# Über dieses Handbuch Gebrauchsanweisung für die Cloud-Agentursoftware "Die Agenturverwaltung" ![](/files/-MRDvpqlBee4vEDLdm15) ## Gliederung Du findest zu jedem Menüeintrag in der Agenturverwaltung ein entsprechendes Kapitel in diesem Handbuch. ## Suche Oben rechts findest du ein Suchfeld mit dem du nach einem Begriff z.B. "Kostenvoranschlag" suchen kannst. ## Neu hier? Wenn du ein neuer Nutzer bist, lies dir zunächst die ersten Schritte durch: {% content-ref url="/pages/-La8mA4vTRyySDAqltp3" %} [Erste Schritte](/erste-schritte-1) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-LeQt4XNLVYpKL0W-WoV" %} [Einstieg für Projektmitarbeiter](/erste-schritte-1/einstieg-fuer-projektmitarbeiter) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-Lveysbbqm3\_N3i\_yVpc" %} [Einstieg für Projektmanager](/erste-schritte-1/einstieg-fuer-projektmanager) {% endcontent-ref %} ## Daten in den Abbildungen und Beispielen Alle Daten in Abbildungen und Beispielen sind frei erfunden. Wir verweisen in manchen Fällen auf die fiktive, von uns erfundene Agentur "Hase Kommunikation". Diese Agentur existiert nicht, ebensowenig die in Beispielen verwendeten Nutzer, ihre Telefonnummern und E-Mail-Adressen. ## Feststehende Begriffe Wir schreiben bestimmte Wörter groß, wenn sie feststehende Begrifffe in Kontext dieses Handbuchs repräsentieren.\ Zum Beispiel:\ Die Agenturverwaltung\ Geplante Budgets\ Benutzerdefinierte Berichte\ Benutzerdefinierte Filter ## Impressum Dieses Handbuch wird herausgegeben von Die Agenturverwaltung GmbH & Co. KG\ Eschelsweg 4\ 22767 Hamburg\ \ **Verantwortlich für den Inhalt nach § 55 Abs. 2 RStV:**\ Achim Köllner [Zum Impressum](https://www.dieagenturverwaltung.de/de-de/impressum) # Video Tutorials Auf unserem Youtube-Kanal finden sich alle Videos die in diesem Handbuch verwendet werden: {% embed url="" %} ![](/files/-MQ_klJiGM4XhRABXZVl) # Onboarding In diesem Abschnitt findet ihr alle relevanten Tutorials für euer Onbaording. Schritt für Schritt gehen wir durch alle wichtigen Einstellungen und Funktionen. Jeder Abschnitt ist mit entsprechenden Eklärungen und Videos versehen. Bei Fragen steht dir dein Ansprechpartner im Onboarding oder die jederzeit zur Verfügung. # Erste Grundeinstellungen ## ## Lege dein Briefpapier an Lade dein Logo hoch und erstelle deinen Briefkopf mit eurer Anschrift, Bankverbindung, Steuernummer und ggf. anderen rechtlichen Zusätzen wie der Handelsregisternummer. {% content-ref url="/pages/-La5s6LGCGh\_lWaEPY6Q" %} [Briefpapier anpassen](/einstellungen-1/finanzen/briefpapier-anpassen) {% endcontent-ref %} ## Möchtest du den Look der Agenturverwaltung anpassen? Sprich den Kundenservice an * Wenn du euer Unternehmenslogo und eure Primary-Brand-Color hinterlegen möchtest * Wenn Du Hilfe bei den Layout-Einstellungen des Briefpapiers brauchst * Die Standard-Einstellungen für die Erzeugung von Projektnummern, Kostenvoranschlagsnummern, Rechnungsnummer verändern möchtest Kundenservice: # Hinterlegen der Unternehmensdaten Die Unternehmensdaten verwenden wir unter anderem für das Briefpapier und korrekt ausgestellte E- Rechnungen. Insbesondere die mit Sternchen markierten Felder müssen unbedingt ausgefüllt werden. {% embed url="" %} {% embed url="" %} # E- Mail für den Rechnungsempfang An diese E- Mail- Adresse senden wir unsere Rechnungen an euch. {% embed url="" %} Einstellungen -> Kontoverwaltung -> Deine Rechnungen für Die Agenturverwaltung # AV- Vertrag Der AV-Vertrag regelt die Grundlage der Datenverarbeitung. Wir benötigen dafür bitte eure Unterschrift. Ihr findet ihn in der Aufgabe "Unterschreiben des AV-Vertrags" im Onboarding- Board oder direkt in den Einstellungen unter Kontoverwaltung -> Vertrag zur Auftragsverarbeitung von Daten. # Euer Design Das Design der Agenturverwaltung lässt sich individuell an eure CI anpassen. Unter Einstellungen -> Branding könnt ihr die Farben des Systems anpassen und ein Logo hochladen, das oben links angezeigt wird. # E- Mail- Versand aus dem System Über Die Agenturverwaltung können Angebote und Rechnungen direkt aus dem System an den Kunden versendet werden. Damit wir in eurem Namen E- Mails versenden können, müsst ihr bestimmte DNS- Datensätze bei eurem Domain- Anbieter hinterlegen. Wie ihr an diese Daten kommt, erklären wir in diesem Artikel: {% content-ref url="/pages/-MLbghywZqNPKZn62rwY" %} [DNS-Einstellungen für den E-Mail-Versand](/einstellungen-1/integrationen/dns-einstellungen) {% endcontent-ref %} Bitte gebt uns Bescheid, wenn die Einträge hinterlegt sind. # Erste Finanzeinstellungen # Die Standardpreisliste der Agenturleistungen Was sind Funktionen und welche Bedeutung haben sie? Wie werden die globalen Funktionen in der Agenturpreisliste konfiguriert? Damit Benutzer Zeiten erfassen können, lege zunächst fest, welche Funktionen (Gewerke) es in eurer Agentur gibt und zu welchen Stundensätzen diese überlicherweise abgerechnet werden.\ Keine Sorge: Abweichungen von der Standardpreisliste können später in den Etats der einzelnen Kunden hinterlegt werden. {% embed url="" %} Funktionen sind ein zentrales Element der Agenturverwaltung, da sie für viele elementare Aktionen in der Agenturverwaltung eine Voraussetzung sind. So erleichtern sie die Erstellung von Kostenvoranschlägen und sind die Grundlage für die Zeiterfassung durch Benutzer der Agenturverwaltung. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Agenturpreisliste, zu Beginn der Nutzung der Agenturverwaltung mit den wichtigsten Funktionen zu konfigurieren. Eine nachträgliche Anpassung und Erweiterung ist natürlich möglich. Wie die Agenturpreisliste konfiguriert wird, erfahrt ihr hier: {% embed url="" %} Die Agenturpreisliste in der Agenturverwaltung {% endembed %} ## Unterschiedliche Stundensätze in verschiedenen Kontexten Die in der Agenturpreisliste hinterlegten Stundensätze können in einem Etat (Projektverwaltung > Etat) überschreiben werden. Auf diese Weise können abweichende Konditionen für einen Kunden oder einen bestimmten Etat eines Kunden berücksichtigt werden. > **Anwendungsszenarien für unterschiedliche Preislisten**\ > a) Euer erster Kunde begleitet euch schon viele Jahre und geniesst daher günstigere Konditionen. Neukunden bezahlen jedoch andere Stundensätze.\ > b) Ihr erhöht Eure Preise zum Jahreswechsel, die laufenden Projekte werden noch zu alten Stundensätzen zu Ende geführt, neue Projekte zu den neuen Stundensätzen abgerechnet\ > c) Innerhalb eines Kunden führt ihr zwei Etats, den einen für das Retainer-Tagesgeschäft das über einen Jahresvertrag zu günstigeren Stundensätzen vereinbart wurde, den anderen für über dieses Kontingent hinausgehendes Projektgeschäft, das zu den üblichen Agenturstundensätzen abgerechnet wird. ## Anwendung von Funktionen in der Zeiterfassung Funktionen sind auch im Kontext der Zeiterfassung relevant, da jeder Zeiterfassungseintrag mit einer Funktion verknüpft ist. > **Beispiel**\ > Ein Art Director erfasst beispielsweise 2 h 30 min in der Funktion "Grafikdesign" auf dem Projekt "Adidas Retail - POS-Motive 2021". Mehr zu Funktionen in der Zeiterfassung erfahrt hier ihr: {% content-ref url="/pages/-La5vMN72TDhuqpjens8" %} [Funktionen](/einstellungen-1/zeiterfassung/funktionen) {% endcontent-ref %} ## Funktionen in Finanzdokumenten Auch in Finanzdokument - z.B. Kostenvoranschlägen - können Funktionen verwendet werden um eine Position zu kalkulieren. > Beispiel:\ > Eine Positionsgruppe "Umsetzung Landingpage" führt zwei Positionen\ > 4 h Gestaltung (in der Funktion "Art Direction") zu 100,00 EUR = 400,00 EUR\ > 6 h Content-Erstellung (in der Funktion "Text") zu 120,00 EUR = 720,00 EUR Wie ihr Funktionen zur Erstellung von Kostenvoranschlägen verwendet, erfahrt ihr hier: {% content-ref url="/pages/-La5WuiURR84mAgMBAoW" %} [Umsatzsteuer im Kostenvoranschlag](/finanzen-1/kva/die-positionsliste) {% endcontent-ref %} # Mehrwertsteuersätze Hier stellt ihr die korrekten Sätze für die Umsatzsteuer ein. {% content-ref url="/pages/YrYgefWnc6TktMrHpC23" %} [Umsatzsteuer/ Mehrwertsteuer](/finanzen-1/allgemeines-zu-finanzdokumenten/umsatzsteuer-mehrwertsteuer) {% endcontent-ref %} # Zahlungsarten Um Zahlungen an Rechnungen zu verbuchen müssen initial die Zahlungsarten hinterlegt werden. {% embed url="" %} # Zahlungsziele & Fristen Diese werden für Finanzdokumente verwendet. Sie können an verschiedenen Stellen definiert werden. Der folgende Artikel erklärt alles. {% content-ref url="/pages/-La8o1fvb5sb2GG7DJoQ" %} [Zahlungsziele & Fristen](/einstellungen-1/weitere-einstellungen) {% endcontent-ref %} # Textbausteine anlegen Mit Textbausteinen können vorgefertigte Texte an verschiedenen Stellen unserer Finanzdokumente eingefügt werden. Der folgende Artikel erklärt, wie sie funktionieren: {% content-ref url="/pages/-M1s3ipzYvnKYHzKKmZg" %} [Textbausteine](/einstellungen-1/finanzen/textbausteine) {% endcontent-ref %} # Automatische Rechnungsweiterleitung Rechnungen die beispielsweise an ein invoice@ Postfach gehen können automatisch an Die Agenturverwaltung weitergeleitet werden, wo sie mit einer KI erfasst werden. Möchtet ihr diese Weiterleitung nutzen, können wir darüber im Onboarding sprechen. Das folgende Video erklärt, wie das funktioniert: {% embed url="" %} # Abwesenheitsmanagement Für weitere Informationen und Einstellungsmöglichkeiten ist der unten verlinkte Artikel hilfreich. {% embed url="" %} {% content-ref url="/pages/-LywLosqJ9ifUH\_\_narH" %} [Abwesenheiten](/zeiterfassung-1/abwesenheiten) {% endcontent-ref %} # Feiertage Für euer Bundesland müssen die korrekten Feiertage in das System importiert werden. Der folgende Artikel erklärt, wie das geht: {% content-ref url="/pages/-La5ozkIK67uGF\_scJd2" %} [Feiertage und Betriebsferien](/einstellungen-1/abwesenheiten/feiertage-und-betriebsferien) {% endcontent-ref %} # Home- Office- Assistent Unser Home- Office- Assistent gibt die Möglichkeit einmal täglich anzugeben, ob man vor Ort im Büro ist oder nicht. Dies ist dann für andere Mitarbeiter erkennbar. {% embed url="" %} # Briefpapier im Onboarding Für die initiale Anlegung des Briefpapiers benötigen wir: -Euren aktuellen Briefbogen als pdf -Euer Logo als png (max. 50 KB) -Die Hausschrift als ttf-Datei mit allen vorkommenden Schnitten und der Info welcher Schnitt wo verwendet wird. Wenn wir alle Daten bekommen haben, legen wir das Briefpapier für euch an. Nachträgliche Änderungen können auch selbst vorgenommen werden. Der folgende Artikel erklärt, wie das geht: {% content-ref url="/pages/-La5s6LGCGh\_lWaEPY6Q" %} [Briefpapier anpassen](/einstellungen-1/finanzen/briefpapier-anpassen) {% endcontent-ref %} # Benutzer anlegen im Onboarding Unser User- Wizard führt Schritt für Schritt durch das Anlegen neuer Benutzer. Der folgende Artikel erklärt, wie das geht: {% content-ref url="/pages/-La5LxcZHnvoNWCuA-mU" %} [Benutzer anlegen und löschen](/einstellungen-1/benutzerverwaltung/benutzer/neuen-benutzer-anlegen) {% endcontent-ref %} # Rechterollen anlegen Die Agenturverwaltung bietet ein umfassendes Berechtigungsmanagement an. Jeder Gruppe können individuell einzelne Berechtigungen zugewiesen werden. {% embed url="" %} # Erklärung unserer Kunden - Etat - Projekt - Struktur In der Agenturverwaltung gibt es eine hierarchische Aufteilung in Kunden, Etats und Projekten. Wie diese zusammenhängen und wie sie am besten genutzt werden erklärt das folgende Video: {% embed url="" %} # Unterteilung größerer Projekte Damit auch bei großen Projekten nicht der Überblick verloren geht, bietet es sich an, diese zu unterteilen. In diesen Videos erklären wir, wie das geht: {% embed url="" %} {% @arcade/embed flowId="3ink7xvUKLnokF2alOzh" url="" %} # Zusammenhang Adressbuch & Kundenverwaltung Unsere Kunden für das Projektmanagement und die Einträge im Adressbuch sind nicht identisch. Worin sie sich unterscheiden und wie sie zusammenhängen erklären wir in diesem Video: {% embed url="" %} # Wie rechne ich meinen Aufwand beim Kunden ab? {% @arcade/embed flowId="UbRPU5v3Lp58jXHK6a5y" url="" %} {% @arcade/embed flowId="hsft5R2ry0SOkUP5bbah" url="" %} # Datenimporte # Benutzer importieren Die Benutzer können per Import Vorlage importiert oder manuell angelegt werden. Je nach Anzahl der Benutzer muss abgewägt werden, was sinnvoller ist. Wir empfehlen ein manuelles Anlegen, da so der Umgang mit dem System bereits geübt wird. Die Vorlage kann hier heruntergeladen werden: {% embed url="" %} Bitte in der Vorlage keine Spalten löschen oder neue ergänzen und auch die Benennung der Spalten muss unbedingt gleich bleiben. Bei Fragen wendet euch an euren Ansprechpartner im Onboarding oder an die # Kontakte importieren Die Kontakte für das Adressbuch werden mittels einer Import- Vorlage in Die Agenturverwaltung überführt. {% embed url="" %} Bitte in der Vorlage keine Spalten löschen oder neue ergänzen und auch die Benennung der Spalten muss unbedingt gleich bleiben. Bei Fragen wendet euch an euren Ansprechpartner im Onboarding oder an die Bei großen oder komplizierten Importen bietet es sich an, erst ein paar Spalten in der Vorlage probeweise zu befüllen und diese mit uns gemeinsam zu kontrollieren, bevor alle Spalten gefüllt werden. Die Import- Vorlage kann hier heruntergeladen werden: {% embed url="" %} # Projekte importieren Für den Import von Projekten bieten wir eine Import- Vorlage an. Ob sie genutzt wird oder die Projekte manuell angelegt werden muss im Einzelfall entschieden werden. Ein manuelles anlegen empfehlen wir bei einer vertretbaren Anzahl, da so der Umgang mit dem System bereits geübt wird. Ein Systemwechsel ist immer auch eine gute Möglichkeit die Daten aufzuräumen und nicht benötigte Projekte zu entfernen. Die Import- Vorlage kann hier heruntergeladen werden: {% embed url="" %} Bitte in der Vorlage keine Spalten löschen oder neue ergänzen und auch die Benennung der Spalten muss unbedingt gleich bleiben. Bei Fragen wendet euch an euren Ansprechpartner im Onboarding oder an die # Prozessdefinitionen im Onboarding Für jedes unserer Finanzdokumente und die Projekte können verschiedene Prozesse definiert werden, die dieses durchläuft. Jeder Schritt kann zusätzlich mit Berechtigungen versehen werden, welche Person ihn einstellen und ändern darf. Der folgende Artikel verlinkt zu den entsprechenden Tutorials jeweils für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kostenvoranschlägen und Projekten: {% content-ref url="/pages/ywHSInasSxmeM7DDorAF" %} [Prozessdefinitionen](/einstellungen-1/prozessdefinitionen) {% endcontent-ref %} # Nummernsysteme Die Agenturverwaltung erlaubt die Verwendung komplexer Nummernsysteme. Uns sind im Verlauf der letzten Jahre schon etliche (mehr und oft auch weniger nützliche) Nummersysteme begegnet. Wenn es keinen Grund dafür gibt - z.B. externe Systeme, die mit den gleichen Nummern arbeiten - sollte das Nummernsystem so einfach wie möglich gehalten werden. Die Agentursoftware verwendet ein standardmässig Nummernsysteme, welche sich in den vergangenen Jahren bei einer Vielzahl von Kunden bewährt haben. In der folgenden Interaktiven Demo erfährst du \ a) Best-Patterns für Nummernsysteme und\ b) wie man Nummernsysteme in der Agenturverwaltung konfiguriert. {% embed url="" %} ### Im Folgenden findet ihr weitere Infos zu Best-Practices bei Nummernsystemen: {% content-ref url="/pages/-MROM\_v0XSRXqye3qz4B" %} [Projektnummern](/onboarding/nummernsysteme/projektnummern) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MROM\_lYJEDmGGf0WWUG" %} [Kostenvoranschlagsnummern](/onboarding/nummernsysteme/kostenvoranschlagsnummern) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/aJExaUPkO2gwyrSRcRIG" %} [Auftragsnummern](/onboarding/nummernsysteme/auftragsnummern) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MROM\_RFbHwwS91DhtKx" %} [Gutschrifts- und Rechnungsnummern](/onboarding/nummernsysteme/gutschrifts-und-rechnungsnummern) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-MROM\_AVqLMGC3gk8nQU" %} [Paginiernummern für Eingangsrechnungen](/onboarding/nummernsysteme/paginiernummern-fuer-eingangsrechnungen) {% endcontent-ref %} ## Nummerkreise können ganz schön kompliziert werden... ... vor allem wenn Abhängigkeiten zu Drittsystemen ins Spiel kommen. {% hint style="info" %} Solltet ihr allgemeine Fragen haben oder aufgrund von Abhängigkeiten zu Drittsystemen einen anderes Nummernsystem benötigen, kontaktiert uns gern über unseren Kundenservice: {% endhint %} # Projektnummern ### **Best Practice bei Projektnummern** #### Warum überhaupt Projektnummern? * Projektnummern können in Kostenvoranschlägen, Rechnungen und der Korrespondenz mit dem Kunden hilfreiche Referenznummern sein. * Sie können bei der Beauftragung an Lieferanten weitergegeben werden, die die Projektnummer dann auf ihren Rechnungen führen. Das vereinfacht die Zuordnung von Fremdleistungen auf Projekte erheblich. Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben. #### **Wir empfehl**en dieses Projektnummernmuster Die Nummern setzen sich zusammen aus ‌\ \-\ > TUI-0029‌\ > ‌BAB-0002 Die vierstellige durchlaufende Zahl zählt also innerhalb eines Kunden alle Projekte. {% hint style="info" %} Es ist bewusst keine Jahreszahl in die Nummer integriert, da es häufig vorkommt, dass Projekte über Jahresgrenzen hinweg fortlaufen.