budgetplanung
      • Abrechnung von Kostenvoranschlägen
        • Akonto-Rechnung erstellen
        • Schlussrechnung erstellen
        • Periodische Teilabrechnung (Retainer)
        • Teilleistungsrechnung erstellen
        • Mehrere Kostenvoranschläge in einer Ausgangsrechnung abrechnen
      • Wiedervorlagen
    • Eingangsrechnungen
      • Neue Eingangsrechnung erfassen
      • Paginiernummern
      • Kostenkategorien & KSK
      • Zahlungsausgang verbuchen
      • Eingangsrechnung direkt an einen Kunden weiterberechnen
      • Fremdleistung auf Projekt buchen
        • Kostentypen von Fremdleistungen
        • Split-Buchung von Belegen mit mehreren Steuersätzen und Buchungskonten
        • Nutzungsrechte
      • Zahlungsfreigabe-Prozess konfigurieren
    • Ausgangsrechnungen
      • Neue Ausgangsrechnung erstellen
      • Erstellung einer Ausgangsrechnung nach Aufwand aus dem Projekt-Report
      • Die Positionsliste
      • Zahlungseingänge verbuchen
      • Zahlungserinnerungen und Mahnungen
      • Wiedervorlagen
      • Rechnung stornieren oder gutschreiben
      • Belege von Lieferanten an Ausgangsrechnungen anhängen
      • E-Rechnung
      • Zustellung von X-Rechnung via PEPPOL
      • ZUGFeRD
      • Maschinenlesbarkeit
    • Gutschriften
      • Neue Gutschrift anlegen
      • Die Positionsliste
      • Zahlungsausgang verbuchen
      • Wiedervorlagen
      • Gutschrift in ein anderes Dokument kopieren
      • Gutschrift stornieren
    • Lieferantenaufträge
    • Vorlagen
      • Vorlagen verwenden
      • Vorlagen in andere Dokument umwandeln
    • Kreditoren, Debitoren, Offene Posten
      • SEPA-Sammelüberweisungen
      • SEPA-Lastschriftverfahren
    • Kassenbuch für Bargeldverkehr
    • Leistungstyp ändern
    • Export der Finanzbuchhaltungsdaten
    • X-Rechnung und E-Rechnung
  • Berichte
    • Benutzerdefinierte Berichte
    • Status aktiver Projekte
    • Kundenübergreifende Fremdleistungsliste
    • Jahresrückblick
    • Vorschauberichte
    • Auswertung Honorarverträge
    • Auswertung Kostenkategorien
    • Auswertung Erlöskategorien
    • Team-Kapazitäten
    • Benutzerstatistik
  • Adressbuch
    • Suche nach Kontakten
    • Kontakte verwenden
  • Einstellungen
    • Benutzerverwaltung
      • Mein Profil
      • Benutzer
        • Benutzer anlegen und löschen
        • Benutzer bearbeiten
        • Avatarbilder
        • Benachrichtigungen
        • Ziele für Mitarbeitende definieren
        • Arbeitsverhältnisse
          • Berechnung des Urlaubskontingents
          • Berechnung des internen Mitarbeiterkostensatzes
        • Kapazitätsplanung
        • Nutzer freigeben und sperren
        • In die Rolle eines anderen Benutzers wechseln
        • Benutzer löschen und wiederherstellen
        • Zeiterfassungseinstellungen
      • Benutzergruppen
        • Neue Benutzergruppe anlegen
      • Büro-Standorte mit unterschiedlichen Feiertagen
    • Zeiterfassung
      • Funktionen
      • Gewerke
      • Tätigkeiten
      • Zeiterfassung an Vorgängen
      • Zeiterfassung an Positionen von Kostenvoranschlägen
    • Abwesenheiten
      • Feiertage und Betriebsferien
      • Abwesenheitstypen
      • Abwesenheitsassistent
    • Finanzen
      • Eingangsrechnungen per E-Mail importieren
      • Provisionen
      • Textbausteine
      • Kostenkategorien
      • Erlöskategorien
      • Agenturfixkosten
      • Dokumenten-Appendix
    • Berichte
      • Benutzerdefinierte Filter
    • Kapazitätsplanung
    • Prozessdefinitionen
      • Prozess-Konfigurator für Projekte
      • Prozess-Konfigurator für Kostenvoranschläge
      • Prozess-Konfigurator für Eingangsrechnungen
      • Prozess-Konfigurator für Ausgangsrechnungen
    • Integrationen
      • Slack Messaging App
      • DNS-Einstellungen
      • Make.com (ehemals Integromat)
        • Beispiel: Trello-Board mit der Agenturverwaltung synchronisieren
      • GetMyInvoices
      • DATEV
      • Personio
      • hr works
      • Pleo
      • iCal-Integration
    • Kontoverwaltung
      • Tags
      • Briefpapier
      • Backups
      • Rechnungen für Die Agenturverwaltung
    • Weitere Einstellungen
  • Neue Funktionen
Bereitgestellt von GitBook
Auf dieser Seite
  • Funktionen für die Agentur definieren
  • Warum Funktionen?
  • Mitarbeitern Funktionen zuweisen
  • Was kostet eine Stunde den Kunden?
  • Was kostet eine Stunde die Agentur?

