In diesem Abschnitt findet ihr alle relevanten Tutorials für euer Onbaording. Schritt für Schritt gehen wir durch alle wichtigen Einstellungen und Funktionen. Jeder Abschnitt ist mit entsprechenden Eklärungen und Videos versehen.

Bei Fragen steht dir dein Ansprechpartner im Onboarding oder die [email protected] jederzeit zur Verfügung.

Lege dein Briefpapier an

Lade dein Logo hoch und erstelle deinen Briefkopf mit eurer Anschrift, Bankverbindung, Steuernummer und ggf. anderen rechtlichen Zusätzen wie der Handelsregisternummer.

Möchtest du den Look der Agenturverwaltung anpassen?

Sprich den Kundenservice an

• Wenn du euer Unternehmenslogo und eure Primary-Brand-Color hinterlegen möchtest

• Wenn Du Hilfe bei den Layout-Einstellungen des Briefpapiers brauchst

• Die Standard-Einstellungen für die Erzeugung von Projektnummern, Kostenvoranschlagsnummern, Rechnungsnummer verändern möchtest

Kundenservice:

Gliederung

Du findest zu jedem Menüeintrag in der Agenturverwaltung ein entsprechendes Kapitel in diesem Handbuch.

Auf unserem Youtube-Kanal finden sich alle Videos die in diesem Handbuch verwendet werden:

Mit Textbausteinen können vorgefertigte Texte an verschiedenen Stellen unserer Finanzdokumente eingefügt werden.

Der folgende Artikel erklärt, wie sie funktionieren:

Damit auch bei großen Projekten nicht der Überblick verloren geht, bietet es sich an, diese zu unterteilen. In diesem Video erklären wir, wie das geht:

Über Die Agenturverwaltung können Angebote und Rechnungen direkt aus dem System an den Kunden versendet werden. Damit wir in eurem Namen E- Mails versenden können, müsst ihr bestimmte DNS- Datensätze bei eurem Domain- Anbieter hinterlegen.

Wie ihr an diese Daten kommt, erklären wir in diesem Artikel:

Bitte gebt uns Bescheid, wenn die Einträge hinterlegt sind.

Für euer Bundesland müssen die korrekten Feiertage in das System importiert werden. Der folgende Artikel erklärt, wie das geht:

Für die initiale Anlegung des Briefpapiers benötigen wir:

-Euren aktuellen Briefbogen als pdf

-Euer Logo als png (max. 50 KB)

-Die Hausschrift als ttf-Datei mit allen vorkommenden Schnitten und der Info welcher Schnitt wo verwendet wird.

Wenn wir alle Daten bekommen haben, legen wir das Briefpapier für euch an.

Nachträgliche Änderungen können auch selbst vorgenommen werden. Der folgende Artikel erklärt, wie das geht:

Unser User- Wizard führt Schritt für Schritt durch das Anlegen neuer Benutzer. Der folgende Artikel erklärt, wie das geht:

Das Design der Agenturverwaltung lässt sich individuell an eure CI anpassen.

Unter Einstellungen -> Branding könnt ihr die Farben des Systems anpassen und ein Logo hochladen, das oben links angezeigt wird.

Im Reiter "Wiedervorlagen" werden Kunden spezifische Wiedervorlagen verwaltet.

Was Wiedervorlagen sind und wie ihr diese angelegt, erfahrt ihr auf folgenden Seiten:

Die Benutzer können per Import Vorlage importiert oder manuell angelegt werden. Je nach Anzahl der Benutzer muss abgewägt werden, was sinnvoller ist. Wir empfehlen ein manuelles Anlegen, da so der Umgang mit dem System bereits geübt wird.

Die Vorlage kann hier heruntergeladen werden:

Bitte in der Vorlage keine Spalten löschen oder neue ergänzen und auch die Benennung der Spalten muss unbedingt gleich bleiben. Bei Fragen wendet euch an euren Ansprechpartner im Onboarding oder an die [email protected]

Best Practice bei Rechnungen

Die Nummern setzen sich zusammen aus <RG-Präfix>-<Kundenkürzel>-<vierstelliges Jahr>-<dreistellige durchlaufende Zahl>

RG-TUI-2018-012 RG-BAB-2019-001

Die dreistellige durchlaufende Zahl der Rechnung beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als 999 Rechnungen an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig.

Vorteile dieses Musters

• Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet

• Das Präfix unterscheidet zwischen Rechnung und Kostenvoranschlag

• In einem Dateisystem sortieren sich nach Rechnungsnummer benannte Dateien automatisch nach Kunde, Jahr und durchaufender Nummer

• Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis


Nummernkreise bei Rechnungsnummern

Ausserdem erlaubt die Agentursoftware das Führen von Rechnungsnummern in sogenannten Rechnungsnummernkreisen. Ihr könnt beispielsweise für jeden Kunden einen eigenen Rechnungsnummernkreis öffnen. So wird für den Kunden nicht aus der Rechnungsnummer erkennbar, ob und wieviele Rechnungen ihr anderen Kunden stellt. Das deutsche Steuerrecht erlaubt das führen solcher Rechnungsnummernkreise.

Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben.

Unsere Kunden für das Projektmanagement und die Einträge im Adressbuch sind nicht identisch. Worin sie sich unterscheiden und wie sie zusammenhängen erklären wir in diesem Video:

Unser Home- Office- Assistent gibt die Möglichkeit einmal täglich anzugeben, ob man vor Ort im Büro ist oder nicht. Dies ist dann für andere Mitarbeiter erkennbar.

Um Zahlungen an Rechnungen zu verbuchen müssen initial die Zahlungsarten hinterlegt werden.

Die wichtigsten Konzepte

In diesem Video kannst du Die Agenturverwaltung an einem Beispielprojekt kennenlernen. Es erklärt die wichgsten Zusammenhänge in ca. einer halben Stunde:

In der Agenturverwaltung gibt es eine hierarchische Aufteilung in Kunden, Etats und Projekten. Wie diese zusammenhängen und wie sie am besten genutzt werden erklärt das folgende Video:

Über den Menüpunkt "Aufgaben" im Hauptmenü können unsere neuen Kanban- Boards aufgerufen werden.

Es können verschiedene Boards angelegt, bearbeitet und verschiedenen Benutzern zugewiesen werden. In den Boards können Spalten angelegt werden und die Aufgaben mit Drag & Drop zwischen ihnen hin und her bewegt werden.

Die Kontakte für das Adressbuch werden mittels einer Import- Vorlage in Die Agenturverwaltung überführt.

Bitte in der Vorlage keine Spalten löschen oder neue ergänzen und auch die Benennung der Spalten muss unbedingt gleich bleiben. Bei Fragen wendet euch an euren Ansprechpartner im Onboarding oder an die [email protected]

Bei großen oder komplizierten Importen bietet es sich an, erst ein paar Spalten in der Vorlage probeweise zu befüllen und diese mit uns gemeinsam zu kontrollieren, bevor alle Spalten gefüllt werden.

Die Import- Vorlage kann hier heruntergeladen werden:

Viele Unternehmen kommen mit einer großen Projekthistorie, einer Kunden- und Kontaktdatenbank und laufenden Projekten zu uns.

Es freut uns, wenn eure Geschäfte gut laufen. Und wir helfen euch gern dabei, eure Daten möglichst verlustfrei in unser System zu importieren.

Welche Daten problemlos importiert werden können und welche Datensätze aufbereitet werden müssen, hängt sehr stark von eurem aktuellen System an. Bislang haben wir immer eine Lösung gefunden.

Für jedes unserer Finanzdokumente und die Projekte können verschiedene Prozesse definiert werden, die dieses durchläuft. Jeder Schritt kann zusätzlich mit Berechtigungen versehen werden, welche Person ihn einstellen und ändern darf.

Der folgende Artikel verlinkt zu den entsprechenden Tutorials jeweils für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kostenvoranschlägen und Projekten:

Warum Auftragsnummern

Wenn ihr Lieferanten mit den Lieferantenaufträgen der Agenturverwaltung beauftragt, vergibt das System automatisch eine Auftragsnummer.

Im Auftrag wird der Lieferant darauf hingewiesen, diese Auftragsnummer bei Rechnungslegung auf seiner Rechnung zu hinterlegen.

Die KI der Agenturverwaltung erkennt diese Auftragsnummer dann bei der Erfassung und kann die Eingangsrechnung vollautomatisch

a) dem Projekt zu dem sie gehört und

b) der Kostenvoranschlagsposition aus der der Auftrag hervorgegangen ist

Eine Übersicht über alle, von mir beobachteten Aufgaben erhalte ich im Reiter "Beobachtete Aufgaben" auf der linken Seite der Aufgaben.

Die Beobachtungsfunktion ist vor allem für Projektleiter und Führungskräfte konzipiert, um einen Überblick über alle Aufgaben eines Projektes oder eines Teams zu erhalten.

Neben der Auflistung der von mir beobachteten Aufgaben, erhalte ich auch Benachrichtigungen, z.B. wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, beispielsweise weil er geschlossen wurde, oder wenn ein Kommentar hinzugefügt wird.

Der AV-Vertrag regelt die Grundlage der Datenverarbeitung. Wir benötigen ihn bitte unterschrieben von euch zurück.

Ihr habt ihn zu Beginn des Onboardings von uns zugeschickt bekommen.

Sie können z.B. in Kontakten, Projekten oder Finanzdokumenten angelegt werden und erinnern dann zum gewünschten Zeitpunkt die entsprechende Person mit einer Benachrichtigung, die im Menüpunkt "Wiedervorlagen" auftaucht.

Anwendungsszenarien Ein Kunde bittet um 6 Wochen Zeit für die Freigabe eines Angebots, der Projektleiter könnte sich selbst eine Wiedervorlage in sechs Wochen einstellen, die ihn an das Nachfassen zu diesem Kostenvoranschlag erinnert. Ein Neugeschäftskontakt mit dem wir heute telefoniert haben, kann zur Zeit keine Entscheidung für einen Auftrag herbeiführen, da er noch auf andere Entwicklungen in seinem Unternehmen warten muss. Er bittet aber um einen Rückruf in vier Monaten. Wir können diesen Kontakt z.B. unserem Vertriebschef in vier Monaten mit einer Notiz über unser heutiges Gespräch automatisiert wiedervorlegen. Bestimmte Nutzungsrechte für die Musik eines Films, den wir für einen Kunden produziert haben läuft in 2 Jahren aus, es ist davon auszugehen, dass der Kunde die Nutzung des Films (und damit der Musik) verlängern möchte. Der Projektleiter legt sich eine Wiedervorlage auf einen geeigneten Zeitpunkt - z.B. in 22 Monaten - um daran erinnert zu werden, dass er dem Kunden rechtzeitig die Neulizensierung anbieten kann. Ist der Projektleiter zu diesem Zeitpunkt nicht mehr im Unternehmen, geht die Wiedervorlage automatisch an seinen Nachfolger über.