\ \ Eine Jahreszahl wäre dann lediglich ein Indikator dafür, in welchem Jahr das Projekt angelegt wurde, diese Information ist über eine Agentursoftware jedoch ohnehin zugänglich. {% endhint %} #### **Weitere Vorteile dieses Musters** * Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet * In einem Dateisystem sortieren sich Projektnummern automatisch nach Kunde und durchlaufender Nummer * Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis
 * Rückschlüsse des Kunden auf andere Projekte der Agentur sind nicht möglich * Wenn Kundenkürzel in der Agentur etabliert sind, lässt sich leicht danach suchen ### # Kostenvoranschlagsnummern ### **Best Practice bei Kostenvoranschlägen** Die Nummern setzen sich zusammen aus \-\-\ > KV-2018-015 \ > KV-2019-001 Die dreistellige durchlaufende Zahl der Kostenvoranschlag beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als eintausend Kostenvoranschläge an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig. #### Die Kostenvoranschlagsnummer enthält kein Kundenkürzel Wenn wir einem Neugeschäftskunden ein Angebot erstellen, möchten wir evtl. nicht zunächst einen Kunden, Etat und ein Projekt in der Agentursoftware anlegen. Wir wissen ja noch nicht, ob aus der Anbahnung überhaupt etwas wird.\ \ Gibt der Kunde den Kostenvoranschlag später frei und wir legen den Kunden und das Projekt im System an, verschieben wir den bestehenden Kostenvoranschlag einfach ins neu angelegte Projekt. Da Kostenvoranschläge generell keine Kundenkürzel führen, entsteht dadurch auch kein Nummernkonflikt beim Erstellen von weiteren Angeboten für diesen Kunden. #### Vorteile dieses Musters * Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet * Das Präfix unterscheidet zwischen Kostenvoranschlag und Rechnung * In einem Dateisystem sortieren sich nach Kostenvoranschlagsnummer benannte Dateien automatisch nach Jahr und durchlaufender Nummer #### Kostenvoranschlagsnummer ist nicht gleich Projektnummer * Ein Kostenvoranschlag sollte auch ohne Projekt erstellt werden können * Ein Projekt kann mehrere Kostenvoranschläge enthalten * Ein Projekt kann mehrere (nicht realisierte) Versionen eines KVs enthalten, die bereits beim Kunden waren. Diese Versionen sollten durch unterschiedliche Nummern eindeutig voneinander unterscheidbar sein. #### Nummernkreise bei Kostenvorschlagsnummern sind möglich Kostenvoranschläge können optional in so genannten Nummernkreisen gepflegt werden. Das heißt, ihr könnt für jeden Kunden einen eigenen Kostenvoranschlagsnummernkreis öffnen. \ Dadurch wird für einen Kunden nicht aus der Kostenvoranschlagsnummer erkennbar, ob und wieviele Kostenvoranschläge ihr anderen Kunden stellt. # Auftragsnummern #### Warum Auftragsnummern Wenn ihr Lieferanten mit den Lieferantenaufträgen der Agenturverwaltung beauftragt, vergibt das System automatisch eine Auftragsnummer. Im Auftrag wird der Lieferant darauf hingewiesen, diese Auftragsnummer bei Rechnungslegung auf seiner Rechnung zu hinterlegen. Die KI der Agenturverwaltung erkennt diese Auftragsnummer dann bei der Erfassung und kann die Eingangsrechnung vollautomatisch a) dem Projekt zu dem sie gehört und b) der Kostenvoranschlagsposition aus der der Auftrag hervorgegangen ist zuordnen. Selbst der Kostentyp - also die Information ob die Rechnung später gegen eine Pauschale eures Kunden läuft oder 1:1 weiterberechnet wird wird bei der Beauftragung bereits definiert so dass die die Lieferantenrechnung später anhand der Auftragsnummer vollständig von selbst verbucht. Das empfohlene System für Auftragsnummern ist einfach: {% hint style="info" %} **Beispiel für eine Auftragsnummer**\ PO-2023-0001 {% endhint %} Dabei wird PO (für Purchase Order) vorangestellt, und anschliessend das laufende Jahr sowie eine in diesem Jahr durchlaufende Nummer verwendet. Das Präfix PO sorgt dafür, dass Lieferantenaufträge schon anhand der Nummer von anderen Dokumenten wie etwa Rechnungen oder Kostenvoranschlägen unterschieden werden können. Auf diese Weise sortieren sich Lieferantenauftragsnummern automatisch alphanumerisch (z.B. in Dateisystemen) und können auch als Dateinamen verwendet werden, da sie keine Sonderzeichen wie etwa Rauten oder Schrägstriche enthalten. # Gutschrifts- und Rechnungsnummern ### **Best Practice bei Rechnungen** Die Nummern setzen sich zusammen aus\ \-\-\-\ > RG-TUI-2018-012\ > RG-BAB-2019-001 Die dreistellige durchlaufende Zahl der Rechnung beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als 999 Rechnungen an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig. #### Vorteile dieses Musters * Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet * Das Präfix unterscheidet zwischen Rechnung und Kostenvoranschlag * In einem Dateisystem sortieren sich nach Rechnungsnummer benannte Dateien automatisch nach Kunde, Jahr und durchaufender Nummer * Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis
 * Rückschlüsse des Kunden auf den Agenturumsatz sind nicht möglich * Wenn Kundenkürzel in der Agentur etabliert sind, lässt sich leicht danach suchen #### Nummernkreise bei **Rechnungsnummern** Ausserdem erlaubt die Agentursoftware das Führen von Rechnungsnummern in sogenannten Rechnungsnummernkreisen.\ Ihr könnt beispielsweise für jeden Kunden einen eigenen Rechnungsnummernkreis öffnen. **So wird für den Kunden nicht aus der Rechnungsnummer erkennbar, ob und wieviele Rechnungen ihr anderen Kunden stellt**. Das deutsche Steuerrecht erlaubt das führen solcher Rechnungsnummernkreise. Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben. # Paginiernummern für Eingangsrechnungen ### **Best Practice bei** Paginiernummern für Fremd- bzw. Eingangsrechnungen Die Agenturverwaltung vergibt für jede erfasste Eingangsrechnung eine Paginiernummer. Viele Agenturen vermerken diese Nummer beim Rechnungseingang auch auf dem Papierbeleg (sofern es einen gibt). Somit gibt auch der Papierbeleg Auskunft darüber, dass er bereits im System erfasst wurde. Das Muster bei Paginiernummer ist wie folgt: \-\ > 2022-0009 Die Kennzeichnung digitaler Belege ist in der Agentursoftware nicht notwendig, da sie direkt in Die Agenturverwaltung hochgeladen werden und jederzeit abrufbar sind. Diese Belege können auch in Form von Links digital an den Steuerberater weitergegeben werden. # Erste Schritte ## Die wichtigsten Konzepte {% embed url="" %} In diesem Video kannst du Die Agenturverwaltung an einem Beispielprojekt kennenlernen. Es erklärt die wichgsten Zusammenhänge in ca. einer halben Stunde: {% embed url="?" %} {% content-ref url="/pages/-La4Z4O3HCcp3-caZHtc" %} [Anmelden und Abmelden](/erste-schritte-1/am-system-anmelden) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-La5LCDywBUmfKqWY-Km" %} [Erste Grundeinstellungen](/onboarding/grundeinstellungen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-LeQt4XNLVYpKL0W-WoV" %} [Einstieg für Projektmitarbeiter](/erste-schritte-1/einstieg-fuer-projektmitarbeiter) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-Lveysbbqm3\_N3i\_yVpc" %} [Einstieg für Projektmanager](/erste-schritte-1/einstieg-fuer-projektmanager) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-M1skriDeT\_q6LSzrCeg" %} [Mein Profil](/einstellungen-1/benutzerverwaltung/mein-profil) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-La5PQNXxGSrJGyxucgA" %} [Anfrage an den Kundenservice stellen](/erste-schritte-1/anfrage-an-den-kundenservice-stellen) {% endcontent-ref %} # Anmelden und Abmelden In diesem Kapitel erfahren wir, wie wir uns an- und abmelden und unser Passwort ändern oder neu setzen. ## Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort Die Anmeldung am System erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort. Die URL unter die sich Nutzer anmelden und unter der Die Agenturverwaltung für dein Unternehmen zur Verfügung steht folgt diesem Schema > https\://*unternehmensname*.dieagenturverwaltung.de ## Abmeldung (Logout) Im Einstellungsmenü rechts oben auf der Seite (es wird sichtbar wenn du darauf klickst) befindet sich eine Schaltfläche "abmelden". Diese Schaltfläche zeigt einerseits an, wer gerade angemeldet ist (indem dein Name dort steht), andererseits führt ein Klick darauf dazu dass dieser Browser abgemeldet wird. ### Abmeldung von entfernten Geräten Wenn Du dich beispielsweise gestern in einem Internetcafé auf einem öffentlichen Browser angemeldet und vergessen hast, dich wieder abzumelden, kannst Du das in deinem Profil tun. Dazu klickst du wieder auf das Einstellungsmenü (oben rechts) und dann auf "Einstellungen". Im nächsten Schritt klickst Du auf die Kachel "Mein Profil". Dort öffnest du den Reiter "Angemeldete Geräte". Hier kannst Du dich mit einem Klick von dem (entfernten) Gerät abmelden, in diesem Beispiel vom entfernten Rechner eines Internetcafés in Berlin. ![](/files/-LyEfLXfX8Vg6AJTfyDA) ## Passwort setzen #### Passwort-vergessen Funktion nutzen Das Login-Formular verweist unten auf eine Passwort-vergessen Funktion. Hast du dein Passwort vergessen, kannst du diesem Link folgen. Du gibst anschliessend die E-Mail-Adresse an, die für dich in der Agenturverwaltung gespeichert ist.\ Unser System sendet dir anschliessend an dieses E-Mail-Konto einen Link. Öffne den Link und vergibt dir ein neues Passwort. #### Eigenes Passwort neu setzen Wenn Du bereits angemeldet bist und dein Passwort neu setzen möchtest, kannst Du das in deinen Profileinstellungen machen: {% content-ref url="/pages/-M1skriDeT\_q6LSzrCeg" %} [Mein Profil](/einstellungen-1/benutzerverwaltung/mein-profil) {% endcontent-ref %} #### Passwort-Reset-E-Mail an andere Benutzer senden Wenn du Zugriff auf die Benutzerverwaltung hast, kannst du auch anderen Benutzern eine E-Mail mit einem Link zusenden. Dieser Link führt den Nutzer zu einer Seite auf der er sich ein neues Passwort vergeben kann. #### Neuen Benutzer einladen sein Passwort selbst zu erstellen Hat ein neu angelegter Nutzer bisher noch gar kein Passwort so kannst du ihm eine Einladungs-E-Mail senden. Diese E-Mail enthält einen Link zu einer Seite auf der der neue Nutzer sein initiales Passwort einstellen kann. ## Wissenswertes zu Passwörtern * Das Passwort sollte lang sein, mind. 10-15 Zeichen. * Das Passwort sollte nirgendwo im Klartext notiert werden. * Das Passwort sollte niemand anderem als dem Nutzer bekannt sein. * Das Passwort sollte neben Buchstaben auch Zahlen und Sonderzeichen enthalten. * Für jede Applikation sollte ein eigenes Passwort verwendet werden. **Auf keinen Fall sollte das Passwort für Die Agenturverwaltung auch z.B. für Banking, Social Media Accounts oder E-Mail-Postfächer verwendet werden!** * Wie empfehlen Passwörter in einem geeigneten, verschlüsselten Passwort-Safe z.B. [1Password](https://1password.com/de/) zu organisieren. * Das Passwort sollte gelegentlich - z.B. alle paar Wochen oder nach Aufforderung durch den Systemadministrator - geändert werden. Die Agenturverwaltung weist dich gelegentlich darauf hin. {% hint style="info" %} Passwörter werden in unserer Datenbank destruktiv verschlüsselt gespeichert. Selbst unser Kundenservice kann diese Passwörter nicht mehr einsehen oder entschlüsseln. **Unser Kundenservice wird nie von dir verlangen dein Passwort zu nennen!** \ **Bitte sende keine Passwörter per E-Mail an uns.** {% endhint %} ## **Ich kann mich nicht anmelden** Sollte das System deine Anmeldung verweigern, wird dir eine Fehlermeldung angezeigt: #### Dieser Nutzer ist nicht bekannt * Hast Du dich bei der URL vertippt? * Ist dein Benutzer gesperrt worden? * Ist dein Benutzer gelöscht oder noch nicht angelegt worden? #### Der Zugang für diesen Account temporär deaktivert Der kostenlose Testzeitraum für Die Agenturverwaltung ist abgelaufen.\ Sprich den Kundenservice an: #### Bitte gib deine Emailadresse und dein Passwort an Du hast kein Passwort angegeben. #### Die Zugangsdaten wurden vom System nicht akzeptiert Möglicherweise hast Du das falsche Passwort angegeben oder eine E-Mail-Adresse die nicht im System hinterlegt war? #### Deine IP-Adresse wurde wegen zu vielen Fehlversuchen vorübergehend gesperrt Solltest Du diese Meldung sehen ohne dass du beim Anmelden mehrere Fehlversuche hattest, wende dich an den Kundenservice: ## Ich kann mich anmelden, sehe aber keine Menüpunkte Möglicherweise wurden dir noch keine Berechtigungen erteilt. Sprich einen Administrator an. # Anfrage an den Kundenservice stellen # Einstieg für Projektmitarbeiter Herzlich Willkommen in unserem kurzen Einführungskurs zur Nutzung der Agenturverwaltung für Projektmitarbeiter. Dieser Kurs richtet sich an Nutzer, welche für ihre tägliche Arbeit lediglich eine oder mehrere der nachfolgenden Funktionen verwenden: * Dashboard * Zeiterfassung * Aufgaben im Rahmen von Projekten * Wiedervorlagen Unsere digitalen Kurse sind kurz und knapp gehalten, um dich nicht unnötig zu langweilen. Sollten Fragen unbeantwortet bleiben, wende dich an den Agenturverwaltungs-Ansprechpartner in deinem Unternehmen oder an unseren Support, welchen du direkt aus der Agenturverwaltungssoftware erreichst. {% content-ref url="/pages/-La5PQNXxGSrJGyxucgA" %} [Anfrage an den Kundenservice stellen](/erste-schritte-1/anfrage-an-den-kundenservice-stellen) {% endcontent-ref %} ## Inhalte Registrierung // Setze Dein Passwort Anmeldung // So erlangst Du Zugang zu deinen Daten Die Startseite // Dein Dashboard Zeiterfassung // 3 Wege, um deine Arbeitszeit zu erfassen Aufgaben und Zusammenarbeit in Projekten Wiedervorlage // Benachrichtigungen und Erinnerungen für dich und deine Kollegen ## Registrierung & Anmeldung ### Registrierung Um auf die Agenturverwaltung zugreifen zu können, benötigst du im ersten Schritt Zugangsdaten. Deinen Benutzername - er entspricht der E-Mail-Adresse die der Administrator der dich eingeladen hat in der Agenturverwaltung eingetragen hat - erhältst du in der Einladungs-Email, welche der Administrator deines Unternehmens an dich versendet. Solltest du noch keine Einladungs-Email erhalten haben, wende dich bitte zuerst an den Agenturverwaltungsadministrator deines Unternehmens. In der Einladungs-Email erhältst du einen Link, über den du dein persönliches Passwort festlegen kannst. Ist das getan, kannst du dich mit deinem Benutzernamen und Passwort an der Agenturverwaltung anmelden. *Übrigens: Wissenswertes zum Thema Passwort findest du hier:* [*Anmelden und Abmelden*](/erste-schritte-1/am-system-anmelden#wissenswertes-zu-passwoertern) ### Anmeldung In der Einladungs-Email zur Registrierung wird dir auch die Website-Adresse zur Agenturverwaltung mitgeteilt. Da jeder unserer Kunden eine eigene Instanz der Agenturverwaltung erhält, gibt es keine einheitliche Website-Adresse. Dein Agenturverwaltungsadministrator wird dir eure spezifische Adresse nach dem Muster `https://.dieagenturverwaltung.de/` \ mitteilen.\ Auf der Anmelde-Seite kannst du dich dann mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort anmelden. ### Die Startseite // Dein Dashboard Deine Startseite ist üblicherweise das Dashboard, in welchem dir für dich relevante Informationen dargestellt werden.\ Als Projektmitarbeiter sind für dich wahrscheinlich vor allem die Box zur Zeiterfassung und die Box mit den fälligen, dir zugewiesenen Aufgaben nützlich. Mit einem Klick auf den Button oben rechts "Alle anzeigen" kannst du zu einer Detailseite navigieren. ![](/files/-Lv5c3dd5QR3ufpb82RA) Ansonsten erfolgt die Navigation innerhalb der Agenturverwaltung über das Menu unterhalb eures Logos. ![](/files/-Lv5c76IfjqwrEzz-YR-) *Übrigens: Nicht alle Benutzer der Agenturverwaltung sehen die gleichen Menu-Punkte. Der Administrator kann einzelne Bereiche für Benutzer oder Benutzergruppen de-/aktivieren wenn sie von den jeweiligen Nutzern nicht benötigt werden.* ### Zeiterfassung // 3 Wege, um die eigene Arbeitszeit zum tracken Die Agenturverwaltung unterstützt drei Arten, Arbeitszeit zu erfassen: * **Timer:** Für Mitarbeiter, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und über den Tag verteilt an verschiedenen Projekte arbeiten. * **Wochenansicht** Für Mitarbeiter, die ihre Zeiten lieber am Ende einer Woche auf einmal erfassen möchten * **Klassische Liste:** Der Klassiker für alle, die ihre Arbeitszeitblöcke in einer Liste organisieren möchten Detaillierte Informationen zum Thema Zeiterfassung im Allgemeinen und zur Verwendung der Werkzeuge in der Agenturverwaltung findest du hier: {% content-ref url="/pages/-La8mNlj9eemWI3o9fOu" %} [Zeiterfassung](/zeiterfassung-1) {% endcontent-ref %} ### Aufgaben im Rahmen von Projekten Aufgaben können mit Deadlines und Kommentaren versehen werden. Sie können sowohl für die **Organisation des eigenen Arbeitstages** als auch in Projekten zur **Organisation eines Teams** verwendet werden. Detaillierte Informationen zum Thema Aufgaben findest du hier: {% content-ref url="/pages/-La8mdWpbpwIK0i4\_U1J" %} [Aufgaben (ehem. Vorgänge)](/vorgaenge-1) {% endcontent-ref %} ### Wiedervorlage // Erinnerungen für dich und deine Kollegen Wiedervorlagen sind ein wichtiges Werkzeug, um im Agenturalltag den Überblick zu behalten.