1 von 100

Die Agenturverwaltung

Über dieses Handbuch

Gebrauchsanweisung für die Cloud-Agentursoftware "Die Agenturverwaltung"

Gliederung

Du findest zu jedem Menüeintrag in der Agenturverwaltung ein entsprechendes Kapitel in diesem Handbuch.

Suche

Oben rechts findest du ein Suchfeld mit dem du nach einem Begriff z.B. "Kostenvoranschlag" suchen kannst.

Neu hier?

Wenn du ein neuer Nutzer bist, lies dir zunächst die ersten Schritte durch:

Daten in den Abbildungen und Beispielen

Alle Daten in Abbildungen und Beispielen sind frei erfunden. Wir verweisen in manchen Fällen auf die fiktive, von uns erfundene Agentur "Hase Kommunikation". Diese Agentur existiert nicht, ebensowenig die in Beispielen verwendeten Nutzer, ihre Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

Feststehende Begriffe

Wir schreiben bestimmte Wörter groß, wenn sie feststehende Begrifffe in Kontext dieses Handbuchs repräsentieren. Zum Beispiel: Die Agenturverwaltung Geplante Budgets Benutzerdefinierte Berichte Benutzerdefinierte Filter

Impressum

Dieses Handbuch wird herausgegeben von

Die Agenturverwaltung Eschelsweg 4 22767 Hamburg Verantwortlich für den Inhalt nach § 55 Abs. 2 RStV: Achim Köllner

Video Tutorials

Auf unserem Youtube-Kanal finden sich alle Videos die in diesem Handbuch verwendet werden:

Erste Schritte

Die wichtigsten Konzepte

In diesem Video kannst du Die Agenturverwaltung an einem Beispielprojekt kennenlernen. Es erklärt die wichgsten Zusammenhänge in ca. einer halben Stunde:

Briefpapier im Onboarding

Für die initiale Anlegung des Briefpapiers benötigen wir:

-Euren aktuellen Briefbogens

-Euer Logo

-Die Hausschrift als ttf-Datei

Wenn wir alle Daten bekommen haben, legen wir das Briefpapier für euch an.

Anmelden und Abmelden

In diesem Kapitel erfahren wir, wie wir uns an- und abmelden und unser Passwort ändern oder neu setzen.

Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort

Die Anmeldung am System erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort.

Die URL unter die sich Nutzer anmelden und unter der Die Agenturverwaltung für dein Unternehmen zur Verfügung steht folgt diesem Schema

https://unternehmensname.dieagenturverwaltung.de

Abmeldung (Logout)

Im Einstellungsmenü rechts oben auf der Seite (es wird sichtbar wenn du darauf klickst) befindet sich eine Schaltfläche "abmelden". Diese Schaltfläche zeigt einerseits an, wer gerade angemeldet ist (indem dein Name dort steht), andererseits führt ein Klick darauf dazu dass dieser Browser abgemeldet wird.

Abmeldung von entfernten Geräten

Wenn Du dich beispielsweise gestern in einem Internetcafé auf einem öffentlichen Browser angemeldet und vergessen hast, dich wieder abzumelden, kannst Du das in deinem Profil tun.

Dazu klickst du wieder auf das Einstellungsmenü (oben rechts) und dann auf "Einstellungen". Im nächsten Schritt klickst Du auf die Kachel "Mein Profil". Dort öffnest du den Reiter "Angemeldete Geräte". Hier kannst Du dich mit einem Klick von dem (entfernten) Gerät abmelden, in diesem Beispiel vom entfernten Rechner eines Internetcafés in Berlin.

Passwort setzen

Passwort-vergessen Funktion nutzen

Das Login-Formular verweist unten auf eine Passwort-vergessen Funktion. Hast du dein Passwort vergessen, kannst du diesem Link folgen. Du gibst anschliessend die E-Mail-Adresse an, die für dich in der Agenturverwaltung gespeichert ist. Unser System sendet dir anschliessend an dieses E-Mail-Konto einen Link. Öffne den Link und vergibt dir ein neues Passwort.

Eigenes Passwort neu setzen

Wenn Du bereits angemeldet bist und dein Passwort neu setzen möchtest, kannst Du das in deinen Profileinstellungen machen:

Passwort-Reset-E-Mail an andere Benutzer senden

Wenn du Zugriff auf die Benutzerverwaltung hast, kannst du auch anderen Benutzern eine E-Mail mit einem Link zusenden. Dieser Link führt den Nutzer zu einer Seite auf der er sich ein neues Passwort vergeben kann.

Neuen Benutzer einladen sein Passwort selbst zu erstellen

Hat ein neu angelegter Nutzer bisher noch gar kein Passwort so kannst du ihm eine Einladungs-E-Mail senden. Diese E-Mail enthält einen Link zu einer Seite auf der der neue Nutzer sein initiales Passwort einstellen kann.

Wissenswertes zu Passwörtern

Das Passwort sollte lang sein, mind. 10-15 Zeichen.
Das Passwort sollte nirgendwo im Klartext notiert werden.
Das Passwort sollte niemand anderem als dem Nutzer bekannt sein.
Das Passwort sollte neben Buchstaben auch Zahlen und Sonderzeichen enthalten.
Für jede Applikation sollte ein eigenes Passwort verwendet werden. Auf keinen Fall sollte das Passwort für Die Agenturverwaltung auch z.B. für Banking, Social Media Accounts oder E-Mail-Postfächer verwendet werden!
Das Passwort sollte gelegentlich - z.B. alle paar Wochen oder nach Aufforderung durch den Systemadministrator - geändert werden. Die Agenturverwaltung weist dich gelegentlich darauf hin.

Passwörter werden in unserer Datenbank destruktiv verschlüsselt gespeichert. Selbst unser Kundenservice kann diese Passwörter nicht mehr einsehen oder entschlüsseln.

Unser Kundenservice wird nie von dir verlangen dein Passwort zu nennen! Bitte sende keine Passwörter per E-Mail an uns.

Ich kann mich nicht anmelden

Sollte das System deine Anmeldung verweigern, wird dir eine Fehlermeldung angezeigt:

Dieser Nutzer ist nicht bekannt

Hast Du dich bei der URL vertippt?
Ist dein Benutzer gesperrt worden?
Ist dein Benutzer gelöscht oder noch nicht angelegt worden?

Der Zugang für diesen Account temporär deaktivert

Bitte gib deine Emailadresse und dein Passwort an

Du hast kein Passwort angegeben.

Die Zugangsdaten wurden vom System nicht akzeptiert

Möglicherweise hast Du das falsche Passwort angegeben oder eine E-Mail-Adresse die nicht im System hinterlegt war?

Deine IP-Adresse wurde wegen zu vielen Fehlversuchen vorübergehend gesperrt

Ich kann mich anmelden, sehe aber keine Menüpunkte

Möglicherweise wurden dir noch keine Berechtigungen erteilt. Sprich einen Administrator an.

Erste Grundeinstellungen

Zuallererst: Standard-Preisliste erstellen

Damit Benutzer Zeiten erfassen können, lege zunächst fest, welche Funktionen (Gewerke) es in eurer Agentur gibt und zu welchen Stundensätzen diese überlicherweise abgerechnet werden. Keine Sorge: Abweichungen von der Standardpreisliste können später in den Etats der einzelnen Kunden hinterlegt werden.

Lege dein Briefpapier an

Lade dein Logo hoch und erstelle deinen Briefkopf mit eurer Anschrift, Bankverbindung, Steuernummer und ggf. anderen rechtlichen Zusätzen wie der Handelsregisternummer.

Möchtest du den Look der Agenturverwaltung anpassen?

Sprich den Kundenservice an

Wenn du euer Unternehmenslogo und eure Primary-Brand-Color hinterlegen möchtest
Wenn Du Hilfe bei den Layout-Einstellungen des Briefpapiers brauchst
Die Standard-Einstellungen für die Erzeugung von Projektnummern, Kostenvoranschlagsnummern, Rechnungsnummer verändern möchtest

Hinterlegen der Unternehmensdaten

Funktionen: Die Standardpreisliste der Agenturleistungen

Was sind Funktionen und welche Bedeutung haben sie? Wie werden die globalen Funktionen in der Agenturpreisliste konfiguriert?

Funktionen sind ein zentrales Element der Agenturverwaltung, da sie für viele elementare Aktionen in der Agenturverwaltung eine Voraussetzung sind. So erleichtern sie die Erstellung von Kostenvoranschlägen und sind die Grundlage für die Zeiterfassung durch Benutzer der Agenturverwaltung.

Aus diesem Grund empfehlen wir, die Agenturpreisliste, zu Beginn der Nutzung der Agenturverwaltung mit den wichtigsten Funktionen zu konfigurieren. Eine nachträgliche Anpassung und Erweiterung ist natürlich möglich. Wie die Agenturpreisliste konfiguriert wird, erfahrt ihr hier:

Unterschiedliche Stundensätze in verschiedenen Kontexten

Die in der Agenturpreisliste hinterlegten Stundensätze können in einem Etat (Projektverwaltung > Etat) überschreiben werden. Auf diese Weise können abweichende Konditionen für einen Kunden oder einen bestimmten Etat eines Kunden berücksichtigt werden.

Anwendungsszenarien für unterschiedliche Preislisten a) Euer erster Kunde begleitet euch schon viele Jahre und geniesst daher günstigere Konditionen. Neukunden bezahlen jedoch andere Stundensätze. b) Ihr erhöht Eure Preise zum Jahreswechsel, die laufenden Projekte werden noch zu alten Stundensätzen zu Ende geführt, neue Projekte zu den neuen Stundensätzen abgerechnet c) Innerhalb eines Kunden führt ihr zwei Etats, den einen für das Retainer-Tagesgeschäft das über einen Jahresvertrag zu günstigeren Stundensätzen vereinbart wurde, den anderen für über dieses Kontingent hinausgehendes Projektgeschäft, das zu den üblichen Agenturstundensätzen abgerechnet wird.

Anwendung von Funktionen in der Zeiterfassung

Funktionen sind auch im Kontext der Zeiterfassung relevant, da jeder Zeiterfassungseintrag mit einer Funktion verknüpft ist.

Beispiel Ein Art Director erfasst beispielsweise 2 h 30 min in der Funktion "Grafikdesign" auf dem Projekt "Adidas Retail - POS-Motive 2021".

Mehr zu Funktionen in der Zeiterfassung erfahrt hier ihr:

Funktionen in Finanzdokumenten

Auch in Finanzdokument - z.B. Kostenvoranschlägen - können Funktionen verwendet werden um eine Position zu kalkulieren.