Eine Wiedervorlage kann für man einerseits für sich selbst angelegen, um sich beispielsweise an einen Termin zum Nachhalten eines noch nicht freigegebenen Kostenvoranschlags zu erinnern. Alternativ kann man eine Wiedervorlage aber auch einem anderen Teammitglied zuweisen, um diesem auf eine Frist oder einen notwendigen Prozessschritt oder eine Aufgabe hinzuweisen oder das Teammitglied einfach zu informieren.

In diesem Screencast sehen wir, wie der definierte Vertretungs- und Genehmigungsprozess auch durch einen Administrator übersprungen werden kann.

Best Practice bei Kostenvoranschlägen

Die Nummern setzen sich zusammen aus <KV-Präfix>-<vierstelliges Jahr>-<dreistellige durchlaufende Zahl>

KV-2018-015 KV-2019-001

Die dreistellige durchlaufende Zahl der Kostenvoranschlag beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als eintausend Kostenvoranschläge an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig.

Sowohl im Kunden, Etat also auch am Projekt finden wir im Reiter "Report" die wichtigsten Kennzahlen.

Agenturleistung

Dieser Chart zeigt uns, wie viel unseres Agenturleistungsbudget wir bereits verbraucht haben und wieviel Budget - in Form von Arbeitsstunden - uns noch zur Verfügung stehen.

Das verbleibende Stundenkontingent errechnet sich aus den bisher auf dem Projekt angefallenen Stunden. Läuft das Projekt in etwas so weiter, verbleiben uns hier also noch etwa 132 Stunden.

Sind noch gar keine Stunden auf einem Projekt erfasst, errechnet sich dieser Wert aus den durchschnittlichen Stundensätzen der Preisliste in diesem Kontext.

Anzeige von fälligen Wiedervorlagen in der Navigation

Benachrichtigung per E-Mail

Wie in der Einführung beschrieben, ist der Kunde ist höchste Hierarchie-Ebene der Projektverwaltung. Einem Kunden werden Etats, und einem Etat werden Projekte zugeordnet.

Spätestens bei Erstellung eines ersten Projekts für einen Neukunden müssen wir diesen Kunden im System anlegen Alternativ kann ein Kunde auch unter Projektverwaltung > Kunden erstellt werden.

Was gehört zu einem Kunden?

Ein Kunde benötigt bei der Erstellung zunächst nur einen Namen. Üblicherweise wird der Name der Organisation oder Firma verwendet. Aus dem Kundennamen wird vom System ein eindeutiges Kundenkürzel erstellt. Diese Kürzel lässt sich bei beim Anlegen eines Kunden anpassen, wenn gewünscht.

Das Stundenkonto ist euer Mini-Dashboard mit den wichtigsten Informationen rund um die Zeiterfassung. Auf einen Blick könnt ihr erkennen, ob euer Arbeitszeitkonto ausgeglichen ist.

Zum Stundenkonto gelangt ihr über Zeiterfassung > Meine Stundenliste

Anschließend wählst du hier den Reiter "Mein Stundenkonto" aus.

Im Stundenkonto werden euch nun folgende Daten angezeigt:

• Vereinbarte Arbeitszeit:

Im Reiter "Notizen" können Kunden spezifischen Notizen hinterlegt werden.

Wie die Notiz-Funktion in der Projektverwaltung funktioniert, erfährst du hier:

Wie in der Einführung beschrieben, befindet sich die Etat-Ebene logisch zwischen dem Kunden und den Projekten des Kunden und verwaltet die Preisliste.

Spätestens bei Erstellung eines Projekts für einen neuen Kunden erstellen wir einen Etat. Alternativ kann ein Etat auch in der Kunden-Detailansicht oder unter Projektverwaltung > Etats erstellt werden.

Was gehört zu einem Etat?

Ein Etat benötigt bei der Erstellung zunächst nur einen Namen. Die Stundensätze des neuen Etats ergeben sich - sofern nichts anderes eingestellt wird - aus der Agenturpreisliste. Sie können aber für die Projekte diese Etats auch angepasst werden.

Die Agenturverwaltung unterstützt folgende drei Arten, die Arbeitszeit zu erfassen:

• Timer: Für Mitarbeiter, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und über den Tag verteilt an verschiedenen Projekte arbeiten.

• Wochenansicht Für Mitarbeiter, die ihre Zeiten lieber am Ende einer Woche oder eines Monats in einem Rutsch erfassen möchten

Wir der Status eines Kunden, Etats, Projekts oder Finanzdokuments - z.B. eines Kostenvoranschlags oder einer Rechnung - geändert, können wir direkt anderen Kollegen Bescheid geben, hier zu übernehmen.

Das macht beispielsweise Sinn, wenn ich ein Projekt auf "abzurechnen" umstelle, und einer person aus der Buchhaltung gleich Bescheid geben möchte, dass hier eine Rechnung gestellt werden kann.

Die benachrichtige Person wird dann über eine Wiedervorlage in Kenntnis gesetzt und kann von dort direkt z.B. in das betreffende Projekt oder Finanzdokument springen.

Die Dashboard-Kach "Aktuelle Abwesenheiten" zeigt einer Nutzerin zum einen wen sie heute vertritt, zum Anderen, wer sonst noch nicht im Haus ist.

Bei Mitarbeitern ohne die Berechtigung Abwesenheiten > Kalender > Abwesenheitstypen andere Nutzer erkennen geht der Abwesenheitsgrund nicht aus der Liste hervor:

Im Reiter "Finanzen" können alle Finanzdokumente eines Kunden eingesehen werden.

Detaillierte Informationen zu dieser Ansicht erhältst du hier:

Im Reiter "Finanzen" können alle Finanzdokumente des Etats eingesehen werden.

Detaillierte Informationen zu dieser Ansicht erhältst du hier:

Die Agenturverwaltung bietet ein umfassendes Berechtigungsmanagement an. Jeder Gruppe können individuell einzelne Berechtigungen zugewiesen werden.

Am Kunden kann neben dem Hauptkontakt auch ein alternativer Rechnungskontakt angegeben werden. Dieser wird dann automatisch verwendet, wenn im definierten Kunden eine Rechnung erzeugt wird.

Die Einstellung "vererbt" sich vom Kunden auf Etat und Projekt kann aber an Etat oder Projekt auch noch einmal überschrieben werden.

Das Feld der abweichenden Rechnungsanschrift kann auch leer gelassen werden. In dem Fall wird automatisch die erste Anschrift verwendet.

Best Practice bei Paginiernummern für Fremd- bzw. Eingangsrechnungen

Die Agenturverwaltung vergibt für jede erfasste Eingangsrechnung eine Paginiernummer. Viele Agenturen vermerken diese Nummer beim Rechnungseingang auch auf dem Papierbeleg (sofern es einen gibt).

Somit gibt auch der Papierbeleg Auskunft darüber, dass er bereits im System erfasst wurde.

Das Muster bei Paginiernummer ist wie folgt: <vierstelliges Jahr>-<vierstellige durchlaufende Zahl>

2022-0009

Die Kennzeichnung digitaler Belege ist in der Agentursoftware nicht notwendig, da sie direkt in Die Agenturverwaltung hochgeladen werden und jederzeit abrufbar sind.

Diese Belege können auch in Form von Links digital an den Steuerberater weitergegeben werden.

Im Reiter "Wiedervorlagen" werden Etat spezifische Wiedervorlagen verwaltet.

Was Wiedervorlagen sind und wie ihr diese angelegt, erfahrt ihr auf folgenden Seiten:

Im Reiter "Notizen" können Etat spezifischen Notizen hinterlegt werden.

Wie die Notiz-Funktion in der Projektverwaltung funktioniert, erfährst du hier:

Damit Benutzer Zeiten erfassen können, lege zunächst fest, welche Funktionen (Gewerke) es in eurer Agentur gibt und zu welchen Stundensätzen diese überlicherweise abgerechnet werden. Keine Sorge: Abweichungen von der Standardpreisliste können später in den Etats der einzelnen Kunden hinterlegt werden.

Funktionen sind ein zentrales Element der Agenturverwaltung, da sie für viele elementare Aktionen in der Agenturverwaltung eine Voraussetzung sind. So erleichtern sie die Erstellung von Kostenvoranschlägen und sind die Grundlage für die Zeiterfassung durch Benutzer der Agenturverwaltung.

Aus diesem Grund empfehlen wir, die Agenturpreisliste, zu Beginn der Nutzung der Agenturverwaltung mit den wichtigsten Funktionen zu konfigurieren. Eine nachträgliche Anpassung und Erweiterung ist natürlich möglich. Wie die Agenturpreisliste konfiguriert wird, erfahrt ihr hier:

Unterschiedliche Stundensätze in verschiedenen Kontexten

Die in der Agenturpreisliste hinterlegten Stundensätze können in einem Etat (Projektverwaltung > Etat) überschreiben werden. Auf diese Weise können abweichende Konditionen für einen Kunden oder einen bestimmten Etat eines Kunden berücksichtigt werden.

Anwendungsszenarien für unterschiedliche Preislisten a) Euer erster Kunde begleitet euch schon viele Jahre und geniesst daher günstigere Konditionen. Neukunden bezahlen jedoch andere Stundensätze. b) Ihr erhöht Eure Preise zum Jahreswechsel, die laufenden Projekte werden noch zu alten Stundensätzen zu Ende geführt, neue Projekte zu den neuen Stundensätzen abgerechnet c) Innerhalb eines Kunden führt ihr zwei Etats, den einen für das Retainer-Tagesgeschäft das über einen Jahresvertrag zu günstigeren Stundensätzen vereinbart wurde, den anderen für über dieses Kontingent hinausgehendes Projektgeschäft, das zu den üblichen Agenturstundensätzen abgerechnet wird.

Anwendung von Funktionen in der Zeiterfassung

Funktionen sind auch im Kontext der Zeiterfassung relevant, da jeder Zeiterfassungseintrag mit einer Funktion verknüpft ist.

Beispiel Ein Art Director erfasst beispielsweise 2 h 30 min in der Funktion "Grafikdesign" auf dem Projekt "Adidas Retail - POS-Motive 2021".

Mehr zu Funktionen in der Zeiterfassung erfahrt hier ihr:

Funktionen in Finanzdokumenten

Auch in Finanzdokument - z.B. Kostenvoranschlägen - können Funktionen verwendet werden um eine Position zu kalkulieren.

Beispiel: Eine Positionsgruppe "Umsetzung Landingpage" führt zwei Positionen 4 h Gestaltung (in der Funktion "Art Direction") zu 100,00 EUR = 400,00 EUR 6 h Content-Erstellung (in der Funktion "Text") zu 120,00 EUR = 720,00 EUR

Wie ihr Funktionen zur Erstellung von Kostenvoranschlägen verwendet, erfahrt ihr hier:

In den Einstellungen für die Zeiterfassung kann aktiviert werden, ob Nutzer beim Erfassen der Zeit einen Einblick in das verbleibende Budget des Projekts für das sie gerade Zeit erfassen erhalten sollen.