\ In der Agenturverwaltung erfüllen Wiedervorlagen den Zweck einer Erinnerungen für einen Benutzer. Detaillierte Informationen zum Thema Wiedervorlagen findest du hier: {% content-ref url="/pages/-La8mYQ9s5vU8Q52uya\_" %} [Was sind Wiedervorlagen?](/wiedervorlagen-1) {% endcontent-ref %} # Einstieg für Projektmanager Herzlich Willkommen in unserem kurzen Einführungskurs zur Nutzung der Agenturverwaltung für Projektmanager. Dieser Kurs richtet sich an Nutzer, welche in ihrem Arbeitsalltag vor allem das Finanz- und Projektmanagement der Agenturverwaltung verwenden. Auf dieser Seite findet ihr Informationen und Verlinkungen zu folgenden Themengebieten: * Einführung in die Agenturverwaltung: die wichtigsten Begriffe * Erstellung von Kostenvoranschlägen * Projektverwaltung * Zeiterfassung * Aufgaben im Rahmen von Projekten * Wiedervorlagen * Reporting * ... Unsere digitalen Kurse sind kurz und knapp gehalten, um dich nicht unnötig zu langweilen. Sollten Fragen unbeantwortet bleiben, wende dich an den Agenturverwaltungs-Ansprechpartner in deinem Unternehmen oder an unseren Support, welchen du direkt aus der Agenturverwaltungssoftware erreichst. {% content-ref url="/pages/-La5PQNXxGSrJGyxucgA" %} [Anfrage an den Kundenservice stellen](/erste-schritte-1/anfrage-an-den-kundenservice-stellen) {% endcontent-ref %} ## Inhalte Die Startseite // Dein Dashboard Die wichtigsten Begriffe // Ganz wenig Theorie vorweg Angebote erstellen // Kostenvoranschläge im Bereich Finanzen Operative Arbeit organisieren // Die Projektverwaltung Zeiterfassung // 3 Wege, um deine Arbeitszeit zu erfassen Aufgaben und Zusammenarbeit in Projekten Wiedervorlage // Benachrichtigungen und Erinnerungen für dich und deine Kollegen Projekterfolg sichern // Reports im Rahmen von Projekten ## Die Startseite // Dein Dashboard Deine Startseite ist üblicherweise das Dashboard, in welchem dir für dich relevante Informationen dargestellt werden.\ ![](/files/-Lv5bzP8_oGXOf-X_Oxe) Als Projektmanager kannst du dir hier einen schnellen Überblick über deine relevanten Vorgänge, KVAs und Budgets verschaffen. \ Es gibt bspw. Dashboard-Boxen zu den folgenden Themen: * Fällige Aufgaben (die du beobachtest oder die dir zugewiesen sind) * Meine Aufgaben * Meine Projekte * Meine auf Freigabe wartenden Kostenvoranschläge * Meine Projektbudgets * Unbezahlte Ausgangsrechnungen Mit einem Klick auf den Button "Alle anzeigen" in einer Box kannst du zu einer Detailseite navigieren. ![](/files/-Lv5c3dd5QR3ufpb82RA) Ansonsten erfolgt die Navigation innerhalb der Agenturverwaltung über das Menu unterhalb eures Logos. \ ![](/files/-Lv5c76IfjqwrEzz-YR-) *Übrigens: Nicht alle Benutzer der Agenturverwaltung sehen die gleichen Menu-Punkte. Der Administrator kann einzelne Bereiche für Benutzer oder Benutzergruppen de-/aktivieren wenn sie von den jeweiligen Nutzern nicht benötigt werden.* ### Die wichtigsten Begriffe // Ganz wenig Theorie vorweg Damit wir auf den folgenden Seiten nicht aneinander vorbeireden, findest du auf der verlinkten Seite eine kurze Definition der wichtigsten Begriffe in der Agenturverwaltung: Budget, Umsatz, Agentur- und Fremdleistung. {% content-ref url="/pages/-La5ga47XARNEuP6MZMB" %} [Kennzahlen und Begriffe](/projektverwaltung-1/die-kennzahlen) {% endcontent-ref %} ### Angebote erstellen // Kostenvoranschläge in Bereich Finanzen todo ### Operative Arbeit organisieren // Die Projektverwaltung Die Projektverwaltung ist die operative Schaltzentrale der Agenturverwaltung. In der Projektverwaltung findet sowohl die Planung, als auch die Erfassung von Agentur- und Fremdleistungen sowie die Abrechnung statt. Eine Einführung in die Projektverwaltung findest du auf der Seite Projektverwaltung und auf den Unterseiten des Bereichs. {% content-ref url="/pages/-La8mk6N02fm5BDshOv0" %} [Projektverwaltung](/projektverwaltung-1) {% endcontent-ref %} Eine Übersicht über beispielhafte Projektabläufe und deren Abbildung in der Agenturverwaltung findest du bald hier. ### Zeiterfassung // 3 Wege, um die eigene Arbeitszeit zu erfassen Die Agenturverwaltung unterstützt drei Arten, Arbeitszeit zu erfassen: * **Timer:** Für Mitarbeiter, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und über den Tag verteilt an verschiedenen Projekte arbeiten. * **Wochenansicht** Für Mitarbeiter, die ihre Zeiten lieber am Ende einer Woche auf einmal erfassen möchten * **Klassische Liste:** Der Klassiker für alle, die ihre Arbeitszeitblöcke in einer Liste organisieren möchten Detaillierte Informationen zum Thema Zeiterfassung im Allgemeinen und zur Verwendung der Zeiterfassung in der Agenturverwaltung findest du hier: {% content-ref url="/pages/-La8mNlj9eemWI3o9fOu" %} [Zeiterfassung](/zeiterfassung-1) {% endcontent-ref %} ### Aufgaben und Zusammenarbeit in Projekten Aufgaben können mit Deadlines und Kommentaren versehen werden. Sie können sowohl für die **Organisation des eigenen Arbeitstages** als auch in Projekten zur **Organisation eines Teams** verwendet werden. Detaillierte Informationen zum Thema Vorgänge findest du hier: {% content-ref url="/pages/-La8mdWpbpwIK0i4\_U1J" %} [Aufgaben (ehem. Vorgänge)](/vorgaenge-1) {% endcontent-ref %} ### Wiedervorlage // Erinnerungen für dich und deine Kollegen Wiedervorlagen sind ein wichtiges Werkzeug, um im Agenturalltag den Überblick zu behalten.\ In der Agenturverwaltung erfüllen Wiedervorlagen den Zweck einer Erinnerungen für einen Benutzer. Sie können mit verschiedenen Entitäten, z.B. Projekten, Kostenvoranschlägen, Kontakten oder Rechnungen verknüpft sein und helfen dabei, ereignisgetriebene Prozesse zu etablieren. Detaillierte Informationen zum Thema Wiedervorlagen findest du hier: {% content-ref url="/pages/-La8mYQ9s5vU8Q52uya\_" %} [Was sind Wiedervorlagen?](/wiedervorlagen-1) {% endcontent-ref %} # Umgang mit Bestandsdaten Viele Unternehmen kommen mit einer großen Projekthistorie, einer Kunden- und Kontaktdatenbank und laufenden Projekten zu uns. Es freut uns, wenn eure Geschäfte gut laufen. Und wir helfen euch gern dabei, eure Daten möglichst verlustfrei in unser System zu importieren. Welche Daten problemlos importiert werden können und welche Datensätze aufbereitet werden müssen, hängt sehr stark von eurem aktuellen System an. Bislang haben wir immer eine Lösung gefunden. {% hint style="info" %} Bei Fragen zum Import von Daten aus anderen Quellen, kontaktiert uns gern über unseren Kundenservice: {% endhint %} # Zeiterfassung In diesem Kapitel erläutern wir die Funktionen der Zeiterfassung und geben dir nützliche Tipps rund um das Thema. ![](/files/-MRDw8WwALv2UEvsLj-m) Die Agenturverwaltung unterstützt folgende drei Arten, die Arbeitszeit zu erfassen: * **Timer:** Für Mitarbeiter, die viel zwischen Aufgaben hin und her springen und über den Tag verteilt an verschiedenen Projekte arbeiten. * **Wochenansicht** Für Mitarbeiter, die ihre Zeiten lieber am Ende einer Woche oder eines Monats in einem Rutsch erfassen möchten * **Klassische Liste:** Der Klassiker für alle, die ihr Arbeitszeitblöcke in einer Liste organisieren möchten Auf den Unterseiten findet ihr Informationen und Anleitungen zu den Arten der Arbeitszeiterfassung ## Warum überhaupt Zeiterfassung? Die Gründe für die Einführung einer Zeiterfassung sind vielfältig. Die häufigste Grund ist, dass die Erfassung von geleisteter Arbeit schlichtweg notwendig ist, um beispielsweise Honorararbeit nach Aufwand abzurechnen. Zeiterfassung kann aber auch sinnvoll sein, um aus den Zahlen zu lernen. Es lässt sich ableiten, wie rentabel gearbeitet wird, ob und bei welchen Tätigkeiten eventuell zu viel Zeit investiert wird. **Mehr Informationen dazu findest du in unserem** [**Blog-Post**](https://www.dieagenturverwaltung.de/de-de/blog/3-tipps-bei-der-einfuhrung-der-zeiterfassung) **zu diesem Thema.** ## **Einstellungen der Zeiterfassung** Funktionen in deen Nutzen ihre Arbeitszeiten erfassen können konfiguieren: {% content-ref url="/pages/-La5vMN72TDhuqpjens8" %} [Funktionen](/einstellungen-1/zeiterfassung/funktionen) {% endcontent-ref %} Wiederkehrende Tätigkeiten für die Zeiterfassung konfigurieren und Auswerten: {% content-ref url="/pages/-La5ovaoUaRVa9fcsLSR" %} [Tätigkeiten](/einstellungen-1/zeiterfassung/taetigkeiten) {% endcontent-ref %} An welchen Tagen wird im Unternehmen nicht gearbeitet? Lokale Feiertage hier konfigurieren: {% content-ref url="/pages/-La5ozkIK67uGF\_scJd2" %} [Feiertage und Betriebsferien](/einstellungen-1/abwesenheiten/feiertage-und-betriebsferien) {% endcontent-ref %} Vereinbarte Wochen-Arbeitszeit eines Benutzers konfigurieren: {% content-ref url="/pages/-La5SdnXqGzQswMbc3Bh" %} [Benutzer bearbeiten](/einstellungen-1/benutzerverwaltung/benutzer/benutzer-bearbeiten) {% endcontent-ref %} # Meine Stundenliste Auf dieser Seite erfahrt ihr, wie ihr die Stundenliste zur Zeiterfassung nutzen könnt. In diesem Video erfahren wir etwas über die Möglichkeiten der Zeiterfassungsliste, wie wir einen Zeiterfassungseintrag anlegen und wie wir Einträge bearbeiten können. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollt, scrollt einfach über das Video hinweg. {% embed url="" %} \ Über das Menü Zeiterfassung > Meine Stundenliste gelangen wir zu unserer Stundenliste.
Ihr gelangt sofort zur Übersicht aller Zeiterfassungseinträge, gruppiert nach Kalendertag und erhaltet Basisinformationen wie Projekt, Tätigkeit und erfasste Dauer zu jedem Eintrag. Die Liste zeigt Einträge eines bestimmten Zeitraums - z.B. die aktuelle Woche. Dieser Zeitraum kann über den Zeitraumfilter oben ausgewählt werden\ ![](/files/-Lty7Q1zFwjDEc1xOwLU) Zur Erstellung eines neuen Eintrags könnt ihr die Schaltfläche "Neuer Eintrag" verwenden oder auf das Datum eines Tages klicken. Es öffnet sich dann ein Dialog in dem wir Tag, Dauer, Funktion in der wir gearbeitet haben und Projekt angeben können. ![](/files/-LvJD4gV82GZYtSPU3Lx) > **Folgende Eingabeformate für die Dauer eines Eintrags werden erkannt**\ > `15 . => 15 min`\ > `0.25 => 15 min`\ > `1, => 1 h`\ > `1:00 => 1h`\ > `100 => 1h`\ > `1,5 => 1 h 30 min`\ > `130 => 1 h 30 min`\ > `1 30 => 1 h 30 min`\ > `02:45 => 2 h 45 min`\ > `245 => 2 h 45 min`\ > `2,75 => 2 h 45 min` In der rechten Spalte "Dauer" sehen wir \ a) welcher Dauer zu den einzelnen Einträgen gespeichert wurde\ b) wieviel Zeit die Dauer aller Einträge eines Tages in Anspruch genommen hat Ist ein Mitarbeiter festangestellt, ist an der Tagesdauer auch zu erkennen wieviel Arbeitszeit an diesem Tag vereinbart war, z.B. 8 Stunden. Zum Bearbeiten eines Eintrags könnt ihr diesen einfach anklicken und die Änderungen anschließend in Dialog vornehmen. Über die Schaltfläche "Start" ganz rechts in jedem Zeiterfassungseintrag könnt ihr den Timer zu diesem Eintrag erneut starten. Mehr zum Timer erfahrt ihr hier: [Timer](/zeiterfassung-1/timer). ### Export der Stundenliste Unterhalb der Zeiterfassungsliste könnt ihr die Einträge des Zeitraums den ihr gerade ausgewählt habt auch als PDF-Druckversion oder als Excel-Spread-Sheet exportieren: ![](/files/-LvJ2x2qul01ELIPlQr4) ## Mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten Über den Button "Stapelbearbeitung" rechts oben öffnet sich ein Dialog mit einer Liste der auf dieser Seite sichtbaren Einträge. ![](/files/-M47Fs8AIFS-xCzyntXW) Die mit dem Häkchen links markierten Einträge, können alle in einem Schritt geändert werden. Dabei kann je nach Kontext z.B. das Projekt geändert werden, die Funktion oder Tätigkeit, oder - in Stundenlisten eines Projekts zum Beispiel - der Mitarbeiter. # Zeiterfassung an Milestones von Projekten Wenn konfiguriert, können Zeiten auch innerhalb des Projekts feinteiliger erfasst werden - z.B. an den Positionen eines Kostenvoranschlags oder an bestimten Aufgaben innerhalb eines Projekts ## Zeiterfassung an Kostenvoranschlägen {% embed url="" %} Zeit an KV Positionen erfassen {% endembed %} Sind Positionen von freigegebenen Kostenvoranschlägen für die Zeiterfassung freigeschaltet, ändert sich die im Zeiterfassungsdialog ausgewählte Funktion, in der ein Zeiteintrag erfasst werden soll automatisch auf die in der ausgewählten Kostenvoranschlagsposition hinterlegte Funktion, sofern die NutzerIn über diese Zeiterfassungsfunktion verfügt. Ansonsten passiert nichts weiter. Die automatisch Änderung der Funktion als Seiteneffekt der Positionsauswahl wird durch eine kleine Meldung am Bildschirmrand ersichtlich.
## Voreinstellung um Zeiterfassung an Kostenvoranschlagspositionen zu ermöglichen Unter Einstellungen > Zeiterfassung muss diese Option aktiviert sein, damit es möglich ist Zeiten an einer Kostenvoranschlagsposition zu erfassen:
Unter Einstellungen > Finanzen > Kostenvoranschlag kann definiert werden, unter welchen Bedingungen die Positionen eines Kostenvoranschlags angeboten werden - es geht hier um den Status des Kostenvoranschlags. Neben dem Status dieses Dokuments ist auch noch der Status des Projekts Voraussetzung dafür. Der Projektstatus muss auf "aktiv" oder "abzurechnen" stehen.
{% content-ref url="/pages/-Mfx6vi6WQziPek6sHpC" %} [Zeiterfassung an Positionen von Kostenvoranschlägen](/einstellungen-1/zeiterfassung/zeiterfassung-an-positionen-von-kostenvoranschlaegen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-M3-kVLSPP19X7txxFWN" %} [Projekteinstellungen: Zeiterfassung](/projektverwaltung-1/projekte/projekteinstellungen/projekteinstellungen-zeiterfassung) {% endcontent-ref %} ## Zeiterfassung an Aufgaben (ehem. Vorgänge) Ähnlich wie bei Kostenvoranschlägen erlaubt Die Agenturverwaltung auch die Freigabe von Aufgaben für die Zeiterfassung. Das macht Sinn wenn es Teilaufgaben in einem Projekt gibt, die nicht explizit im Kostenvoranschlag beschrieben wurden. Die Auswahl im Zeiterfassungsdialog erfolgt dann nach dem gleichen Prinzip wie bei den Kostenvoranschlagspositionen (siehe oben). Im Gegensatz zur Zeiterfassung an Kostenvoranschlagspositionen erlaubt die Erfassung von Zeiten an Aufgaben keine Rückschlüsse auf ein Budget. Wir erkennen wie viel Zeit auf welcher Aufgabe erfasst wurde, jedoch nicht wie viel Budget für eine Aufgabe zur Verfügung steht. {% embed url="" %} In der Liste der Aufgaben kann die Zeiterfassung auch mit dem Timer gestartet oder gestoppt werden: {% embed url="?" %} {% content-ref url="/pages/-Mfx5PZ5yuCvP8JMIYKF" %} [Zeiterfassung an Aufgaben (ehem. Vorgänge)](/einstellungen-1/zeiterfassung/zeiterfassung-an-vorgaengen) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-M3-kVLSPP19X7txxFWN" %} [Projekteinstellungen: Zeiterfassung](/projektverwaltung-1/projekte/projekteinstellungen/projekteinstellungen-zeiterfassung) {% endcontent-ref %} # Verbleibende Budgets beim Erfassen von Zeiten In den Einstellungen für die Zeiterfassung kann aktiviert werden, ob Nutzer beim Erfassen der Zeit einen Einblick in das verbleibende Budget des Projekts für das sie gerade Zeit erfassen erhalten sollen. Dafür muss die Grundeinstellung im System aktiviert sein: ![](/files/-M85uNIXv_9MF_88bZOZ) Wähle ich dann in der Zeiterfassung ein Projekt aus, erscheinen bis zu drei Budget-Fortschrittsbalken. a) das verbleibende Budget in der ausgewählten Funktion an der ausgewählten Kostenvoranschlags-Position (wenn das im so Projekt konfiguriert ist) b) das verbleibende Projekt-Budget in der ausgewählten Funktion (z.B. Grafikdesigner) c) das verbleibende Projekt-Budget für Agenturleistung insgesamt. Die verbleibenden Werte werden in Stunden angegeben und repräsentieren auf voll Stunden aufgerundet den bisher ermittelten durchschnittlichen Stundensatz im Verlauf des Projekts. ![](/files/-M85v-iPeTYXg8uXJLwF) Wenn am Projekt eingestellt ist, dass das Agenturleistungsbudget aus Kostenvoranschlägen kommt, dann entspricht der Wert einfach dem Verkaufswert, der in der Kostenvoranschlagsposition, gegen die du hier gerade buchen möchtest, eingetragen ist. Wenn ihr eine Position für 1.000 € verkauft, entspricht der Stundenwert dann den 1.000 € dieser Position. Der Stundensatz ergibt sich aus der Preisliste oder bei sonstigen Agenturleistungen aus dem Durchschnitt der in dem Projekt bereits angefallenen Stunden. Wenn noch gar keine Stunden angefallen sind, einfach aus dem Durchschnitt aller Stundensätze der Etatpreisliste. Wenn am Projekt eingestellt ist, dass die Agenturleistung aus geplanten Budgets kommt, dann wird hier nur ein Stundenbudget angezeigt, wenn an der Position, gegen die du gerade buchst, auch ein geplantes Budget hinterlegt ist. Ansonsten ist das Positions-Budget hier Null. # Timer Auf dieser Seite erfahrt ihr, wie ihr Arbeitszeiten mit einem Timer, also wie mit einer Stoppuhr, erfassen könnt. Das ist vor allem sinnvoll, wenn wir innerhalb eines Tages viel zwischen unterschiedlichen Projekten hin und her springen und unsere Zeiten möglichst exakt erfassen wollen. Um die Timer-Funktion zu nutzen, muss sie unter Einstellungen > Zeiterfassung aktiviert sein: ![](/files/-M85vbx6HplA_pEg9r4s) Ein Timer ist eine Stoppuhr, die jeder Benutzer für sich laufen lassen kann, um seine Arbeitszeit zu erfassen. Der Timer kann auf verschiedene Weise gestartet werden. In dem nachfolgenden Video erfahren wir, wie die Zeiterfassung mit dem Timer funktioniert. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach über das Video hinweg. {% embed url="" %} Screencast: Zeiterfassung mit dem Timer: einfach und minutengenau {% endembed %} Wenn wir mit einer neuen Tätigkeit beginnen, können wir den Timer einfach aus dem Menü starten. Wir sehen dann im Menü, dass gerade ein Timer im Hintergrund läuft. Diese Seite können wir dann verlassen und später zurückkehren. ![](/files/-LekT2_JwcH341G1YD_j) Zu einem späteren Zeitpunkt stoppen wir den Timer einfach aus dem Hauptmenü heraus. Es öffnet sich ein Dialog, in dem wir Projekt, Funktion und weitere Details angeben können. Anschliessend speichern wir den Eintrag. ![](/files/-LekTdhy5n49b9HajPFV) Wir können den Timer auch direkt aus der Zeiterfassungsliste starten um eine Aktivität fortzusetzen, indem wir auf die Schaltfläche "Start" drücken. ![](/files/-LekTk3q0Ae0xjZUFkXF) {% hint style="info" %} **Hinweis:** Nutzen wir die Schaltfäche "Start" an einem Eintrag, der nicht das heutige Datum hat (z.B. um eine Aktivität von gestern fortzusetzen), wird ein neuer Eintrag als Kopie davon zum heutigem Datum angelegt. Die Dauer dieses Eintrags startet dann bei Null. {% endhint %} Über die Schaltfläche "Stop" beenden wir den Timer und können ggf. weitere Details für die Zeiterfassung ergänzen. Abschliessend speichern wir den Eintrag.