Beispiel: Eine Positionsgruppe "Umsetzung Landingpage" führt zwei Positionen 4 h Gestaltung (in der Funktion "Art Direction") zu 100,00 EUR = 400,00 EUR 6 h Content-Erstellung (in der Funktion "Text") zu 120,00 EUR = 720,00 EUR

Wie ihr Funktionen zur Erstellung von Kostenvoranschlägen verwendet, erfahrt ihr hier:

Nummernsysteme

Die Agenturverwaltung erlaubt die Verwendung komplexer Nummernsysteme.

Uns sind im Verlauf der letzten Jahre schon etliche (mehr und oft auch weniger nützliche) Nummersysteme begegnet. Wenn es keinen Grund dafür gibt - z.B. externe Systeme, die mit den gleichen Nummern arbeiten - sollte das Nummernsystem so einfach wie möglich gehalten werden.

Die Agentursoftware verwendet ein standardmässig Nummernsysteme, welche sich in den vergangenen Jahren bei einer Vielzahl von Kunden bewährt haben.

Informationen zu den Nummernsystemen in der Agenturverwaltung

Im Nachfolgenden erfahrt ihr, welche Best Practice Nummernsysteme sich herausgebildet haben. Wir besprechen nacheinander:

Kostenvoranschlagsnummern
Projektnummern
Rechnungsnummern

Allen Nummernsystem ist gemein, dass die Agenturverwaltung sicherstellt, dass

keine Nummern doppelt erzeugt werden können
keine Nummern fehlen

Im Folgenden findet ihr Tipps und Tricks sowie unsere Empfehlung für die einzelnen Nummernsysteme:

Nummerkreise können ganz schön kompliziert werden...

... vor allem wenn Abhängigkeiten zu Drittsystemen ins Spiel kommen.

Projektnummern

Best Practice bei Projektnummern

Warum überhaupt Projektnummern?

Projektnummern können in Kostenvoranschlägen, Rechnungen und der Korrespondenz mit dem Kunden hilfreiche Referenznummern sein.
Sie können bei der Beauftragung an Lieferanten weitergegeben werden, die die Projektnummer dann auf ihren Rechnungen führen. Das vereinfacht die Zuordnung von Fremdleistungen auf Projekte erheblich.

Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben.

Wir empfehlen dieses Projektnummernmuster

Die Nummern setzen sich zusammen aus ‌ <Kundenkürzel>-<vierstellige durchlaufende Zahl>

TUI-0029‌ ‌BAB-0002

Die vierstellige durchlaufende Zahl zählt also innerhalb eines Kunden alle Projekte.

Es ist bewusst keine Jahreszahl in die Nummer integriert, da es häufig vorkommt, dass Projekte über Jahresgrenzen hinweg fortlaufen. Eine Jahreszahl wäre dann lediglich ein Indikator dafür, in welchem Jahr das Projekt angelegt wurde, diese Information ist über eine Agentursoftware jedoch ohnehin zugänglich.

Weitere Vorteile dieses Musters

Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet
In einem Dateisystem sortieren sich Projektnummern automatisch nach Kunde und durchlaufender Nummer
Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis 
Rückschlüsse des Kunden auf andere Projekte der Agentur sind nicht möglich
Wenn Kundenkürzel in der Agentur etabliert sind, lässt sich leicht danach suchen

Kostenvoranschlagsnummern

Best Practice bei Kostenvoranschlägen

Die Nummern setzen sich zusammen aus <KV-Präfix>-<vierstelliges Jahr>-<dreistellige durchlaufende Zahl>

KV-2018-015 KV-2019-001

Die dreistellige durchlaufende Zahl der Kostenvoranschlag beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als eintausend Kostenvoranschläge an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig.

Die Kostenvoranschlagsnummer enthält kein Kundenkürzel

Wenn wir einem Neugeschäftskunden ein Angebot erstellen, möchten wir evtl. nicht zunächst einen Kunden, Etat und ein Projekt in der Agentursoftware anlegen. Wir wissen ja noch nicht, ob aus der Anbahnung überhaupt etwas wird. Gibt der Kunde den Kostenvoranschlag später frei und wir legen den Kunden und das Projekt im System an, verschieben wir den bestehenden Kostenvoranschlag einfach ins neu angelegte Projekt. Da Kostenvoranschläge generell keine Kundenkürzel führen, entsteht dadurch auch kein Nummernkonflikt beim Erstellen von weiteren Angeboten für diesen Kunden.

Vorteile dieses Musters

Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet
Das Präfix unterscheidet zwischen Kostenvoranschlag und Rechnung
In einem Dateisystem sortieren sich nach Kostenvoranschlagsnummer benannte Dateien automatisch nach Jahr und durchlaufender Nummer

Kostenvoranschlagsnummer ist nicht gleich Projektnummer

Ein Kostenvoranschlag sollte auch ohne Projekt erstellt werden können
Ein Projekt kann mehrere Kostenvoranschläge enthalten
Ein Projekt kann mehrere (nicht realisierte) Versionen eines KVs enthalten, die bereits beim Kunden waren. Diese Versionen sollten durch unterschiedliche Nummern eindeutig voneinander unterscheidbar sein.

Nummernkreise bei Kostenvorschlagsnummern sind möglich

Kostenvoranschläge können optional in so genannten Nummernkreisen gepflegt werden. Das heißt, ihr könnt für jeden Kunden einen eigenen Kostenvoranschlagsnummernkreis öffnen. Dadurch wird für einen Kunden nicht aus der Kostenvoranschlagsnummer erkennbar, ob und wieviele Kostenvoranschläge ihr anderen Kunden stellt.

Auftragsnummern

Warum Auftragsnummern

Wenn ihr Lieferanten mit den Lieferantenaufträgen der Agenturverwaltung beauftragt, vergibt das System automatisch eine Auftragsnummer.

Im Auftrag wird der Lieferant darauf hingewiesen, diese Auftragsnummer bei Rechnungslegung auf seiner Rechnung zu hinterlegen.

Die KI der Agenturverwaltung erkennt diese Auftragsnummer dann bei der Erfassung und kann die Eingangsrechnung vollautomatisch

a) dem Projekt zu dem sie gehört und

b) der Kostenvoranschlagsposition aus der der Auftrag hervorgegangen ist

zuordnen. Selbst der Kostentyp - also die Information ob die Rechnung später gegen eine Pauschale eures Kunden läuft oder 1:1 weiterberechnet wird wird bei der Beauftragung bereits definiert so dass die die Lieferantenrechnung später anhand der Auftragsnummer vollständig von selbst verbucht.

Das empfohlene System für Auftragsnummern ist einfach:

Beispiel für eine Auftragsnummer PO-2023-0001

Dabei wird PO (für Purchase Order) vorangestellt, und anschliessend das laufende Jahr sowie eine in diesem Jahr durchlaufende Nummer verwendet.

Das Präfix PO sorgt dafür, dass Lieferantenaufträge schon anhand der Nummer von anderen Dokumenten wie etwa Rechnungen oder Kostenvoranschlägen unterschieden werden können.

Auf diese Weise sortieren sich Lieferantenauftragsnummern automatisch alphanumerisch (z.B. in Dateisystemen) und können auch als Dateinamen verwendet werden, da sie keine Sonderzeichen wie etwa Rauten oder Schrägstriche enthalten.

Gutschrifts- und Rechnungsnummern

Best Practice bei Rechnungen

Die Nummern setzen sich zusammen aus <RG-Präfix>-<Kundenkürzel>-<vierstelliges Jahr>-<dreistellige durchlaufende Zahl>

RG-TUI-2018-012 RG-BAB-2019-001

Die dreistellige durchlaufende Zahl der Rechnung beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als 999 Rechnungen an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig.

Vorteile dieses Musters

Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet
Das Präfix unterscheidet zwischen Rechnung und Kostenvoranschlag
In einem Dateisystem sortieren sich nach Rechnungsnummer benannte Dateien automatisch nach Kunde, Jahr und durchaufender Nummer
Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis 
Rückschlüsse des Kunden auf den Agenturumsatz sind nicht möglich
Wenn Kundenkürzel in der Agentur etabliert sind, lässt sich leicht danach suchen

Nummernkreise bei Rechnungsnummern

Ausserdem erlaubt die Agentursoftware das Führen von Rechnungsnummern in sogenannten Rechnungsnummernkreisen. Ihr könnt beispielsweise für jeden Kunden einen eigenen Rechnungsnummernkreis öffnen. So wird für den Kunden nicht aus der Rechnungsnummer erkennbar, ob und wieviele Rechnungen ihr anderen Kunden stellt. Das deutsche Steuerrecht erlaubt das führen solcher Rechnungsnummernkreise.

Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben.

Paginiernummern für Eingangsrechnungen

Best Practice bei Paginiernummern für Fremd- bzw. Eingangsrechnungen

Die Agenturverwaltung vergibt für jede erfasste Eingangsrechnung eine Paginiernummer. Viele Agenturen vermerken diese Nummer beim Rechnungseingang auch auf dem Papierbeleg (sofern es einen gibt).

Somit gibt auch der Papierbeleg Auskunft darüber, dass er bereits im System erfasst wurde.

Das Muster bei Paginiernummer ist wie folgt: <vierstelliges Jahr>-<vierstellige durchlaufende Zahl>

2022-0009

Die Kennzeichnung digitaler Belege ist in der Agentursoftware nicht notwendig, da sie direkt in Die Agenturverwaltung hochgeladen werden und jederzeit abrufbar sind.

Diese Belege können auch in Form von Links digital an den Steuerberater weitergegeben werden.

Briefpapier anpassen

Die Agenturverwaltung erlaubt das Anlegen mehrerer Briefpapiere. Unter Einstellungen -> Kontoverwaltung -> Briefpapier können Briefpapiere angelegt, verwaltet und als Standard festgelegt werden.

Wichtiger Hinweis: Diese Funktion ist noch nicht fertig und aktuell nur als Beta verfügbar. Die Einstellungen funktionieren noch nicht reibungslos und es werden kleinere Fehler und Bugs auftauchen. Die Nutzung erfolgt freiwillig. Bei Fragen oder wenn wir für euch Anpassungen vornehmen sollen, meldet euch gerne bei uns über die info@dieagenturverwaltung.de

Logo hochladen

Im Bearbeitungsmodus eines Briefpapieres können unter dem Reiter "Bild-Elemente" Logos und weitere Grafiken hochgeladen werden.

Das Bild muss mit ausreichender Auflösung zur Verfügung stehen damit es nicht unscharf beim Drucken wird. z:b. 800x800 Pixel. Sehr große Dateien erzeugen auch große PDF-Rechnungsdokumente da die Grafik Teil jedes Dokuments ist das aus der Agenturverwaltung erstellt wird. D.h. Dokumente werden auch beim E-Mail-Versand entsprechend größer. Empfohlen werden PNG- oder JPEG-Dateien mit einer Grösse von 30-50KB.