Dafür muss die Grundeinstellung im System aktiviert sein:

Wähle ich dann in der Zeiterfassung ein Projekt aus, erscheinen bis zu drei Budget-Fortschrittsbalken.

a) das verbleibende Budget in der ausgewählten Funktion an der ausgewählten Kostenvoranschlags-Position (wenn das im so Projekt konfiguriert ist)

b) das verbleibende Projekt-Budget in der ausgewählten Funktion (z.B. Grafikdesigner)

c) das verbleibende Projekt-Budget für Agenturleistung insgesamt.

Die verbleibenden Werte werden in Stunden angegeben und repräsentieren auf voll Stunden aufgerundet den bisher ermittelten durchschnittlichen Stundensatz im Verlauf des Projekts.

In diesem Video erfahren wir etwas über die Möglichkeiten der Zeiterfassungsliste, wie wir einen Zeiterfassungseintrag anlegen und wie wir Einträge bearbeiten können. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollt, scrollt einfach über das Video hinweg.

Über das Menü Zeiterfassung > Meine Stundenliste gelangen wir zu unserer Stundenliste.

Ihr gelangt sofort zur Übersicht aller Zeiterfassungseinträge, gruppiert nach Kalendertag und erhaltet Basisinformationen wie Projekt, Tätigkeit und erfasste Dauer zu jedem Eintrag.

Die Liste zeigt Einträge eines bestimmten Zeitraums - z.B. die aktuelle Woche. Dieser Zeitraum kann über den Zeitraumfilter oben ausgewählt werden

Zur Erstellung eines neuen Eintrags könnt ihr die Schaltfläche "Neuer Eintrag" verwenden oder auf das Datum eines Tages klicken.

Es öffnet sich dann ein Dialog in dem wir Tag, Dauer, Funktion in der wir gearbeitet haben und Projekt angeben können.

Folgende Eingabeformate für die Dauer eines Eintrags werden erkannt 15 . => 15 min 0.25 => 15 min 1, => 1 h 1:00 => 1h 100 => 1h 1,5 => 1 h 30 min 130 => 1 h 30 min 1 30 => 1 h 30 min 02:45 => 2 h 45 min 245 => 2 h 45 min 2,75 => 2 h 45 min

In der rechten Spalte "Dauer" sehen wir a) welcher Dauer zu den einzelnen Einträgen gespeichert wurde b) wieviel Zeit die Dauer aller Einträge eines Tages in Anspruch genommen hat

Ist ein Mitarbeiter festangestellt, ist an der Tagesdauer auch zu erkennen wieviel Arbeitszeit an diesem Tag vereinbart war, z.B. 8 Stunden.

Zum Bearbeiten eines Eintrags könnt ihr diesen einfach anklicken und die Änderungen anschließend in Dialog vornehmen.

Über die Schaltfläche "Start" ganz rechts in jedem Zeiterfassungseintrag könnt ihr den Timer zu diesem Eintrag erneut starten. Mehr zum Timer erfahrt ihr hier: .

Export der Stundenliste

Unterhalb der Zeiterfassungsliste könnt ihr die Einträge des Zeitraums den ihr gerade ausgewählt habt auch als PDF-Druckversion oder als Excel-Spread-Sheet exportieren:

Mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten

Über den Button "Stapelbearbeitung" rechts oben öffnet sich ein Dialog mit einer Liste der auf dieser Seite sichtbaren Einträge.

Die mit dem Häkchen links markierten Einträge, können alle in einem Schritt geändert werden. Dabei kann je nach Kontext z.B. das Projekt geändert werden, die Funktion oder Tätigkeit, oder - in Stundenlisten eines Projekts zum Beispiel - der Mitarbeiter.

Das ist vor allem sinnvoll, wenn wir innerhalb eines Tages viel zwischen unterschiedlichen Projekten hin und her springen und unsere Zeiten möglichst exakt erfassen wollen.

Um die Timer-Funktion zu nutzen, muss sie unter Einstellungen > Zeiterfassung aktiviert sein:

Ein Timer ist eine Stoppuhr, die jeder Benutzer für sich laufen lassen kann, um seine Arbeitszeit zu erfassen. Der Timer kann auf verschiedene Weise gestartet werden.

In dem nachfolgenden Video erfahren wir, wie die Zeiterfassung mit dem Timer funktioniert. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach über das Video hinweg.

Wenn wir mit einer neuen Tätigkeit beginnen, können wir den Timer einfach aus dem Menü starten. Wir sehen dann im Menü, dass gerade ein Timer im Hintergrund läuft. Diese Seite können wir dann verlassen und später zurückkehren.

Zu einem späteren Zeitpunkt stoppen wir den Timer einfach aus dem Hauptmenü heraus. Es öffnet sich ein Dialog, in dem wir Projekt, Funktion und weitere Details angeben können. Anschliessend speichern wir den Eintrag.

Wir können den Timer auch direkt aus der Zeiterfassungsliste starten um eine Aktivität fortzusetzen, indem wir auf die Schaltfläche "Start" drücken.

Über die Schaltfläche "Stop" beenden wir den Timer und können ggf. weitere Details für die Zeiterfassung ergänzen. Abschliessend speichern wir den Eintrag.

Zeiterfassung mit dem Timer: ein Beispiel

Weitere Tipps:

• Läuft kein Timer, können wir auch einen Eintrag in der Liste öffnen, Ergänzungen vornehmen und den Timer für diesen Eintrag dann aus dem Dialog erneut starten.

• Bei einem laufenden Eintrag können wir auch eine Änderung vornehmen. Dazu verwenden wir den Button "Timer weiterlaufen lassen" im Dialog.

Wenn konfiguriert, können Zeiten auch innerhalb des Projekts feinteiliger erfasst werden - z.B. an den Positionen eines Kostenvoranschlags oder an bestimten Aufgaben innerhalb eines Projekts

Zeiterfassung an Kostenvoranschlägen

Sind Positionen von freigegebenen Kostenvoranschlägen für die Zeiterfassung freigeschaltet, ändert sich die im Zeiterfassungsdialog ausgewählte Funktion, in der ein Zeiteintrag erfasst werden soll automatisch auf die in der ausgewählten Kostenvoranschlagsposition hinterlegte Funktion, sofern die NutzerIn über diese Zeiterfassungsfunktion verfügt. Ansonsten passiert nichts weiter.

Die automatisch Änderung der Funktion als Seiteneffekt der Positionsauswahl wird durch eine kleine Meldung am Bildschirmrand ersichtlich.

Voreinstellung um Zeiterfassung an Kostenvoranschlagspositionen zu ermöglichen

Unter Einstellungen > Zeiterfassung muss diese Option aktiviert sein, damit es möglich ist Zeiten an einer Kostenvoranschlagsposition zu erfassen:

Unter Einstellungen > Finanzen > Kostenvoranschlag kann definiert werden, unter welchen Bedingungen die Positionen eines Kostenvoranschlags angeboten werden - es geht hier um den Status des Kostenvoranschlags. Neben dem Status dieses Dokuments ist auch noch der Status des Projekts Voraussetzung dafür. Der Projektstatus muss auf "aktiv" oder "abzurechnen" stehen.

Zeiterfassung an Aufgaben (ehem. Vorgänge)

Ähnlich wie bei Kostenvoranschlägen erlaubt Die Agenturverwaltung auch die Freigabe von Aufgaben für die Zeiterfassung. Das macht Sinn wenn es Teilaufgaben in einem Projekt gibt, die nicht explizit im Kostenvoranschlag beschrieben wurden.

Die Auswahl im Zeiterfassungsdialog erfolgt dann nach dem gleichen Prinzip wie bei den Kostenvoranschlagspositionen (siehe oben).

Im Gegensatz zur Zeiterfassung an Kostenvoranschlagspositionen erlaubt die Erfassung von Zeiten an Aufgaben keine Rückschlüsse auf ein Budget. Wir erkennen wie viel Zeit auf welcher Aufgabe erfasst wurde, jedoch nicht wie viel Budget für eine Aufgabe zur Verfügung steht.

In der Liste der Aufgaben kann die Zeiterfassung auch mit dem Timer gestartet oder gestoppt werden:

Die Wochenansicht dient der Kapazitätsplanung für ein Team oder die gesamte Agentur. Sie erlaubt einen schnellen Überblick über die Auslastung der Mitarbeiter und ermöglicht es, Aufgaben schnell und unkompliziert zu verschieben, sollten freie Zeiten oder Überlastungen erkennbar werden. Auch das Anlegen neuer Aufgaben für einen spezifischen Benutzer an einem ausgewählten Tag ist mit wenigen Schritten möglich.

Zur Wochenansicht gelangt man über die Navigation durch Klick auf "Wochenansicht" im Hauptmenüpunkt "Aufgaben".

Die Wochenansicht zeigt - ihrem Namen nach - nur die Aufgaben einer Woche an, wobei der gewünschte Zeitraum über den Wochenfilter oben links ausgewählt werden kann.

Jeder Zeile repräsentiert einen Mitarbeiter/Benutzer. Auch diese Auswahl kann über einen Filter oben rechts ("Alle Benutzer anzeigen") eingeschränkt werden.

Die Spalten zeigen die einzelnen Wochentage an.

In einem Feld kann durch Doppelklick eine neue Aufgabe angelegt werden.

Zum Verschieben von Aufgaben wird eine Aufgabe angeklickt und mit der Maus bei gedrückter Maustaste in eine andere Zeile bewegt (drag & drop). Eine Aufgabe kann dabei sowohl in einen anderen Tag als auch zu einem anderen Nutzer verschoben werden.

Am Fuß einer jeden Zelle wird die verplante und die verfügbare Arbeitszeit eines Mitarbeiters/Benutzers an diesem Tag gegenüber gestellt, sofern dieser Mitarbeiter festangestellt ist und eine Tagesarbeitszeit für ihn hinterlegt ist. Ein Ausrufezeichen und eine rote Einfärbung zeigen an, dass die geplante die verfügbare Zeit übersteigt.

Ihr vermisst Aufgaben in der Wochenansicht?

In dieser Ansicht werden nur Aufgaben angezeigt, die über ein Start- Datum (und somit auch ein End- Datum verfügen und nicht geschlossen sind.

In bestimmten Fällen mag es vorkommen dass ein Kunde über sehr viele Etats verfügt. Das können z.B. Grosskonzerne mit etlichen Markenkampagnen sein. Damit nicht bei jedem neu angzulegenden Etat die Standardpreisliste genutzt und dann für diesen Kunden überarbeitet werden muss erlaub die Agenturverwaltung die Konfiguration einer Etat-Preislistenvorlage am Kunden.

Die Preislistenvorlage kann im Reiter "Einstellungen" eines Kunden erstellt werden.

Ist dort nichts hinterlegt, wird beim Erstellen eines Etats zu diesem Kunden einfach die Standardpreisliste genutzt.

Wird der Schalter "Für neue Etats die Standardpreisliste verwenden" deaktiviert, können wir Preise hinterlegen. Diese werden für jeden neuen Etat der in diesem Kunden ab jetzt erzeugt wird verwendet.

