> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://wiki.dieagenturverwaltung.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://wiki.dieagenturverwaltung.de/die-agenturverwaltung-en/projektverwaltung-1.md). # Job management Die Projektverwaltung ist die operative Schaltzentrale der Agenturverwaltung. In der Projektverwaltung findet sowohl die Planung, als auch die Erfassung von Agency service- und external service sowie die Abrechnung statt. Wir haben ein kurzes Video erstellt, um die **wichtigsten Begriffe** zu erklären. Solltet ihr die Inhalte lieber lesen wollen, findet ihr alle Informationen weiter unten auf dieser Seite. {% embed url="" %} ### Die wichtigsten Begriffe zur Verwaltung von Projekten In der Agenturverwaltung können **jobs** angelegt werden. Mit jobs organisieren wir **Aufträge unserer customer**. Die Agenturverwaltung führt **zwischen customer und job** noch eine Zwischenebene, den **customer account**. In einem customer kann es also mehrere customer account mit verschiedenen jobs geben. ![](/files/87ae9d36da440b16c173e853f5a28890e6e7bf10) Ihr fragt euch, warum es die customer account-Ebene in der Agenturverwaltung gibt? Die Antwort erfahrt ihr auf folgender Seite: {% content-ref url="/pages/b7c2614d30c2278823ffb42a85cf669b8908ec66" %} [Customer accounts](/die-agenturverwaltung-en/projektverwaltung-1/etats.md) {% endcontent-ref %} ### Was wird an einem job alles verwaltet? Zunächst einmal das mit dem customer vereinbarte Budget für das job. Im Verlauf des job fallen Kosten an. Das sind zum Einen **External services**, also Leistungen externer Dienstleister und Lieferanten. Zum Anderen **agency service**, also Leistungen die die Mitarbeiter der Agentur in die Zeiterfassung eingeben. Agency service- und external service repräsentieren im job also die **Kosten**, der **Umsatz** trägt zu den **Erlösen** bei. ![](/files/07c7f5c4c9b44ed730aa6777b6fd9bb6b27dba57) ### Budget Das schauen wir uns jetzt noch einmal genauer an. Ein **Budget** kann entweder einem oder mehreren estimate des job entstammen oder einem sogenannten "Geplantes Budget". {% hint style="info" %} Ein **Geplantes Budget** wird dann am job vermerkt wenn es im job **keinen estimate** gibt, oder dieser nicht der tatsächlichen Planung entspricht. Das kann verschiedene Gründe haben: 1. Der Auftrag wurde formlos erteilt z.B. telefonisch 2. Der estimate umreisst ein Budget welches wir nicht voll ausreizen möchten, z.B. weil wir mit den letzten drei jobs dieses customer Geld verloren haben 3. Der estimate liegt auf einem anderen job. Wenn es z.B. nur einen estimate für ein ganzes Jahr gab, die anfallenden Leistungen aber auf verschiedenen jobs erfasst werden, hinterlegt man in den einzelnen jobs einen entsprechenden Budgetrahmen mit "geplanten Budgets". {% endhint %} ### **Umsatz** **Umsatz** resultiert in einem job aus einer **invoice**. Das können eine oder mehrere Akonto-Rechnungen - also Anzahlungsrechnungen - sein, oder eine Schlussrechnung, die die ggf. zuvor gestellten Akonto-Rechnungen zum Abzug bringt. ### agency service **agency service** ergeben sich aus der Zeiterfassung. \ Zu einem **Zeiterfassungseintrag** gehört mindestens Folgendes: 1. welcher Mitarbeiter hat Zeit erfasst? 2. Welche Dauer wurde an welchem Tag erfasst? 3. in welcher Funktion - z.b: Grafik-Design, Beratung, Programmierung - wurde Zeit erfasst? 4. Auf welchem job wurde die Zeit erfasst ### external service **External services** entsprechen externen Kosten, die auf unseren jobs anfallen. Diese Kosten entstammen purchase invoice die unsere Lieferanten uns stellen. Wir bekommen also von einem externen Dienstleister eine Rechnung und können diese dann auf eins unserer jobs buchen. Dabei ist es explizit möglich auch nur einen Teilbetrag auf das job zu verbuchen. Die monatliche Rechnung eins Lektoratsbüros kann so z.B. anteilig auf verschiedene jobs verteilt werden. Zu einer external service gehört ein Einkaufswert und ein Verkaufswert - in den meisten Fällen sind diese identisch, es lassen sich hier aber auch Margen abbilden. Der Abrechnungszeitpunkt beschreibt zu welchem Datum die external service auf das job fällt. ### Wie sieht ein einfacher jobverlauf aus? Uns ist bewusst, dass kein job einem anderen gleicht. Eine High-Level-Darstellung eines klassischen jobverlaufs sieht allerdings häufig wie folgt aus: 1. job anlegen 2. estimate erstellen 3. Akonto-Rechnung erstellen 4. Arbeitszeit erfassen 5. external service erfassen 6. Abschlussrechnung erstellen Mit der Agenturverwaltung lassen sich aber auch andere Projekttypen wie z.B. **Retainer-Vereinbarungen** abbilden, bei denen ein Budget über einen längeren Zeitraum beispielsweise monatlich abgerechnet wird. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://wiki.dieagenturverwaltung.de/die-agenturverwaltung-en/projektverwaltung-1.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.