Das Logo sollte keinen Rand haben. Position und Grösse des Logos können über die Felder Höhe (in Millimetern) sowie den X- und Y-Offset (der Nullpunkt des Koordinatensystems ist dabei links oben auf der DIN A4 Seite) jeweils einzeln für das Hoch- sowie das Querformat (A4) eingestellt werden.

Alle Abmessungen im Briefpapier werden in Millimeter angegeben. Hat die Logo-Grafik einen Rand, muss dieser bei der Positionierung ggf. berücksichtigt werden.

Analog dazu können die Positionen des Brieffußes und der Seitenzahlen angepasst werden.

Das Seitenformat für Briefpapier ist DIN A4 - daraus ergibt sich eine Breite von 210mm und eine Höhe von 297mm.

Hinweis: Damit Dokumente auch von einfacheren Druckern (z.B. bei euren Kunden) ausgedruckt werden können sollten sie einen Seitenrand von 15 - 20mm vorsehen. Elemente die außerhalb dieser Zone liegen sind zwar im PDF sichtbar, werden beim Ausdruck aber ggf. angeschnitten.

Schrift und Texte

Über den Reiter "Text-Elemente" können diese angelegt und platziert werden. Es können die Größe, Farbe, Abstände und die Schriftart ausgewählt werden. Sollte eure Hausschrift nicht verfügbar sein, lasst uns diese gerne als ttf-Datei zukommen (info@dieagenturverwaltung.de), wir laden sie dann für euch hoch.

Wichtige Informationen im Brieffuß

Der § 14 des Umsatzsteuergesetz legt gesetzlich fest, was auf jeder Rechnung stehen muss.

Dort ist u.a. vermerkt, dass deutlich erkennbar sein sollte, wer wem eine Rechnung stellt. Die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers wird aus den Kundenstammdaten ausgelesen und automatisiert auf Höhe des Brieffensters positioniert.

Im Briefpapier hinterlegen müsst ihr allerdings die vollständige Adresse des Leistungserbringers, also eurer Agentur. Auch eure Bankverbindung sollte sich im Brieffuß befinden, sodass eure Kunden die Rechnungen auch begleichen können.

Diese Informationen gehören in den Brieffuß

Auf einen Blick

Name und Rechtsform eurer Agentur
die vollständige Postanschrift
die Steuernummer und der Sitz des Finanzamts
die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., solltet ihr Rechnungen ins europäische Ausland stellen
eine Bankverbindung, damit Kunden Eure Rechnungen auch begleichen können

Abhängig von eurer Rechtsform, müssen noch weitere Informationen im Brieffuß ergänzt werden. Bei der Rechtsform GmbH oder GmbH & Co KG ist dies beispielsweise:

die Handelsregisternummer
der Gerichtsstand
Namen des Geschäftsführers (oder der Geschäftsführer)

Wenn ihr unsicher seid: Euer Steuerberater kann hier auch weiterhelfen.

Beispiel für einen vollständigen Brieffuß: Muster Werbeagentur GmbH Wiesendamm 3 20000 Hamburg Tel.: 040 - 41 1111-0 Fax.: 040 - 41 1111-99 info@wagner-werbeagentur.de www.muster-werbeagentur.de Geschäftsführer: Max Muster Registergericht Hamburg, HRB: HH 123412 USt-Id Nr.: DE1234123412 Finanzamt Hamburg IBAN DE20 1234 1234 1234 1234 12 BIC ABCDEFGXXX Mustersparkasse

Mehrspaltiger Brieffuß

Mit einem kleinen Trick ist es möglich, den Brieffuß in zwei oder drei Spalten laufen zu lassen. Trennt im Textfeld die Spalten mit dem Raute-Zeichen # voneinander:

In diesem Beispiel landen alle Inhalte nach der Raute (#) in der zweiten Spalte: Muster Werbeagentur GmbH Wiesendamm 3 20000 Hamburg Tel.: 040 - 41 1111-0 info@wagner-werbeagentur.de www.muster-werbeagentur.de#Geschäftsführer: Max Muster Registergericht Hamburg, HRB: HH 123412 USt-Id Nr.: DE1234123412Finanzamt Hamburg IBAN DE20 1234 1234 1234 1234 12 BIC ABCDEFGXXX Mustersparkasse

So sieht die Aufteilung dann im Brieffuß aus:

Linke Spalte

Recht Spalte

Muster Werbeagentur GmbH Wiesendamm 3 20000 Hamburg Tel.: 040 - 41 1111-0 info@wagner-werbeagentur.de www.muster-werbeagentur.de

Geschäftsführer: Max Muster Registergericht Hamburg, HRB: HH 123412 USt-Id Nr.: DE1234123412 Finanzamt Hamburg IBAN DE20 1234 1234 1234 1234 12 BIC ABCDEFGXXX Mustersparkasse

Analog dazu kann eine zweite Raute verwendet werden, um drei Spalten darzustellen.

Weitere Anpassungsmöglichkeiten

Ebenso kann im Brieffuß ein Logo verwendet werden.

Im Brieffuß kann beispielsweise ein Logo verwendet werden. Außerdem können weitere Einstellungen vorgenommen werden, die nicht alle hier erwähnt sind. Sprecht gerne unseren Kundenservice über die info@dieagenturverwaltung.de an, damit wir uns gemeinsam euer Briefpapier anschauen.

Einstieg für Projektmitarbeiter

Herzlich Willkommen in unserem kurzen Einführungskurs zur Nutzung der Agenturverwaltung für Projektmitarbeiter. Dieser Kurs richtet sich an Nutzer, welche für ihre tägliche Arbeit lediglich eine oder mehrere der nachfolgenden Funktionen verwenden:

Dashboard
Zeiterfassung
Vorgänge im Rahmen von Projekten
Wiedervorlagen

Unsere digitalen Kurse sind kurz und knapp gehalten, um dich nicht unnötig zu langweilen. Sollten Fragen unbeantwortet bleiben, wende dich an den Agenturverwaltungs-Ansprechpartner in deinem Unternehmen oder an unseren Support, welchen du direkt aus der Agenturverwaltungssoftware erreichst.

Inhalte

Registrierung // Setze Dein Passwort

Anmeldung // So erlangst Du Zugang zu deinen Daten

Die Startseite // Dein Dashboard

Zeiterfassung // 3 Wege, um deine Arbeitszeit zu erfassen

Vorgänge // Aufgaben und Zusammenarbeit in Projekten

Wiedervorlage // Benachrichtigungen und Erinnerungen für dich und deine Kollegen

Registrierung & Anmeldung

Registrierung

Um auf die Agenturverwaltung zugreifen zu können, benötigst du im ersten Schritt Zugangsdaten. Deinen Benutzername - er entspricht der E-Mail-Adresse die der Administrator der dich eingeladen hat in der Agenturverwaltung eingetragen hat - erhältst du in der Einladungs-Email, welche der Administrator deines Unternehmens an dich versendet. Solltest du noch keine Einladungs-Email erhalten haben, wende dich bitte zuerst an den Agenturverwaltungsadministrator deines Unternehmens. In der Einladungs-Email erhältst du einen Link, über den du dein persönliches Passwort festlegen kannst. Ist das getan, kannst du dich mit deinem Benutzernamen und Passwort an der Agenturverwaltung anmelden.

Anmeldung

Auf der Anmelde-Seite kannst du dich dann mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort anmelden.

Die Startseite // Dein Dashboard

Als Projektmitarbeiter sind für dich wahrscheinlich vor allem die Box zur Zeiterfassung und die Box mit den fälligen, dir zugewiesenen Vorgängen nützlich. Mit einem Klick auf den Button oben rechts "Alle anzeigen" kannst du zu einer Detailseite navigieren.

Ansonsten erfolgt die Navigation innerhalb der Agenturverwaltung über das Menu unterhalb eures Logos.

Übrigens: Nicht alle Benutzer der Agenturverwaltung sehen die gleichen Menu-Punkte. Der Administrator kann einzelne Bereiche für Benutzer oder Benutzergruppen de-/aktivieren wenn sie von den jeweiligen Nutzern nicht benötigt werden.

Zeiterfassung // 3 Wege, um die eigene Arbeitszeit zum tracken

Die Agenturverwaltung unterstützt drei Arten, Arbeitszeit zu erfassen:

Timer: Für Mitarbeiter, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und über den Tag verteilt an verschiedenen Projekte arbeiten.
Wochenansicht Für Mitarbeiter, die ihre Zeiten lieber am Ende einer Woche auf einmal erfassen möchten
Klassische Liste: Der Klassiker für alle, die ihre Arbeitszeitblöcke in einer Liste organisieren möchten

Detaillierte Informationen zum Thema Zeiterfassung im Allgemeinen und zur Verwendung der Werkzeuge in der Agenturverwaltung findest du hier:

Vorgängen im Rahmen von Projekten

Vorgänge sind Aufgaben, die mit Deadlines und Kommentaren versehen werden. Sie können sowohl für die Organisation des eigenen Arbeitstages als auch in Projekten zur Organisation eines Teams verwendet werden.

Detaillierte Informationen zum Thema Vorgänge findest du hier:

Wiedervorlage // Erinnerungen für dich und deine Kollegen

Wiedervorlagen sind ein wichtiges Werkzeug, um im Agenturalltag den Überblick zu behalten. In der Agenturverwaltung erfüllen Wiedervorlagen den Zweck einer Erinnerungen für einen Benutzer.

Detaillierte Informationen zum Thema Wiedervorlagen findest du hier:

Einstieg für Projektmanager

Herzlich Willkommen in unserem kurzen Einführungskurs zur Nutzung der Agenturverwaltung für Projektmanager. Dieser Kurs richtet sich an Nutzer, welche in ihrem Arbeitsalltag vor allem das Finanz- und Projektmanagement der Agenturverwaltung verwenden. Auf dieser Seite findet ihr Informationen und Verlinkungen zu folgenden Themengebieten:

Einführung in die Agenturverwaltung: die wichtigsten Begriffe
Erstellung von Kostenvoranschlägen
Projektverwaltung
Zeiterfassung
Vorgänge im Rahmen von Projekten
Wiedervorlagen
Reporting
...

Inhalte

Die Startseite // Dein Dashboard

Die wichtigsten Begriffe // Ganz wenig Theorie vorweg

Angebote erstellen // Kostenvoranschläge im Bereich Finanzen

Operative Arbeit organisieren // Die Projektverwaltung

Zeiterfassung // 3 Wege, um deine Arbeitszeit zu erfassen

Vorgänge // Aufgaben und Zusammenarbeit in Projekten

Wiedervorlage // Benachrichtigungen und Erinnerungen für dich und deine Kollegen

Projekterfolg sichern // Reports im Rahmen von Projekten

Die Startseite // Dein Dashboard

Deine Startseite ist üblicherweise das Dashboard, in welchem dir für dich relevante Informationen dargestellt werden.