Beim Umstellen wird an dieser Stelle die Standardpreisliste für diesen Kunden vorgeschlagen. Sie kann jetzt verändert werden.

Auf den drei Hierarchieebenen der Projektverwaltung (Kunde, Etat und Projekt) könnt ihr im Reiter "Notizen" für den jeweiligen Datensatz Notizen anlegen und optional mit eurem Team teilen.

Zum Anlegen einer neuen Notiz, tippt euren Notiztext einfach in das Feld "Neue Notiz" ein, legt die Sichtbarkeit des Eintrags fest und klickt auf den Speichern-Button.

Ihr könnt beliebig viele Notizen mit verschiedenen Sichtbarkeiten anlegen. Im Feld "Sichtbar für" könnt ihr entweder einen oder mehrere Benutzer auswählen oder über den Eintrag "Alle" die Notiz für alle Benutzer freigeben.

Notizen können von allen Benutzern, welche die Notiz ansehen können, auch bearbeitet werden. Somit könnt ihr die Notizen im Team immer aktuell halten.

In der Etat-Preisliste könnt ihr die für einen spezifischen Etat gültigen Stundensätze jederzeit anpassen, ohne dabei andere Etat-Preislisten oder die globale Agenturpreisliste zu verändern.

In dem nachfolgenden kurzen Video erfahrt ihr, wie ihr in der Etatpreisliste die Netto-Stundensätze eurer Agenturpreisliste überschreiben könnt. Darüber hinaus sehen wir den Effekt auf eure noch nicht abgerechneten Agenturleistungen. Solltet ihr den Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach weiter nach unten.

Konfiguration der Etatpreisliste

Die Etatpreisliste könnt ihr direkt im Etat konfigurieren. Zur Etatübersicht gelangt ihr über Projektverwaltung > Etats.

Die Etatpreisliste erreicht ihr über den Reiter „Preisliste“ im Etat. Hier werden alle Funktionen der Agentur mit den für diesen Etat gültigen Stundensätzen aufgeführt.

Diese Stundensätze wurden zum Zeitpunkt, als der Etat angelegt wurde, aus der übergeordneten Agenturpreisliste übernommen. Die in der Etatpreisliste hinterlegten Stundensätze werden zur Abrechnung von Projekten des Etats herangezogen. Ändern wir einen Stundensatz, wirkt sich dies auf alle noch nicht abgerechneten Agenturleistungen statistisch aus.

Ein Beispiel: Aktuell wird die Funktion Grafikdesign mit 60 € netto abgerechnet. Im unserem Etat hat diese Funktion 12 Stunden geleistet. Diese wurden noch nicht abgerechnet. 12 h * 60 € ergeben 720 € für Grafikdesign-Agenturleistungen. Passen wir nun den Nettostundensatz für diese Funktion an und setzen ihn auf 80 €. Im Report wird dies sofort wirksam. Nun ergeben sich nicht mehr 720 € sondern 960 €. Wenn wir jedoch weiterhin nur ein Budget von 720 € zur Verfügung haben, müssen wir darauf achten dass weniger Stunden auf dem Projekt anfallen damit es weiterhin rentabel bleibt.

Übrigens: Von der Etatpreisliste gelangen wir über den Button "Agenturweite Funktionsliste und Standardpreise bearbeiten" zur übergeordneten Agenturpreisliste. Dort können beispielsweise neue Funktionen ergänzt werden. Diese werden dann in allen Etatpreislisten sichtbar.

Die Agenturverwaltung bietet die Möglichkeit einer reinen Anwesenheitserfassung, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Wenn Mitarbeiter nur ihre Anwesenheit protokollieren und gar keine Einträge in die Zeiterfassung vornehmen, lässt sich dadurch zwar ein Stundenkonto führen, es entsteht aber keine Transparenz welche internen Aufwände auf welches Projekt gefallen sind. Nichtsdestotrotz können bei aktivierter Funktion sowohl die Anwesenheiten erfasst werden (über einen Knopf im Hauptmenü), als auch Zeiten auf Projekte gebucht werden. Es wäre nun allerdings nicht mehr nötig, Zeiten auf interne Projekte zu buchen, um die Stunden zu füllen, da nur die erfassten Zeiten der Anwesenheitserfassung ausschlaggebend für das Stundenkonto sind.

Erfasste Anwesenheiten auf dem Dashboard

Umstellen von der Zeit- zur Anwesenheitserfassung

Die Umstellung erfolgt über Einstellungen -> Zeiterfassung -> Anwesenheitserfassung Aktivieren

Wird im laufenden Betrieb von der Zeiterfassung auf die Anwesenheitserfassung umgestellt, ergibt sich ein Minus im Stundenkonto. Der Grund hierfür ist, dass ab dem Moment der Umstellung die Projektbezogene Zeiterfassung im Stundenkonto nicht mehr berücksichtig wird. Das System hat demnach noch keine erfassten Arbeitszeiten, zieht im Stundenkonto dennoch alle Arbeitstage laut Arbeitsvertrag ab. Um das Stundenkonto auszugleichen, muss ein Zuschlag hinterlegt werden. Dieser Zuschlag ergibt sich aus der Summe des Stundenkontos VOR der Umstellung + die Differenz nach der Umstellung.

Dazu ein Beispiel: Marias Firma wechselt zur Anwesenheitserfassung. Vor der Umstellung ergibt sich in Marias Stundenkonto ein Plus von 66 Stunden und 10 Minuten. Nach der Umstellung ein Minus von 450 Stunden. Um das Stundenkonto auszugleichen, muss nun ein Zuschlag in Höhe von 516 Stunden und 10 Minuten hinterlegt werden. Es befindet sich nun auf dem vorherigen Stand und Maria kann ab hier mit der Anwesenheitserfassung ihre Arbeitszeit tracken.

Einsehen der Anwesenheiten

Unter Berichte -> Anwesenheiten kann eine Liste aller Anwesenheiten eingehsehen werden. Die Einträge können hier auch bearbeitet werden.

UPDATE DER VORGÄNGE/ AUFGABEN

Wir haben ein Umfangreiches Update ausgespielt. Darin wurden die Vorgänge in Aufgaben umbenannt, umstrukturiert, neu designed und unter anderem unsere neuen Kanban- Boards eingeführt. Im folgenden Video gehen wir auf alle Änderungen ein:

Unsere Aufgaben können mit Deadlines und Kommentaren versehen werden. Sie können sowohl für die Organisation des eigenen Arbeitstages als auch in Projekten zur Organisation eines Teams verwendet werden.

Aufgaben dienen dabei auch der Gliederung eines Projekts in Teilschritte und können damit zur Planung von Projekten verwendet werden. Dazu bieten sie die Möglichkeit, Anfangszeiten, Fristen und eine geplante Dauer je Aufgabe zu hinterlegen.

Aus einer Aufgabenliste kann einfach ein Timing oder eine Statusliste erzeugt werden.

Die Wochenübersicht erlaubt darüber hinaus die Kapazitätsplanung für das gesamte Team auf einem Blick.

Mit den Boards (Kanban- Boards) können die Aufgaben übersichtlich gegliedert und schnell verschoben werden.

Die einzelnen Ansichten und Anwendungsfälle werden auf den jeweiligen Unterseiten im Detail besprochen. Viel Spaß beim Erkunden!

Auf Kommentare in Aufgaben per E-Mail antworten

In jeder Aufgabe können von jedem Nutzer Kommentare hinterlassen werden. Der Verantwortliche und alle Beobachter der Aufgabe erhalten eine E-Mail wenn ein neuer Kommentar in einer Aufgabe ergänzt wurde. Auf diese E-Mail kann der jeweilige Nutzer auch einfach aus seinem E-Mail-Programm heraus antworten, die Antwort wird dann in der Aufgabe als neuer Kommentar gespeichert und es werden der Verantwortliche sowie alle Beobachter der Aufgabe wiederum per E-Mail über den neuen Kommentar benachrichtigt.

Weiterführende Informationen

Aufgaben sind ein wichtiges Werkzeug der Projektplanung und -durchführung. Wie ihr sie zur Projektplanung verwendet erfahrt ihr hier:

In diesem Screencast erfährst du, wie deine Abwesenheiten genehmigt werden, wie du den Status deiner Abwesenheiten überprüfen kannst und wie du - sofern du die Berechtigung dazu hast - die Abwesenheitsanträge deiner Kollegen genehmigen oder ablehnen kannst.

Genehmigungsanfragen

Unter Zeiterfassung > Genehmigungen finden wir auf Genehmigung wartende Abwesenheiten:

Genehmigungsanfragen an mich

In der linken Spalte finde ich Abwesenheitsanfragen meiner Kollegen an mich. Durch Klick auf "Beantworten" kann ich diese öffnen und genehmigen. Es ist dabei für mich ggf. auch ersichtlich, wer den Abwesenden vertritt sofern der Abwesenheitstyp eine Vertretung erfordert.

Genehmigungsanfragen von mir

Die rechte Spalte zeigt, welche meiner Anfragen auf Genehmigung warten. Die Liste ist lediglich informativ, ich habe hier keinen Einfluss etwas am Status meines Antrags zu ändern, solange ich nicht selbst meinen Antrag genehmigen darf.

Genehmigungsprozess abbrechen

Möchte ich den Prozess abbrechen, kann ich meine Abwesenheitsanfrage im Kalender einfach löschen.

Best Practice bei Projektnummern

Warum überhaupt Projektnummern?

• Projektnummern können in Kostenvoranschlägen, Rechnungen und der Korrespondenz mit dem Kunden hilfreiche Referenznummern sein.

• Sie können bei der Beauftragung an Lieferanten weitergegeben werden, die die Projektnummer dann auf ihren Rechnungen führen. Das vereinfacht die Zuordnung von Fremdleistungen auf Projekte erheblich.

Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben.

Wir empfehlen dieses Projektnummernmuster

Die Nummern setzen sich zusammen aus ‌ <Kundenkürzel>-<vierstellige durchlaufende Zahl>

TUI-0029‌ ‌BAB-0002

Die vierstellige durchlaufende Zahl zählt also innerhalb eines Kunden alle Projekte.

Weitere Vorteile dieses Musters

• Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet

• In einem Dateisystem sortieren sich Projektnummern automatisch nach Kunde und durchlaufender Nummer

• Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis


• Rückschlüsse des Kunden auf andere Projekte der Agentur sind nicht möglich

Alternative Druckversionseinstellungen für Finanzdokumente

Am Etat kann definiert werden, dass für alle Dokumente die in diesem Etat angelegt werden, standardmässig ein bestimmtes Briefpapier, oder wie im Beispiel hier die Dokumentensprache "englisch" verwendet wird.

In diesem Video erfahren wir, wie wir einen Zeiterfassungseintrag in der Wochenansicht anlegen und Zeiten für eine ganze Woche eintragen können. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach über das Video hinweg.

