Job management
Die Projektverwaltung ist die operative Schaltzentrale der Agenturverwaltung. In der Projektverwaltung findet sowohl die Planung, als auch die Erfassung von Agency service- und external service sowie die Abrechnung statt.
Wir haben ein kurzes Video erstellt, um die wichtigsten Begriffe zu erklären. Solltet ihr die Inhalte lieber lesen wollen, findet ihr alle Informationen weiter unten auf dieser Seite.
Die wichtigsten Begriffe zur Verwaltung von Projekten
In der Agenturverwaltung können jobs angelegt werden. Mit jobs organisieren wir Aufträge unserer customer.
Die Agenturverwaltung führt zwischen customer und job noch eine Zwischenebene, den customer account. In einem customer kann es also mehrere customer account mit verschiedenen jobs geben.
Ihr fragt euch, warum es die customer account-Ebene in der Agenturverwaltung gibt? Die Antwort erfahrt ihr auf folgender Seite:
AccountsWas wird an einem job alles verwaltet?
Zunächst einmal das mit dem customer vereinbarte Budget für das job.
Im Verlauf des job fallen Kosten an. Das sind zum Einen External services, also Leistungen externer Dienstleister und Lieferanten. Zum Anderen agency service, also Leistungen die die Mitarbeiter der Agentur in die Zeiterfassung eingeben.
Agency service- und external service repräsentieren im job also die Kosten, der Umsatz trägt zu den Erlösen bei.
Budget
Das schauen wir uns jetzt noch einmal genauer an. Ein Budget kann entweder einem oder mehreren estimate des job entstammen oder einem sogenannten "Geplantes Budget".
Ein Geplantes Budget wird dann am job vermerkt wenn es im job keinen estimate gibt, oder dieser nicht der tatsächlichen Planung entspricht. Das kann verschiedene Gründe haben:
Der Auftrag wurde formlos erteilt z.B. telefonisch
Der estimate umreisst ein Budget welches wir nicht voll ausreizen möchten, z.B. weil wir mit den letzten drei jobs dieses customer Geld verloren haben
Der estimate liegt auf einem anderen job. Wenn es z.B. nur einen estimate für ein ganzes Jahr gab, die anfallenden Leistungen aber auf verschiedenen jobs erfasst werden, hinterlegt man in den einzelnen jobs einen entsprechenden Budgetrahmen mit "geplanten Budgets".
Umsatz
Umsatz resultiert in einem job aus einer invoice. Das können eine oder mehrere Akonto-Rechnungen - also Anzahlungsrechnungen - sein, oder eine Schlussrechnung, die die ggf. zuvor gestellten Akonto-Rechnungen zum Abzug bringt.
agency service
agency service ergeben sich aus der Zeiterfassung. Zu einem Zeiterfassungseintrag gehört mindestens Folgendes:
welcher Mitarbeiter hat Zeit erfasst?
Welche Dauer wurde an welchem Tag erfasst?
in welcher Funktion - z.b: Grafik-Design, Beratung, Programmierung - wurde Zeit erfasst?
Auf welchem job wurde die Zeit erfasst
external service
External services entsprechen externen Kosten, die auf unseren jobs anfallen. Diese Kosten entstammen purchase invoice die unsere Lieferanten uns stellen. Wir bekommen also von einem externen Dienstleister eine Rechnung und können diese dann auf eins unserer jobs buchen. Dabei ist es explizit möglich auch nur einen Teilbetrag auf das job zu verbuchen. Die monatliche Rechnung eins Lektoratsbüros kann so z.B. anteilig auf verschiedene jobs verteilt werden.
Zu einer external service gehört ein Einkaufswert und ein Verkaufswert - in den meisten Fällen sind diese identisch, es lassen sich hier aber auch Margen abbilden. Der Abrechnungszeitpunkt beschreibt zu welchem Datum die external service auf das job fällt.
Wie sieht ein einfacher jobverlauf aus?
Uns ist bewusst, dass kein job einem anderen gleicht. Eine High-Level-Darstellung eines klassischen jobverlaufs sieht allerdings häufig wie folgt aus:
job anlegen
estimate erstellen
Akonto-Rechnung erstellen
Arbeitszeit erfassen
external service erfassen
Abschlussrechnung erstellen
Mit der Agenturverwaltung lassen sich aber auch andere Projekttypen wie z.B. Retainer-Vereinbarungen abbilden, bei denen ein Budget über einen längeren Zeitraum beispielsweise monatlich abgerechnet wird.
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