Als Projektmanager kannst du dir hier einen schnellen Überblick über deine relevanten Vorgänge, KVAs und Budgets verschaffen. Es gibt bspw. Dashboard-Boxen zu den folgenden Themen:

Fällige Vorgänge (die du beobachtest oder die dir zugewiesen sind)
Meine Vorgänge
Meine Projekte
Meine auf Freigabe wartenden Kostenvoranschläge
Meine Projektbudgets
Unbezahlte Ausgangsrechnungen

Mit einem Klick auf den Button "Alle anzeigen" in einer Box kannst du zu einer Detailseite navigieren.

Ansonsten erfolgt die Navigation innerhalb der Agenturverwaltung über das Menu unterhalb eures Logos.

Die wichtigsten Begriffe // Ganz wenig Theorie vorweg

Damit wir auf den folgenden Seiten nicht aneinander vorbeireden, findest du auf der verlinkten Seite eine kurze Definition der wichtigsten Begriffe in der Agenturverwaltung: Budget, Umsatz, Agentur- und Fremdleistung.

Angebote erstellen // Kostenvoranschläge in Bereich Finanzen

todo

Operative Arbeit organisieren // Die Projektverwaltung

Die Projektverwaltung ist die operative Schaltzentrale der Agenturverwaltung. In der Projektverwaltung findet sowohl die Planung, als auch die Erfassung von Agentur- und Fremdleistungen sowie die Abrechnung statt.

Eine Einführung in die Projektverwaltung findest du auf der Seite Projektverwaltung und auf den Unterseiten des Bereichs.

Eine Übersicht über beispielhafte Projektabläufe und deren Abbildung in der Agenturverwaltung findest du bald hier.

Zeiterfassung // 3 Wege, um die eigene Arbeitszeit zu erfassen

Die Agenturverwaltung unterstützt drei Arten, Arbeitszeit zu erfassen:

Timer: Für Mitarbeiter, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und über den Tag verteilt an verschiedenen Projekte arbeiten.
Wochenansicht Für Mitarbeiter, die ihre Zeiten lieber am Ende einer Woche auf einmal erfassen möchten
Klassische Liste: Der Klassiker für alle, die ihre Arbeitszeitblöcke in einer Liste organisieren möchten

Detaillierte Informationen zum Thema Zeiterfassung im Allgemeinen und zur Verwendung der Zeiterfassung in der Agenturverwaltung findest du hier:

Vorgänge // Aufgaben und Zusammenarbeit in Projekten

Vorgänge sind Aufgaben, die mit Deadlines und Kommentaren versehen werden können. Sie können sowohl für die Organisation des eigenen Arbeitstages als auch in Projekten zur Organisation eines Teams verwendet werden.

Detaillierte Informationen zum Thema Vorgänge findest du hier:

Wiedervorlage // Erinnerungen für dich und deine Kollegen

Wiedervorlagen sind ein wichtiges Werkzeug, um im Agenturalltag den Überblick zu behalten. In der Agenturverwaltung erfüllen Wiedervorlagen den Zweck einer Erinnerungen für einen Benutzer. Sie können mit verschiedenen Entitäten, z.B. Projekten, Kostenvoranschlägen, Kontakten oder Rechnungen verknüpft sein und helfen dabei, ereignisgetriebene Prozesse zu etablieren.

Detaillierte Informationen zum Thema Wiedervorlagen findest du hier:

Umgang mit Bestandsdaten

Viele Unternehmen kommen mit einer großen Projekthistorie, einer Kunden- und Kontaktdatenbank und laufenden Projekten zu uns.

Es freut uns, wenn eure Geschäfte gut laufen. Und wir helfen euch gern dabei, eure Daten möglichst verlustfrei in unser System zu importieren.

Welche Daten problemlos importiert werden können und welche Datensätze aufbereitet werden müssen, hängt sehr stark von eurem aktuellen System an. Bislang haben wir immer eine Lösung gefunden.

Anfrage an den Kundenservice stellen

Zeiterfassung

In diesem Kapitel erläutern wir die Funktionen der Zeiterfassung und geben dir nützliche Tipps rund um das Thema.

Die Agenturverwaltung unterstützt folgende drei Arten, die Arbeitszeit zu erfassen:

Timer: Für Mitarbeiter, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und über den Tag verteilt an verschiedenen Projekte arbeiten.
Wochenansicht Für Mitarbeiter, die ihre Zeiten lieber am Ende einer Woche oder eines Monats in einem Rutsch erfassen möchten
Klassische Liste: Der Klassiker für alle, die ihr Arbeitszeitblöcke in einer Liste organisieren möchten

Auf den Unterseiten findet ihr Informationen und Anleitungen zu den Arten der Arbeitszeiterfassung

Warum überhaupt Zeiterfassung?

Die Gründe für die Einführung einer Zeiterfassung sind vielfältig.

Die häufigste Grund ist, dass die Erfassung von geleisteter Arbeit schlichtweg notwendig ist, um beispielsweise Honorararbeit nach Aufwand abzurechnen.

Einstellungen der Zeiterfassung

Funktionen in deen Nutzen ihre Arbeitszeiten erfassen können konfiguieren:

Wiederkehrende Tätigkeiten für die Zeiterfassung konfigurieren und Auswerten:

An welchen Tagen wird im Unternehmen nicht gearbeitet? Lokale Feiertage hier konfigurieren:

Vereinbarte Wochen-Arbeitszeit eines Benutzers konfigurieren:

Meine Stundenliste

Auf dieser Seite erfahrt ihr, wie ihr die Stundenliste zur Zeiterfassung nutzen könnt.

In diesem Video erfahren wir etwas über die Möglichkeiten der Zeiterfassungsliste, wie wir einen Zeiterfassungseintrag anlegen und wie wir Einträge bearbeiten können. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollt, scrollt einfach über das Video hinweg.

Über das Menü Zeiterfassung > Meine Stundenliste gelangen wir zu unserer Stundenliste.

Ihr gelangt sofort zur Übersicht aller Zeiterfassungseinträge, gruppiert nach Kalendertag und erhaltet Basisinformationen wie Projekt, Tätigkeit und erfasste Dauer zu jedem Eintrag.

Die Liste zeigt Einträge eines bestimmten Zeitraums - z.B. die aktuelle Woche. Dieser Zeitraum kann über den Zeitraumfilter oben ausgewählt werden

Zur Erstellung eines neuen Eintrags könnt ihr die Schaltfläche "Neuer Eintrag" verwenden oder auf das Datum eines Tages klicken.

Es öffnet sich dann ein Dialog in dem wir Tag, Dauer, Funktion in der wir gearbeitet haben und Projekt angeben können.

Folgende Eingabeformate für die Dauer eines Eintrags werden erkannt 15 . => 15 min 0.25 => 15 min 1, => 1 h 1:00 => 1h 100 => 1h 1,5 => 1 h 30 min 130 => 1 h 30 min 1 30 => 1 h 30 min 02:45 => 2 h 45 min 245 => 2 h 45 min 2,75 => 2 h 45 min

In der rechten Spalte "Dauer" sehen wir a) welcher Dauer zu den einzelnen Einträgen gespeichert wurde b) wieviel Zeit die Dauer aller Einträge eines Tages in Anspruch genommen hat

Ist ein Mitarbeiter festangestellt, ist an der Tagesdauer auch zu erkennen wieviel Arbeitszeit an diesem Tag vereinbart war, z.B. 8 Stunden.

Zum Bearbeiten eines Eintrags könnt ihr diesen einfach anklicken und die Änderungen anschließend in Dialog vornehmen.

Export der Stundenliste

Unterhalb der Zeiterfassungsliste könnt ihr die Einträge des Zeitraums den ihr gerade ausgewählt habt auch als PDF-Druckversion oder als Excel-Spread-Sheet exportieren:

Mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten

Über den Button "Stapelbearbeitung" rechts oben öffnet sich ein Dialog mit einer Liste der auf dieser Seite sichtbaren Einträge.

Die mit dem Häkchen links markierten Einträge, können alle in einem Schritt geändert werden. Dabei kann je nach Kontext z.B. das Projekt geändert werden, die Funktion oder Tätigkeit, oder - in Stundenlisten eines Projekts zum Beispiel - der Mitarbeiter.

Zeiterfassung an Milestones von Projekten

Wenn konfiguriert, können Zeiten auch innerhalb des Projekts feinteiliger erfasst werden - z.B. an den Positionen eines Kostenvoranschlags oder an bestimten Vorgängen innerhalb eines Projekts

Zeiterfassung an Kostenvoranschlägen

Sind Positionen von freigegebenen Kostenvoranschlägen für die Zeiterfassung freigeschaltet, ändert sich die im Zeiterfassungsdialog ausgewählte Funktion, in der ein Zeiteintrag erfasst werden soll automatisch auf die in der ausgewählten Kostenvoranschlagsposition hinterlegte Funktion, sofern die NutzerIn über diese Zeiterfassungsfunktion verfügt. Ansonsten passiert nichts weiter.

Die automatisch Änderung der Funktion als Seiteneffekt der Positionsauswahl wird durch eine kleine Meldung am Bildschirmrand ersichtlich.

Zeiterfassung an Vorgängen

Ähnlich wie bei Kostenvoranschlägen erlaubt Die Agenturverwaltung auch die Freigabe von Vorgängen für die Zeiterfassung. Das macht Sinn wenn es Teilaufgaben in einem Projekt gibt, die nicht explizit im Kostenvoranschlag beschrieben wurden.

Die Auswahl im Zeiterfassungsdialog erfolgt dann nach dem gleichen Prinzip wie bei den Kostenvoranschlagspositionen (siehe oben).

Im Gegensatz zur Zeiterfassung an Kostenvoranschlagspositionen erlaubt die Erfassung von Zeiten an Vorgängen keine Rückschlüsse auf ein Budget. Wir erkennen wieviel Zeit auf welchem Vorgang erfasst wurde, jedoch nicht wieviel Budget für einen Vorgang zur Verfügung steht.

In der Liste der Vorgänge kann die Zeiterfassung auch mit dem Timer gestartet oder gestoppt werden:

Verbleibende Budgets beim Erfassen von Zeiten

In den Einstellungen für die Zeiterfassung kann aktiviert werden, ob Nutzer beim Erfassen der Zeit einen Einblick in das verbleibende Budget des Projekts für das sie gerade Zeit erfassen erhalten sollen.