Wir gelangen zur Wochenansicht über den Menüpunkt Zeiterfassung > Meine Stundenliste und wählen hier den Reiter "Wochenansicht" aus.

Durch die Pfeiltasten rechts und links oben können wir zwischen den Wochen hin und her blättern.

Durch einfaches Eintragen von Zeiten in diese Tabelle erzeugen wir neue Zeiterfassungseinträge an den entsprechenden Tagen oder ändern bereits eingetragene Werte. Das jeweilige Projekt und die verwendete Funktion wird in der linken Spalte angezeigt.

Auf den drei Hierarchieebenen der Projektverwaltung (Kunde, Etat und Projekt) könnt ihr in dem Reiter "Agenturleistung" diverse Auswertungen bezüglich der budgetierten und angefallenen Agenturleistungsaufwände eines Kunden, Etats oder Projekts durchführen.

Die Funktionen im Überblick

Beim Aufruf des Reiters "Agenturleistung" seht ihr einen übergeordneten Filter und fünf Arten der Auswertung.

Auf den drei Hierarchieebenen der Projektverwaltung (Kunde, Etat und Projekt) könnt ihr im Reiter "Dokumente" für den jeweiligen Datensatz relevante Dokumente hochladen und mit eurem Team teilen.

Dazu könnt ihr eine Datei einfach per Drag&Drop oder durch Klick auf die graue Box hochladen.

Hochgeladene Dokumenten erscheinen dann unterhalb der Box und können durch ein Klick geöffnet oder heruntergeladen werden. Die Dokumente können von allen Benutzern mit einer entsprechenden Berechtigung eingesehen und bearbeitet werden.

In dem Reiter "Etats & Projekte" in einem Kunden-Datensatz findet ihr eine Übersicht über alle Etats und Projekte dieses Kunden.

Auf dieser Übersicht könnt ihr der letzten Spalte "Status" entnehmen, ob ein Projekt nach aktuellem Stand unter- oder überliefert wurde.

Der farbige Balken gibt das Verhältnis von gebuchten zu budgetieren Aufwänden (alternativ: Umsatz) an. Die beiden Kreise zeigen den bereits gebuchten Anteil an Agenturleistungen (Kreis mit lila Füllung) und Fremdleistungen (Kreis mit rosa Füllung) an. Wenn ihr mit dem Mauszeiger auf einem Kreis bleibt, werden euch die verbleibenden Budgets in Prozent angezeigt.

Über die drei Toggle-Buttons links der Status-Anzeige könnt ihr die Berechnungsgrundlage der Status-Indikatoren verändern:

Die Agenturverwaltung verwendet für die Abbildung der Auftraggeber-Seite drei hierarchische Ebenen: Kunde > Etat > Projekt.

Zu einem Kunden können ein oder mehrere Etats verwaltet werden. Innerhalb eines Etats kann es ein oder mehrere Projekte geben. Diese Seite behandelt die mittlere Ebene: den Etat.

Warum Etats?

Etats benötigen wir, um Gruppen von Projekten auswerten zu können. Außerdem sind im Etat die Stundensätze hinterlegt, die wir mit dem Kunden für verschiedene Arbeiten vereinbart haben. Damit ist es möglich, innerhalb eines Kunden auch

Die Agenturverwaltung erlaubt die Verwendung komplexer Nummernsysteme.

Uns sind im Verlauf der letzten Jahre schon etliche (mehr und oft auch weniger nützliche) Nummersysteme begegnet. Wenn es keinen Grund dafür gibt - z.B. externe Systeme, die mit den gleichen Nummern arbeiten - sollte das Nummernsystem so einfach wie möglich gehalten werden.

Die Agentursoftware verwendet ein standardmässig Nummernsysteme, welche sich in den vergangenen Jahren bei einer Vielzahl von Kunden bewährt haben.

Das folgende PDF stellt unsere Empfehlungen übersichtlich dar:

In dem Reiter "Projekte" in einem Etat findet ihr eine Übersicht über alle Projekte dieses Etats.

Auf dieser Übersicht könnt ihr der letzten Spalte "Status" entnehmen, ob ein Projekt nach aktuellem Stand unter- oder überliefert wurde.

Der farbige Balken gibt das Verhältnis von gebuchten zu budgetieren Aufwänden (alternativ: Umsatz) an. Die beiden Kreise zeigen den bereits gebuchten Anteil an Agenturleistungen (Kreis mit lila Füllung) und Fremdleistungen (Kreis mit rosa Füllung) an. Wenn ihr mit dem Mauszeiger auf einem Kreis bleibt, werden euch die verbleibenden Budgets in Prozent angezeigt.

Über die drei Toggle-Buttons links der Status-Anzeige könnt ihr die Berechnungsgrundlage der Status-Indikatoren verändern:

Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort

Die Anmeldung am System erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort.

Die URL unter die sich Nutzer anmelden und unter der Die Agenturverwaltung für dein Unternehmen zur Verfügung steht folgt diesem Schema

https://unternehmensname.dieagenturverwaltung.de

Abmeldung (Logout)

Im Einstellungsmenü rechts oben auf der Seite (es wird sichtbar wenn du darauf klickst) befindet sich eine Schaltfläche "abmelden". Diese Schaltfläche zeigt einerseits an, wer gerade angemeldet ist (indem dein Name dort steht), andererseits führt ein Klick darauf dazu dass dieser Browser abgemeldet wird.

Abmeldung von entfernten Geräten

Wenn Du dich beispielsweise gestern in einem Internetcafé auf einem öffentlichen Browser angemeldet und vergessen hast, dich wieder abzumelden, kannst Du das in deinem Profil tun.

Dazu klickst du wieder auf das Einstellungsmenü (oben rechts) und dann auf "Einstellungen". Im nächsten Schritt klickst Du auf die Kachel "Mein Profil". Dort öffnest du den Reiter "Angemeldete Geräte". Hier kannst Du dich mit einem Klick von dem (entfernten) Gerät abmelden, in diesem Beispiel vom entfernten Rechner eines Internetcafés in Berlin.

Passwort setzen

Passwort-vergessen Funktion nutzen

Das Login-Formular verweist unten auf eine Passwort-vergessen Funktion. Hast du dein Passwort vergessen, kannst du diesem Link folgen. Du gibst anschliessend die E-Mail-Adresse an, die für dich in der Agenturverwaltung gespeichert ist. Unser System sendet dir anschliessend an dieses E-Mail-Konto einen Link. Öffne den Link und vergibt dir ein neues Passwort.

Eigenes Passwort neu setzen

Wenn Du bereits angemeldet bist und dein Passwort neu setzen möchtest, kannst Du das in deinen Profileinstellungen machen:

Passwort-Reset-E-Mail an andere Benutzer senden

Wenn du Zugriff auf die Benutzerverwaltung hast, kannst du auch anderen Benutzern eine E-Mail mit einem Link zusenden. Dieser Link führt den Nutzer zu einer Seite auf der er sich ein neues Passwort vergeben kann.

Neuen Benutzer einladen sein Passwort selbst zu erstellen

Hat ein neu angelegter Nutzer bisher noch gar kein Passwort so kannst du ihm eine Einladungs-E-Mail senden. Diese E-Mail enthält einen Link zu einer Seite auf der der neue Nutzer sein initiales Passwort einstellen kann.

Wissenswertes zu Passwörtern

• Das Passwort sollte lang sein, mind. 10-15 Zeichen.

• Das Passwort sollte nirgendwo im Klartext notiert werden.

• Das Passwort sollte niemand anderem als dem Nutzer bekannt sein.

• Das Passwort sollte neben Buchstaben auch Zahlen und Sonderzeichen enthalten.

Ich kann mich nicht anmelden

Sollte das System deine Anmeldung verweigern, wird dir eine Fehlermeldung angezeigt:

Dieser Nutzer ist nicht bekannt

• Hast Du dich bei der URL vertippt?

• Ist dein Benutzer gesperrt worden?

• Ist dein Benutzer gelöscht oder noch nicht angelegt worden?

Der Zugang für diesen Account temporär deaktivert

Der kostenlose Testzeitraum für Die Agenturverwaltung ist abgelaufen. Sprich den Kundenservice an:

Bitte gib deine Emailadresse und dein Passwort an

Du hast kein Passwort angegeben.

Die Zugangsdaten wurden vom System nicht akzeptiert

Möglicherweise hast Du das falsche Passwort angegeben oder eine E-Mail-Adresse die nicht im System hinterlegt war?

Deine IP-Adresse wurde wegen zu vielen Fehlversuchen vorübergehend gesperrt

Solltest Du diese Meldung sehen ohne dass du beim Anmelden mehrere Fehlversuche hattest, wende dich an den Kundenservice:

Ich kann mich anmelden, sehe aber keine Menüpunkte

Möglicherweise wurden dir noch keine Berechtigungen erteilt. Sprich einen Administrator an.

Vertretung für eigene Abwesenheit anfragen

In diesem Video wird gezeigt, wie eine Abwesenheit angefragt wird und wie - sofern konfiguriert - eine Vertretung für den Abwesenheitszeitraum gesucht wird:

Vertretung für einen Kollegen übernehmen

Hier sehen wir, wie ein Nutzer die Abwesenheitsvertretung für einen anderen Kollegen übernehmen oder ablehnen kann:

Übersicht Zeiterfassung > Vertretungen

In dieser Übersicht finde ich alle Vertretungsanfragen, die andere Nutzer an mich gestellt haben und kann diese beantworten.

Vertretungsanfragen an mich

Vertretungsanfragen an mich befinden sich - sofern gegeben - in der linken Spalte. Durch Klick auf "Beantworten" öffnet sich ein Dialog der mir erlaubt, eine Vertretung zu übernehmen oder abzulehnen.

Vertretungsanfragen von mir

In der rechten Spalte finde ich - sofern gegeben - Vertretungsanfragen, die ich an andere Nutzer des Teams gestellt habe.

Ich kann mich hier solange die Vertretung noch nicht zugesagt hat auch entscheiden, einen anderen Vertreter anzufragen. Die Wiedervorlagen an den ursprünglich ausgewählten Vertreter werden dadurch gelöscht.

Vertretungen und Wiedervorlagen

Vertretungen und Abwesenheiten werden auch auf dem Dashboard angezeigt:

In diesem Screencast wird gezeigt, was passiert wenn Du eine Vertretung übernimmst und wie du auf die Wiedervorlagen der Kollegin, die du vertrittst zugreifen kannst.

Vertretungssprozess abbrechen

Möchte ich den Prozess abbrechen, kann ich meine Abwesenheitsanfrage im Kalender einfach löschen.

Die Möglichkeit, eine Erinnerung an einem bestimmten Dokumente, Projekt oder Kunden zu hinterlegen, ist in unterschiedlichen Situationen im Agenturalltag hilfreich.