## Zeiterfassung mit dem Timer: ein Beispiel ![](https://www.dieagenturverwaltung.de/assets/images/gifs/Zeiterfassung-Timer.gif) ## Weitere Tipps: * Läuft kein Timer, können wir auch einen Eintrag in der Liste öffnen, Ergänzungen vornehmen und den Timer für diesen Eintrag dann aus dem Dialog erneut starten. * Bei einem laufenden Eintrag können wir auch eine Änderung vornehmen. Dazu verwenden wir den Button "Timer weiterlaufen lassen" im Dialog. ![](/files/-LekUTEakPhKmiqpH9y8) {% hint style="info" %} **Hinweis:** Nutzen wir die Schaltfäche "Start" an einem Eintrag, der nicht das heutige Datum hat (z.B. um eine Aktivität von gestern fortzusetzen), wird ein neuer Eintrag als Kopie davon zum heutigem Datum angelegt. Die Dauer dieses Eintrags startet dann bei Null. Auf diese Weisen können Projektmitarbeiter komfortabel an den Aufgaben des Vortags weiterarbeiten, ohne Informationen wie Projektname oder Funktion erneut eingeben zu müssen. {% endhint %} # Wochenansicht Auf dieser Seite erfahrt ihr, wie ihr einen Zeiterfassungseintrag in der Wochenansicht anlegt und Zeiten für eine ganze Woche eintragen könnt. In diesem Video erfahren wir, wie wir einen Zeiterfassungseintrag in der Wochenansicht anlegen und Zeiten für eine ganze Woche eintragen können. Solltet ihr diesen Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach über das Video hinweg. {% embed url="" %} Screencast: Zeiterfassung in der Wochenansicht - schnell und übersichtlich {% endembed %} Wir gelangen zur Wochenansicht über den Menüpunkt Zeiterfassung > Meine Stundenliste und wählen hier den Reiter "Wochenansicht" aus. ![](/files/-LekYVnazi0e4eKmiFvJ) Durch die Pfeiltasten rechts und links oben können wir zwischen den Wochen hin und her blättern. ![](/files/-LekYj5UDkuJ1C-Rys82) Durch einfaches Eintragen von Zeiten in diese Tabelle erzeugen wir neue Zeiterfassungseinträge an den entsprechenden Tagen oder ändern bereits eingetragene Werte. Das jeweilige Projekt und die verwendete Funktion wird in der linken Spalte angezeigt. ![](/files/-LekYpNM6AE0ZR6YGrYE) {% hint style="info" %} **Folgende Eingabeformate werden erkannt**\ `15 => 15 min`\ `0.25 => 15 min`\ `1, => 1 h`\ `1:00 => 1h`\ `100 => 1h`\ `1,5 => 1 h 30 min`\ `130 => 1 h 30 min`\ `1 30 => 1 h 30 min`\ `02:45 => 2 h 45 min`\ `245 => 2 h 45 min`\ `2,75 => 2 h 45 min` {% endhint %} ### Neue Zeile hinzufügen Über die Schaltfläche "Neuer Eintrag" kann ich eine neue Zeile in der Wochentabelle erzeugen. Dabei wähle ich wieder Projekt, Funktion und Tätigkeit aus und ergänze ggf. eine Notiz und speichere. Anschliessend kann ich Zeiten in die neu angelegte Zeile eintragen. {% hint style="info" %} **Tipp:** Schau dir die gerade gemachten Einträge aus der Wochenliste einmal in der normalen Stundenliste an. Du siehst, dass für jedes Kästchen in der Wochenliste ein eigener Eintrag in der Stundenliste hinterlegt wurde. Die Einträge hängen miteinander zusammen und können in jeder der beiden Ansichten verändert werden. {% endhint %} ### Tagessummen Festangestellt Mitarbeiter sehen oben am Tagesdatum auch, ob sie die in ihrem Arbeitsvertrag vereinbarte Stundensumme erreichen, oder ob noch Einträge für den jeweiligen Tag fehlen. ![](/files/-LvJEEjlo-VWRofd7mRo) ### Kürzlich genutzte Einträge wiederverwenden Unterhalb der Einträge dieser Woche schlägt das System mir auch Einträge vor, die ich kürzlich verwendet habe. Diese Einträge kann ich genau so nutzen wie die Einträge oben, an denen ich bereits arbeite. ![](/files/-LvJFhqc8hZb9DkMR-F7) ### Ändern von Projekt, Funktion oder Details {% hint style="info" %} In der Wochenansicht können Details von Einträgen weder bearbeitet noch gelöscht werden. Möchte ich das tun, kann ich das in der Ansicht "Meine Stundenliste" tun. {% endhint %} ## Zeiterfassung in der Wochenansicht: Ein Beispiel ![](https://www.dieagenturverwaltung.de/assets/images/gifs/Zeiterfassung-Wochenansicht.gif) # Stundenkonto Auf dieser Seite erfahrt ihr, wie ihr zum Stundenkonto gelangt und welche Informationen ihr dort findet. Das Stundenkonto ist euer Mini-Dashboard mit den wichtigsten Informationen rund um die Zeiterfassung. Auf einen Blick könnt ihr erkennen, ob euer Arbeitszeitkonto ausgeglichen ist. Zum Stundenkonto gelangt ihr über Zeiterfassung > Meine Stundenliste ![](/files/-Lty6SgEOO_fjetqM2D2) Anschließend wählst du hier den Reiter "Mein Stundenkonto" aus.\ ![](/files/-LuWgQK3ov9X597owrpl) Im Stundenkonto werden euch nun folgende Daten angezeigt: * **Vereinbarte Arbeitszeit:** Diese berechnet sich aus der mit deinem Unternehmen vereinbarten Arbeitszeit, die für dein Nutzerkonto durch einen Administrator hinterlegt wurden, abzüglich Feiertage und Betriebsferien. Die Zählung beginnt am Tag deiner ersten Zeitbuchung im System zu deinem aktullen Arbeitsvertrag und endet am heutigen Tag. * **Geleistete Arbeitszeit:** Dies ist die Summe der erfassten Zeiterfassungseinträge mit Ausnahme von Einträgen für Urlaub und Krankheit. * **Urlaub:** Dies ist die Summe der erfassten Urlaubstage. * **Krankenstand:** Dies ist die Summe der erfassten Krankheitstage * **Summe:** Die Summe berechnet sich aus Vereinbarter Arbeitszeit abzüglich \ Geleisteter Arbeitszeit, Urlaub und Krankenstand. ![](/files/-LuWihw8xzu7F3dPIbnQ) # Anwesenheitserfassung Gesetzeskonforme Zeiterfassung Die Agenturverwaltung bietet die Möglichkeit einer reinen Anwesenheitserfassung, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Wenn Mitarbeiter nur ihre Anwesenheit protokollieren und gar keine Einträge in die Zeiterfassung vornehmen, lässt sich dadurch zwar ein Stundenkonto führen, es entsteht aber keine Transparenz welche internen Aufwände auf welches Projekt gefallen sind. Nichtsdestotrotz können bei aktivierter Funktion sowohl die Anwesenheiten erfasst werden (über einen Knopf im Hauptmenü), als auch Zeiten auf Projekte gebucht werden. Es wäre nun allerdings nicht mehr nötig, Zeiten auf interne Projekte zu buchen, um die Stunden zu füllen, da nur die erfassten Zeiten der Anwesenheitserfassung ausschlaggebend für das Stundenkonto sind. {% embed url="" %} ## Erfasste Anwesenheiten auf dem Dashboard {% embed url="?" %} ## Umstellen von der Zeit- zur Anwesenheitserfassung Die Umstellung erfolgt über Einstellungen -> Zeiterfassung -> Anwesenheitserfassung Aktivieren Wird im laufenden Betrieb von der Zeiterfassung auf die Anwesenheitserfassung umgestellt, ergibt sich ein Minus im Stundenkonto. Der Grund hierfür ist, dass ab dem Moment der Umstellung die Projektbezogene Zeiterfassung im Stundenkonto nicht mehr berücksichtig wird. Das System hat demnach noch keine erfassten Arbeitszeiten, zieht im Stundenkonto dennoch alle Arbeitstage laut Arbeitsvertrag ab. Um das Stundenkonto auszugleichen, muss ein Zuschlag hinterlegt werden. Dieser Zuschlag ergibt sich aus der Summe des Stundenkontos VOR der Umstellung + die Differenz nach der Umstellung. Dazu ein Beispiel: Marias Firma wechselt zur Anwesenheitserfassung. Vor der Umstellung ergibt sich in Marias Stundenkonto ein Plus von 66 Stunden und 10 Minuten. Nach der Umstellung ein Minus von 450 Stunden. Um das Stundenkonto auszugleichen, muss nun ein Zuschlag in Höhe von 516 Stunden und 10 Minuten hinterlegt werden. Es befindet sich nun auf dem vorherigen Stand und Maria kann ab hier mit der Anwesenheitserfassung ihre Arbeitszeit tracken. {% embed url="" %} ## Einsehen der Anwesenheiten Unter Berichte -> Anwesenheiten kann eine Liste aller Anwesenheiten eingehsehen werden. Die Einträge können hier auch bearbeitet werden.
# Automatischer Pausenabzug bei Anwesenheitserfassung Die Agenturverwaltung unterstützt zwei Methoden eines automatischen Pausenabzugs. {% embed url="" %} ### Automatisches Ergänzen von Pausenzeiten innerhalb einer erfassten Anwesenheit Bei dieser Methode lassen sich Regeln definieren - z.B. wie in §15 des deuteschen Arbeitsschutzgesetzes - die sicherstellen, dass Pausen gesetzeskonform eingetragen werden. {% hint style="info" %} **Beispiel**\ Erfasst ein Mitarbeiter eine Anwesenheit von mehr als 6h Dauer, wird diese in der Mitte zerteilt und eine 30-minütige Pause dort eingefügt. Die Gesamtdauer beider Teilstücke der Anwesenheit wird dabei gekürzt. Ein Eintrag von 7h wird zu * Anwesenheit 3h 15min * Pause von 30min * Anwesenheit 3h 15min Die Gesamtarbeitszeit für das Stundenkonto beträgt also nur 6h 30min.\ Die Pausenzeit beträgt 30min. Bei Einträgen von mehr als 9h werden ggf. 45min Pausenzeit abgezogen. {% endhint %} **Hinweis:**\ Diese Funktion manipuliert die tatsächlichen Einträge, ihre Anwendung sollte mit dem abgestimmt sein. Einträge können nachdem sie automatisiert gekürzt wurden manuell geändert werden um z.B. eine nicht genommene Pause zu dokumentieren. *Diese Einstellung empfiehlt sich für Teams, die eine gesetzeskonforme Zeiterfassung sicherstellen möchten, sich aber in Pausen nicht manuell aus- und einstempeln möchten. Sie stellt sicher, dass im Falle einer Prüfung , alle Pausenzeiten transparent dokumentiert sind.* ### Automatischer Abzug von Pausenzeiten vom Stundenkonto Bei dieser Einstellung können ähnliche Regeln definiert werden. In diesem Fall wird jedoch der Eintrag der Anwesenheit unverändert gelassen, der MitarbeiterIn wird dann jedoch ein Abzug in entsprechender Höhe im Stundenkonto vermerkt. *Diese Einstellung empfiehlt sich für Teams, die eine klare Pausenregelung haben. Wer keine Pause macht, dem wird Arbeitszeit abgezogen. Das führt in der Regel dazu, dass regelmässig Pausen genommen werden, ohne dass dies kontrolliert werden muss.* # Sperrung vergangener Zeiterfassungseinträge {% embed url="" %} # Abwesenheiten Unter Abwesenheiten verstehen wir in der Agenturverwaltung z.B. Abwesenheit durch Krankheit oder Urlaub. Die Abwesenheiten des Teams lassen sich in einer kalendarischen Ansicht überblicken. ![](/files/-LywM6cbwHiSO0UjOiLM) ### Das Abwesenheitsmanagement für dein Unternehmen vorkonfigurieren: Dieses Video ist der totale Setup-Guide für Unternehmen, die ihre Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, das Vertretungs- und Genehmigungs-Management, Arbeitsverhältnisse, Migration von Resturlaubskontingenten in der Agenturverwaltung konfigurieren möchten. Es dauert ca. 25 Minuten und umfasst alle Themen, insbesondere: * Welche Abwesenheiten gibt es, welche benötigen eine Vertretung, welche eine Genehmigung? * Wie wird das Urlaubskontingent eines Mitarbeiters definiert? * Wie werden Feiertage und Betriebsferien berücksichtigt? * Wer kann den Abwesenheitskalender einsehen? * Urlaub beantragen * Urlaubsvertretung übernehmen * Urlaub genehmigen * Definierten Prozess als Adminstrator umgehen * Abwesenheitskalender im Apple-Kalender, Outlook-Kalender und Google-Calendar abonnieren {% embed url="" %} ## Neue Abwesenheit eines Teammitglieds eintragen Über den Button "Neuer Eintrag" können entsprechend berechtigte Nutzer für andere Mitarbeiter (oder Mitarbeiter nur für sich) eine Abwesenheit in diesen Kalender eintragen. Dabei wird im ersten Schritt der Abwesenheitstyp (Urlaub oder Krankheit) und im zweiten Schritt der Zeitraum der Abwesenheit angegeben. Der Zeitraum kann Wochenenden, freie Tage des Mitarbeiters, Feiertage und sogar Abwesenheiten wie Krankheit überspannen. Das System ermittelt die verbleibenden Arbeitstage und errechnet den benötigten Zeitraum für die neue Abwesenheit. ![Abwesenheit beantragen: Halbe Tage können über die kleine Schaltfläche eingestellt werden](/files/-MZfTuMcJCSWZmOz-Spq) ### Erfassung von halben Abwesenheitstagen Beim Erstellen des Abwesenheitsantrags kann ein Nutzer mittels eines kleinen Schalters für jeden einzelnen Tag der Abwesenheit konfigurieren, ob es sich um einen halben Urlaubstag handeln soll. Im Kalender werden halbe Abwesenheiten so angezeigt: ![](/files/-MZfUeMncPQ8ZAf-lvfS) {% hint style="info" %} **Warum wird die Abwesenheit in Stunden errechnet?**\ Wie lange ein Arbeitstag ist, hängt vom Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters ab. Arbeitet ein Mitarbeiter z.B. 36 Stunden in der Woche (weil der Freitags nur halbtags da ist), würde eine Woche von 5 Tagen Urlaub nur 36 Stunden entsprechen.\ Würde der Mitarbeiter an einem Freitag Urlaub nehmen, entspräche der Urlaubstag hier nur 4 Stunden. {% endhint %} ## Abwesenheiten bearbeiten Eine Abwesenheit kann durch Klick auf einen der Abwesenheitstag bearbeitet werden. Es öffnet sich dann ein Dialog, in dem der Abwesenheitstyp und Anzahl der Stunden der Abwesenheit für den entsprechenden Tag bearbeitet werden können. {% hint style="info" %} **Halbe Urlaubstage eintragen**\ Hat ein Mitarbeiter an einem Mittwoch Urlaub und er arbeitet mittwochs gewöhnlich 8 Stunden, kann hier im Dialog 4 Stunden eingetragen werden, wenn es sich nur um einen halben Urlaubstag handelt. {% endhint %} Es ist hier auch möglich die Abwesenheit des entsprechenden Tages zu löschen oder auch den gesamten Zeitraum - also z.B. alle Einträge eines Urlaubs - der Abwesenheit zu löschen. ## Berechtigungen für den Abwesenheitskalender ![](/files/-LywMG6SAoeWehHe6nSv) Damit Mitarbeiter \ a) den Kalender des Teams einsehen und \ b) wie bisher Urlaub und Krankheit für sich selbst eintragen können\ müssen die entsprechenden Berechtigungen in den jeweiligen Benutzergruppen vergeben. {% hint style="info" %} **Wichtiger Hinweis zum Datenschutz**\ Wir empfehlen, nicht das ganze Team dazu zu berechtigen auch den Abwesenheitstyp (also z.B. "Krankheit") anderer Nutzer einsehen zu können. Abwesenheiten werden dann einfach grau im Kalender angezeigt, unabhängig davon, ob es sich um Urlaub oder z.B. Abwesenheit durch Krankheit handelt. {% endhint %} ![Ansicht für die Mitarbeiterin "Alexandra Kuglers" ohne Berechtigung die Abwesenheitstypen anderer Nutzer.](/files/-LywgmQ6IQHvYEsFtYt2) In obigen Beispiel ist Alexandra Kuglers nicht berechtigt die Abwesenheitstypen anderer Mitarbeiter einzusehen, daher sind diese nur als ausgegraut erkennbar - es ist für Alexandra nicht ersichtlich, welcher Mitarbeiter krank oder im Urlaub oder in Elternzeit ist, nur ob eine Person an einem bestimmten Tag da ist oder nicht. # Abwesenheitskalender ## Die Kalenderansicht ![](/files/-MYYh8Aj8E9orZzRKMbB) Die Kalenderansicht besteht aus einem Button (links oben), mit dem ein Neuer Abwesenheitsantrag erstellt werden kann. Oberhalb des Kalenders finden wir eine Blätterfunktion, mit der wir auf der Zeitleiste weiter vor oder zurück blättern können um einen anderen Zeitraum zu betrachten. Die länge des Zeitraums hängt von der Grösse deines Browserfensters ab. Unterhalb des Kalenders gibt es eine Übersicht über die Gesamtkapazität des Teams in Stunden. Diese Grafik ist nur sichtbar, wenn der Nutzer die entsprechende Berechtigung dazu hat. Ganz unten finden wir eine Legende, die die verschiedenen möglichen Abwesenheitstypen anzeigt. ### Darstellung verschiedener Anwendungsfälle im Kalender ![](/files/-MYYnb3ztko7DGalUUaO) In diesem Beispiel lässt sich gut erkennen, dass die genehmigten und beantragten Abwesenheiten in Kalenderwoche 15 sich überschneiden und zum Teil nur eine Person anwesend wäre. ## Neue Abwesenheit beantragen Über den grünen Button links oben können Nutzer - sofern Sie die Berechtigung dazu haben Einträge im Kalender für sich - und sofern sie auch dazu berechtigt sind - auch für andere, vornehmen. Ob ein Eintrag sofort als genehmigt im Kalender auftaucht, hängt davon ab was für ein Abwesenheitstyp ausgewählt wurde und ob dieser Type vertretungs- und /oder genehmigungspflichtig ist. Mehr zur Konfiguration von Abwesenheitstypen findet sich hier: {% content-ref url="/pages/-MYOfwyIbm5mfvE\_pwVh" %} [Abwesenheitstypen](/einstellungen-1/abwesenheiten/abwesenheitstypen) {% endcontent-ref %} ### Vertretungspflichtige Abwesenheiten Ist Abwesenheitstyp Vertretungspflichtig, muss der beantragende Nutzer bereits beim Stellen des Antrags eine Vertretung auswählen. ![](/files/-MYYpTwiWyiiY62U8-V4) Die Vertretung erhält dann eine Benachrichtigung und finde in ihren Wiedervorlagen eine neue Wiedervorlage ... ![](/files/-MYYphcieecXKNsNF4KE) ... mit der Bitte die Vertretung entweder zu übernehmen oder abzulehnen. ![](/files/-MYYq-gfPd2r2Kplw3c6) ### Genehmigungspflichtige Abwesenheiten Ist die Vertretung genehmigungspflichtig, wird sie nach der Beantragung über eine Wiedervorlage den Personen zugewiesen, die im Abwesenheitstyp als Genehmiger eingetragen sind. ![](/files/-MYYrrjbVA8R0fmdWWRA) Die Zuweisung erfolgt bei einem vertretungspflichtigen Abwesenheitstyp erst, nachdem die Vertretung zugesagt hat. #### Genehmigung durch zwei Personen Ist im Abwesenheitstyp definiert, dass eine Genehmigung durch eine *zweite* Person erfolgen muss, erhalten die für die zweite Genehmigung hinterlegten