War das hilfreich?

Als PDF exportieren
  1. Einstellungen
  2. Zeiterfassung

Funktionen

Was sind Funktionen und wofür werden sie verwendet? Welche Rollen spielen sie bei der Zeiterfassung?

VorherigeZeiterfassungNächsteGewerke

Zuletzt aktualisiert vor 3 Jahren

War das hilfreich?

Funktionen entsprechen den Gewerken - z.B. "Grafik Design", "Senior Beratung", "Programmierung" - mit denen die Agentur ihre Leistungen erbringt.

Sie sind ein zentrales Element der Agenturverwaltung, da sie sowohl die Grundlage zur Erstellung von Agenturleistungspositionen in Kostenvoranschlägen und Rechnungen darstellen als auch bei der Zeiterfassung verwendet werden sind.

Funktionen für die Agentur definieren

Allgemeine Informationen zur Agenturpreisliste und zur Konfiguration der in eurer Agentur zur Verfügung stehenden Funktionen dieser findet ihr hier:

Warum Funktionen?

Bei der Zeiterfassung spielen Funktionen eine wichtige Rolle, da in jedem Zeiterfassungseintrag eine Funktion ausgewählt werden muss. Die Funktion beschreibt dabei, in welcher Rolle - z.B. "Grafikdesig" - ein Mitarbeiter die gegenwärtige Aktivität ausgeübt hat.

Die Auswahl der korrekten Funktion ist wichtig, da Funktionen die Basis für das Controlling der Agenturleistungen darstellen. So werden im Projekt-Controlling beispielsweise im Kostenvornaschlag kalkulierte Aufwände für eine Funktion den durch Projektmitarbeitern erfassten Aufwänden in dieser Funktion gegenüber gestellt.

So erkennen Projektleiter bereits früh in einem Projekt, ob wir ein Arbeitszeitbudget überzogen haben und wieviel Arbeitszeitbudget noch verfügbar ist.

Mitarbeitern Funktionen zuweisen

In vielen Fällen stehen einem Mitarbeiter zwei oder mehr Funktionen zur Auswahl, sodass bspw. ein Creative Director je nach Art der Aufgabe zwischen Funktionen mit unterschiedlichen Preisen wie z.B. "Art Direktion", "Grafikdesign" auswählen kann.

Einem Benutzer kann aber auch nur eine Funktion zugewiesen werden. Dann entfällt die Auswahl. Die Zuordnung von Funktionen zu Benutzern findet in den Benutzereinstellungen statt.

Was kostet eine Stunde den Kunden?

Für den Kunden hängt der Stundensatz von dem im Etat des Kunden für die entsprechende Funktion definierten Wert ab. Der Preis für eine Stunde in der Funktion "Grafikdesign" unterscheidet sich dann unter Umständen vom Preis einer Stunde in der Funktion "Art Direction".

Hier wird erklärt wie die Etatpreisliste eines Kunden bearbeitet werden kann.

Was kostet eine Stunde die Agentur?

Um die Kosten für die Agentur zu ermitteln, wird nicht der Stundensatz der Funktion sondern der sogenannte Interne Mitarbeiterkostensatz des Nutzers, der die Stunde geleistet hat zugrunde gelegt.

Hier wird erklärt, wie dieser Preis sich zusammensetzt und wo man ihn einstellen kann.

Einstellungen
Das Preislisten-Konzept
Benutzer bearbeiten
Funktionen: Die Standardpreisliste der Agenturleistungen
Projekt-Controlling: Gegenüberstellung kalkulierter und angefallener Agenturleistungen im Projekt-Reporting