Das Anlegen von Wiedervorlagen ist in folgenden Modulen möglich:

• Kostenvoranschlag

• Ausgangsrechnung

• Gutschriften

• Kontakt

• Projekt

• Etat

• Kunde

Zum Erzeugen einer Wiedervorlage öffnet ihr den Reiter "Wiedervorlage" im jeweiligen Dokument, hier z.B. in einem Kostenvoranschlag.

Nun könnt ihr über den Button "Neue Gesprächsnotiz oder Wiedervorlage anlegen" eine neue Wiedervorlagen erstellen.

In dem sich öffnenden Dialog habt ihr folgende Möglichkeiten:

• Notiztext eingeben: Ein beschreibender Text zur Wiedervorlage, es ist auch möglich lediglich eine Notiz zur Dokumentation eines Vorgangs zu hinterlassen ohne diese dann an einen Nutzer wiedervorzulegen.

• Sichtbar für: Auf Wunsch könnt ihr die Sichtbarkeit einer Wiedervorlage auf eine oder mehrere Personen einschränken. Dies kann sinnvoll sein, wenn ihr eine private Wiedervorlage für euch anlegen möchtet oder sensible Projektinformationen nur mit einem kleine Kollegenkreis teilen möchtet.

• Erinnerung am: Auswahl der Datumsfrist. Dieses Datum ist relevant für die konfigurierten Benachrichtigungen und die Anzeige der Wiedervorlage in der Agenturverwaltung. Nach diesem Datum wird die Wiedervorlage als überfällig markiert.

Wiedervorlagen in Eingangsrechnungen

Beim Erfassen von Eingangsrechnungen werden ebenfalls Wiedervorlagen genutzt indem ein Nutzer, der die Eingangsrechnung erfasst, anschliessend per Wiedervorlage einen Projektleiter benachrichtigen kann, damit dieser die Eingangsrechnung seinem Projekt (als Fremdleistung) zuordnen kann. Das ist z.B. in Agenturen sinnvoll, bei denen die Buchhaltung zwar Eingangsrechnungen erfasst, aber kein Domänenwissen über die einzelnen Kunden und ihre Projekte hat und die Zuordnung daher den jeweiligen Projektleitern überlässt.

Eine solche Wiedervorlage wird im Reiter "Projektzuordnung" einer Eingangsrechnung angelegt.

Über das Auswahlfeld "Soll jemand anderes die Projektzuordnung vornehmen?" kann eine Wiedervorlage erstellt und direkt dem im Dropdown-Element ausgewählten Benutzer zugewiesen werden.

Der ausgewählte Benutzer sieht dann in der Wiedervorlagen-Übersicht einen Eintrag mit dem Titel "Bitte Projektzuordnung vornehmen" und kann über eine Verlinkung im Eintrag direkt zur Projektzuordnung navigieren.

Wir haben ein kurzes Video erstellt, um euch das Konzept der Preisliste und die Unterschiede zwischen Agentur- und Etatpreisliste näherzubringen. Solltet ihr die Inhalte lieber lesen wollen, findet ihr alle Informationen weiter unten auf dieser Seite.

Was ist eine Preisliste?

Eine Preisliste beschreibt alle von einer Agentur angebotenen Funktionen oder Leistungsarten mit dem jeweiligen Stundensatz. So bietet eine Agentur beispielsweise Beratungs-, Text- Grafik- und Art-Direktions-Leistungen an. In der Preisliste sind diese Funktionen zusammen mit den Stundensätzen aufgeführt. Eine Mitarbeiterin kann dabei ggf. eine oder mehrere Funktionen auswählen, wenn dieser ihre Arbeitszeit erfasst. In welcher Funktion ein Mitarbeiter Arbeitszeit erfassen kann, kann am Mitarbeiter konfiguriert werden.

Was ist bei Preislisten zu beachten?

Weniger ist häufig besser: Zu viele Funktionen steigern die Komplexität und machen die Preisliste und die Funktionen unübersichtlich für Projektmitarbeiter, Buchhaltung und Kunden. Einige Funktionen werden häufiger verwendet als andere. Diese sollten schnell auswählbar sein. In der Benutzerverwaltung können Funktionen für jeden Nutzer individuell sortiert werden.

Etat-Preisliste und die Agenturpreisliste

Was ist, wenn wir mit einem Kunden andere Konditionen als in der bestehenden Agenturpreisliste verhandelt haben? Grund dafür können zum Beispiel angebotene Sonderkonditionen oder aber auch historisch bedingte Vertragsbedingungen sein, welche für einen langjährigen Kunden weiterhin gültig sind.

Um dies zu unterstützen, ermöglicht die Agenturverwaltung die Konfiguration von Preislisten in Etats. In der Agenturverwaltung gibt es also eine kundenübergreifende, übergeordnete Agenturpreisliste und eine Preisliste für jeden einzelnen Etat mit seinen zugehörigen Projekten. Es ist also explizit möglich, sogar innerhalb eines Kunden zwei Etats mit verschiedenen Preisen zu führen. Wird ein neuer Etat angelegt, bedient er sich zunächst der übergeordnete Agenturpreisliste. Nach der Erstellung des Etats wird die Etat-Preisliste gemäss der Vereinbarungen mit dem Kunden angepasst.

In der Etatpreisliste kann der allgemeine Stundensatz für eine Funktion für alle Projekte dieses Etats überschrieben werden.

Neue Funktionen werden in der übergeordneten Agenturpreisliste hinzugefügt. Die Bezeichnung der Funktionen kann hier Etat-übergreifend geändert werden:

Vorlagen für Etat-Preislisten am Kunden definieren

Preislistenvorlagen können auch am Kunden definiert werden. Wir empfehlen dies jedoch nur in Ausnahmefällen, hier steht wie es geht:

Um Resturlaub aus einem abzulösenden Drittsystem in Die Agenturverwaltung zu migrieren, kann wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung

• Für jeden Mitarbeiter ist klar, wieviel Tage Urlaubskontingent aus seinem Arbeitsvertrag hervorgehen und wieviel Urlaub er im laufenden Jahr bereits genommen hat.

• Für jeden Mitarbeiter ist klar, zu welchem Datum Resturlaub verfällt (z.B. am 31.03 des laufenden Jahres)

• Für jeden Mitarbeiter ist wieviel Resturlaub er aus dem Vorjahr mitnimmt.

Konfiguration der Arbeitsverträge

Urlaubskontingente können nur für Mitarbeiter mit einem Arbeitsverhältnis "Festanstellung" konfiguriert werden

Beginn des Arbeitsverhältnisses

Unabhängig vom tatsächlichen Beginn des Arbeitsvertrages wird das Arbeitsverhältnis zum 01.01 des laufenden Jahres (oder falls der Mitarbeiter erst im laufenden Jahr zu uns gestossen ist zum tatsächlichen Datum des Beginns des Arbeitsvertrages) gestartet.

Die kann in den Benutzer-Einstellungen im Reiter Arbeitsverhältnis unter Vertragsdauer eingestellt werden. Bei einem laufenden Arbeitsverhältnis wird das End-Datum einfach leer gelassen.

Urlaubskontingent hinterlegen

Im Reiter "Arbeitsverhältnis" unter "Urlaubskontingent" kann angegeben werden wieviele Tage Urlaubsanspruch ein MItarbeiter im Jahr hat.

Achtung: Hier werden volle Tage angegeben, unabhängig davon ob ein Mitarbeiter eine volle oder eine Teilzeistelle hat.

Sonderurlaub ist gesetzlicher Urlaub für Sonderfälle wie Behördentage, Hochzeiten, Beerdigungen etc. der einem Mitarbeiter zusätzlich zur Verfügung steht. I.d. Regel handelt es sich um 2 Tage im Jahr.

Verfallsdatum für Resturlaub konfigurieren

Im Reiter "Arbeitsverhältnis" unter "Urlaubskontingent" wird auch definiert an welchem Datum Resturlaub aus einem Altsystem verfällt. Auch das wird im Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter geregelt, in vielen Föllen ist das der 31.03.

Resturlaub aus Altsystem übertragen

Nimmt ein Mitarbeiter nun Urlaub im laufenden Jahr, wird dieser über einen neuen Eintrag im Abwesenheitskalender eingetragen.

Beim Anlegen eines Urlaubseintrags können dort verschiedene Abwesenheitstypen ausgewählt werden.

Hier können wir für Resturlaub der aus einem Alt-System stammt den Abwesenheitstyp "Übertrag aus Altsystem" verwenden. Dieser Eintrag verhält sich rechnerisch dann im System wie ein Urlaubsbonus, d.h. die Tage werden nicht vom laufenden Urlaubskontingent abgezogen.

Die Kontrolle, wieviel Resturlaub bis wann hier eingetragen wird und wieviel aus dem Altsystem übernommen wird obliegt der Person die diesen Eintrag vornimmt. Dies ist aber nur während der Migration notwendig. In den Folgejahren berechnet Die Agenturverwaltung dann das Resturlaubskontingent automatisch.

Nachdem der Resturlaub eines Nutzers genommen wurde oder verfallen ist, wird weiterer Urlaub einfach über den Abwesenheitstyp "Urlaub" eingetragen.

Es ist empfehlenswert eventuelle (historische) Dokumente zum Resturlaubsbestand eines Mitarbeiters im Reiter Dokumente eines Arbeitsverhältnisses zu speichern um ggf. auch in vielen Jahren über einen Nachweis vor Einführung der Agenturverwaltung zu verfügen.

Herzlich Willkommen in unserem kurzen Einführungskurs zur Nutzung der Agenturverwaltung für Projektmitarbeiter. Dieser Kurs richtet sich an Nutzer, welche für ihre tägliche Arbeit lediglich eine oder mehrere der nachfolgenden Funktionen verwenden:

• Dashboard

• Zeiterfassung

• Aufgaben im Rahmen von Projekten

Die Projektverwaltung ist die operative Schaltzentrale der Agenturverwaltung. In der Projektverwaltung findet sowohl die Planung, als auch die Erfassung von Agentur- und Fremdleistungen sowie die Abrechnung statt.

Wir haben ein kurzes Video erstellt, um die wichtigsten Begriffe zu erklären. Solltet ihr die Inhalte lieber lesen wollen, findet ihr alle Informationen weiter unten auf dieser Seite.

Die wichtigsten Begriffe zur Verwaltung von Projekten

In der Agenturverwaltung können Projekte angelegt werden. Mit Projekten organisieren wir Aufträge unserer Kunden.

Beginnen wir mit der Klärung der wichtigsten Begriffe: Budget, Agentur- und Fremdleistung.

Budget

Ein Budget beschreibt eine Geldsumme, welcher mit einem Kunden für ein Projekt oder Etat vereinbart wurde. Häufig ergibt sich das Budget aus einem oder mehreren Kostenvorschlägen. In einigen Projekten ergibt sich das Projekt-Budget als Teil eines übergeordneten Etat-Budgets oder wird formlos per E-Mail oder am Telefon freigegeben.

Ganz egal, wie ein Budget zustande kommt: Es beschreibt die Geldsumme, welche für die zu erbringenden Leistungen die im Projekt definiert wurden zur Verfügung steht.