Genehmiger eine Wiedervorlage mit der Bitte um Genehmigung erst, nachdem die erste Genehmigung erteilt wurde. ## Abweichungen vom Prozess ### Vertretung zuweisen (anstatt anzufragen) Im Kalender kann eine Abwesenheit zu jedem Zeitpunkt auch durch eine entsprechend berechtigte Person durch einen Klick geöffnet werden. Im Dialog kann im Reiter "Vertretung" dann einfach eine Person ausgewählt werden. Die Vertretung wird dieser Person dann einfach zugewiesen, sie hat keine Möglichkeit die Vertretung abzulehnen, wird jedoch über die Zuweisung mit einer Benachrichtigung informiert. ![](/files/-MYYt1xaqNyU2IfLbORH) ### Abwesenheiten (auch ohne Vertretung, erste oder zweite Genehmigung) genehmigen Im Kalender kann eine Abwesenheit zu jedem Zeitpunkt auch durch eine entsprechend berechtigte Person durch einen Klick geöffnet werden. Im Reiter "Genehmigung" des Dialogs kann hier einfach eine Genehmigung erteilt werden - unabhängig davon ob eine Vertretung, oder erste und zweite Genehmigung benötigt wird. ![](/files/-MYYtACp_SvXscLLEFGU) ## Datenschutz & Abwesenheitstypen Bei Mitarbeitern ohne die Berechtigung *Abwesenheiten > Kalender > Abwesenheitstypen andere Nutzer erkennen* geht der Abwesenheitsgrund andere Mitarbeiter nicht aus dem Kalender hervor. Es ist lediglich zu erkennen, ob ein Nutzer Abwesend oder anwesend ist. Geplante (also noch nicht genehmigte) Abwesenheiten, sind auch hier gestreift - jedoch ohne Abwesenheitstyp - ersichtlich. Für Yvonne ist in diesem Beispiel nur an ihren eigenen Abwesenheiten der Typ anhand der Farbe zu erkennen: ![](/files/-MYYj21rXfVhpH6Re-FK) {% embed url="" %} ## Abwesenheiten ändern oder löschen Durch Klick auf eine Abwesenheit im Kalender öffnet sich ein Dialog, der mir erlaubt, den Abwesenheitstyp zu ändern. Ich kann im Reiter "Abwesenheit ganz oder teilweise löschen" auch entweder den angeklickten Tag oder den ganzen Abwesenheitsantrag löschen. Ggf. noch existierende Wiedervorlagen für Vertretungen oder Genehmigungen werden dann enbenso gelöscht. ## Kalender als iCal abonnieren Du kannst den Abwesenheitskalender auch mit deinem Apple iCal, Google-Calendar oder Outlook Kalender abonnieren. Wie das geht steht hier: {% content-ref url="/pages/-MYbwTget92qJSryg9VP" %} [iCal-Integration](/einstellungen-1/integrationen/ical-integration) {% endcontent-ref %} # Dashboard-Widget "Aktuelle Abwesenheiten" Die Dashboard-Kach "Aktuelle Abwesenheiten" zeigt einer Nutzerin zum einen wen sie heute vertritt, zum Anderen, wer sonst noch nicht im Haus ist. ![](/files/-MYSoLYwoIcbrMLNPXJ4) Bei Mitarbeitern ohne die Berechtigung *Abwesenheiten > Kalender > Abwesenheitstypen andere Nutzer erkennen* geht der Abwesenheitsgrund nicht aus der Liste hervor: ![](/files/-MYSoprcQQm8O09_nxSx) {% hint style="info" %} **Tipp**\ Aus Datenschutzgründen sollten nur Nutzer, die Abwesenheiten genehmigen, Zugriff auf den Abwesenheitstyp, also den Grund der Abwesenheit haben. {% endhint %} # Abwesenheitsvertretungen ## Vertretung für eigene Abwesenheit anfragen In diesem Video wird gezeigt, wie eine Abwesenheit angefragt wird und wie - sofern konfiguriert - eine Vertretung für den Abwesenheitszeitraum gesucht wird: {% embed url="" %} ## Vertretung für einen Kollegen übernehmen Hier sehen wir, wie ein Nutzer die Abwesenheitsvertretung für einen anderen Kollegen übernehmen oder ablehnen kann: {% embed url="" %} ## Übersicht Zeiterfassung > Vertretungen In dieser Übersicht finde ich alle Vertretungsanfragen, die andere Nutzer an mich gestellt haben und kann diese beantworten. ![](/files/-MYYtmhYI-TvLUcIZZFW) ## Vertretungsanfragen an mich Vertretungsanfragen an mich befinden sich - sofern gegeben - in der linken Spalte. Durch Klick auf "Beantworten" öffnet sich ein Dialog der mir erlaubt, eine Vertretung zu übernehmen oder abzulehnen. ![](/files/-MYYu--rNJBzyZ2yik7U) ## Vertretungsanfragen von mir In der rechten Spalte finde ich - sofern gegeben - Vertretungsanfragen, die ich an andere Nutzer des Teams gestellt habe. Ich kann mich hier solange die Vertretung noch nicht zugesagt hat auch entscheiden, einen anderen Vertreter anzufragen.\ Die Wiedervorlagen an den ursprünglich ausgewählten Vertreter werden dadurch gelöscht. ![](/files/-MYYud6UVQPV3t8py1Dw) ## Vertretungen und Wiedervorlagen Vertretungen und Abwesenheiten werden auch auf dem Dashboard angezeigt: ![](/files/-MZh7TcrYGAHYXqa3Ijv) In diesem Screencast wird gezeigt, was passiert wenn Du eine Vertretung übernimmst und wie du auf die Wiedervorlagen der Kollegin, die du vertrittst zugreifen kannst. {% embed url="" %} ## Vertretungssprozess abbrechen Möchte ich den Prozess abbrechen, kann ich meine Abwesenheitsanfrage im Kalender einfach löschen. # Genehmigungen von Abwesenheiten {% embed url="" %} In diesem Screencast erfährst du, wie deine Abwesenheiten genehmigt werden, wie du den Status deiner Abwesenheiten überprüfen kannst und wie du - sofern du die Berechtigung dazu hast - die Abwesenheitsanträge deiner Kollegen genehmigen oder ablehnen kannst. ## Genehmigungsanfragen Unter Zeiterfassung > Genehmigungen finden wir auf Genehmigung wartende Abwesenheiten: ![](/files/-MYYuy2xEXEfPoZfWNmB) ## Genehmigungsanfragen an mich In der linken Spalte finde ich Abwesenheitsanfragen meiner Kollegen an mich. Durch Klick auf "Beantworten" kann ich diese öffnen und genehmigen. Es ist dabei für mich ggf. auch ersichtlich, wer den Abwesenden vertritt sofern der Abwesenheitstyp eine Vertretung erfordert. ![](/files/-M_-2X-pB6pShDPj-ZAI) ## Genehmigungsanfragen von mir Die rechte Spalte zeigt, welche meiner Anfragen auf Genehmigung warten. Die Liste ist lediglich informativ, ich habe hier keinen Einfluss etwas am Status meines Antrags zu ändern, solange ich nicht selbst meinen Antrag genehmigen darf. ## Genehmigungsprozess abbrechen Möchte ich den Prozess abbrechen, kann ich meine Abwesenheitsanfrage im Kalender einfach löschen. # Resturlaub aus Altsystem übertragen Um Resturlaub aus einem abzulösenden Drittsystem in Die Agenturverwaltung zu migrieren, kann wie folgt vorgegangen werden: ### **Voraussetzung** * Für jeden Mitarbeiter ist klar, wieviel Tage Urlaubskontingent aus seinem Arbeitsvertrag hervorgehen und wieviel Urlaub er im laufenden Jahr bereits genommen hat. * Für jeden Mitarbeiter ist klar, zu welchem Datum Resturlaub verfällt (z.B. am 31.03 des laufenden Jahres) * Für jeden Mitarbeiter ist wieviel Resturlaub er aus dem Vorjahr mitnimmt. ### Konfiguration der Arbeitsverträge Urlaubskontingente können nur für Mitarbeiter mit einem Arbeitsverhältnis "Festanstellung" konfiguriert werden ![](/files/-MD4kGA8JPhr1JYOp8qc) #### Beginn des Arbeitsverhältnisses Unabhängig vom tatsächlichen Beginn des Arbeitsvertrages wird das Arbeitsverhältnis zum 01.01 des laufenden Jahres (oder falls der Mitarbeiter erst im laufenden Jahr zu uns gestossen ist zum tatsächlichen Datum des Beginns des Arbeitsvertrages) gestartet. Die kann in den Benutzer-Einstellungen im Reiter Arbeitsverhältnis unter Vertragsdauer eingestellt werden.\ Bei einem laufenden Arbeitsverhältnis wird das End-Datum einfach leer gelassen. ![](/files/-MD4kRG_w4vuhIw6-FDa) #### Urlaubskontingent hinterlegen Im Reiter "Arbeitsverhältnis" unter "Urlaubskontingent" kann angegeben werden wieviele Tage Urlaubsanspruch ein MItarbeiter im Jahr hat. ![](/files/-MD4kZqg6g4lZQKURZQ3) **Achtung**: Hier werden volle Tage angegeben, unabhängig davon ob ein Mitarbeiter eine volle oder eine Teilzeistelle hat. {% hint style="info" %} **Zwei Beispiele**\ Irene arbeitet Mo - Do und hat Freitags immer frei. Sie hat also eine 80%-Stelle.\ Sie hat 30 Tage Urlaubsanspruch im Jahr, dieser bezieht sich aber auf 80% - das bedeutet\ 30 Tage \* 8 Stunden \* 80 % = 192 h **das entspricht 24 Tage zu 8** \ \ **Am Arbeitverhältnis werden jedoch 30 Tage hinterlegt**. Die Agenturverwaltung errechnet die Anzahl in Stunden automatisch.\ \ Markus arbeitet 5 Tage die Woche halbtags. Er hat also eine 50%-Stelle.\ Er hat 22 Tage Urlaubsanspruch im Jahr, dieser bezieht sich aber auf 50% - das bedeutet\ 22 Tage \* 8 Stunden \* 50 % = 88 h \~11 Tage **Am Arbeitverhältnis werden auch hier 22 Tage hinterlegt** {% endhint %} Sonderurlaub ist gesetzlicher Urlaub für Sonderfälle wie Behördentage, Hochzeiten, Beerdigungen etc. der einem Mitarbeiter zusätzlich zur Verfügung steht. I.d. Regel handelt es sich um 2 Tage im Jahr. **Verfallsdatum für Resturlaub konfigurieren** Im Reiter "Arbeitsverhältnis" unter "Urlaubskontingent" wird auch definiert an welchem Datum Resturlaub aus einem Altsystem verfällt. Auch das wird im Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter geregelt, in vielen Föllen ist das der 31.03. #### Resturlaub aus Altsystem übertragen Nimmt ein Mitarbeiter nun Urlaub im laufenden Jahr, wird dieser über einen neuen Eintrag im Abwesenheitskalender eingetragen. Beim Anlegen eines Urlaubseintrags können dort verschiedene Abwesenheitstypen ausgewählt werden. ![](/files/-MD4l2GT9LnSm2_Fo9Ih) Hier können wir für Resturlaub der aus einem Alt-System stammt den Abwesenheitstyp "Übertrag aus Altsystem" verwenden. **Dieser Eintrag verhält sich rechnerisch dann im System wie ein Urlaubsbonus, d.h. die Tage werden nicht vom laufenden Urlaubskontingent abgezogen.** **Die Kontrolle, wieviel Resturlaub bis wann hier eingetragen wird und wieviel aus dem Altsystem übernommen wird obliegt der Person die diesen Eintrag vornimmt. Dies ist aber nur während der Migration notwendig.**\ **In den Folgejahren berechnet Die Agenturverwaltung dann das Resturlaubskontingent automatisch.** Nachdem der Resturlaub eines Nutzers genommen wurde oder verfallen ist, wird weiterer Urlaub einfach über den Abwesenheitstyp "Urlaub" eingetragen. **Es ist empfehlenswert eventuelle (historische) Dokumente zum Resturlaubsbestand eines Mitarbeiters im Reiter Dokumente eines Arbeitsverhältnisses zu speichern um ggf. auch in vielen Jahren über einen Nachweis vor Einführung der Agenturverwaltung zu verfügen.** # Prozess als Administrator umgehen In diesem Screencast sehen wir, wie der definierte Vertretungs- und Genehmigungsprozess auch durch einen Administrator übersprungen werden kann. {% embed url="" %} # Datenschutzeinstellungen am Abwesenheitstyp {% embed url="" %} # Was sind Wiedervorlagen? Wiedervorlagen sind ein wichtiges Werkzeug, um im Agenturalltag den Überblick zu behalten.In der Agenturverwaltung erfüllen Wiedervorlagen den Zweck einer Erinnerungen für einen Benutzer. Sie können z.B. in Kontakten, Projekten oder Finanzdokumenten angelegt werden und erinnern dann zum gewünschten Zeitpunkt die entsprechende Person mit einer Benachrichtigung, die im Menüpunkt "Wiedervorlagen" auftaucht. > **Anwendungsszenarien**\ > Ein Kunde bittet um 6 Wochen Zeit für die Freigabe eines Angebots, der Projektleiter könnte sich selbst eine Wiedervorlage in sechs Wochen einstellen, die ihn an das Nachfassen zu diesem Kostenvoranschlag erinnert.\ > \ > Ein Neugeschäftskontakt mit dem wir heute telefoniert haben, kann zur Zeit keine Entscheidung für einen Auftrag herbeiführen, da er noch auf andere Entwicklungen in seinem Unternehmen warten muss. Er bittet aber um einen Rückruf in vier Monaten. Wir können diesen Kontakt z.B. unserem Vertriebschef in vier Monaten mit einer Notiz über unser heutiges Gespräch automatisiert wiedervorlegen.\ > \ > Bestimmte Nutzungsrechte für die Musik eines Films, den wir für einen Kunden produziert haben läuft in 2 Jahren aus, es ist davon auszugehen, dass der Kunde die Nutzung des Films (und damit der Musik) verlängern möchte. Der Projektleiter legt sich eine Wiedervorlage auf einen geeigneten Zeitpunkt - z.B. in 22 Monaten - um daran erinnert zu werden, dass er dem Kunden rechtzeitig die Neulizensierung anbieten kann. \ > *Ist der Projektleiter zu diesem Zeitpunkt nicht mehr im Unternehmen, geht die Wiedervorlage automatisch an seinen Nachfolger über.* Eine Wiedervorlage kann für man einerseits für sich selbst angelegen, um sich beispielsweise an einen Termin zum Nachhalten eines noch nicht freigegebenen Kostenvoranschlags zu erinnern. Alternativ kann man eine Wiedervorlage aber auch einem anderen Teammitglied zuweisen, um diesem auf eine Frist oder einen notwendigen Prozessschritt oder eine Aufgabe hinzuweisen oder das Teammitglied einfach zu informieren. {% hint style="info" %} **Tipp: Wiedervorlagen als Gesprächsprotokoll nutzen**\ In vielen Fällen kann es Sinn machen, einen rein informativen Eintrag in den Wiedervorlagen zu hinterlegen, ohne ihn tatsächlich an jemanden wiedervorzulegen. Beispiele: \ "Anrufversuch am 28.04, nicht erreicht" \ "Max Muster hat das Unternehmen im Juli verlassen."\ "Sind nicht an Content Marketing interessiert" {% endhint %} {% content-ref url="/pages/-La5S0-QhVOerON1irw4" %} [So werden Wiedervorlagen angelegt](/wiedervorlagen-1/so-werden-wiedervorlagen-angelegt) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-La5SJ7cQm98aVR\_ue0U" %} [Benachrichtigungen](/wiedervorlagen-1/benachrichtigungen) {% endcontent-ref %} # So werden Wiedervorlagen angelegt Die Möglichkeit, eine Erinnerung an einem bestimmten Dokumente, Projekt oder Kunden zu hinterlegen, ist in unterschiedlichen Situationen im Agenturalltag hilfreich. Das Anlegen von Wiedervorlagen ist in folgenden Modulen möglich: * Kostenvoranschlag * Ausgangsrechnung * Gutschriften * Kontakt * Projekt * Etat * Kunde Zum Erzeugen einer Wiedervorlage öffnet ihr den Reiter "Wiedervorlage" im jeweiligen Dokument, hier z.B. in einem Kostenvoranschlag. ![](/files/-LvK5SPqL2fv8F9bLKGv) Nun könnt ihr über den Button "Neue Gesprächsnotiz oder Wiedervorlage anlegen" eine neue Wiedervorlagen erstellen. ![](/files/-LvK7bJAASYTgEd71IA5) In dem sich öffnenden Dialog habt ihr folgende Möglichkeiten: * **Notiztext eingeben:** Ein beschreibender Text zur Wiedervorlage, es ist auch möglich lediglich eine Notiz zur Dokumentation eines Vorgangs zu hinterlassen ohne diese dann an einen Nutzer wiedervorzulegen. * **Sichtbar für:** Auf Wunsch könnt ihr die Sichtbarkeit einer Wiedervorlage auf eine oder mehrere Personen einschränken. Dies kann sinnvoll sein, wenn ihr eine private Wiedervorlage für euch anlegen möchtet oder sensible Projektinformationen nur mit einem kleine Kollegenkreis teilen möchtet. * **Erinnerung am:** Auswahl der Datumsfrist. Dieses Datum ist relevant für die konfigurierten Benachrichtigungen und die Anzeige der Wiedervorlage in der Agenturverwaltung. Nach diesem Datum wird die Wiedervorlage als überfällig markiert. * **Erinnerung an:** Eine Erinnerung könnt ihr euch selbst oder einem anderen Benutzer zuweisen, sodass dieser erinnert wird. ![](/files/-LvK5vO1WXLcP_x3tI4-) ### Wiedervorlagen in Eingangsrechnungen Beim Erfassen von **Eingangsrechnungen** werden ebenfalls Wiedervorlagen genutzt indem ein Nutzer, der die Eingangsrechnung erfasst, anschliessend per Wiedervorlage einen Projektleiter benachrichtigen kann, damit dieser die Eingangsrechnung seinem Projekt (als Fremdleistung) zuordnen kann. Das ist z.B. in Agenturen sinnvoll, bei denen die Buchhaltung zwar Eingangsrechnungen erfasst, aber kein Domänenwissen über die einzelnen Kunden und ihre Projekte hat und die Zuordnung daher den jeweiligen Projektleitern überlässt. Eine solche Wiedervorlage wird im Reiter "Projektzuordnung" einer Eingangsrechnung angelegt. ![](/files/-LvK8UYNfHpDoMTQS1-e) Über das Auswahlfeld "Soll jemand anderes die Projektzuordnung vornehmen?" kann eine Wiedervorlage erstellt und direkt dem im Dropdown-Element ausgewählten Benutzer zugewiesen werden. ![](/files/-LvK8UYMUcChUigJzUTl) Der ausgewählte Benutzer sieht dann in der Wiedervorlagen-Übersicht einen Eintrag mit dem Titel "Bitte Projektzuordnung vornehmen" und kann über eine Verlinkung im Eintrag direkt zur Projektzuordnung navigieren. ![](/files/-LvK8UYJEdtdr0Nriscl) # Wiedervorlagen beim Statuswechsel erstellen Wir der Status eines Kunden, Etats, Projekts oder Finanzdokuments - z.B. eines Kostenvoranschlags oder einer Rechnung - geändert, können wir direkt anderen Kollegen Bescheid geben, hier zu übernehmen. Das macht beispielsweise Sinn, wenn ich ein Projekt auf "abzurechnen" umstelle, und einer person aus der Buchhaltung gleich Bescheid geben möchte, dass hier eine Rechnung gestellt werden kann. Die benachrichtige Person wird dann über eine Wiedervorlage in Kenntnis gesetzt und kann von dort direkt z.B. in das betreffende Projekt oder Finanzdokument springen. ![](/files/-M_bTlkwO7eGqP7LqZK2) # Benachrichtigungen Auf diesen Wegen erreicht dich eine Benachrichtigung zu einer Wiedervorlage ### Anzeige von fälligen Wiedervorlagen in der Navigation
Das auffällige, rote Label zeigt die Anzahl deiner fälligen Wiedervorlagen.