Dafür muss die Grundeinstellung im System aktiviert sein:

Wähle ich dann in der Zeiterfassung ein Projekt aus, erscheinen bis zu drei Budget-Fortschrittsbalken.

a) das verbleibende Budget in der ausgewählten Funktion an der ausgewählten Kostenvoranschlags-Position (wenn das im so Projekt konfiguriert ist)

b) das verbleibende Projekt-Budget in der ausgewählten Funktion (z.B. Grafikdesigner)

c) das verbleibende Projekt-Budget für Agenturleistung insgesamt.

Die verbleibenden Werte werden in Stunden angegeben und repräsentieren auf voll Stunden aufgerundet den bisher ermittelten durchschnittlichen Stundensatz im Verlauf des Projekts.

Timer

Auf dieser Seite erfahrt ihr, wie ihr Arbeitszeiten mit einem Timer, also wie mit einer Stoppuhr, erfassen könnt.

Das ist vor allem sinnvoll, wenn wir innerhalb eines Tages viel zwischen unterschiedlichen Projekten hin und her springen und unsere Zeiten möglichst exakt erfassen wollen.

Um die Timer-Funktion zu nutzen, muss sie unter Einstellungen > Zeiterfassung aktiviert sein:

Ein Timer ist eine Stoppuhr, die jeder Benutzer für sich laufen lassen kann, um seine Arbeitszeit zu erfassen. Der Timer kann auf verschiedene Weise gestartet werden.

In dem nachfolgenden Video erfahren wir, wie die Zeiterfassung mit dem Timer funktioniert. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach über das Video hinweg.

Wenn wir mit einer neuen Tätigkeit beginnen, können wir den Timer einfach aus dem Menü starten. Wir sehen dann im Menü, dass gerade ein Timer im Hintergrund läuft. Diese Seite können wir dann verlassen und später zurückkehren.

Zu einem späteren Zeitpunkt stoppen wir den Timer einfach aus dem Hauptmenü heraus. Es öffnet sich ein Dialog, in dem wir Projekt, Funktion und weitere Details angeben können. Anschliessend speichern wir den Eintrag.

Wir können den Timer auch direkt aus der Zeiterfassungsliste starten um eine Aktivität fortzusetzen, indem wir auf die Schaltfläche "Start" drücken.

Über die Schaltfläche "Stop" beenden wir den Timer und können ggf. weitere Details für die Zeiterfassung ergänzen. Abschliessend speichern wir den Eintrag.

Zeiterfassung mit dem Timer: ein Beispiel

Weitere Tipps:

Läuft kein Timer, können wir auch einen Eintrag in der Liste öffnen, Ergänzungen vornehmen und den Timer für diesen Eintrag dann aus dem Dialog erneut starten.
Bei einem laufenden Eintrag können wir auch eine Änderung vornehmen. Dazu verwenden wir den Button "Timer weiterlaufen lassen" im Dialog.

Hinweis: Nutzen wir die Schaltfäche "Start" an einem Eintrag, der nicht das heutige Datum hat (z.B. um eine Aktivität von gestern fortzusetzen), wird ein neuer Eintrag als Kopie davon zum heutigem Datum angelegt. Die Dauer dieses Eintrags startet dann bei Null. Auf diese Weisen können Projektmitarbeiter komfortabel an den Aufgaben des Vortags weiterarbeiten, ohne Informationen wie Projektname oder Funktion erneut eingeben zu müssen.

Wochenansicht

Auf dieser Seite erfahrt ihr, wie ihr einen Zeiterfassungseintrag in der Wochenansicht anlegt und Zeiten für eine ganze Woche eintragen könnt.

In diesem Video erfahren wir, wie wir einen Zeiterfassungseintrag in der Wochenansicht anlegen und Zeiten für eine ganze Woche eintragen können. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach über das Video hinweg.

Wir gelangen zur Wochenansicht über den Menüpunkt Zeiterfassung > Meine Stundenliste und wählen hier den Reiter "Wochenansicht" aus.

Durch die Pfeiltasten rechts und links oben können wir zwischen den Wochen hin und her blättern.

Durch einfaches Eintragen von Zeiten in diese Tabelle erzeugen wir neue Zeiterfassungseinträge an den entsprechenden Tagen oder ändern bereits eingetragene Werte. Das jeweilige Projekt und die verwendete Funktion wird in der linken Spalte angezeigt.

Folgende Eingabeformate werden erkannt 15 => 15 min 0.25 => 15 min 1, => 1 h 1:00 => 1h 100 => 1h 1,5 => 1 h 30 min 130 => 1 h 30 min 1 30 => 1 h 30 min 02:45 => 2 h 45 min 245 => 2 h 45 min 2,75 => 2 h 45 min

Neue Zeile hinzufügen

Über die Schaltfläche "Neuer Eintrag" kann ich eine neue Zeile in der Wochentabelle erzeugen.

Dabei wähle ich wieder Projekt, Funktion und Tätigkeit aus und ergänze ggf. eine Notiz und speichere. Anschliessend kann ich Zeiten in die neu angelegte Zeile eintragen.

Tipp: Schau dir die gerade gemachten Einträge aus der Wochenliste einmal in der normalen Stundenliste an. Du siehst, dass für jedes Kästchen in der Wochenliste ein eigener Eintrag in der Stundenliste hinterlegt wurde. Die Einträge hängen miteinander zusammen und können in jeder der beiden Ansichten verändert werden.

Tagessummen

Festangestellt Mitarbeiter sehen oben am Tagesdatum auch, ob sie die in ihrem Arbeitsvertrag vereinbarte Stundensumme erreichen, oder ob noch Einträge für den jeweiligen Tag fehlen.

Kürzlich genutzte Einträge wiederverwenden

Unterhalb der Einträge dieser Woche schlägt das System mir auch Einträge vor, die ich kürzlich verwendet habe. Diese Einträge kann ich genau so nutzen wie die Einträge oben, an denen ich bereits arbeite.

Ändern von Projekt, Funktion oder Details

In der Wochenansicht können Details von Einträgen weder bearbeitet noch gelöscht werden. Möchte ich das tun, kann ich das in der Ansicht "Meine Stundenliste" tun.

Zeiterfassung in der Wochenansicht: Ein Beispiel

Stundenkonto

Auf dieser Seite erfahrt ihr, wie ihr zum Stundenkonto gelangt und welche Informationen ihr dort findet.

Das Stundenkonto ist euer Mini-Dashboard mit den wichtigsten Informationen rund um die Zeiterfassung. Auf einen Blick könnt ihr erkennen, ob euer Arbeitszeitkonto ausgeglichen ist.

Zum Stundenkonto gelangt ihr über Zeiterfassung > Meine Stundenliste

Anschließend wählst du hier den Reiter "Mein Stundenkonto" aus.

Im Stundenkonto werden euch nun folgende Daten angezeigt:

Vereinbarte Arbeitszeit: Diese berechnet sich aus der mit deinem Unternehmen vereinbarten Arbeitszeit, die für dein Nutzerkonto durch einen Administrator hinterlegt wurden, abzüglich Feiertage und Betriebsferien. Die Zählung beginnt am Tag deiner ersten Zeitbuchung im System zu deinem aktullen Arbeitsvertrag und endet am heutigen Tag.
Geleistete Arbeitszeit: Dies ist die Summe der erfassten Zeiterfassungseinträge mit Ausnahme von Einträgen für Urlaub und Krankheit.
Urlaub: Dies ist die Summe der erfassten Urlaubstage.
Krankenstand: Dies ist die Summe der erfassten Krankheitstage
Summe: Die Summe berechnet sich aus Vereinbarter Arbeitszeit abzüglich Geleisteter Arbeitszeit, Urlaub und Krankenstand.

Anwesenheitserfassung

Gesetzeskonforme Zeiterfassung

Die Agenturverwaltung bietet die Möglichkeit einer reinen Anwesenheitserfassung, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Wenn Mitarbeiter nur ihre Anwesenheit protokollieren und gar keine Einträge in die Zeiterfassung vornehmen, lässt sich dadurch zwar ein Stundenkonto führen, es entsteht aber keine Transparenz welche internen Aufwände auf welches Projekt gefallen sind. Nichtsdestotrotz können bei aktivierter Funktion sowohl die Anwesenheiten erfasst werden (über einen Knopf im Hauptmenü), als auch Zeiten auf Projekte gebucht werden. Es wäre nun allerdings nicht mehr nötig, Zeiten auf interne Projekte zu buchen, um die Stunden zu füllen, da nur die erfassten Zeiten der Anwesenheitserfassung ausschlaggebend für das Stundenkonto sind.

Erfasste Anwesenheiten auf dem Dashboard

Umstellen von der Zeit- zur Anwesenheitserfassung

Die Umstellung erfolgt über Einstellungen -> Zeiterfassung -> Anwesenheitserfassung Aktivieren

Wird im laufenden Betrieb von der Zeiterfassung auf die Anwesenheitserfassung umgestellt, ergibt sich ein Minus im Stundenkonto. Der Grund hierfür ist, dass ab dem Moment der Umstellung die Projektbezogene Zeiterfassung im Stundenkonto nicht mehr berücksichtig wird. Das System hat demnach noch keine erfassten Arbeitszeiten, zieht im Stundenkonto dennoch alle Arbeitstage laut Arbeitsvertrag ab. Um das Stundenkonto auszugleichen, muss ein Zuschlag hinterlegt werden. Dieser Zuschlag ergibt sich aus der Summe des Stundenkontos VOR der Umstellung + die Differenz nach der Umstellung.

Dazu ein Beispiel: Marias Firma wechselt zur Anwesenheitserfassung. Vor der Umstellung ergibt sich in Marias Stundenkonto ein Plus von 66 Stunden und 10 Minuten. Nach der Umstellung ein Minus von 450 Stunden. Um das Stundenkonto auszugleichen, muss nun ein Zuschlag in Höhe von 516 Stunden und 10 Minuten hinterlegt werden. Es befindet sich nun auf dem vorherigen Stand und Maria kann ab hier mit der Anwesenheitserfassung ihre Arbeitszeit tracken.

Einsehen der Anwesenheiten

Unter Berichte -> Anwesenheiten kann eine Liste aller Anwesenheiten eingehsehen werden. Die Einträge können hier auch bearbeitet werden.

Sperrung vergangener Zeiterfassungseinträge

Abwesenheiten

Unter Abwesenheiten verstehen wir in der Agenturverwaltung z.B. Abwesenheit durch Krankheit oder Urlaub.

Die Abwesenheiten des Teams lassen sich in einer kalendarischen Ansicht überblicken.