Die Abwesenheiten des Teams lassen sich in einer kalendarischen Ansicht überblicken.

Das Abwesenheitsmanagement für dein Unternehmen vorkonfigurieren:

Dieses Video ist der totale Setup-Guide für Unternehmen, die ihre Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, das Vertretungs- und Genehmigungs-Management, Arbeitsverhältnisse, Migration von Resturlaubskontingenten in der Agenturverwaltung konfigurieren möchten. Es dauert ca. 25 Minuten und umfasst alle Themen, insbesondere:

• Welche Abwesenheiten gibt es, welche benötigen eine Vertretung, welche eine Genehmigung?

• Wie wird das Urlaubskontingent eines Mitarbeiters definiert?

• Wie werden Feiertage und Betriebsferien berücksichtigt?

• Wer kann den Abwesenheitskalender einsehen?

Neue Abwesenheit eines Teammitglieds eintragen

Über den Button "Neuer Eintrag" können entsprechend berechtigte Nutzer für andere Mitarbeiter (oder Mitarbeiter nur für sich) eine Abwesenheit in diesen Kalender eintragen.

Dabei wird im ersten Schritt der Abwesenheitstyp (Urlaub oder Krankheit) und im zweiten Schritt der Zeitraum der Abwesenheit angegeben. Der Zeitraum kann Wochenenden, freie Tage des Mitarbeiters, Feiertage und sogar Abwesenheiten wie Krankheit überspannen. Das System ermittelt die verbleibenden Arbeitstage und errechnet den benötigten Zeitraum für die neue Abwesenheit.

Erfassung von halben Abwesenheitstagen

Beim Erstellen des Abwesenheitsantrags kann ein Nutzer mittels eines kleinen Schalters für jeden einzelnen Tag der Abwesenheit konfigurieren, ob es sich um einen halben Urlaubstag handeln soll.

Im Kalender werden halbe Abwesenheiten so angezeigt:

Abwesenheiten bearbeiten

Eine Abwesenheit kann durch Klick auf einen der Abwesenheitstag bearbeitet werden. Es öffnet sich dann ein Dialog, in dem der Abwesenheitstyp und Anzahl der Stunden der Abwesenheit für den entsprechenden Tag bearbeitet werden können.

Es ist hier auch möglich die Abwesenheit des entsprechenden Tages zu löschen oder auch den gesamten Zeitraum - also z.B. alle Einträge eines Urlaubs - der Abwesenheit zu löschen.

Berechtigungen für den Abwesenheitskalender

Damit Mitarbeiter a) den Kalender des Teams einsehen und b) wie bisher Urlaub und Krankheit für sich selbst eintragen können müssen die entsprechenden Berechtigungen in den jeweiligen Benutzergruppen vergeben.

In obigen Beispiel ist Alexandra Kuglers nicht berechtigt die Abwesenheitstypen anderer Mitarbeiter einzusehen, daher sind diese nur als ausgegraut erkennbar - es ist für Alexandra nicht ersichtlich, welcher Mitarbeiter krank oder im Urlaub oder in Elternzeit ist, nur ob eine Person an einem bestimmten Tag da ist oder nicht.

Die Kalenderansicht

Die Kalenderansicht besteht aus einem Button (links oben), mit dem ein Neuer Abwesenheitsantrag erstellt werden kann.

Oberhalb des Kalenders finden wir eine Blätterfunktion, mit der wir auf der Zeitleiste weiter vor oder zurück blättern können um einen anderen Zeitraum zu betrachten. Die länge des Zeitraums hängt von der Grösse deines Browserfensters ab.

Unterhalb des Kalenders gibt es eine Übersicht über die Gesamtkapazität des Teams in Stunden. Diese Grafik ist nur sichtbar, wenn der Nutzer die entsprechende Berechtigung dazu hat.

Ganz unten finden wir eine Legende, die die verschiedenen möglichen Abwesenheitstypen anzeigt.

Darstellung verschiedener Anwendungsfälle im Kalender

In diesem Beispiel lässt sich gut erkennen, dass die genehmigten und beantragten Abwesenheiten in Kalenderwoche 15 sich überschneiden und zum Teil nur eine Person anwesend wäre.

Neue Abwesenheit beantragen

Über den grünen Button links oben können Nutzer - sofern Sie die Berechtigung dazu haben Einträge im Kalender für sich - und sofern sie auch dazu berechtigt sind - auch für andere, vornehmen.

Ob ein Eintrag sofort als genehmigt im Kalender auftaucht, hängt davon ab was für ein Abwesenheitstyp ausgewählt wurde und ob dieser Type vertretungs- und /oder genehmigungspflichtig ist.

Mehr zur Konfiguration von Abwesenheitstypen findet sich hier:

Vertretungspflichtige Abwesenheiten

Ist Abwesenheitstyp Vertretungspflichtig, muss der beantragende Nutzer bereits beim Stellen des Antrags eine Vertretung auswählen.

Die Vertretung erhält dann eine Benachrichtigung und finde in ihren Wiedervorlagen eine neue Wiedervorlage ...

... mit der Bitte die Vertretung entweder zu übernehmen oder abzulehnen.

Genehmigungspflichtige Abwesenheiten

Ist die Vertretung genehmigungspflichtig, wird sie nach der Beantragung über eine Wiedervorlage den Personen zugewiesen, die im Abwesenheitstyp als Genehmiger eingetragen sind.

Die Zuweisung erfolgt bei einem vertretungspflichtigen Abwesenheitstyp erst, nachdem die Vertretung zugesagt hat.

Genehmigung durch zwei Personen

Ist im Abwesenheitstyp definiert, dass eine Genehmigung durch eine zweite Person erfolgen muss, erhalten die für die zweite Genehmigung hinterlegten Genehmiger eine Wiedervorlage mit der Bitte um Genehmigung erst, nachdem die erste Genehmigung erteilt wurde.

Abweichungen vom Prozess

Vertretung zuweisen (anstatt anzufragen)

Im Kalender kann eine Abwesenheit zu jedem Zeitpunkt auch durch eine entsprechend berechtigte Person durch einen Klick geöffnet werden. Im Dialog kann im Reiter "Vertretung" dann einfach eine Person ausgewählt werden. Die Vertretung wird dieser Person dann einfach zugewiesen, sie hat keine Möglichkeit die Vertretung abzulehnen, wird jedoch über die Zuweisung mit einer Benachrichtigung informiert.

Abwesenheiten (auch ohne Vertretung, erste oder zweite Genehmigung) genehmigen

Im Kalender kann eine Abwesenheit zu jedem Zeitpunkt auch durch eine entsprechend berechtigte Person durch einen Klick geöffnet werden. Im Reiter "Genehmigung" des Dialogs kann hier einfach eine Genehmigung erteilt werden - unabhängig davon ob eine Vertretung, oder erste und zweite Genehmigung benötigt wird.

Datenschutz & Abwesenheitstypen

Bei Mitarbeitern ohne die Berechtigung Abwesenheiten > Kalender > Abwesenheitstypen andere Nutzer erkennen geht der Abwesenheitsgrund andere Mitarbeiter nicht aus dem Kalender hervor. Es ist lediglich zu erkennen, ob ein Nutzer Abwesend oder anwesend ist. Geplante (also noch nicht genehmigte) Abwesenheiten, sind auch hier gestreift - jedoch ohne Abwesenheitstyp - ersichtlich.

Für Yvonne ist in diesem Beispiel nur an ihren eigenen Abwesenheiten der Typ anhand der Farbe zu erkennen:

Abwesenheiten ändern oder löschen

Durch Klick auf eine Abwesenheit im Kalender öffnet sich ein Dialog, der mir erlaubt, den Abwesenheitstyp zu ändern.

Ich kann im Reiter "Abwesenheit ganz oder teilweise löschen" auch entweder den angeklickten Tag oder den ganzen Abwesenheitsantrag löschen.

Ggf. noch existierende Wiedervorlagen für Vertretungen oder Genehmigungen werden dann enbenso gelöscht.

Kalender als iCal abonnieren

Du kannst den Abwesenheitskalender auch mit deinem Apple iCal, Google-Calendar oder Outlook Kalender abonnieren.

Wie das geht steht hier:

Eine Übersicht über alle, mir zugewiesenen Aufgaben erhalte ich in auf der Seite "Listenansicht", welche ich über die Navigation erreichen kann.

Erstellen von Aufgaben

Mit einem Klick auf den Button "+ neue Aufgabe anlegen" kann eine Aufgabe angelegt werden.

Über die Auswahl "Mehrere Aufgaben erstellen" können mehrere Aufgaben gleichzeitig erstellt werden.

Mit Klick auf den Erstellen-Button werden die Aufgaben angelegt.

Aufgaben aus Positionen eines Kostenvoranschlags erzeugen

Im Auswahlfeld "Neuer Aufgabe" gibt es auch die Option "Aufgaben aus KV-Positionen erstellen". Hier kann ein Kostenvoranschlag gesucht und ausgewählt werden. Iim nächsten Schritt werden dann Positionen dieses KVs ausgewählt und mit einem Klick in Aufgaben umgewandelt.

Befindet sich der Nutzer in der Liste der Aufgaben eines Projekts, werden diese Aufgaben in diesem Projekt angelegt. Ansonsten im Projekt, des ausgewählten Kostenvoranschlags. Liegt auch hier kein Projekt vor, so werden die Aufgaben ohne Projekt erzeugt.

Zeit an Aufgaben erfassen

Innerhalb eines Projekts kann Zeit auch an Aufgaben erfasst werden. Dazu legt man einen Vorgang an und aktiviert den Schalter "Aufgabe für die Zeiterfassung zur Verfügung stellen".

Im Zeiterfassungsdialog, wird dann nach der Auswahl des Projekts abgefragt, zu welcher Aufgabe der Zeiterfassungseintrag gehört:

An Aufgaben erfasste Zeiten können im Reiter "Agenturleistungen" eines Kunden, Etats oder Projekts ausgewertet werden.

Bearbeiten von Aufgaben

Zur Bearbeitung einer Aufgabe wird diese einfach angeklickt. In der Bearbeitungsmaske können alle Felder angepasst oder aktualisiert werden.

Dokumente hochladen

Im Tab "Dokumente" können Datei-Anhänge zu dieser Aufgabe per Drag & Drop hinzugefügt werden.

Checkliste um den Fortschritt einer Aufgabe zu erkennen

Aufgaben verfügen über ein Beschreibungsfeld. Diese kann zum Einen genutzt werden, um nützliche Informationen, z.B. ein Briefing, weiterführende Links oder eine Checkliste, ähnlich einer Todo-Liste zu hinterlegen.

Die Agenturverwaltung erkennt an den eckigen Klammern im Fliesstext automatisch, dass es sich um ein Checklistenelement handelt.