### Benachrichtigung per E-Mail War ein Nutzer über längere Zeit nicht am System angemeldet, erhält er eine E-Mail mit einem Hinweis auf offene Wiedervorlagen. ### Benachrichtigung in Slack Nutzer von Agenturen die den Messaging-Dienst "Slack" nutzen erhalten ihre Benachrichtigungen zu Wiedervorlagen dort als Direkt-Nachricht vom Agenturverwaltungs-Slack-Bot. ### Benachrichtigungseinstellungen ändern Unter "Einstellungen > Mein Profil" kann jeder Nutzer für sich entscheiden, wie er benachrichtigt werden möchte. ![](/files/-LvJTnbXqWylT7ADHMwf) # Aufgaben (ehem. Vorgänge) ### UPDATE DER VORGÄNGE/ AUFGABEN Wir haben ein Umfangreiches Update ausgespielt. Darin wurden die Vorgänge in Aufgaben umbenannt, umstrukturiert, neu designed und unter anderem unsere neuen Kanban- Boards eingeführt. Im folgenden Video gehen wir auf alle Änderungen ein: {% embed url="" %} Unsere Aufgaben können mit Deadlines und Kommentaren versehen werden. Sie können sowohl für die **Organisation des eigenen Arbeitstages** als auch in Projekten zur **Organisation eines Teams** verwendet werden. Aufgaben dienen dabei auch der Gliederung eines Projekts in Teilschritte und können damit zur Planung von Projekten verwendet werden. Dazu bieten sie die Möglichkeit, Anfangszeiten, Fristen und eine geplante Dauer je Aufgabe zu hinterlegen. Aus einer Aufgabenliste kann einfach ein Timing oder eine Statusliste erzeugt werden. Die Wochenübersicht erlaubt darüber hinaus die Kapazitätsplanung für das gesamte Team auf einem Blick. Mit den Boards (Kanban- Boards) können die Aufgaben übersichtlich gegliedert und schnell verschoben werden. Die einzelnen Ansichten und Anwendungsfälle werden auf den jeweiligen Unterseiten im Detail besprochen. Viel Spaß beim Erkunden! {% content-ref url="/pages/-La5LX0Y8pufAV1uHS0L" %} [Meine Aufgaben](/vorgaenge-1/meine-vorgaenge) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-La5N-6iDgY8q8XQixD-" %} [Aufgaben, die ich beobachte](/vorgaenge-1/vorgaenge-die-ich-beobachte) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-La5N6OaiUDsPBwgpK3f" %} [Wochenansicht der Aufgaben](/vorgaenge-1/wochenansicht-der-vorgaenge) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/XyAfShZ5wTNO7YnKtFcL" %} [Aufgaben- Boards](/vorgaenge-1/aufgaben-boards) {% endcontent-ref %} ### Auf Kommentare in Aufgaben per E-Mail antworten In jeder Aufgabe können von jedem Nutzer Kommentare hinterlassen werden. Der Verantwortliche und alle Beobachter der Aufgabe erhalten eine E-Mail wenn ein neuer Kommentar in einer Aufgabe ergänzt wurde. Auf diese E-Mail kann der jeweilige Nutzer auch **einfach aus seinem E-Mail-Programm heraus antworten**, die Antwort wird dann in der Aufgabe als neuer Kommentar gespeichert und es werden der Verantwortliche sowie alle Beobachter der Aufgabe wiederum per E-Mail über den neuen Kommentar benachrichtigt. ### Weiterführende Informationen Aufgaben sind ein wichtiges Werkzeug der Projektplanung und -durchführung. Wie ihr sie zur Projektplanung verwendet erfahrt ihr hier: {% content-ref url="/pages/-LvKLeXA6HBc5CKVXqwJ" %} [Aufgaben (ehem. Vorgänge) zur Projektplanung verwenden](/projektverwaltung-1/projekte/vorgaenge-zur-projektplanung-verwenden) {% endcontent-ref %} # Meine Aufgaben Aufgaben können verwendet werden um Projekte in Abschnitte zu unterteilen oder Aufgaben innerhalb des Teams zu verwalten. Eine Übersicht über alle, mir zugewiesenen Aufgaben erhalte ich in auf der Seite "Listenansicht", welche ich über die Navigation erreichen kann.
{% hint style="info" %} **Aufgaben eignen sich nicht für private oder vertrauliche Notizen!**\ Selbst wenn eine Aufgabe nur für den Autor angelegt ist, er ist im Projekt und - sofern er über ein Startdatum verfügt - auch in der Wochenansicht der Aufgaben samt aller Kommentare für diejenigen Nutzer sichtbar, die Zugriff auf die Wochenansicht der Aufgaben des Teams oder die Aufgabe des entsprechenden Projekts haben. {% endhint %} ### Erstellen von Aufgaben Mit einem Klick auf den Button "+ neue Aufgabe anlegen" kann eine Aufgabe angelegt werden.
Über die Auswahl "Mehrere Aufgaben erstellen" können mehrere Aufgaben gleichzeitig erstellt werden.
Mit Klick auf den Erstellen-Button werden die Aufgaben angelegt. ### Aufgaben aus Positionen eines Kostenvoranschlags erzeugen Im Auswahlfeld "Neuer Aufgabe" gibt es auch die Option "Aufgaben aus KV-Positionen erstellen". Hier kann ein Kostenvoranschlag gesucht und ausgewählt werden. Iim nächsten Schritt werden dann Positionen dieses KVs ausgewählt und mit einem Klick in Aufgaben umgewandelt. Befindet sich der Nutzer in der Liste der Aufgaben eines Projekts, werden diese Aufgaben in diesem Projekt angelegt. Ansonsten im Projekt, des ausgewählten Kostenvoranschlags. Liegt auch hier kein Projekt vor, so werden die Aufgaben ohne Projekt erzeugt. {% embed url="" %} ### Zeit an Aufgaben erfassen Innerhalb eines Projekts kann Zeit auch an Aufgaben erfasst werden. Dazu legt man einen Vorgang an und aktiviert den Schalter "Aufgabe für die Zeiterfassung zur Verfügung stellen". Im Zeiterfassungsdialog, wird dann nach der Auswahl des Projekts abgefragt, zu welcher Aufgabe der Zeiterfassungseintrag gehört: {% embed url="" %} An Aufgaben erfasste Zeiten können im Reiter "Agenturleistungen" eines Kunden, Etats oder Projekts ausgewertet werden. ### Bearbeiten von Aufgaben Zur Bearbeitung einer Aufgabe wird diese einfach angeklickt. In der Bearbeitungsmaske können alle Felder angepasst oder aktualisiert werden. **Dokumente hochladen** Im Tab "Dokumente" können Datei-Anhänge zu dieser Aufgabe per Drag & Drop hinzugefügt werden. ### Checkliste um den Fortschritt einer Aufgabe zu erkennen Aufgaben verfügen über ein Beschreibungsfeld. Diese kann zum Einen genutzt werden, um nützliche Informationen, z.B. ein Briefing, weiterführende Links oder eine Checkliste, ähnlich einer Todo-Liste zu hinterlegen. {% hint style="info" %} Eine Checkliste entsteht automatisch wenn in der Beschreibung der Aufgabe folgende Syntax verwendet wird: `Folgendes bitte umsetzen`\ `[x] Briefing erstellen`\ `[x] Motivauswahl`\ `[ ] TouchUp Motive`\ `[ ] Interne Abstimmung`\ `[ ] Motiv-Versand` {% endhint %} Die Agenturverwaltung erkennt an den eckigen Klammern im Fliesstext automatisch, dass es sich um ein Checklistenelement handelt. Der Status der Checkliste dieser Aufgabe wird in der Vorgangsübersicht dann mit einem Fortschrittsbalken angezeigt aus dem zu erkennen ist wie viele Punkte der Aufgabe bereits erledigt wurden: ![](/files/-LzW8Ktp-zvBw21DkB54) ### Dokumentenanhänge in Aufgaben Zu Aufgaben können auch Dokumente per Drag & Drop hochgeladen werden, das können beispielsweise Briefing-Informationen oder Materialen für die Umsetzung sein. ### Stapelverarbeitung: Gleichzeitig mehrere Aufgaben bearbeiten Eine Mehrfachbearbeitung ist über den Button "Mehrere Aufgaben bearbeiten"möglich. Im sich öffnenden Stapelverarbeitungsdialog können links die zu bearbeitenden Aufgaben ausgewählt. Auf der rechten Seite werden dann die anzupassenden Felder durch die Check-Box zur Bearbeitung markiert und anschließend mit einem neuen Wert belegt. ![](/files/-LvKUn1gaol4_yuCIc3T) ### Erstellung von Statuslisten mit der Druckfunktion Mit Hilfe der Druck-Funktion kann mit wenigen Klicks auf eine Statusliste im Briefpapier-Design der Agentur erstellt werden. Die anzuzeigenden Daten sind dabei im Druck-Wizard konfigurierbar. ![](/files/-LvKVX610f8ZI1vpTkQB) Eine Statusliste in der Druckvorschau sieht zum Beispiel wie folgt aus. Über die Konfiguration des Briefpapiers kann die Druckversion individuell gestaltet werden. Mehr zum Thema Briefpapier erfährst du [hier](/einstellungen-1/finanzen/briefpapier-anpassen). ![](/files/-LvKXb3CvBCoj2zOYPJU) ### Tipp: Ansicht der Aufgaben nach Fälligkeit Neben der Standardansicht, welche in Projekten gruppiert und individuell sortiert ist, kann über den Reiter "Aufgaben nach Fälligkeit" zu einer alternativen Ansicht navigiert werden. Hier werden deine eigenen Aufgaben und die Aufgaben anderer Nutzer, die du beobachtest, nach Fälligkeit sortiert angezeigt. Dies ist hilfreich, um die Deadlines verschiedener Aufgaben projektübergreifend im Blick zu behalten. ![](/files/-LvKgxRPu17CTgrbfyTk) ### Tipp: Relevante Aufgaben auf dem Dashboard Einen guten Überblick über aktuell relevante Aufgaben erhält man auch auf dem persönlichen Dashboard. In zwei Widget werden zum einen alle für mich freigegebenen, **fällige Aufgaben,** sortiert nach ihrer Fälligkeit, angezeigt. Dies hilft jene Aufgaben zu identifizieren, welche aktuell deine Aufmerksamkeit benötigen. In dem zweiten Widget "**Meine Aufgaben**" werden alle mir zugewiesenen Aufgaben, gemäß ihrer Sortierung im Reiter "Meine Aufgaben" angezeigt. Über den "Alles anzeigen >"-Button jeweils oben rechts im Widget gelangt man zur Übersichtsseite. ![](/files/-LvKhgc3n_PI_HBM7dDE) {% hint style="info" %} **Aufgaben für Standardprozesse bei wiederkehrenden Projekten**\ Die Agenturverwaltung erlaubt auch die Konfiguration von Standardprojekten, die z.B. einem wiederkehrenden Ablauf folgen und bei deren Initialisierung gleich eine Reihe von Aufgaben erstellt werden sollen. Sollte das bei eurem Unternehmen der Fall sein, sprecht uns an: \ {% endhint %} # Aufgaben, die ich beobachte Eine Übersicht über alle, von mir beobachteten Aufgaben erhalte ich im Reiter "Beobachtete Aufgaben" auf der linken Seite der Aufgaben.
> Die Beobachtungsfunktion ist vor allem für Projektleiter und Führungskräfte konzipiert, um einen Überblick über alle Aufgaben eines Projektes oder eines Teams zu erhalten. Neben der Auflistung der von mir beobachteten Aufgaben, erhalte ich auch Benachrichtigungen, z.B. wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, beispielsweise weil er geschlossen wurde, oder wenn ein Kommentar hinzugefügt wird. ### Wie beobachte ich eine Aufgabe? #### Aufgabe einem anderen Nutzer zuweisen Hat man eine Aufgabe erstellt und weist diese zur weiteren Bearbeitung einem anderen Nutzer zu, wird der Autor der Aufgabe automatisch zum Beobachter. So behält der Autor die Aufgaben weiterhin im Blick. #### Sich als Beobachter eintragen Um eine Aufgabe zu beobachten öffnet man die Aufgabe zur Bearbeitung durch einen Klick auf diese. Auf der rechten Seite können Beobachter ergänzt und entfernt werden.
#### Als Beobachter keine weiteren Benachrichtigungen erhalten Möchte man eine Aufgabe nicht weiter beobachten, um keine weiteren Benachrichtigungen zu Kommentaren und Änderungen dieser zu erhalten, kann man sich als Beobachter auch löschen, indem man sich im Reiter "Beobachter" der jeweiligen Aufgabe aus der Liste der Beobachter entfernt. # Wochenansicht der Aufgaben Die Wochenansicht dient der **Kapazitätsplanung** für ein Team oder die gesamte Agentur. Sie erlaubt einen schnellen Überblick über die Auslastung der Mitarbeiter und ermöglicht es, Aufgaben schnell und unkompliziert zu verschieben, sollten freie Zeiten oder Überlastungen erkennbar werden.\ Auch das Anlegen neuer Aufgaben für einen spezifischen Benutzer an einem ausgewählten Tag ist mit wenigen Schritten möglich. Zur Wochenansicht gelangt man über die Navigation durch Klick auf "Wochenansicht" im Hauptmenüpunkt "Aufgaben". Die Wochenansicht zeigt - ihrem Namen nach - nur die Aufgaben *einer* Woche an, wobei der gewünschte Zeitraum über den Wochenfilter oben links ausgewählt werden kann. Jeder Zeile repräsentiert einen Mitarbeiter/Benutzer. Auch diese Auswahl kann über einen Filter oben rechts ("Alle Benutzer anzeigen") eingeschränkt werden. Die Spalten zeigen die einzelnen Wochentage an.
In einem Feld kann durch Doppelklick eine neue Aufgabe angelegt werden. Zum Verschieben von Aufgaben wird eine Aufgabe angeklickt und mit der Maus bei gedrückter Maustaste in eine andere Zeile bewegt (drag & drop).\ Eine Aufgabe kann dabei sowohl in einen anderen Tag als auch zu einem anderen Nutzer verschoben werden. Am Fuß einer jeden Zelle wird die verplante und die verfügbare Arbeitszeit eines Mitarbeiters/Benutzers an diesem Tag gegenüber gestellt, sofern dieser Mitarbeiter festangestellt ist und eine Tagesarbeitszeit für ihn hinterlegt ist. Ein Ausrufezeichen und eine rote Einfärbung zeigen an, dass die geplante die verfügbare Zeit übersteigt. ![](/files/-LvLL6XhmDP-C1iaIHpB) ### Ihr vermisst Aufgaben in der Wochenansicht? In dieser Ansicht werden nur Aufgaben angezeigt, die über ein **Start- Datum** (und somit auch ein End- Datum verfügen und **nicht geschlossen** sind. # Verwendung von Tags in Aufgaben Tags können verwendet werden um Aufgaben zu bestimmten Typen zu gruppieren. In dieser interaktiven Demo erfährst du, wie das geht: {% embed url="" %} # Aufgaben- Boards Über den Menüpunkt "Aufgaben" im Hauptmenü können unsere neuen Kanban- Boards aufgerufen werden. Es können verschiedene Boards angelegt, bearbeitet und verschiedenen Benutzern zugewiesen werden. In den Boards können Spalten angelegt werden und die Aufgaben mit Drag & Drop zwischen ihnen hin und her bewegt werden.
{% embed url="" %} # Projektverwaltung Die Projektverwaltung ist die operative Schaltzentrale der Agenturverwaltung. In der Projektverwaltung findet sowohl die Planung, als auch die Erfassung von Agentur- und Fremdleistungen sowie die Abrechnung statt. Wir haben ein kurzes Video erstellt, um die **wichtigsten Begriffe** zu erklären. Solltet ihr die Inhalte lieber lesen wollen, findet ihr alle Informationen weiter unten auf dieser Seite. {% embed url="" %} ### Die wichtigsten Begriffe zur Verwaltung von Projekten In der Agenturverwaltung können **Projekte** angelegt werden. Mit Projekten organisieren wir **Aufträge unserer Kunden**. Die Agenturverwaltung führt **zwischen Kunde und Projekt** noch eine Zwischenebene, den **Etat**. In einem Kunden kann es also mehrere Etats mit verschiedenen Projekten geben. ![](/files/-LvdxBjNpxt6f4ru7Y0H) Ihr fragt euch, warum es die Etat-Ebene in der Agenturverwaltung gibt? Die Antwort erfahrt ihr auf folgender Seite: {% content-ref url="/pages/-La5T9ckd5dMfcaQ5Qet" %} [Etats](/projektverwaltung-1/etats) {% endcontent-ref %} ### Was wird an einem Projekt alles verwaltet? Zunächst einmal das mit dem Kunden vereinbarte Budget für das Projekt. Im Verlauf des Projekts fallen Kosten an. Das sind zum Einen **Fremdleistungen**, also Leistungen externer Dienstleister und Lieferanten. Zum Anderen **Agenturleistungen**, also Leistungen die die Mitarbeiter der Agentur in die Zeiterfassung eingeben. Agentur- und Fremdleistungen repräsentieren im Projekt also die **Kosten**, der **Umsatz** trägt zu den **Erlösen** bei. ![](/files/-LvdxK8H5ez0CHg9rkbO) ### Budget Das schauen wir uns jetzt noch einmal genauer an. Ein **Budget** kann entweder einem oder mehreren Kostenvoranschlägen des Projekts entstammen oder einem sogenannten "Geplanten Budget". {% hint style="info" %} Ein **Geplantes Budget** wird dann am Projekt vermerkt wenn es im Projekt **keinen Kostenvoranschlag** gibt, oder dieser nicht der tatsächlichen Planung entspricht. Das kann verschiedene Gründe haben: 1. Der Auftrag wurde formlos erteilt z.B. telefonisch 2. Der Kostenvoranschlag umreisst ein Budget welches wir nicht voll ausreizen möchten, z.B. weil wir mit den letzten drei Projekten dieses Kunden Geld verloren haben 3. Der Kostenvoranschlag liegt auf einem anderen Projekt. Wenn es z.B. nur einen Kostenvoranschlag für ein ganzes Jahr gab, die anfallenden Leistungen aber auf verschiedenen Projekten erfasst werden, hinterlegt man in den einzelnen Projekten einen entsprechenden Budgetrahmen mit "geplanten Budgets". {% endhint %} ### **Umsatz** **Umsatz** resultiert in einem Projekt aus einer **Ausgangsrechnung**. Das können eine oder mehrere Akonto-Rechnungen - also Anzahlungsrechnungen - sein, oder eine Schlussrechnung, die die ggf. zuvor gestellten Akonto-Rechnungen zum Abzug bringt. ### Agenturleistung **Agenturleistungen** ergeben sich aus der Zeiterfassung. \ Zu einem **Zeiterfassungseintrag** gehört mindestens Folgendes: 1. welcher Mitarbeiter hat Zeit erfasst? 2. Welche Dauer wurde an welchem Tag erfasst? 3. in welcher Funktion - z.b: Grafik-Design, Beratung, Programmierung - wurde Zeit erfasst? 4. Auf welchem Projekt wurde die Zeit erfasst ### Fremdleistung **Fremdleistungen** entsprechen externen Kosten, die auf unseren Projekten anfallen. Diese Kosten entstammen Eingangsrechnungen die unsere Lieferanten uns stellen. Wir bekommen also von einem externen Dienstleister eine Rechnung und können diese dann auf eins unserer Projekte buchen. Dabei ist es explizit möglich auch nur einen Teilbetrag auf das Projekt zu verbuchen. Die monatliche Rechnung eins Lektoratsbüros kann so z.B. anteilig auf verschiedene Projekte verteilt werden. Zu einer Fremdleistung gehört ein Einkaufswert und ein Verkaufswert - in den meisten Fällen sind diese identisch, es lassen sich hier aber auch Margen abbilden. Der Abrechnungszeitpunkt beschreibt zu welchem Datum die Fremdleistung auf das Projekt fällt. ### Wie sieht ein einfacher Projektverlauf aus? Uns ist bewusst, dass kein Projekt einem anderen gleicht. Eine High-Level-Darstellung eines klassischen Projektverlaufs sieht allerdings häufig wie folgt aus: 1. Projekt anlegen 2. KVA erstellen 3. Akonto-Rechnung erstellen 4. Arbeitszeit erfassen 5. Fremdleistungen erfassen 6. Abschlussrechnung erstellen Mit der Agenturverwaltung lassen sich aber auch andere Projekttypen wie z.B. **Retainer-Vereinbarungen** abbilden, bei denen ein Budget über einen längeren Zeitraum beispielsweise monatlich abgerechnet wird. # Kennzahlen und Begriffe Woraus setzt sich ein Budget zusammen und was sind Fremdleistungen und Agenturleistungen? Und welche Kennzahlen werden daraus ermittelt? Diese Fragen werden euch auf dieser Seite beantwortet. Beginnen wir mit der Klärung der wichtigsten Begriffe: **Budget, Agentur- und Fremdleistung.** ## Budget Ein **Budget** beschreibt eine Geldsumme, welcher mit einem Kunden für ein Projekt oder Etat vereinbart wurde. Häufig ergibt sich das Budget aus einem oder mehreren Kostenvorschlägen. In einigen Projekten ergibt sich das Projekt-Budget als Teil eines übergeordneten Etat-Budgets oder wird formlos per E-Mail oder am Telefon freigegeben. Ganz egal, wie ein Budget zustande kommt: Es beschreibt die Geldsumme, welche für die zu erbringenden Leistungen die im Projekt definiert wurden zur Verfügung steht. ## Kosten Dem gegenüber stehen Kosten, welche im Verlauf eines Projekts anfallen. Das sind zum Einen **Fremdleistungen**, also Leistungen externer Dienstleister und Lieferanten. Zum Anderen **Agenturleistungen**, also Leistungen die die Mitarbeiter der Agentur in die Zeiterfassung eingeben. ### Fremdleistungen **Fremdleistungen** sind projektbezogene Kosten externer Dienstleister und Warenlieferanten. Sie entstehen in der Agenturverwaltung nachdem ein Lieferant eine Eingangsrechnung an uns sendet. Der Wert dieser Eingangsrechnung wird dann auf ein (oder mehrere) Projekte gebucht.