Das Abwesenheitsmanagement für dein Unternehmen vorkonfigurieren:

Dieses Video ist der totale Setup-Guide für Unternehmen, die ihre Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, das Vertretungs- und Genehmigungs-Management, Arbeitsverhältnisse, Migration von Resturlaubskontingenten in der Agenturverwaltung konfigurieren möchten. Es dauert ca. 25 Minuten und umfasst alle Themen, insbesondere:

Welche Abwesenheiten gibt es, welche benötigen eine Vertretung, welche eine Genehmigung?
Wie wird das Urlaubskontingent eines Mitarbeiters definiert?
Wie werden Feiertage und Betriebsferien berücksichtigt?
Wer kann den Abwesenheitskalender einsehen?
Urlaub beantragen
Urlaubsvertretung übernehmen
Urlaub genehmigen
Definierten Prozess als Adminstrator umgehen
Abwesenheitskalender im Apple-Kalender, Outlook-Kalender und Google-Calendar abonnieren

Neue Abwesenheit eines Teammitglieds eintragen

Über den Button "Neuer Eintrag" können entsprechend berechtigte Nutzer für andere Mitarbeiter (oder Mitarbeiter nur für sich) eine Abwesenheit in diesen Kalender eintragen.

Dabei wird im ersten Schritt der Abwesenheitstyp (Urlaub oder Krankheit) und im zweiten Schritt der Zeitraum der Abwesenheit angegeben. Der Zeitraum kann Wochenenden, freie Tage des Mitarbeiters, Feiertage und sogar Abwesenheiten wie Krankheit überspannen. Das System ermittelt die verbleibenden Arbeitstage und errechnet den benötigten Zeitraum für die neue Abwesenheit.

Erfassung von halben Abwesenheitstagen

Beim Erstellen des Abwesenheitsantrags kann ein Nutzer mittels eines kleinen Schalters für jeden einzelnen Tag der Abwesenheit konfigurieren, ob es sich um einen halben Urlaubstag handeln soll.

Im Kalender werden halbe Abwesenheiten so angezeigt:

Warum wird die Abwesenheit in Stunden errechnet? Wie lange ein Arbeitstag ist, hängt vom Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters ab. Arbeitet ein Mitarbeiter z.B. 36 Stunden in der Woche (weil der Freitags nur halbtags da ist), würde eine Woche von 5 Tagen Urlaub nur 36 Stunden entsprechen. Würde der Mitarbeiter an einem Freitag Urlaub nehmen, entspräche der Urlaubstag hier nur 4 Stunden.

Abwesenheiten bearbeiten

Eine Abwesenheit kann durch Klick auf einen der Abwesenheitstag bearbeitet werden. Es öffnet sich dann ein Dialog, in dem der Abwesenheitstyp und Anzahl der Stunden der Abwesenheit für den entsprechenden Tag bearbeitet werden können.

Halbe Urlaubstage eintragen Hat ein Mitarbeiter an einem Mittwoch Urlaub und er arbeitet mittwochs gewöhnlich 8 Stunden, kann hier im Dialog 4 Stunden eingetragen werden, wenn es sich nur um einen halben Urlaubstag handelt.

Es ist hier auch möglich die Abwesenheit des entsprechenden Tages zu löschen oder auch den gesamten Zeitraum - also z.B. alle Einträge eines Urlaubs - der Abwesenheit zu löschen.

Berechtigungen für den Abwesenheitskalender

Damit Mitarbeiter a) den Kalender des Teams einsehen und b) wie bisher Urlaub und Krankheit für sich selbst eintragen können müssen die entsprechenden Berechtigungen in den jeweiligen Benutzergruppen vergeben.

Wichtiger Hinweis zum Datenschutz Wir empfehlen, nicht das ganze Team dazu zu berechtigen auch den Abwesenheitstyp (also z.B. "Krankheit") anderer Nutzer einsehen zu können. Abwesenheiten werden dann einfach grau im Kalender angezeigt, unabhängig davon, ob es sich um Urlaub oder z.B. Abwesenheit durch Krankheit handelt.

In obigen Beispiel ist Alexandra Kuglers nicht berechtigt die Abwesenheitstypen anderer Mitarbeiter einzusehen, daher sind diese nur als ausgegraut erkennbar - es ist für Alexandra nicht ersichtlich, welcher Mitarbeiter krank oder im Urlaub oder in Elternzeit ist, nur ob eine Person an einem bestimmten Tag da ist oder nicht.

Abwesenheitskalender

Die Kalenderansicht

Die Kalenderansicht besteht aus einem Button (links oben), mit dem ein Neuer Abwesenheitsantrag erstellt werden kann.

Oberhalb des Kalenders finden wir eine Blätterfunktion, mit der wir auf der Zeitleiste weiter vor oder zurück blättern können um einen anderen Zeitraum zu betrachten. Die länge des Zeitraums hängt von der Grösse deines Browserfensters ab.

Unterhalb des Kalenders gibt es eine Übersicht über die Gesamtkapazität des Teams in Stunden. Diese Grafik ist nur sichtbar, wenn der Nutzer die entsprechende Berechtigung dazu hat.

Ganz unten finden wir eine Legende, die die verschiedenen möglichen Abwesenheitstypen anzeigt.

Darstellung verschiedener Anwendungsfälle im Kalender

In diesem Beispiel lässt sich gut erkennen, dass die genehmigten und beantragten Abwesenheiten in Kalenderwoche 15 sich überschneiden und zum Teil nur eine Person anwesend wäre.

Neue Abwesenheit beantragen

Über den grünen Button links oben können Nutzer - sofern Sie die Berechtigung dazu haben Einträge im Kalender für sich - und sofern sie auch dazu berechtigt sind - auch für andere, vornehmen.

Ob ein Eintrag sofort als genehmigt im Kalender auftaucht, hängt davon ab was für ein Abwesenheitstyp ausgewählt wurde und ob dieser Type vertretungs- und /oder genehmigungspflichtig ist.

Mehr zur Konfiguration von Abwesenheitstypen findet sich hier:

Vertretungspflichtige Abwesenheiten

Ist Abwesenheitstyp Vertretungspflichtig, muss der beantragende Nutzer bereits beim Stellen des Antrags eine Vertretung auswählen.

Die Vertretung erhält dann eine Benachrichtigung und finde in ihren Wiedervorlagen eine neue Wiedervorlage ...

... mit der Bitte die Vertretung entweder zu übernehmen oder abzulehnen.

Genehmigungspflichtige Abwesenheiten

Ist die Vertretung genehmigungspflichtig, wird sie nach der Beantragung über eine Wiedervorlage den Personen zugewiesen, die im Abwesenheitstyp als Genehmiger eingetragen sind.

Die Zuweisung erfolgt bei einem vertretungspflichtigen Abwesenheitstyp erst, nachdem die Vertretung zugesagt hat.

Genehmigung durch zwei Personen

Ist im Abwesenheitstyp definiert, dass eine Genehmigung durch eine zweite Person erfolgen muss, erhalten die für die zweite Genehmigung hinterlegten Genehmiger eine Wiedervorlage mit der Bitte um Genehmigung erst, nachdem die erste Genehmigung erteilt wurde.

Abweichungen vom Prozess

Vertretung zuweisen (anstatt anzufragen)

Im Kalender kann eine Abwesenheit zu jedem Zeitpunkt auch durch eine entsprechend berechtigte Person durch einen Klick geöffnet werden. Im Dialog kann im Reiter "Vertretung" dann einfach eine Person ausgewählt werden. Die Vertretung wird dieser Person dann einfach zugewiesen, sie hat keine Möglichkeit die Vertretung abzulehnen, wird jedoch über die Zuweisung mit einer Benachrichtigung informiert.

Abwesenheiten (auch ohne Vertretung, erste oder zweite Genehmigung) genehmigen

Im Kalender kann eine Abwesenheit zu jedem Zeitpunkt auch durch eine entsprechend berechtigte Person durch einen Klick geöffnet werden. Im Reiter "Genehmigung" des Dialogs kann hier einfach eine Genehmigung erteilt werden - unabhängig davon ob eine Vertretung, oder erste und zweite Genehmigung benötigt wird.

Datenschutz & Abwesenheitstypen

Bei Mitarbeitern ohne die Berechtigung Abwesenheiten > Kalender > Abwesenheitstypen andere Nutzer erkennen geht der Abwesenheitsgrund andere Mitarbeiter nicht aus dem Kalender hervor. Es ist lediglich zu erkennen, ob ein Nutzer Abwesend oder anwesend ist. Geplante (also noch nicht genehmigte) Abwesenheiten, sind auch hier gestreift - jedoch ohne Abwesenheitstyp - ersichtlich.

Für Yvonne ist in diesem Beispiel nur an ihren eigenen Abwesenheiten der Typ anhand der Farbe zu erkennen:

Abwesenheiten ändern oder löschen

Durch Klick auf eine Abwesenheit im Kalender öffnet sich ein Dialog, der mir erlaubt, den Abwesenheitstyp zu ändern.

Ich kann im Reiter "Abwesenheit ganz oder teilweise löschen" auch entweder den angeklickten Tag oder den ganzen Abwesenheitsantrag löschen.

Ggf. noch existierende Wiedervorlagen für Vertretungen oder Genehmigungen werden dann enbenso gelöscht.

Kalender als iCal abonnieren

Du kannst den Abwesenheitskalender auch mit deinem Apple iCal, Google-Calendar oder Outlook Kalender abonnieren.

Wie das geht steht hier:

Dashboard-Widget "Aktuelle Abwesenheiten"

Die Dashboard-Kach "Aktuelle Abwesenheiten" zeigt einer Nutzerin zum einen wen sie heute vertritt, zum Anderen, wer sonst noch nicht im Haus ist.

Bei Mitarbeitern ohne die Berechtigung Abwesenheiten > Kalender > Abwesenheitstypen andere Nutzer erkennen geht der Abwesenheitsgrund nicht aus der Liste hervor:

Tipp Aus Datenschutzgründen sollten nur Nutzer, die Abwesenheiten genehmigen, Zugriff auf den Abwesenheitstyp, also den Grund der Abwesenheit haben.

Abwesenheitsvertretungen

Vertretung für eigene Abwesenheit anfragen

In diesem Video wird gezeigt, wie eine Abwesenheit angefragt wird und wie - sofern konfiguriert - eine Vertretung für den Abwesenheitszeitraum gesucht wird:

Vertretung für einen Kollegen übernehmen

Hier sehen wir, wie ein Nutzer die Abwesenheitsvertretung für einen anderen Kollegen übernehmen oder ablehnen kann:

Übersicht Zeiterfassung > Vertretungen

In dieser Übersicht finde ich alle Vertretungsanfragen, die andere Nutzer an mich gestellt haben und kann diese beantworten.

Vertretungsanfragen an mich

Vertretungsanfragen an mich befinden sich - sofern gegeben - in der linken Spalte. Durch Klick auf "Beantworten" öffnet sich ein Dialog der mir erlaubt, eine Vertretung zu übernehmen oder abzulehnen.

Vertretungsanfragen von mir

In der rechten Spalte finde ich - sofern gegeben - Vertretungsanfragen, die ich an andere Nutzer des Teams gestellt habe.