Der Status der Checkliste dieser Aufgabe wird in der Vorgangsübersicht dann mit einem Fortschrittsbalken angezeigt aus dem zu erkennen ist wie viele Punkte der Aufgabe bereits erledigt wurden:

Dokumentenanhänge in Aufgaben

Zu Aufgaben können auch Dokumente per Drag & Drop hochgeladen werden, das können beispielsweise Briefing-Informationen oder Materialen für die Umsetzung sein.

Stapelverarbeitung: Gleichzeitig mehrere Aufgaben bearbeiten

Eine Mehrfachbearbeitung ist über den Button "Mehrere Aufgaben bearbeiten"möglich. Im sich öffnenden Stapelverarbeitungsdialog können links die zu bearbeitenden Aufgaben ausgewählt. Auf der rechten Seite werden dann die anzupassenden Felder durch die Check-Box zur Bearbeitung markiert und anschließend mit einem neuen Wert belegt.

Erstellung von Statuslisten mit der Druckfunktion

Mit Hilfe der Druck-Funktion kann mit wenigen Klicks auf eine Statusliste im Briefpapier-Design der Agentur erstellt werden. Die anzuzeigenden Daten sind dabei im Druck-Wizard konfigurierbar.

Eine Statusliste in der Druckvorschau sieht zum Beispiel wie folgt aus. Über die Konfiguration des Briefpapiers kann die Druckversion individuell gestaltet werden. Mehr zum Thema Briefpapier erfährst du .

Tipp: Ansicht der Aufgaben nach Fälligkeit

Neben der Standardansicht, welche in Projekten gruppiert und individuell sortiert ist, kann über den Reiter "Aufgaben nach Fälligkeit" zu einer alternativen Ansicht navigiert werden.

Hier werden deine eigenen Aufgaben und die Aufgaben anderer Nutzer, die du beobachtest, nach Fälligkeit sortiert angezeigt. Dies ist hilfreich, um die Deadlines verschiedener Aufgaben projektübergreifend im Blick zu behalten.

Tipp: Relevante Aufgaben auf dem Dashboard

Einen guten Überblick über aktuell relevante Aufgaben erhält man auch auf dem persönlichen Dashboard. In zwei Widget werden zum einen alle für mich freigegebenen, fällige Aufgaben, sortiert nach ihrer Fälligkeit, angezeigt. Dies hilft jene Aufgaben zu identifizieren, welche aktuell deine Aufmerksamkeit benötigen. In dem zweiten Widget "Meine Aufgaben" werden alle mir zugewiesenen Aufgaben, gemäß ihrer Sortierung im Reiter "Meine Aufgaben" angezeigt. Über den "Alles anzeigen >"-Button jeweils oben rechts im Widget gelangt man zur Übersichtsseite.

Herzlich Willkommen in unserem kurzen Einführungskurs zur Nutzung der Agenturverwaltung für Projektmanager. Dieser Kurs richtet sich an Nutzer, welche in ihrem Arbeitsalltag vor allem das Finanz- und Projektmanagement der Agenturverwaltung verwenden. Auf dieser Seite findet ihr Informationen und Verlinkungen zu folgenden Themengebieten:

• Einführung in die Agenturverwaltung: die wichtigsten Begriffe

• Erstellung von Kostenvoranschlägen

• Projektverwaltung

• Zeiterfassung

• Aufgaben im Rahmen von Projekten

• Wiedervorlagen

• Reporting

• ...

Unsere digitalen Kurse sind kurz und knapp gehalten, um dich nicht unnötig zu langweilen. Sollten Fragen unbeantwortet bleiben, wende dich an den Agenturverwaltungs-Ansprechpartner in deinem Unternehmen oder an unseren Support, welchen du direkt aus der Agenturverwaltungssoftware erreichst.

Inhalte

Die Startseite // Dein Dashboard

Die wichtigsten Begriffe // Ganz wenig Theorie vorweg

Angebote erstellen // Kostenvoranschläge im Bereich Finanzen

Operative Arbeit organisieren // Die Projektverwaltung

Zeiterfassung // 3 Wege, um deine Arbeitszeit zu erfassen

Aufgaben und Zusammenarbeit in Projekten

Wiedervorlage // Benachrichtigungen und Erinnerungen für dich und deine Kollegen

Projekterfolg sichern // Reports im Rahmen von Projekten

Die Startseite // Dein Dashboard

Deine Startseite ist üblicherweise das Dashboard, in welchem dir für dich relevante Informationen dargestellt werden.

Als Projektmanager kannst du dir hier einen schnellen Überblick über deine relevanten Vorgänge, KVAs und Budgets verschaffen. Es gibt bspw. Dashboard-Boxen zu den folgenden Themen:

• Fällige Aufgaben (die du beobachtest oder die dir zugewiesen sind)

• Meine Aufgaben

• Meine Projekte

• Meine auf Freigabe wartenden Kostenvoranschläge

Mit einem Klick auf den Button "Alle anzeigen" in einer Box kannst du zu einer Detailseite navigieren.

Ansonsten erfolgt die Navigation innerhalb der Agenturverwaltung über das Menu unterhalb eures Logos.

Übrigens: Nicht alle Benutzer der Agenturverwaltung sehen die gleichen Menu-Punkte. Der Administrator kann einzelne Bereiche für Benutzer oder Benutzergruppen de-/aktivieren wenn sie von den jeweiligen Nutzern nicht benötigt werden.

Die wichtigsten Begriffe // Ganz wenig Theorie vorweg

Damit wir auf den folgenden Seiten nicht aneinander vorbeireden, findest du auf der verlinkten Seite eine kurze Definition der wichtigsten Begriffe in der Agenturverwaltung: Budget, Umsatz, Agentur- und Fremdleistung.

Angebote erstellen // Kostenvoranschläge in Bereich Finanzen

todo

Operative Arbeit organisieren // Die Projektverwaltung

Die Projektverwaltung ist die operative Schaltzentrale der Agenturverwaltung. In der Projektverwaltung findet sowohl die Planung, als auch die Erfassung von Agentur- und Fremdleistungen sowie die Abrechnung statt.

Eine Einführung in die Projektverwaltung findest du auf der Seite Projektverwaltung und auf den Unterseiten des Bereichs.

Eine Übersicht über beispielhafte Projektabläufe und deren Abbildung in der Agenturverwaltung findest du bald hier.

Zeiterfassung // 3 Wege, um die eigene Arbeitszeit zu erfassen

Die Agenturverwaltung unterstützt drei Arten, Arbeitszeit zu erfassen:

• Timer: Für Mitarbeiter, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und über den Tag verteilt an verschiedenen Projekte arbeiten.

• Wochenansicht Für Mitarbeiter, die ihre Zeiten lieber am Ende einer Woche auf einmal erfassen möchten

• Klassische Liste: Der Klassiker für alle, die ihre Arbeitszeitblöcke in einer Liste organisieren möchten

Detaillierte Informationen zum Thema Zeiterfassung im Allgemeinen und zur Verwendung der Zeiterfassung in der Agenturverwaltung findest du hier:

Aufgaben und Zusammenarbeit in Projekten

Aufgaben können mit Deadlines und Kommentaren versehen werden. Sie können sowohl für die Organisation des eigenen Arbeitstages als auch in Projekten zur Organisation eines Teams verwendet werden.

Detaillierte Informationen zum Thema Vorgänge findest du hier:

Wiedervorlage // Erinnerungen für dich und deine Kollegen

Wiedervorlagen sind ein wichtiges Werkzeug, um im Agenturalltag den Überblick zu behalten. In der Agenturverwaltung erfüllen Wiedervorlagen den Zweck einer Erinnerungen für einen Benutzer. Sie können mit verschiedenen Entitäten, z.B. Projekten, Kostenvoranschlägen, Kontakten oder Rechnungen verknüpft sein und helfen dabei, ereignisgetriebene Prozesse zu etablieren.

Detaillierte Informationen zum Thema Wiedervorlagen findest du hier:

Einstellungen -> Kontoverwaltung -> Deine Rechnungen für Die Agenturverwaltung

Rechnungen die beispielsweise an ein invoice@ Postfach gehen können automatisch an Die Agenturverwaltung weitergeleitet werden, wo sie mit einer KI erfasst werden.

Möchtet ihr diese Weiterleitung nutzen, können wir darüber im Onboarding sprechen.

Das folgende Video erklärt, wie das funktioniert:

Alternative Textbausteine für Finanzdokumente

Allgemeines zur Erstellung und Verwendung von Textbausteinen findest du hier:

Am Etat lässt sich definieren, ob Finanzdokumente wie Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen oder Gutschriften mit bestimmten Textbausteinen vorausgefüllt werden soll.

Die Agenturverwaltung verwendet für die Abbildung der Auftraggeber-Seite drei hierarchische Ebenen: Kunde > Etat > Projekt.

Zu einem Kunden können ein oder mehrere Etats verwaltet werden. Innerhalb eines Etats kann es ein oder mehrere Projekte geben. Diese Seite behandelt die mittlere Ebene: den Etat.

Kunden in der Projektverwaltung

Ein Kunde ist die oberste Hierarchie-Ebene in der Projektverwaltung. An einem Kunden werden die Stammdaten eines Kunden hinterlegt, welche es dann beim Anlegen eines neuen Etats verwendet werden.

Auf den drei Hierarchieebenen der Projektverwaltung (Kunde, Etat und Projekt) könnt ihr im Reiter "Finanzen" alle relevanten Finanzdokumente und die damit verbundenen Zahlungen einsehen.

Die Ansicht ist strukturiert in die drei Abschnitte Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen und Gutschriften. In jedem Abschnitt werden die Finanzdokumente mit den relevanten Informationen zeilenweise angezeigt. Mit einem Klick auf eine Zeile könnt ihr in das jeweilige Finanzdokumente springen.

Zu einem Kostenvoranschlag werden folgende Informationen anzeigt:

• Status: Indikator gibt an, ob und welcher Anteil des KVA-Budgets bereits abgerechnet wurde

• Datum

• Betreff

• Nummer

• Projekt

• Anschrift

• Betrag: Netto-Betrag des KVA

Zu einer Ausgangsrechnung werden folgende Informationen angezeigt:

• Status: Indikator mit drei Zuständen:

  • in Bearbeitung

  • versandt/überfällig

  • bezahlt

Zu einer Gutschrift werden folgenden Informationen anzeigt:

• Rechnungsdatum

• Betreff

• Rechnungsnummer

• Projekt

Für den Import von Projekten bieten wir eine Import- Vorlage an. Ob sie genutzt wird oder die Projekte manuell angelegt werden muss im Einzelfall entschieden werden. Ein manuelles anlegen empfehlen wir bei einer vertretbaren Anzahl, da so der Umgang mit dem System bereits geübt wird. Ein Systemwechsel ist immer auch eine gute Möglichkeit die Daten aufzuräumen und nicht benötigte Projekte zu entfernen.

Die Import- Vorlage kann hier heruntergeladen werden:

Bitte in der Vorlage keine Spalten löschen oder neue ergänzen und auch die Benennung der Spalten muss unbedingt gleich bleiben. Bei Fragen wendet euch an euren Ansprechpartner im Onboarding oder an die [email protected]