{% hint style="info" %} **Erst im Zusammenhang mit einem Projekt wird aus dem Wert einer Eingangsrechnung eine Fremdleistung.**\ Die monatliche Rechnung eines Übersetzungsbüros in Höhe von 600,- EUR verteilt sich beispielsweise auf drei Fremdleistungen:\ 1\. 220,- EUR für das Projekt "Landingpage" des Kunden A\ 2\. 300,- EUR für das Projekt "Content-Service" des Kunden B\ 3\. 80,- EUR für das Projekt "Facebook-Anzeigengruppe" des Kunden B {% endhint %} ### Beispiele für Fremdleistungen #### Dienstleistungen Es gibt aber auch andere Formen von Fremdleistungen, wenn beispielsweise Teile einen Auftrags als Gewerk an einen Subunternehmer - z.B. Druckereien, Lektoratsbüros, Übersetzungsservices, Mobilitäts- und Reisedienstleister, Fotografen, Musiker - vergeben werden.\ In diesem Fall wird Leistungsumfang mit dem Dienstleister abgestimmt, dieser erstellt einen Kostenvoranschlag, erbringt im Projektverlauf die Leistung und wird dafür bezahlt. Auch diese anfallenden Kosten werden als Fremdleistungen bezeichnet. #### Freie Mitarbeiter Kosten für Freelancing oder Leiharbeit, bei der ein Einzelunternehmer oder eine anderes Unternehmen eurer Agentur Arbeitsleistung zur Verfügung stellt, werden im Regelfall nach Aufwand auf Stundenbasis abgerechnet. {% hint style="info" %} Erfasst ein Freier Mitarbeiter gleichzeitig auch Zeit in der Zeiterfassung der Agenturverwaltung, wird seine Rechnung **kostenneutral** auf unserem Projekt erfasst, damit der Leistung nicht doppelt im Projekt anfällt. {% endhint %} #### Waren Die dritte Form der Fremdleistung sind Einkauf von Materialien oder Lizenzen. Die einzukaufenden Assets sind hier stark abhängig von eurem Geschäft und reichen vom Stock-Image bis zu Druckmaterial für die Fertigung von Print-Produkten. ### Agenturleistungen Die zweite Kostenart sind **Agenturleistungen**, also angefallene Arbeitszeit durch Mitarbeiter eurer Agentur. Die Arbeitszeit wird in der Zeiterfassung festgehalten. Abgerechnet werden Agenturleistungen gegenüber Kunden abhängig vom Projekt-Setup a) nach Aufwand und Stundensatz (Dienstleistungsvertrag) oder \ b) pauschal (Werkvertrag). ## Rohertrag (oder Deckungsbeitrag) und Ergebnis Abschließend noch zwei wichtige **Berechnungsgrößen**, um den betriebswirtschaftlichen Projekterfolg zu betrachten: **Rohertrag** und **Ergebnis**. ``` Budget minus Fremdleistungen = Rohertrag Rohertrag minus Agenturleistung = Ergebnis ``` Die **Rohertrag** berechnet sich aus dem Budget abzüglich aller Fremdleistungen und beschreibt somit den Teil des Budgets, von dem die Agentur lebt. Zur Berechnung des **Ergebnisses** werden die Agenturleistungen vom Rohertrag abgezogen. Es verbleibt der Geldwert, welcher als Ergebnis, Gewinn oder Marge für das jeweilige Projekt verbleibt. ## Exkurs {% hint style="info" %} **Tipp: Frühzeitig erkennen ob ein Projekt erfolgreich verlaufen wird** In diesem Artikel haben wir drei Indikatoren für eine Überlieferung und vier Wege ihr Vorzubeugen aufgezählt:
{% endhint %} # Agenturleistungen in der Projektverwaltung Auf den drei Hierarchieebenen der Projektverwaltung (Kunde, Etat und Projekt) könnt ihr in dem Reiter "**Agenturleistung**" diverse Auswertungen bezüglich der budgetierten und angefallenen Agenturleistungsaufwände eines Kunden, Etats oder Projekts durchführen. ## Die Funktionen im Überblick Beim Aufruf des Reiters "Agenturleistung" seht ihr einen übergeordneten Filter und fünf Arten der Auswertung. ## Zeitliche Einschränkung Alle Werte dieses Berichts beziehen sich ggf. auf den oben ausgewählten Leistungszeitraum. ## Agenturleistung nach Funktionen Wurden Funktionen im KV oder in Geplanten Budgets vorgegeben, können wir an dieser Stelle erkennen, wieviel des Budgets in einer bestimmten Funktion bereits verbraucht wurde. So lässt sich auch ggf. gleich zu Anfang im Verlauf eines Projekts eine Budgetüberziehung erkennen, obwohl das Gesamtbudget des Projekts noch ausreichend zu sein scheint. ![](/files/-MZO2KsvIFnzEgGg27tt) Für "Assistenz" war in dieser Abbildung kein Budget vorgesehen. Die Funktion "Social Media Manager" wurde in der Zwischenzeit gelöscht, die darin bereits angefallenen Zeiten bleiben dabei erhalten. {% embed url="" %} ## Leistungen nach Gewerk gruppiert am Projekt, Etat und Kunden auswerten In diesem Video zeigen wir, wie man in der Agenturverwaltung budgetierte und angefallene Leistungen in einem Kunden, Etat oder Projekt nach Gewerk gruppiert auswerten kann. {% embed url="" %} ## Agenturleistung nach Tätigkeiten Diese Auswertung erlaubt die Betrachtung von erfassten Arbeitszeiten nach Tätigkeiten. ![](/files/-MQLVYOclDFQJ80Yo3ut) Mehr zu Tätigkeiten in der Zeiterfassung: {% content-ref url="/pages/-La5ovaoUaRVa9fcsLSR" %} [Tätigkeiten](/einstellungen-1/zeiterfassung/taetigkeiten) {% endcontent-ref %} ## Agenturleistung nach Mitarbeitern In dieser Tabelle werden erfasste Zeiten kumuliert nach Mitarbeiter aufgeführt. ## Agenturleistung nach KV-Position Wurden bestimmte KV-Positionen für die Zeiterfassung aktiviert, kann an dieser Stelle ausgewertet werden wieviel Agenturleistungen an den jeweiligen Positionen erfasst wurde und wieviel Budget ihnen gegenübersteht. {% embed url="" %} ## Agenturleistung nach Aufgaben (ehem. Vorgänge) Wurden bestimmte Aufgaben innerhalb von Projekten für die Zeiterfassung aktiviert, kann an dieser Stelle ausgewertet werden wieviel Agenturleistungen an den jeweiligen Aufgaben erfasst wurde. {% embed url="" %} ## Zeitstrahl In diesem Chart kann auf einen Blick erkannt werden, wann sich etwas auf einem Projekt getan hat. ![](/files/-MQLWM1rqKdEPb-PMrvl) # Reporting in der Projektverwaltung Sowohl im Kunden, Etat also auch am Projekt finden wir im Reiter "Report" die wichtigsten Kennzahlen. {% embed url="?" %} ## Agenturleistung Dieser Chart zeigt uns, wie viel unseres Agenturleistungsbudget wir bereits verbraucht haben und wieviel Budget - in Form von Arbeitsstunden - uns noch zur Verfügung stehen. Das verbleibende Stundenkontingent errechnet sich aus den bisher auf dem Projekt angefallenen Stunden. Läuft das Projekt in etwas so weiter, verbleiben uns hier also noch etwa 132 Stunden. ![](/files/-MQLRm5NIhEvrptl35q5) Sind noch gar keine Stunden auf einem Projekt erfasst, errechnet sich dieser Wert aus den durchschnittlichen Stundensätzen der Preisliste in diesem Kontext. Der Wert richtet sich ggf auch nach dem oben ausgewählten Leistungszeitraum. Wurde in einem KV mit einem Leistungszeitraum von einem Jahr z.B. ein Art-Direktion in Höhe von von 12.000 EUR kalkuliert, wird dieses Budget über den Leistungszeitraum gleichmässig verteilt. Für den März stehen dann für Art-Direktion beispielsweise nur 1.000 EUR zur Verfügung. ## Fremdleistung Dieser Chart zeigt uns an wieviel Fremdleistungsbudget wir noch haben und wie viel davon bereits verbraucht wurde. Der Wert richtet sich ggf auch nach dem oben ausgewählten Leistungszeitraum. Ist in einem KV mit einem Leistungszeitraum von 3 Monaten z.B. ein Fremdleistungswert von 3.000 EUR kalkuliert, wird dieses Budget über den Leistungszeitraum gleichmässig verteilt. Es werden für einen dieser drei Monate dann nur ca. 1.000 EUR als Budget angenommen.
{% embed url="" %} {% embed url="" %} # Finanzen in der Projektverwaltung Auf den drei Hierarchieebenen der Projektverwaltung (Kunde, Etat und Projekt) könnt ihr im Reiter "Finanzen" **alle relevanten Finanzdokumente** und die damit verbundenen **Zahlungen** einsehen. Die Ansicht ist strukturiert in die drei Abschnitte Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen und Gutschriften. In jedem Abschnitt werden die Finanzdokumente mit den relevanten Informationen zeilenweise angezeigt. \ Mit einem Klick auf eine Zeile könnt ihr in das jeweilige Finanzdokumente springen. Zu einem **Kostenvoranschlag** werden folgende Informationen anzeigt: * Status: Indikator gibt an, ob und welcher Anteil des KVA-Budgets bereits abgerechnet wurde * Datum * Betreff * Nummer * Projekt * Anschrift * Betrag: Netto-Betrag des KVA Zu einer **Ausgangsrechnung** werden folgende Informationen angezeigt: * Status: Indikator mit drei Zuständen: * in Bearbeitung * versandt/überfällig * bezahlt * Rechnungsdatum: inkl. Anzeige der Rechnungsart (Akonto-Rechnung, Schlussrechnung) * Betreff * Rechnungsnummer * Projekt * Rechnungsanschrift * netto * brutto Zu einer **Gutschrift** werden folgenden Informationen anzeigt: * Rechnungsdatum * Betreff * Rechnungsnummer * Projekt * Rechnungsanschrift * Status * in Bearbeitung * versandt * Zahlung * offen * bezahlt * storniert * netto * brutto # Dokumentenablage in der Projektverwaltung Auf den drei Hierarchieebenen der Projektverwaltung (Kunde, Etat und Projekt) könnt ihr im Reiter "Dokumente" für den jeweiligen Datensatz relevante **Dokumente hochladen und mit eurem Team teilen.** ![](/files/-LyTSD7Tx9y82FoG-MBw) Dazu könnt ihr eine Datei einfach per Drag\&Drop oder durch Klick auf die graue Box hochladen. Hochgeladene Dokumenten erscheinen dann unterhalb der Box und können durch ein Klick geöffnet oder heruntergeladen werden. Die Dokumente können von allen Benutzern mit einer entsprechenden Berechtigung eingesehen und bearbeitet werden. {% hint style="info" %} Die Dokumente sind nicht auf den verknüpften Hierarchieebenen einsehbar. \ Das heißt, ein am Projekt hochgeladenes Dokument ist nicht im verknüpften Etat oder in anderen Projekten des Etats sichtbar. {% endhint %} ### Ihr seht den Reiter "Dokumente" nicht? Der Zugriff auf die Dokumente in Projekt, Etat und Kunde kann in den Berechtigungseinstellungen unter Einstellungen an einem spezifischen Benutzer oder an einer Benutzergruppe konfiguriert werden. Detaillierte Informationen zu den Berechtigungseinstellungen findet ihr hier: {% content-ref url="/pages/-La5M6zpgN-8W14Y6JJ5" %} [Benutzergruppen](/einstellungen-1/benutzerverwaltung/benutzergruppen) {% endcontent-ref %} # Notizen in der Projektverwaltung Auf den drei Hierarchieebenen der Projektverwaltung (Kunde, Etat und Projekt) könnt ihr im Reiter "Notizen" für den jeweiligen Datensatz **Notizen anlegen und optional mit eurem Team teilen.** ![](/files/-LyTakRJd7F_sTy20uf8) Zum **Anlegen einer neuen Notiz**, tippt euren Notiztext einfach in das Feld "Neue Notiz" ein, legt die Sichtbarkeit des Eintrags fest und klickt auf den Speichern-Button. Ihr könnt beliebig viele Notizen mit verschiedenen Sichtbarkeiten anlegen. Im **Feld "Sichtbar für"** könnt ihr entweder einen oder mehrere Benutzer auswählen oder über den Eintrag "Alle" die Notiz für alle Benutzer freigeben. Notizen können von allen Benutzern, welche die Notiz ansehen können, auch bearbeitet werden. Somit könnt ihr die Notizen im Team immer aktuell halten. {% hint style="info" %} Ihr wollt eine persönliche Notiz anlegen, die nur ihr sehen könnt? Dann wählt lediglich euren Namen im Feld "Sichtbar für" aus. \ Andere Benutzer der Agenturverwaltung können diese Notiz nun nicht sehen. {% endhint %} {% hint style="info" %} Notizen sind nicht auf den verknüpften Hierarchieebenen einsehbar. \ Das heißt, ein Notiz am Projekt ist nicht im verknüpften Etat oder in anderen Projekten des Etats sichtbar. {% endhint %} # Kunden Die Agenturverwaltung verwendet für die Abbildung der Auftraggeber-Seite drei hierarchische Ebenen: **Kunde** > Etat > Projekt. ![](/files/-LvdxBjNpxt6f4ru7Y0H) Zu einem Kunden können ein oder mehrere **Etats** verwaltet werden. \ Innerhalb eines **Etats** kann es ein oder mehrere Projekte geben.\ Diese Seite behandelt die mittlere Ebene: **den Etat**. ## Kunden in der Projektverwaltung Ein Kunde ist die oberste Hierarchie-Ebene in der Projektverwaltung. An einem Kunden werden die Stammdaten eines Kunden hinterlegt, welche es dann beim Anlegen eines neuen Etats verwendet werden. Jeder Kunde hat ein einzigartiges Kürzel, welches für Projekt- und Rechnungsnummern verwendet wird und in den Kundenstammdaten angezeigt wird. Da an einem Kunden-Datensatz alle Etat- und Projekte-Informationen zusammenkommen, lassen sich hier Kunden-weite Reportings und Berichte anzeigen und auswerten. ## Der Kunden-Status Ein Kunde kann über den Status von `aktiv` auf `ruhend` gestellt werden. Alle Etats sowie Projekte dieses Kunden gelten dann unabhängig von deren Status auch als geschlossen. D.h. es können keine weiteren Arbeitszeiten oder Fremdleistungen darauf gebucht werden, neue Finanzdokumente wie Kostenvoranschläge, Gutschriften oder Rechnungen können auch nicht mehr für diese Projekte erstellt werden. Der Status kann jederzeit zurück auf `aktiv` gestellt werden. {% hint style="info" %} **Statuswechsel nur mit bestimmten Berechtigungen ermöglichen**\ Es kann auch definiert werden, dass ein Nutzer nur unter bestimmten Bedingungen - z.B. nur mit Administrator-Rechten - den Status ändern kann. \ Ein Anwendungsszeario wäre z.B. das erneute Öffnen eines ruhenden Kunden nur durch Administratoren zu erlauben.\ Sprecht unseren Kundenservice an wenn ihr solche Regeln in euren Abläufen habt:\ {% endhint %} # Neuen Kunden anlegen Wie in der Einführung beschrieben, ist der Kunde ist höchste Hierarchie-Ebene der Projektverwaltung. Einem Kunden werden Etats, und einem Etat werden Projekte zugeordnet. Spätestens bei Erstellung eines ersten Projekts für einen Neukunden müssen wir diesen Kunden im System anlegen Alternativ kann ein Kunde auch unter *Projektverwaltung > Kunden* erstellt werden. ![Erstellung eines neuen Kunden im Projekt-Wizard](/files/-LyT5aB1nGB0KnBvuxV4) ### Was gehört zu einem Kunden? Ein Kunde benötigt bei der Erstellung zunächst nur einen Namen. Üblicherweise wird der Name der Organisation oder Firma verwendet. \ Aus dem Kundennamen wird vom System ein eindeutiges Kundenkürzel erstellt. Diese Kürzel lässt sich bei beim Anlegen eines Kunden anpassen, wenn gewünscht. Im nächsten Schritt des Wizards muss eine Kontaktperson und damit die Adresse des Kunden hinterlegt werden. Dabei kann ein bereits vorhandener Kontakt verknüpft oder ein neuer angelegt werden. # Etats & Projekte In dem Reiter "Etats & Projekte" in einem Kunden-Datensatz findet ihr eine Übersicht über alle Etats und Projekte dieses Kunden. ![](/files/-LyT9-gSsXyQ4boylz-l) Auf dieser Übersicht könnt ihr der letzten Spalte "Status" entnehmen, ob ein Projekt nach aktuellem Stand unter- oder überliefert wurde. Der **farbige Balken** gibt das Verhältnis von gebuchten zu budgetieren Aufwänden (alternativ: Umsatz) an. Die **beiden Kreise** zeigen den bereits gebuchten Anteil an Agenturleistungen (Kreis mit lila Füllung) und Fremdleistungen (Kreis mit rosa Füllung) an. Wenn ihr mit dem Mauszeiger auf einem Kreis bleibt, werden euch die verbleibenden Budgets in Prozent angezeigt. Über die drei Toggle-Buttons links der Status-Anzeige könnt ihr die Berechnungsgrundlage der Status-Indikatoren verändern: * Budgetkennzahl: Auswahl, ob zwingend das kalkulierte oder geplante Budget (="Auswahl Budget") oder der eventuell höher ausfallende realisierte Umsatz (=Auswahl "Budget oder Umsatz") als Berechnungsgrundlage verwendet werden soll * Fremdleistungskennzahl: Auswahl, ob die zu zahlenden Lieferantenkosten (=Auswahl "Einkaufswert") oder der Wert, den ein Kunde für die Leistungen bezahlt (=Auswahl "Verkaufswert") als Berechnungsgrundlage verwendet werden soll * Agenturleistungskennzahl: Auswahl, ob die Stundensätze der Etatpreisliste (=Auswahl "Etatpreisliste") oder die in den Einstellungen an den Benutzern hinterlegten internen Kosten (=Auswahl "interne Mitarbeiterkosten") als Berechnungsgrundlage verwendet werden soll Eine Anpassung der Toggle-Buttons wirkt sich sofort auf Indikatoren in der Status-Spalte aus. Mit einem **Klick auf eine Zeile** gelangt ihr in den detaillierten Report eines Projekts mit **umfangreicheren Auswertungsmöglichkeiten**. # Report {% embed url="" %} # Finanzen Im Reiter "Finanzen" können alle Finanzdokumente eines Kunden eingesehen werden. Detaillierte Informationen zu dieser Ansicht erhältst du hier: {% content-ref url="/pages/-LyTGPejJGkvafqrl5ZN" %} [Finanzen in der Projektverwaltung](/projektverwaltung-1/finanzen-in-der-projektverwaltung) {% endcontent-ref %} # Agenturleistung # Fremdleistung # Vorlagen für Etat-Preislisten In bestimmten Fällen mag es vorkommen dass ein Kunde über sehr viele Etats verfügt. Das können z.B. Grosskonzerne mit etlichen Markenkampagnen sein.\ Damit nicht bei jedem neu angzulegenden Etat die Standardpreisliste genutzt und dann für diesen Kunden überarbeitet werden muss erlaub die Agenturverwaltung die Konfiguration einer Etat-Preislistenvorlage am Kunden. Die Preislistenvorlage kann im Reiter "Einstellungen" eines Kunden erstellt werden. Ist dort nichts hinterlegt, wird beim Erstellen eines Etats zu diesem Kunden einfach die Standardpreisliste genutzt. ![](/files/-M43kW8apEEp--BaG-Z-) Wird der Schalter "Für neue Etats die Standardpreisliste verwenden" deaktiviert, können wir Preise hinterlegen. Diese werden für jeden neuen Etat der in diesem Kunden ab jetzt erzeugt wird verwendet. Beim Umstellen wird an dieser Stelle die Standardpreisliste für diesen Kunden vorgeschlagen. Sie kann jetzt verändert werden. ![](/files/-M43iJsK2hByuGK63pxO) {% hint style="info" %} **Hinweis**: Die Anpassung der Preise dieser Preisliste hat *keine* Auswirkungen auf die Preise bestehender Preislisten. Sie wird erst wirksam, wenn für diesen Kunden ein neuer Etat erzeugt wird. {% endhint %} # Notizen Im Reiter "Notizen" können Kunden spezifischen Notizen hinterlegt werden. Wie die Notiz-Funktion in der Projektverwaltung funktioniert, erfährst du hier: {% content-ref url="/pages/-LyTaNZRCfjEgv4NVruQ" %} [Notizen in der Projektverwaltung](/projektverwaltung-1/notizen-in-der-projektverwaltung) {% endcontent-ref %} # Wiedervorlagen Im Reiter "Wiedervorlagen" werden Kunden spezifische Wiedervorlagen verwaltet. Was Wiedervorlagen sind und wie ihr diese angelegt, erfahrt ihr auf folgenden Seiten: {% content-ref url="/pages/-La5LM9TYICh\_VycZXYe" %} [Broken mention](broken://pages/-La5LM9TYICh_VycZXYe) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-La5S0-QhVOerON1irw4" %} [So werden Wiedervorlagen angelegt](/wiedervorlagen-1/so-werden-wiedervorlagen-angelegt) {% endcontent-ref %} # Abweichende Rechnungsanschrift Am Kunden kann neben dem Hauptkontakt auch ein alternativer Rechnungskontakt angegeben werden. Dieser wird dann automatisch verwendet, wenn im definierten Kunden eine Rechnung erzeugt wird. Die Einstellung "vererbt" sich vom Kunden auf Etat und Projekt kann aber an Etat oder Projekt auch noch einmal überschrieben werden. Das Feld der abweichenden Rechnungsanschrift kann auch leer gelassen werden. In dem Fall wird automatisch die erste Anschrift verwendet.