Ich kann mich hier solange die Vertretung noch nicht zugesagt hat auch entscheiden, einen anderen Vertreter anzufragen. Die Wiedervorlagen an den ursprünglich ausgewählten Vertreter werden dadurch gelöscht.

Vertretungen und Wiedervorlagen

Vertretungen und Abwesenheiten werden auch auf dem Dashboard angezeigt:

In diesem Screencast wird gezeigt, was passiert wenn Du eine Vertretung übernimmst und wie du auf die Wiedervorlagen der Kollegin, die du vertrittst zugreifen kannst.

Vertretungssprozess abbrechen

Möchte ich den Prozess abbrechen, kann ich meine Abwesenheitsanfrage im Kalender einfach löschen.

Genehmigungen von Abwesenheiten

In diesem Screencast erfährst du, wie deine Abwesenheiten genehmigt werden, wie du den Status deiner Abwesenheiten überprüfen kannst und wie du - sofern du die Berechtigung dazu hast - die Abwesenheitsanträge deiner Kollegen genehmigen oder ablehnen kannst.

Genehmigungsanfragen

Unter Zeiterfassung > Genehmigungen finden wir auf Genehmigung wartende Abwesenheiten:

Genehmigungsanfragen an mich

In der linken Spalte finde ich Abwesenheitsanfragen meiner Kollegen an mich. Durch Klick auf "Beantworten" kann ich diese öffnen und genehmigen. Es ist dabei für mich ggf. auch ersichtlich, wer den Abwesenden vertritt sofern der Abwesenheitstyp eine Vertretung erfordert.

Genehmigungsanfragen von mir

Die rechte Spalte zeigt, welche meiner Anfragen auf Genehmigung warten. Die Liste ist lediglich informativ, ich habe hier keinen Einfluss etwas am Status meines Antrags zu ändern, solange ich nicht selbst meinen Antrag genehmigen darf.

Genehmigungsprozess abbrechen

Möchte ich den Prozess abbrechen, kann ich meine Abwesenheitsanfrage im Kalender einfach löschen.

Resturlaub aus Altsystem übertragen

Um Resturlaub aus einem abzulösenden Drittsystem in Die Agenturverwaltung zu migrieren, kann wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung

Für jeden Mitarbeiter ist klar, wieviel Tage Urlaubskontingent aus seinem Arbeitsvertrag hervorgehen und wieviel Urlaub er im laufenden Jahr bereits genommen hat.
Für jeden Mitarbeiter ist klar, zu welchem Datum Resturlaub verfällt (z.B. am 31.03 des laufenden Jahres)
Für jeden Mitarbeiter ist wieviel Resturlaub er aus dem Vorjahr mitnimmt.

Konfiguration der Arbeitsverträge

Urlaubskontingente können nur für Mitarbeiter mit einem Arbeitsverhältnis "Festanstellung" konfiguriert werden

Beginn des Arbeitsverhältnisses

Unabhängig vom tatsächlichen Beginn des Arbeitsvertrages wird das Arbeitsverhältnis zum 01.01 des laufenden Jahres (oder falls der Mitarbeiter erst im laufenden Jahr zu uns gestossen ist zum tatsächlichen Datum des Beginns des Arbeitsvertrages) gestartet.

Die kann in den Benutzer-Einstellungen im Reiter Arbeitsverhältnis unter Vertragsdauer eingestellt werden. Bei einem laufenden Arbeitsverhältnis wird das End-Datum einfach leer gelassen.

Urlaubskontingent hinterlegen

Im Reiter "Arbeitsverhältnis" unter "Urlaubskontingent" kann angegeben werden wieviele Tage Urlaubsanspruch ein MItarbeiter im Jahr hat.

Achtung: Hier werden volle Tage angegeben, unabhängig davon ob ein Mitarbeiter eine volle oder eine Teilzeistelle hat.

Zwei Beispiele Irene arbeitet Mo - Do und hat Freitags immer frei. Sie hat also eine 80%-Stelle. Sie hat 30 Tage Urlaubsanspruch im Jahr, dieser bezieht sich aber auf 80% - das bedeutet 30 Tage * 8 Stunden * 80 % = 192 h das entspricht 24 Tage zu 8 Am Arbeitverhältnis werden jedoch 30 Tage hinterlegt. Die Agenturverwaltung errechnet die Anzahl in Stunden automatisch. Markus arbeitet 5 Tage die Woche halbtags. Er hat also eine 50%-Stelle. Er hat 22 Tage Urlaubsanspruch im Jahr, dieser bezieht sich aber auf 50% - das bedeutet 22 Tage * 8 Stunden * 50 % = 88 h ~11 Tage

Am Arbeitverhältnis werden auch hier 22 Tage hinterlegt

Sonderurlaub ist gesetzlicher Urlaub für Sonderfälle wie Behördentage, Hochzeiten, Beerdigungen etc. der einem Mitarbeiter zusätzlich zur Verfügung steht. I.d. Regel handelt es sich um 2 Tage im Jahr.

Verfallsdatum für Resturlaub konfigurieren

Im Reiter "Arbeitsverhältnis" unter "Urlaubskontingent" wird auch definiert an welchem Datum Resturlaub aus einem Altsystem verfällt. Auch das wird im Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter geregelt, in vielen Föllen ist das der 31.03.

Resturlaub aus Altsystem übertragen

Nimmt ein Mitarbeiter nun Urlaub im laufenden Jahr, wird dieser über einen neuen Eintrag im Abwesenheitskalender eingetragen.

Beim Anlegen eines Urlaubseintrags können dort verschiedene Abwesenheitstypen ausgewählt werden.

Hier können wir für Resturlaub der aus einem Alt-System stammt den Abwesenheitstyp "Übertrag aus Altsystem" verwenden. Dieser Eintrag verhält sich rechnerisch dann im System wie ein Urlaubsbonus, d.h. die Tage werden nicht vom laufenden Urlaubskontingent abgezogen.

Die Kontrolle, wieviel Resturlaub bis wann hier eingetragen wird und wieviel aus dem Altsystem übernommen wird obliegt der Person die diesen Eintrag vornimmt. Dies ist aber nur während der Migration notwendig. In den Folgejahren berechnet Die Agenturverwaltung dann das Resturlaubskontingent automatisch.

Nachdem der Resturlaub eines Nutzers genommen wurde oder verfallen ist, wird weiterer Urlaub einfach über den Abwesenheitstyp "Urlaub" eingetragen.

Es ist empfehlenswert eventuelle (historische) Dokumente zum Resturlaubsbestand eines Mitarbeiters im Reiter Dokumente eines Arbeitsverhältnisses zu speichern um ggf. auch in vielen Jahren über einen Nachweis vor Einführung der Agenturverwaltung zu verfügen.

Prozess als Administrator umgehen

In diesem Screencast sehen wir, wie der definierte Vertretungs- und Genehmigungsprozess auch durch einen Administrator übersprungen werden kann.

Datenschutzeinstellungen am Abwesenheitstyp

Was sind Wiedervorlagen?

Wiedervorlagen sind ein wichtiges Werkzeug, um im Agenturalltag den Überblick zu behalten.In der Agenturverwaltung erfüllen Wiedervorlagen den Zweck einer Erinnerungen für einen Benutzer.

Sie können z.B. in Kontakten, Projekten oder Finanzdokumenten angelegt werden und erinnern dann zum gewünschten Zeitpunkt die entsprechende Person mit einer Benachrichtigung, die im Menüpunkt "Wiedervorlagen" auftaucht.

Anwendungsszenarien Ein Kunde bittet um 6 Wochen Zeit für die Freigabe eines Angebots, der Projektleiter könnte sich selbst eine Wiedervorlage in sechs Wochen einstellen, die ihn an das Nachfassen zu diesem Kostenvoranschlag erinnert. Ein Neugeschäftskontakt mit dem wir heute telefoniert haben, kann zur Zeit keine Entscheidung für einen Auftrag herbeiführen, da er noch auf andere Entwicklungen in seinem Unternehmen warten muss. Er bittet aber um einen Rückruf in vier Monaten. Wir können diesen Kontakt z.B. unserem Vertriebschef in vier Monaten mit einer Notiz über unser heutiges Gespräch automatisiert wiedervorlegen. Bestimmte Nutzungsrechte für die Musik eines Films, den wir für einen Kunden produziert haben läuft in 2 Jahren aus, es ist davon auszugehen, dass der Kunde die Nutzung des Films (und damit der Musik) verlängern möchte. Der Projektleiter legt sich eine Wiedervorlage auf einen geeigneten Zeitpunkt - z.B. in 22 Monaten - um daran erinnert zu werden, dass er dem Kunden rechtzeitig die Neulizensierung anbieten kann. Ist der Projektleiter zu diesem Zeitpunkt nicht mehr im Unternehmen, geht die Wiedervorlage automatisch an seinen Nachfolger über.

Eine Wiedervorlage kann für man einerseits für sich selbst angelegen, um sich beispielsweise an einen Termin zum Nachhalten eines noch nicht freigegebenen Kostenvoranschlags zu erinnern. Alternativ kann man eine Wiedervorlage aber auch einem anderen Teammitglied zuweisen, um diesem auf eine Frist oder einen notwendigen Prozessschritt oder eine Aufgabe hinzuweisen oder das Teammitglied einfach zu informieren.

Tipp: Wiedervorlagen als Gesprächsprotokoll nutzen In vielen Fällen kann es Sinn machen, einen rein informativen Eintrag in den Wiedervorlagen zu hinterlegen, ohne ihn tatsächlich an jemanden wiedervorzulegen.

Beispiele: "Anrufversuch am 28.04, nicht erreicht" "Max Muster hat das Unternehmen im Juli verlassen." "Sind nicht an Content Marketing interessiert"

So werden Wiedervorlagen angelegt

Die Möglichkeit, eine Erinnerung an einem bestimmten Dokumente, Projekt oder Kunden zu hinterlegen, ist in unterschiedlichen Situationen im Agenturalltag hilfreich.

Das Anlegen von Wiedervorlagen ist in folgenden Modulen möglich:

Kostenvoranschlag
Ausgangsrechnung
Gutschriften
Kontakt
Projekt
Etat
Kunde

Zum Erzeugen einer Wiedervorlage öffnet ihr den Reiter "Wiedervorlage" im jeweiligen Dokument, hier z.B. in einem Kostenvoranschlag.

Nun könnt ihr über den Button "Neue Gesprächsnotiz oder Wiedervorlage anlegen" eine neue Wiedervorlagen erstellen.