# Etats Die Agenturverwaltung verwendet für die Abbildung der Auftraggeber-Seite drei hierarchische Ebenen: Kunde > **Etat** > Projekt. ![](/files/-LvdxBjNpxt6f4ru7Y0H) Zu einem Kunden können ein oder mehrere **Etats** verwaltet werden. \ Innerhalb eines **Etats** kann es ein oder mehrere Projekte geben.\ Diese Seite behandelt die mittlere Ebene: **den Etat**. ## Warum Etats? Etats benötigen wir, um Gruppen von Projekten auswerten zu können. Außerdem sind im Etat die Stundensätze hinterlegt, die wir mit dem Kunden für verschiedene Arbeiten vereinbart haben. Damit ist es möglich, innerhalb eines Kunden auch **verschiedene Preislisten für Stundensätze** zu führen. > Ein Beispiel: Für einen Kunden legen wir einen Etat für die Social-Media-Betreuung im laufenden Jahr an, in dem die mit dem Kunden vereinbarte Stundensätze hinterlegt sind. Wir legen für die Plattformen Facebook und Twitter jeweils ein Projekt in diesem Etat an. Später im Jahr erstellen wir einen zweiten Etat "Webseite" mit verschiedenen Projekten, für die wir mit dem Kunden *andere Stundensätze* vereinbart haben**,** da diese Arbeiten nicht in den Rahmen des vereinbarten Servicevertrags fallen. > > Ein weiteres Beispiel wäre die Neuverhandlung von Preisen bei der Verlängerung der Zusammenarbeit mit dem Kunden. Hier macht es Sinn, einen neuen Etat anzulegen und den Alten Etat zu schliessen sobald alle Projekte darin zu Ende geführt wurden. ### **In den meisten Fällen benötigen wir die Etat-Ebene nicht** Das heißt, wenn wir ein Projekt zu einem Kunden anlegen, landet das einfach in einem Standard-Etat "Projekte". Hier gilt für jedes Projekt dieses Kunden dann die gleiche Preisliste. ## Der Etat-Status Ein Etat kann über den Status von `aktiv` auf `geschlossen` gestellt werden. Die im Etat definierten Projekte gelten dann unabhängig von deren Status auch als geschlossen. D.h. es können keine weiteren Arbeitszeiten oder Fremdleistungen darauf gebucht werden, neue Finanzdokumente wie Kostenvoranschläge, Gutschriften oder Rechnungen können auch nicht mehr für diese Projekte erstellt werden. Der Status `ruhend` dokumentiert, dass ein Etat zur Zeit zwar nicht geschlossen ist, sich jedoch wie ein geschlossener Etat verhält, d.h. es können z.B. auf die Projekte des Etats keine Zeiten darauf gebucht werden. {% hint style="info" %} **Statuswechsel nur mit bestimmten Berechtigungen ermöglichen**\ Es kann auch definiert werden, dass ein Nutzer nur unter bestimmten Bedingungen - z.B. nur mit Administrator-Rechten - einen Status ändern kann. \ Ein Anwendungsszeario wäre z.B. das erneute Öffnen eines bereits geschlossenen Etats nur durch Administratoren zu erlauben.\ Sprecht unseren Kundenservice an wenn ihr solche Regeln in euren Abläufen habt:\ {% endhint %} # Neuen Etat anlegen Wie in der Einführung beschrieben, befindet sich die Etat-Ebene logisch zwischen dem Kunden und den Projekten des Kunden und verwaltet die Preisliste. Spätestens bei Erstellung eines Projekts für einen neuen Kunden erstellen wir einen Etat. Alternativ kann ein Etat auch in der Kunden-Detailansicht oder unter *Projektverwaltung > Etats* erstellt werden. ![Erstellung eines Etats im Projekt-Wizard](/files/-LwE9fWX9MQ3kx4infEi) ### Was gehört zu einem Etat? Ein Etat benötigt bei der Erstellung zunächst nur einen Namen. Die Stundensätze des neuen Etats ergeben sich - sofern nichts anderes eingestellt wird - aus der Agenturpreisliste. Sie können aber für die Projekte diese Etats auch angepasst werden. Hier erfährst du wie man die agenturweite **Standardpreisliste** für Funktionen anpasst: {% content-ref url="/pages/-La5orIFvdtYQYSRK5BG" %} [Die Standardpreisliste der Agenturleistungen](/onboarding/erste-finanzeinstellungen/funktionen) {% endcontent-ref %} Mehr Informationen zum Konzept der **Preisliste** in Etats findest du hier: {% content-ref url="/pages/-La5UpXf\_5ahnhlOwr6t" %} [Das Preislisten-Konzept](/projektverwaltung-1/etats/preisliste) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-LwEGM3HOk4Xp2ycuGxy" %} [Etat-Preisliste bearbeiten](/projektverwaltung-1/etats/etat-preisliste-bearbeiten) {% endcontent-ref %} # Projekte eines Etats In dem Reiter "Projekte" in einem Etat findet ihr eine Übersicht über alle Projekte dieses Etats. ![](/files/-LyTEyYdzZA1WkfH3h3j) Auf dieser Übersicht könnt ihr der letzten Spalte "Status" entnehmen, ob ein Projekt nach aktuellem Stand unter- oder überliefert wurde. Der **farbige Balken** gibt das Verhältnis von gebuchten zu budgetieren Aufwänden (alternativ: Umsatz) an. Die **beiden Kreise** zeigen den bereits gebuchten Anteil an Agenturleistungen (Kreis mit lila Füllung) und Fremdleistungen (Kreis mit rosa Füllung) an. Wenn ihr mit dem Mauszeiger auf einem Kreis bleibt, werden euch die verbleibenden Budgets in Prozent angezeigt. Über die drei Toggle-Buttons links der Status-Anzeige könnt ihr die Berechnungsgrundlage der Status-Indikatoren verändern: * Budgetkennzahl: Auswahl, ob zwingend das kalkulierte oder geplante Budget (="Auswahl Budget") oder der eventuell höher ausfallende realisierte Umsatz (=Auswahl "Budget oder Umsatz") als Berechnungsgrundlage verwendet werden soll * Fremdleistungskennzahl: Auswahl, ob die zu zahlenden Lieferantenkosten (=Auswahl "Einkaufswert") oder der Wert, den ein Kunde für die Leistungen bezahlt (=Auswahl "Verkaufswert") als Berechnungsgrundlage verwendet werden soll * Agenturleistungskennzahl: Auswahl, ob die Stundensätze der Etatpreisliste (=Auswahl "Etatpreisliste") oder die in den Einstellungen an den Benutzern hinterlegten internen Kosten (=Auswahl "interne Mitarbeiterkosten") als Berechnungsgrundlage verwendet werden soll Eine Anpassung der Toggle-Buttons wirkt sich sofort auf Indikatoren in der Status-Spalte aus. Mit einem **Klick auf eine Zeile** gelangt ihr in den detaillierten Report eines Projekts mit **umfangreicheren Auswertungsmöglichkeiten**. # Das Preislisten-Konzept Wir haben ein kurzes Video erstellt, um euch das **Konzept der Preisliste** und die **Unterschiede zwischen Agentur- und Etatpreisliste** näherzubringen. Solltet ihr die Inhalte lieber lesen wollen, findet ihr alle Informationen weiter unten auf dieser Seite. {% embed url="" %} {% embed url="" %} ### Was ist eine Preisliste? Eine Preisliste beschreibt alle von einer Agentur angebotenen Funktionen oder Leistungsarten mit dem jeweiligen Stundensatz. So bietet eine Agentur beispielsweise Beratungs-, Text- Grafik- und Art-Direktions-Leistungen an. In der Preisliste sind diese Funktionen zusammen mit den Stundensätzen aufgeführt. Eine Mitarbeiterin kann dabei ggf. eine oder mehrere Funktionen auswählen, wenn dieser ihre Arbeitszeit erfasst. \ \ In welcher Funktion ein Mitarbeiter Arbeitszeit erfassen kann, kann am Mitarbeiter konfiguriert werden. {% content-ref url="/pages/-La5vMN72TDhuqpjens8" %} [Funktionen](/einstellungen-1/zeiterfassung/funktionen) {% endcontent-ref %} ### Was ist bei Preislisten zu beachten? Weniger ist häufig besser: Zu viele Funktionen steigern die Komplexität und machen die Preisliste und die Funktionen unübersichtlich für Projektmitarbeiter, Buchhaltung und Kunden. Einige Funktionen werden häufiger verwendet als andere. Diese sollten schnell auswählbar sein. In der Benutzerverwaltung können Funktionen für jeden Nutzer individuell sortiert werden. ### Etat-Preisliste und die Agenturpreisliste Was ist, wenn wir mit einem Kunden andere Konditionen als in der bestehenden Agenturpreisliste verhandelt haben? Grund dafür können zum Beispiel angebotene Sonderkonditionen oder aber auch historisch bedingte Vertragsbedingungen sein, welche für einen langjährigen Kunden weiterhin gültig sind. Um dies zu unterstützen, ermöglicht die Agenturverwaltung die **Konfiguration von Preislisten in Etats**. In der Agenturverwaltung gibt es also eine kundenübergreifende, übergeordnete Agenturpreisliste und eine Preisliste für jeden einzelnen Etat mit seinen zugehörigen Projekten. Es ist also explizit möglich, sogar innerhalb eines Kunden zwei Etats mit verschiedenen Preisen zu führen.\ Wird ein neuer Etat angelegt, bedient er sich zunächst der übergeordnete Agenturpreisliste. Nach der Erstellung des Etats wird die Etat-Preisliste gemäss der Vereinbarungen mit dem Kunden angepasst. In der Etatpreisliste kann der allgemeine Stundensatz für eine Funktion für alle Projekte dieses Etats überschrieben werden. Neue Funktionen werden in der übergeordneten Agenturpreisliste hinzugefügt. Die Bezeichnung der Funktionen kann hier Etat-übergreifend geändert werden: {% content-ref url="/pages/-La5orIFvdtYQYSRK5BG" %} [Die Standardpreisliste der Agenturleistungen](/onboarding/erste-finanzeinstellungen/funktionen) {% endcontent-ref %} ## Vorlagen für Etat-Preislisten am Kunden definieren Preislistenvorlagen können auch am Kunden definiert werden. Wir empfehlen dies jedoch nur in Ausnahmefällen, hier steht wie es geht: {% content-ref url="/pages/-M43kAGbIyWbGi8rLLaW" %} [Vorlagen für Etat-Preislisten](/projektverwaltung-1/untitled/einstellungen) {% endcontent-ref %} # Etat-Preisliste bearbeiten In der Etat-Preisliste könnt ihr die für einen spezifischen Etat gültigen Stundensätze jederzeit anpassen, ohne dabei andere Etat-Preislisten oder die globale Agenturpreisliste zu verändern. {% hint style="info" %} Veränderungen an der Etat-Preisliste haben einen direkte Auswirkungen auf die Kalkulationen der Projekte, die zu diesem Etat gehören. Waren in einem Projekt 10 Stunden Grafikdesign zu 100,- EUR kalkuliert, und der Stundensatz für Grafikdesign wird anschliessend im Etat von 100 auf 80 EUR reduziert, hat das auch Auswirkungen auf das kalkulierte Ergebnis. {% endhint %} In dem nachfolgenden kurzen Video erfahrt ihr, wie ihr in der Etatpreisliste die Netto-Stundensätze eurer Agenturpreisliste überschreiben könnt. Darüber hinaus sehen wir den Effekt auf eure noch nicht abgerechneten Agenturleistungen. Solltet ihr den Inhalt lieber lesen wollen, scrollt einfach weiter nach unten. {% embed url="" %} ### Konfiguration der Etatpreisliste Die Etatpreisliste könnt ihr direkt im Etat konfigurieren. Zur Etatübersicht gelangt ihr über Projektverwaltung > Etats. Die Etatpreisliste erreicht ihr über den Reiter „Preisliste“ im Etat. Hier werden alle Funktionen der Agentur mit den für diesen Etat gültigen Stundensätzen aufgeführt. Diese Stundensätze wurden zum Zeitpunkt, als der Etat angelegt wurde, aus der übergeordneten Agenturpreisliste übernommen. Die in der Etatpreisliste hinterlegten Stundensätze werden zur Abrechnung von Projekten des Etats herangezogen. Ändern wir einen Stundensatz, wirkt sich dies auf alle noch nicht abgerechneten Agenturleistungen statistisch aus. > Ein Beispiel: Aktuell wird die Funktion Grafikdesign mit 60 € netto abgerechnet. Im unserem Etat hat diese Funktion 12 Stunden geleistet. Diese wurden noch nicht abgerechnet. 12 h \* 60 € ergeben 720 € für Grafikdesign-Agenturleistungen. \ > Passen wir nun den Nettostundensatz für diese Funktion an und setzen ihn auf 80 €. Im Report wird dies sofort wirksam. Nun ergeben sich nicht mehr 720 € sondern 960 €.\ > Wenn wir jedoch weiterhin nur ein Budget von 720 € zur Verfügung haben, müssen wir darauf achten dass weniger Stunden auf dem Projekt anfallen damit es weiterhin rentabel bleibt. Übrigens: Von der Etatpreisliste gelangen wir über den Button "Agenturweite Funktionsliste und Standardpreise bearbeiten" zur übergeordneten Agenturpreisliste. Dort können beispielsweise neue Funktionen ergänzt werden. Diese werden dann in allen Etatpreislisten sichtbar. # Report {% embed url="" %} # Finanzen Im Reiter "Finanzen" können alle Finanzdokumente des Etats eingesehen werden. Detaillierte Informationen zu dieser Ansicht erhältst du hier: {% content-ref url="/pages/-LyTGPejJGkvafqrl5ZN" %} [Finanzen in der Projektverwaltung](/projektverwaltung-1/finanzen-in-der-projektverwaltung) {% endcontent-ref %} # Agenturleistung # Fremdleistung # Notizen Im Reiter "Notizen" können Etat spezifischen Notizen hinterlegt werden. Wie die Notiz-Funktion in der Projektverwaltung funktioniert, erfährst du hier: {% content-ref url="/pages/-LyTaNZRCfjEgv4NVruQ" %} [Notizen in der Projektverwaltung](/projektverwaltung-1/notizen-in-der-projektverwaltung) {% endcontent-ref %} # Wiedervorlagen Im Reiter "Wiedervorlagen" werden Etat spezifische Wiedervorlagen verwaltet. Was Wiedervorlagen sind und wie ihr diese angelegt, erfahrt ihr auf folgenden Seiten: {% content-ref url="/pages/-La5LM9TYICh\_VycZXYe" %} [Broken mention](broken://pages/-La5LM9TYICh_VycZXYe) {% endcontent-ref %} {% content-ref url="/pages/-La5S0-QhVOerON1irw4" %} [So werden Wiedervorlagen angelegt](/wiedervorlagen-1/so-werden-wiedervorlagen-angelegt) {% endcontent-ref %} --- [Next Page](/llms-full.txt/1)