In dem sich öffnenden Dialog habt ihr folgende Möglichkeiten:

Notiztext eingeben: Ein beschreibender Text zur Wiedervorlage, es ist auch möglich lediglich eine Notiz zur Dokumentation eines Vorgangs zu hinterlassen ohne diese dann an einen Nutzer wiedervorzulegen.
Sichtbar für: Auf Wunsch könnt ihr die Sichtbarkeit einer Wiedervorlage auf eine oder mehrere Personen einschränken. Dies kann sinnvoll sein, wenn ihr eine private Wiedervorlage für euch anlegen möchtet oder sensible Projektinformationen nur mit einem kleine Kollegenkreis teilen möchtet.
Erinnerung am: Auswahl der Datumsfrist. Dieses Datum ist relevant für die konfigurierten Benachrichtigungen und die Anzeige der Wiedervorlage in der Agenturverwaltung. Nach diesem Datum wird die Wiedervorlage als überfällig markiert.
Erinnerung an: Eine Erinnerung könnt ihr euch selbst oder einem anderen Benutzer zuweisen, sodass dieser erinnert wird.

Wiedervorlagen in Eingangsrechnungen

Beim Erfassen von Eingangsrechnungen werden ebenfalls Wiedervorlagen genutzt indem ein Nutzer, der die Eingangsrechnung erfasst, anschliessend per Wiedervorlage einen Projektleiter benachrichtigen kann, damit dieser die Eingangsrechnung seinem Projekt (als Fremdleistung) zuordnen kann. Das ist z.B. in Agenturen sinnvoll, bei denen die Buchhaltung zwar Eingangsrechnungen erfasst, aber kein Domänenwissen über die einzelnen Kunden und ihre Projekte hat und die Zuordnung daher den jeweiligen Projektleitern überlässt.

Eine solche Wiedervorlage wird im Reiter "Projektzuordnung" einer Eingangsrechnung angelegt.

Über das Auswahlfeld "Soll jemand anderes die Projektzuordnung vornehmen?" kann eine Wiedervorlage erstellt und direkt dem im Dropdown-Element ausgewählten Benutzer zugewiesen werden.

Der ausgewählte Benutzer sieht dann in der Wiedervorlagen-Übersicht einen Eintrag mit dem Titel "Bitte Projektzuordnung vornehmen" und kann über eine Verlinkung im Eintrag direkt zur Projektzuordnung navigieren.

Benachrichtigungen

Auf diesen Wegen erreicht dich eine Benachrichtigung zu einer Wiedervorlage

Benachrichtigung per E-Mail

War ein Nutzer über längere Zeit nicht am System angemeldet, erhält er eine E-Mail mit einem Hinweis auf offene Wiedervorlagen.

Benachrichtigung in Slack

Nutzer von Agenturen die den Messaging-Dienst "Slack" nutzen erhalten ihre Benachrichtigungen zu Wiedervorlagen dort als Direkt-Nachricht vom Agenturverwaltungs-Slack-Bot.

Benachrichtigungseinstellungen ändern

Unter "Einstellungen > Mein Profil" kann jeder Nutzer für sich entscheiden, wie er benachrichtigt werden möchte.

Vorgänge

Vorgänge dienen dabei auch der Gliederung eines Projekts in Teilschritte und können damit zur Planung von Projekten verwendet werden. Dazu bieten sie die Möglichkeit, Anfangszeiten, Fristen und eine geplante Dauer je Vorgang zu hinterlegen.

Aus einer Vorgangsliste kann einfach ein Timing oder eine Statusliste erzeugt werden.

Die Wochenübersicht erlaubt darüber hinaus die Kapazitätsplanung für das gesamte Team auf einem Blick.

Die einzelnen Ansichten und Anwendungsfällen werden auf den jeweiligen Unterseiten im Detail besprochen. Viel Spaß beim Erkunden!

Auf Kommentare in Vorgängen per E-Mail antworten

In jedem Vorgang können von jedem Nutzer Kommentare hinterlassen werden. Der Verantwortliche und alle Beobachter des Vorgangs erhalten eine E-Mail wenn ein neuer Kommentar in einem Vorgang ergänzt wurde. Auf diese E-Mail kann der jeweilige Nutzer auch einfach aus seinem E-Mail-Programm heraus antworten, die Antwort wird dann im Vorgang als neuer Kommentar gespeichert und es werden der Verantwortliche sowie alle Beobachter des Vorgangs wiederum per E-Mail über den neuen Kommentar benachrichtigt.

Weiterführende Informationen

Vorgänge sind ein wichtiges Werkzeug der Projektplanung und -durchführung. Wie ihr Vorgänge zur Projektplanung verwendet erfahrt ihr hier:

Meine Vorgänge

Vorgänge können verwendet werden um Projekte in Abschnitte zu unterteilen oder Aufgaben innerhalb des Teams zu verwalten.

Eine Übersicht über alle, mir zugewiesenen Vorgänge erhalte ich in auf der Seite "Meine Vorgänge", welche ich über die Navigation erreichen kann.

Vorgänge eignen sich nicht für private oder vertrauliche Notizen! Selbst wenn ein Vorgang nur für den Autor angelegt ist, er ist im Projekt und - sofern er über ein Startdatum verfügt - auch in der Wochenansicht der Vorgänge samt aller Kommentare für diejenigen Nutzer sichtbar, die Zugriff auf die Wochenansicht der Vorgänge des Teams oder die Vorgänge des entsprechenden Projekts haben.

Erstellen von Vorgängen

Mit einem Klick auf den Button "+ neuen Vorgang anlegen" kann ein Vorgang angelegt werden.

Die Auswahlfeld direkt rechts am Schalter erlaubt auch das Erstellen mehrerer Vorgänge über den Schnelleingabe-Wizard:

In dem großen Freitextfeld können gleich mehrere Vorgänge zeilenweise angelegt werden. Dabei kann durch Angabe eines Datums direkt die Fälligkeit gesetzt und durch Angabe eines Benutzernamens (René Mustermann und Maria Muster im Beispiel) eine Zuordnung der Verantwortlichkeit vorgenommen werden.

Die Werte der anderen Felder (Status, Priorität, Beginnt am, Projekt) werden an allen Vorgängen hinterlegt.

Mit Klick auf den Speichern-Button werden die Vorgänge angelegt.

Vorgänge aus Positionen eines Kostenvoranschlags erzeugen

Im Auswahlfeld "Neuer Vorgang" gibt es auch die Optione "Vorgänge aus KV-Positionen erstellen". Hier kann ein Kostenvoranschlag gesucht und ausgewählt werden. Iim nächsten Schritt werden dann Positionen dieses KVs ausgewählt und mit einem Klick in Vorgänge umgewandelt.

Befindet sich der Nutzer in der Liste der Vorgänge eines Projekts, werden diese Vorgänge in diesem Projekt angelegt. Ansonsten im Projekt, des ausgewählten Kostenvoranschlags. Liegt auch hier kein Projekt vor, so werden die Vorgänge ohne Projekt erzeugt.

Zeit an Vorgängen erfassen

Innerhalb eines Projekts kann Zeit auch an Vorgängen erfasst werden. Dazu legt man einen Vorgang an und aktiviert den Schalter "Vorgang für die Zeiterfassung zur Verfügung stellen".

Im Zeiterfassungsdialog, wird dann nach der Auswahl des Projekts abgefragt, zu welchem Vorgang der Zeiterfassungseintrag gehört:

An Vorgängen erfasste Zeiten können im Reiter "Agenturleistungen" eines Kunden, Etats oder Projekts ausgewertet werden.

Bearbeiten von Vorgängen

Zur Bearbeitung eines Vorgangs wird dieser einfach angeklickt. In der Bearbeitungsmaske können alle Felder angepasst oder aktualisiert werden.

Dokumente hochladen

Im Tab "Dokumente" können Datei-Anhänge zu diesem Vorgang per Drag & Drop hinzugefügt werden.

Checkliste um den Fortschritt eines Vorgangs zu erkennen

Vorgänge verfügen über ein Beschreibungsfeld. Diese kann zum Einen genutzt werden, um nützliche Informationen, z.B. ein Briefing, weiterführende Links oder eine Checkliste, ähnlich einer Todo-Liste zu hinterlegen.

Eine Checkliste entsteht automatisch wenn in der Beschreibung des Vorgangs folgende Syntax verwendet wird:

Folgendes bitte umsetzen [x] Briefing erstellen [x] Motivauswahl [ ] TouchUp Motive [ ] Interne Abstimmung [ ] Motiv-Versand

Die Agenturverwaltung erkennt an den eckigen Klammern im Fliesstext automatisch, dass es sich um ein Checklistenelement handelt.

Der Status der Checkliste dieses Vorgangs wird in der Vorgangsübersicht dann mit einem Fortschrittsbalken angezeigt aus dem zu erkennen ist wieviele Aufgaben des Vorgangs bereits erledigt wurden:

Dokumentenanhänge in Vorgängen

Zu Vorgänge können auch Dokumente per Drag & Drop hochgeladen werden, das können beispielsweise Briefing-Informationen oder Materialen für die Umsetzung sein.

Stapelverarbeitung: Gleichzeitig mehrere Vorgänge bearbeiten

Erstellung von Statuslisten mit der Druckfunktion

Tipp: Ansicht der Vorgänge nach Fälligkeit

Neben der Standardansicht, welche in Projekten gruppiert und individuell sortiert ist, kann über den Reiter "Vorgänge nach Fälligkeit" zu einer alternativen Ansicht navigiert werden.

Hier werden deine eigenen Vorgänge und die Vorgänge anderer Nutzer die du beobachtest, nach Fälligkeit sortiert angezeigt. Dies ist hilfreich, um die Deadlines verschiedener Vorgänge projektübergreifend im Blick zu behalten.

Tipp: Relevante Vorgänge auf dem Dashboard

Einen guten Überblick über aktuell relevante Vorgänge erhält man auch auf dem persönlichen Dashboard. In zwei Widget werden zum einen alle für mich freigegebenen, fälligen Vorgänge, sortiert nach ihrer Fälligkeit, angezeigt. Dies hilft jene Vorgänge zu identifizieren, welche aktuell deine Aufmerksamkeit benötigen. In dem zweiten Widget "Meine Vorgänge" werden alle mir zugewiesenen Vorgänge, gemäß ihrer Sortierung im Reiter "Meine Vorgänge" angezeigt. Über den "Alles anzeigen >"-Button jeweils oben rechts im Widget gelangt man zur Übersichtsseite.

Vorgänge für Standardprozesse bei wiederkehrenden Projekten Die Agenturverwaltung erlaubt auch die Konfiguration von Standardprojekten, die z.B. einem wiederkehrenden Ablauf folgen und bei deren Initialisierung gleich eine Reihe von Vorgängen erstellt werden sollen.

Sollte das bei eurem Unternehmen der Fall sein, sprecht uns an: info@dieagenturverwaltung.de